ZUGFeRD im Überblick

ZUGFeRD als hybrides Format für einfache Rechnungsverarbeitung

Verarbeitung von elektronischen Rechnungen leicht gemacht.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat und steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das hybride Format kombiniert die visuelle Darstellung im PDF/A-3 Standard mit einer codierten XML-Datei.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Rechnungen gehen aktuell noch oft als eingescannter Brief oder per Mail als PDF-Dokument in die Buchhaltung ein. Dort überführt ein:e Mitarbeiter:in die Daten manuell in die Rechnungs-Software – sofern keine OCR-Texterkennung vorhanden ist. Dieser Prozess birgt ein hohes Fehlerrisiko. Daher liefert ZUGFeRD neben dem PDF-Dokument noch strukturierte Daten in XML-Format mit, welche die Rechnungs-Software direkt aufnehmen und verarbeiten kann.

5 Fakten auf einen Blick

1. Das ursprüngliche Ziel von ZUGFeRD war der schnelle und einfache Rechnungsaustausch bei geringem Umstellungsaufwand.
2. FeRD (Forum elektronische Rechnungen Deutschland) entwickelte die Rechnungsformate zusammen mit einer französischen Organisation.
3. Factur-X ist der international gängige Name des ZUGFeRD Standards.
4. Die Grundlage für ZUGFeRD 2.2 und seine Vorgänger waren die EU-Richtlinie 2104/55/EU und die darauf basierende europäische Norm EN 16931.
5. Ab der Version 2.0.1 ist ZUGFeRD ein akzeptiertes Format im Rahmen der E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ab 2025.

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Unterschiedliche ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD definiert vier miteinander kompatible Varianten, auch Profile genannt, die unterschiedlich tiefe Automationsmöglichkeiten bieten und dabei unterschiedlich tiefe Integrationen in die rechnungserzeugenden und rechnungsempfangenden Programme erfordern: Buchungshilfe, Basic, EN 16931 und Extended. Sie legen fest, wie viele Informationen mittels des ZUGFeRD-XML strukturiert und standardisiert übermittelt werden.

ZUGFeRD Buchungshilfe

Das Profil Buchungshilfe enthält ausschließlich Angaben zu Käufer und Verkäufer, den Gesamtrechnungsbetrag und den Gesamtumsatzsteuerbetrag, aber keine Informationen zu den Rechnungspositionen. In Deutschland ist es umsatzsteuerlich nicht anerkannt.

International wichtig sind die Begriffe und Buchungshilfen „Basic WL“ und „MINIMUM“.

ZUGFeRD Basic

Das Basic-Profil stellt die erforderlichen Daten für die Buchung und die Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen in strukturierter Form zur Verfügung. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Kopf- und Fußdaten sowie reduzierte Positionsdaten. Für darüber hinaus erforderliche Informationen ist es ausreichend, diese in Freitextform abzubilden. ZUGFeRD Basic ist für die automatische elektronische Archivierung ausreichend, ebenso für die meisten Anwendungsfälle der automatisierten Belegverteilung (Workflow). Basic ist in Deutschland keine gültige Rechnung, sondern genügt bestenfalls den Anforderungen eines rechnungsbegleitenden Dokuments. Mit ihm können keine UstG-konformen Rechnungen abgebildet werden.

ZUGFeRD EN 16931 (ehemals Comfort)

Das EN 16931-Profil erhöht die Menge der strukturiert zu übermittelnden Daten. Ziel ist es, für eine überwiegende Zahl versendeter Rechnungen eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung auf Empfängerseite zu ermöglichen. Daher werden die hierfür benötigten Informationen entweder in strukturierter Form oder als qualifizierter Text übermittelt. Dieses Profil entspricht vollständig der europäischen Norm

ZUGFeRD Extended

Alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten werden in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Extended dient dabei als Erweiterung der EN 16931 für die Unterstützung komplexerer Geschäftsprozesse. Daten, die für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht relevant, jedoch üblich sind, können als Freitext übertragen werden (z.B. Hinweis auf eine Werbeaktion).

Mit dem Level „Extended“ entspricht die Rechnung der Methodologie zur Erweiterung der Norm. Sie enthält sämtliche Informationen, die zur Weiterverarbeitung notwendig sind. Allerdings muss auch hier geprüft werden, ob die Verarbeitung sinnig ablaufen kann, da sie Informationen enthalten kann, die nur zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger gelten.

Das wichtigste bei der Verwendung der unterschiedlichen Profile ist die kontinuierliche Bereitstellung aller Informationen für den Verwender. Denn nicht immer lassen sich alle Informationen im Zielsystem abbilden. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Verwendung von abbildbaren Werten in Freitextfeldern. So wird sichergestellt, dass jeder Empfänger dieselben Informationen erhält, trotz schwächerer Software oder Systemen.

Die Entwicklung von ZUGFeRD

ZUGFeRD 1.0

Im Jahr 2014 veröffentlichte das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein gemeinsames, übergreifendes Format für eRechnungen für den Austausch strukturierter Daten. Es ist ein nach den Richtlinien EU/2014/55 und der EU-Norm 16931 entwickeltes Rechnungsformat, das aus einem PDF mit integrierter XML-Datei besteht. Das FeRD-Rechnungsformat wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Softwareindustrie und öffentlichen Einrichtungen erarbeitet.

ZUGFeRD 2.0

In enger Zusammenarbeit mit dem französischem Standard Factur-X entstand die nach EN 16931 konforme Version 2.0 von ZUGFeRD. Seit diesem Zeitpunkt sind die beiden Formate sowohl technisch identisch als auch an die europäischen Standardisierungsziele angepasst. Im Gegensatz zu Version 1.0 gab es folgende Änderungen:

• Profilbezeichnung: Aus Comfort wurde EN 16931
• Es kamen Profile hinzu: Basic WL und Minimum (beides Buchungshilfen), wobei diese für Deutschland nicht relevant sind
• Anpassung der Profile und Erweiterung
• Design-Prinzipien nach EN 16931
• ZUGFeRD-Schema hat neue Struktur nach dem CII 16B Schema

Die aktuelle ZUGFeRD Version: 2.2

Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.2 erweitert das Profil EXTENDED, um die Interoperabilität mit Order-X zu verbessern, und vereinheitlicht die Dokumentation zur Hervorhebung der gemeinsamen Herkunft der Formate.
ZUGFeRD 2.2 und Factur-X 1.0 sind kompatible und identische Formate. Beide eignen sich für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern.

Das Release-Paket von ZUGFeRD 2.2 enthält:

• Vereinheitlichte Spezifikation als PDF für ZUGFeRD 2.2 / Factur-X 1.0.06
• Technischer Anhang in Englisch
• Excel-Tabelle mit EN16931 Codelisten und Codes
• Schemadateien (für jedes Profil)
• Musterrechnungen (für jedes Profil)
• Factur-X Logos

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So sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus

Technisch basiert ZUGFeRD auf einer PDF/A-3-Datei, die mit einer XML-Datei kombiniert wird. Somit können sowohl Menschen als auch Computer die eRechnung lesen und weiterverarbeiten. Sie verfügen also über dieselben Informationen in digitaler und analoger Form.

Ist ZUGFeRD kostenlos?

Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.2 steht allen kostenfrei als Download auf der Webseite von FeRD zur Verfügung. Allerdings benötigt man eine Software beziehungsweise ein Rechnungsprogramm, das die Integration von ZUGFeRD unterstützt. Für Unternehmen und Organisationen, die bereits ein solches Programm ihr Eigen nennen, ist die Umstellung ohne Aufwand verbunden. Allen, die sich eine automatisierte und moderne Rechnungsverarbeitung wünschen, empfiehlt sich ein Umstieg auf eine ZUGFeRD-konforme Softwarelösung.

Ist ZUGFeRD sinnvoll für mein Unternehmen?

Im Zuge der fortlaufenden Digitalisierung und der kommenden E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ist die Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung sinnvoll und notwendig. Folgende Fragen könnten eine Entscheidungshilfe für Sie sein:

1. Arbeiten Sie mit öffentlichen Auftraggebern zusammen?
2. Haben Sie noch kein anderes elektronisches Rechnungsformat im Einsatz, mit dem Sie die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor erfüllen?
3. Möchten Sie Zeit und Geld sparen?
4. Gehören analog arbeitende Unternehmen oder Privatkunden zu Ihren Rechnungsempfängern, Sie möchten allerdings Ihre digital erstellten Rechnungen intern weiterverarbeiten?
5. Möchten Sie zukünftig umweltfreundlicher arbeiten und ein papierloses Büro einführen?

Haben Sie mindestens zwei dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet lohnt sich die Nutzung des ZUGFeRD Formats für Sie mit Sicherheit.

So sieht der Workflow für den Sender/Ersteller aus

Das Verarbeiten einer ZUGFeRD-Rechnung lässt sich optimal mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System erledigen. Mit einem DMS ist die Durchführung schnell und unkompliziert.

Und so funktioniert’s:

1. Rechnungserstellung im ERP-System oder in der Buchhaltungssoftware.
2. Automatischer Export der ZUGFeRD-Rechnung und Archivierung im DMS.
3. Verarbeitung der normkonformen ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit angehängter XML-Datei:
   • Versand an den Kunden/die öffentliche Behörde
   • Die revisionssichere Archivierung im DMS

So sieht der Workflow für den Empfänger aus

Für den Empfänger ändert sich der Rechnungsworkflow kaum. Die Rechnung lässt sich normal ausdrucken und bearbeiten oder falls vorhanden von einem Rechnungsprogramm elektronisch weiterverarbeiten.

So funktioniert der Empfang der ZUGFeRD-Rechnung:

1. Rechnungseingang per E-Mail, Portal oder Ähnlichem
2. Automatische Extraktion der Daten aus der XML
3. Automatisierte Prüfung und anschließende Freigaben mit Hilfe der digitalen Rechnungsverarbeitung
4. Buchung und Begleichung der Rechnung in der Buchhaltung
5. Revisionssichere Archivierung im DMS

Der Nutzen für Sender und Empfänger

Wenn Sie ZUGFeRD verwenden, werden Sie schnell merken, dass die damit verbundene Digitalisierung Ihres Rechnungsein- und -ausgangs viele Vorteile mitbringt. So profitieren Sie als Sender und Empfänger von den Vorteilen einer eRechnung:

Unterstützt meine digitale Rechnungsverarbeitungslösung ZUGFeRD?

Für die Erstellung und Verarbeitung von digitalen Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist keine spezielle Software notwendig. Auf der eigenen Seite von FeRD erhalten Interessierte das elektronische Rechnungsformat kostenlos zum Download. Allerdings lohnt sich die Integrierung in ein bereits in Nutzung befindlichen Rechnungsprogramm, so erhält man den vollen Umfang der Funktionen.

Auch Anbietern von Rechnungsprogrammen und Dokumentenmanagement-Systemen bietet FeRD die Möglichkeit, eine ZUGFeRD-Lösung in ihr Programm zu implementieren. Ob auch ihr DMS die digitalen Rechnungen verarbeiten kann, erfahren Sie in der offiziellen Anbieterliste von FeRD.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Was XRechnung und ZUGFeRD verbindet, ist die Tatsache, dass beide Formate elektronische Rechnungen sind und die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für papierbasierte Rechnungen erfüllen. Trotzdem unterscheiden sich die beiden eRechnungen voneinander.

Das hybride Rechnungsformat für alle Fälle

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl vom Menschen als auch von Maschinen lesbar ist. Es besteht aus einer PDF-Datei, in der sich auch eine XML-Datei befindet. Der Sinn dahinter ist, dass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden – eine analoge Weiterverarbeitung der Rechnung ist somit möglich. Sie kann dem Empfänger als E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download zur Verfügung gestellt werden. ZUGFeRD empfiehlt sich bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, aber vor allem auch beim Rechnungsversand an Privatkunden.

XRechnung – wichtig für öffentliche Aufträge

XRechnung hingegen ist ausschließlich ein XML-basiertes Rechnungsformat, das vom Menschen nicht gelesen werden kann. Sie ist das gängige Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern und wird über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) an Bund, Land oder Kommune übermittelt.

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Wie kam es eigentlich zu ZUGFeRD: So ist das Dateiformat entstanden

Das Ziel des Rechnungsformats ZUGFeRD

Das Ziel von ZUGFeRD ist, einen schnellen, komfortablen und einfachen elektronischen Austausch von Rechnungen zu gewährleisten – zwischen Unternehmen, aber auch der öffentlichen Verwaltung. Indem ein einheitliches Format verwendet wird, soll eine Formatabsprache zwischen den Rechnungsparteien überflüssig werden.

Profitieren sollen vor allem Großunternehmen und Unternehmen aus dem Mittelstand. Hinzu kommen öffentliche Verwaltungen und Behörden, die als erste zur Umstellung verpflichtet wurden. Eine enorme Arbeitserleichterung sollen mit dem neuen Rechnungsformat allerdings auch Kleinunternehmer sowie Start-ups erfahren.

Erleichterung verschafft ZUGFeRD vor allem Rechnungserstellern, die eine große Anzahl an Rechnungen im Jahr versenden oder stetig wechselnde Geschäftspartner haben. Sinn macht es zudem, wenn der Geschäftspartner strukturierte Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung verlangt.

Das E-Rechnungsgesetz

Das E-Rechnungsgesetz ist 2018 in Kraft getreten und beinhaltet rechtliche Vorgaben, die den Empfang und die Verarbeitung digitaler Rechnungen in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern regeln. Die Grundlage dafür war die europäische Richtlinie 2014/55/EU von April 2014. Hauptziel des umzusetzenden Gesetzes ist die Einführung eines technologieneutralen, einheitlichen E-Invoicing-Standards für alle öffentlichen Auftraggeber und der sichere sowie unkomplizierte Austausch von Rechnungen.

Seit November 2020 verpflichtend

Das E-Rechnungsgesetz ist gegenüber öffentlichen Auftraggebern seit November 2020 verpflichtend. Zunächst mussten alle Bundesministerien und die Verfassungsorgane die Umstellung durchführen. Später folgten die übrigen öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Bis zuletzt auch alle Unternehmen, die den Bund beliefern, nachziehen mussten.

Anpassung an EU-Richtlinien

ZUGFeRD entspricht vollständig der europäischen Norm 16931 und kann damit von allen europäischen Verwaltungen empfangen und verarbeitet werden. Ein europäischer Austausch aller Rechnungen ist somit erfüllt. Damit ist ZUGFeRD für die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand vorbereitet und ermöglicht das E-Invoicing im B2G-Bereich (Business-to-Government) gemäß Vorgabe der Europäischen Union und des zuständigen Normungsgremium.

Pflicht für die Zusammenarbeit mit Behörden

Viele Unternehmen verwenden bereits erfolgreich die elektronische Rechnungserstellung mit ZUGFeRD. Spätestens seit dem 27. November 2020 mussten KMUs, Start-ups, Großunternehmen und Selbstständige, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, auf die digitale Rechnungserstellung umsteigen.

Die zentrale Rechnungseingangsplattform

Um den Austausch so unkompliziert wie möglich zu gewährleisten, stellt jedes Bundesland und der Staat selbst eine zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) zur Verfügung. Auf der ZRE des Bundes wird Auftragnehmern die Möglichkeit geboten, E-Rechnungen per Webformular zu erstellen, bereits erstellte E-Rechnungen einzureichen oder den Bearbeitungsstand der eingereichten Rechnungen einzusehen.

Keine einheitliche zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)

Hinzu kommt, dass jedes Bundesland individuell entscheiden kann, ob es ein eigenes ZRE anbietet. So wickeln Unternehmen in NRW den kompletten Verlauf vom Finden eines öffentlichen Auftrags über die Vergabe bis hin zur Begleichung der Rechnung durch das Bundesland über das ZRE NRW ab.

GoBD und ZUGFeRD bilden eine Einheit

GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Grundsätzlich geben die GoBD Kriterien und Richtlinien an, die Unternehmer beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen.

• GoBD-konforme Arbeitsweise
• Einsatz von Software gemäß den GoBD
• Revisionssichere Archivierung
• Vollständige Verfahrensdokumentation

Und hier kommt ZUGFeRD ins Spiel. Das GoBD-konforme Rechnungsformat ermöglicht den strukturierten Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger unter Einhaltung aller Kriterien und Richtlinien seitens der GoBD. Es bietet ein hohes Maß an Verlässlichkeit und garantiert Sicherheit. Eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation innerhalb eines Dokumentenmanagement-Systems sind damit sichergestellt.

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So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die elektronische Rechnungsverarbeitung vor

Eine Umstellung auf ein Dokumentenmanagement-System kostet Geld und Nerven. Der Nutzen und die Vorteile, die sich aus der Umstellung ergeben, überwiegen aber deutlich. So erhalten Sie ein digitales Dokumentenmanagement, das Ihnen im Arbeitsalltag Zeit und Geld spart, den Workflow verbessert, vorhandene Arbeitsschritte überflüssig macht sowie Geschäftsprozesse vereinfacht.

Digitale Rechnung einführen

Um ZUGFeRD einzurichten, müssen Sie im Vorfeld Anforderungen erfüllen, um die eRechnung und damit auch das aktuelle ZUGFeRD Format in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Dazu gehören sowohl steuerliche als auch betriebswirtschaftliche Aspekte.

Steuerliche Aspekte

• Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten.
• Sie müssen die entsprechende Soft- und Hardware für die Archivierung über einen Zeitraum von zehn Jahren besitzen. So wie das revisionssichere Archiv von d.velop.
• Übereinstimmung mit dem GoBD und Handelsrecht.

Betriebswirtschaftliche Aspekte

• Ihre Geschäftspartner müssen die elektronische Rechnung akzeptieren, ansonsten muss eine Möglichkeit zur Rechnungserstellung in Papierform bestehen, wenn der Empfänger dies ausdrücklich fordert
• Kompatibilität für internationale Geschäfte
• Funktioniert eine reibungslose Einführung im vorhandenen DMS-System
  • Das Dokumentenmanagement-System von d.velop ermöglicht die Verarbeitung von eRechnungen im ZUGFeRD-Format
• Bedenken Sie die Schulung Ihrer Mitarbeiter, neues Wissen ist erforderlich
• Verfahrensabläufe sind zu optimieren
• Kalkulieren Sie die Kosteneinsparung
• Bedenken Sie den erforderlichen Datenschutz

Technische Aspekte

Um zu prüfen, ob ZUGFeRD korrekt in Ihr Dokumentenmanagement-System integriert wurde, können Sie einen der beiden ZUGFeRD-Validierungsservices nutzen:

• ZF/FX Validation von ZUGFeRD-Community
• ZUGFeRD Validation.Portal von DIN-Software und GEFEG

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Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD

Bezüglich der elektronischen Rechnungsformate stellen sich Unternehmen häufig die gleichen Fragen. Wir haben die wichtigsten für Sie gesammelt und beantwortet.