Digitales Vertragsmanagement

Verträge einfach, sicher und erfolgreich verwalten

Effektives Vertragsmanagement erhöht die Effizienz, Sicherheit und trägt zur Kostenersparnis bei. Tipps für optimale Vertragsabläufe.

• Was ist Vertragsmanagement überhaupt?
• Welche Fallstricke sollten Unternehmen vermeiden?
• Welche Schritte sind für die Einführung einer Vertragsmanagementlösung nötig?

Digitales Vertragsmanagement

Verträge einfach, sicher und erfolgreich verwalten

Unternehmen und Organisationen verwalten eine ganze Reihe an Verträgen. Je nach Betriebsgröße liegt die Zahl der Vertragswerke schnell im vier- bis fünfstelligen Bereich, darunter Miet- und Leasingverträge, Arbeitsverträge, Kaufverträge und vieles mehr. Ein effektives Vertragsmanagement mit einem digitalen Tool ist dabei von entscheidender Bedeutung, weil es eine Menge Vorteile bietet, die sich positiv auf die Geschäftstätigkeit auswirken. An erster Stelle hilft ein strukturiertes Vertragsmanagement mit einer Software, rechtliche Risiken zu minimieren. Denn durch die Überwachung von Vertragsbedingungen und -fristen vermeiden Unternehmen potenzielle Haftungsrisiken und finanzielle Verluste.

Vertragsmanagement-Tool spart Zeit und Ressourcen

Ebenso unterstützt ein digitales Vertragsmanagement die Steigerung der Effizienz und Produktivität innerhalb des Unternehmens – von der Vertragserstellung über die Vertragsprüfung bis zur Vertragsarchivierung. Ein weiterer Vorzug der Implementierung einer Vertragsmanagement-Software: Durch die Automatisierung von Vertragsprozessen lassen sich Zeit und Ressourcen einsparen. Die Mitarbeitenden können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit repetitiven manuellen Verwaltungsaufgaben zu belasten. Das steigert die betriebliche Leistungsfähigkeit und damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Digitales Vertragsmanagement verbessert Kundenzufriedenheit

Nicht zuletzt fördert ein effektives digitales Vertragsmanagement auch eine verbesserte Kundenbeziehung und -zufriedenheit. Durch die Einhaltung vereinbarter Vertragsbedingungen und die rechtzeitige Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen wächst das Vertrauen der Kunden. Dies fördert langfristige Geschäftsbeziehungen und trägt dazu bei, die Kundenbindung und -loyalität zu erhöhen. Insgesamt ist effektives Vertragsmanagement daher ein Schlüsselfaktor für den Erfolg und die Nachhaltigkeit von Unternehmen in einem zunehmend komplexen Geschäftsumfeld.

Was ist Vertragsmanagement?

Der Begriff Vertragsmanagement bezeichnet die strukturierte Vertragsverwaltung während ihres gesamten Vertragslebenszyklus, zu dem unter anderem folgende Phasen gehören: Vertragsanbahnung, Vertragserstellung, Vertragsverhandlung, Vertragsprüfung und Vertragsfreigabe, Vertragsunterzeichnung, Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung. Kommt dabei ein Vertragsmanagement-Tool zum Einsatz, lassen sich automatisierte Prozesse implementieren, die die Effizienz steigern und dabei helfen, die Einhaltung von Vertragsbedingungen zu gewährleisten. Ein Vertragsmanagement-Tool ermöglicht eine zentrale Dokumentenverwaltung und -ablage in einer Vertragsdatenbank, was eine transparente und sichere Verwaltung aller Verträge ermöglicht.

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Herausforderungen des Vertragsmanagements

Das Vertragsmanagement ist ein unverzichtbarer Bestandteil erfolgreicher Unternehmensführung. Doch die Verwaltung und Überwachung von Verträgen ist oft komplex und mit Herausforderungen verbunden. Besonders die analoge Vertragsverwaltung birgt in jeder Phase des Vertragsmanagements Herausforderungen und Fallstricke. Diese reichen von der Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Anforderungen bis hin zur effizienten Verwaltung von Vertragsdaten. In diesem Abschnitt bieten wir einen Überblick über diese Herausforderungen, mit denen zahlreiche Unternehmen in ihrem Alltag konfrontiert werden:

Welche Vorteile hat digitales Vertragsmanagement? 

Nachdem wir uns nun mit den Herausforderungen des Vertragsmanagements vertraut gemacht haben, lohnt es sich, einen Blick auf die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements zu werfen, mit dem sich der Vertragsmanagement-Prozess verbessern lässt. Die Digitalisierung bietet eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die Effizienz und Wirksamkeit des Vertragsmanagements zu steigern, etwa im Zuge einer umfassenden HR-Digitalisierung, in der digitalen Finanzbuchhaltung, der Rechtsabteilung oder bei der Digitalisierung der Einkaufsprozesse. Von automatisierten Prozessen bis hin zur verbesserten Transparenz und Zusammenarbeit. Digitales Vertragsmanagement bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Verträge effektiver zu verwalten und zu optimieren: 

• Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse: Digitales Vertragsmanagement automatisiert Routineaufgaben, was die Arbeitsabläufe beschleunigt und die Produktivität steigert.
• Zeitersparnis bei Vertragsverhandlungen und -erneuerungen: Durch die zentralisierte Verwaltung und schnelle Suche von Vertragsdaten werden Verhandlungs- und Erneuerungsprozesse beschleunigt.
• Bessere Kontrolle über Vertragsbedingungen und -fristen: Die digitale Erfassung und Überwachung von Vertragsparametern ermöglicht eine präzise Kontrolle über Bedingungen und Fristen.
• Reduzierung rechtlicher Risiken und Haftungsansprüche: Digitales Vertragsmanagement hilft, potenzielle Compliance-Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden, wodurch rechtliche Risiken minimiert werden.
• Verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Vertragsänderungen: Durch das digitale Tracking von Vertragsänderungen wird eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation gewährleistet.
• Zentrale Dokumentenverwaltung für schnellen Zugriff und sichere Archivierung: Digitales Vertragsmanagement bietet eine zentrale Speicherung von Vertragsdokumenten, die einen schnellen Zugriff und eine sichere Archivierung ermöglicht.
• Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Standards: Durch automatisierte Compliance-Checks und Warnmeldungen hilft digitales Vertragsmanagement bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Standards.
• Optimierung von Kosten und Ausgaben durch Vertragsüberwachung und -optimierung: Durch die Analyse von Vertragsdaten können unnötige Ausgaben identifiziert und Vertragsbedingungen optimiert werden, um Kosten zu reduzieren.
• Förderung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams: Digitales Vertragsmanagement ermöglicht einen einfachen und sicheren Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams, was die Zusammenarbeit fördert.
• Steigerung der Kundenbindung und -zufriedenheit durch zuverlässige Einhaltung von Vertragsbedingungen: Durch die konsequente Einhaltung von Vertragsbedingungen können Kundenvertrauen und -zufriedenheit gestärkt werden, was langfristig die Kundenbindung erhöht.

Welche Gesetze gelten fürs Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement ist von einer Vielzahl gesetzlicher Regelungen geprägt, die den Abschluss, die Durchführung und die Aufbewahrung von Verträgen regeln. Im Folgenden werden einige dieser wichtigen Gesetze und Regelungen vorgestellt:

Vorschriften zum Vertragsabschluss

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) enthält die allgemeinen Vorschriften zum Vertragsabschluss, einschließlich der Formvorschriften, die für die Rechtsgültigkeit von Verträgen von zentraler Bedeutung sind. Das elektronische Handelsgesetzbuch (E-HGB) ergänzt das BGB um spezifische Regelungen für den elektronischen Geschäftsverkehr, um den besonderen Anforderungen dieses Bereichs gerecht zu werden.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die Aufbewahrungspflichten für elektronische Dokumente, einschließlich digitaler Verträge.

Anforderungen an elektronische Signaturen

Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs (E-Signatur-Gesetz) regelt die rechtliche Gültigkeit elektronischer Signaturen, was insbesondere für digitale Vertragsabschlüsse von Bedeutung ist. Die EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) legt europaweit einheitliche Standards für elektronische Signaturen fest, um die rechtliche Anerkennung und Sicherheit von elektronischen Transaktionen zu gewährleisten.

Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) legt die Regeln für den Schutz personenbezogener Daten fest und betrifft auch die Verarbeitung von Daten im Rahmen von Verträgen.

Weitere Gesetze

Je nach Branche und Art des Vertrages können weitere Gesetze relevant sein. Beispiele hierfür sind das Telekommunikationsgesetz (TKG) oder das Versicherungsvertragsgesetz (VVG), die spezifische Regelungen für bestimmte Vertragsarten enthalten und deren Einhaltung von großer Bedeutung ist.

Das Vertragsmanagement-Tool: Funktionen und Merkmale  

Die effektive Verwaltung von Verträgen gelingt am besten mit einer modernen Vertragsmanagement-Software. Ihr digitaler Ansatz unterstützt Unternehmen und Organisationen mit einer Vielzahl von Funktionen und Merkmalen, die nicht zuletzt durch automatisierte Prozesse mehr Sicherheit und Genauigkeit in die Vertragsverwaltung bringen. Fehlerminimierung, Kostenersparnis und eine verbesserte Qualitätssicherung sind weitere zentrale Vorteile. Die wichtigsten Funktionen und Merkmale dieser Software sind: 

Schnelle Suche: Verträge sofort finden

Mithilfe der Suchleiste im Dashboard werden Verträge sekundenschnell durchsucht und gefunden. Dazu werden Vertragsinformationen, wie z.B. der Vertragsgegenstand, Vertragseigenschaften oder der Ort des Vertragspartners genutzt.

Erweiterte Suche: Einfach Verträge vergleichen und auswerten

Die erweiterte Suche ermöglicht es, Verträge detailliert zu analysieren und zu vergleichen: Einfach Vertragsart auswählen, Filterkriterien setzen und Verträge auswerten.

Fristenmanagement: Nie wieder einen Kündigungsstichtag verpassen

Durch den Fristenmanager kann die Laufzeit und der Kündigungsstichtag hinterlegt werden. Zusätzlich kann eine automatische Benachrichtigung von einem festgelegten Benachrichtigungs-Intervall hinterlegt werden.

Vertragsanlage-Assistent: Neuanlage von Verträgen effizient gestalten

Eine clevere Navigation und Vertragsvorlagen sorgen für eine einfache Anlage von Verträgen aller Art. Hinterlegte Stammdaten können aus dem führendem ERP-System übernommen werden. Zudem lassen sich Zugriffsrechte für Personen einfach definieren.

Outlook Integration: Nahtlose Zusammenarbeit in Dokumenten und Verträgen

Durch die Outlook Integration können Schriftverkehr oder Zusätze zu den Verträgen direkt aus Outlook abgelegt und den passenden Verträgen und Akten zugewiesen werden. Zudem kann gemeinsam an Verträgen gearbeitet werden.

Signaturumlauf: Verträge einfach online unterschreiben

Dank d.velop sign gibt es die Möglichkeit, Verträge direkt digital zu unterschreiben. Einfach Felder vorbereiten, Personen zur Signatur einladen, fertig.

Sicherheit und Compliance im digitalen Vertragsmanagement 

Sicherheit und Compliance sind bedeutsam im digitalen Vertragsmanagement, weil sie die Integrität und Vertraulichkeit der Vertragsdaten gewährleisten und helfen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Dabei spielen die Verschlüsselung und der Datenschutz eine entscheidende Rolle, um sensible Vertragsinformationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Verschlüsselungstechnologien sorgen dafür, dass Daten während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt werden, um die Vertraulichkeit zu wahren. 

Nachvollziehbarkeit und Leistungsüberwachung 

Hinzu kommt, dass sowohl die Revisionssicherheit als auch Audit-Trails (elektronische Aufzeichnung von Ereignissen in einem Prozess) eine lückenlose Nachverfolgung aller Vertragsaktivitäten ermöglichen. Jeder Schritt im Vertragslebenszyklus wird protokolliert und dokumentiert, was eine transparente und nachvollziehbare Revision der Vertragsgeschichte ermöglicht. 

Rechtskonformität der gesamten Vertragsabwicklung 

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien ist unerlässlich, um rechtliche Risiken zu minimieren. Digitales Vertragsmanagement gewährleistet die Einhaltung relevanter Gesetze und Standards, wie beispielsweise die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder branchenspezifische Regularien, durch automatisierte Compliance-Checks und Warnmeldungen. Insgesamt bietet das digitale Vertragsmanagement einen robusten Rahmen für Sicherheit und Compliance, der Organisationen dabei unterstützt, ihre Vertragsprozesse effizient zu gestalten und gleichzeitig rechtliche Anforderungen zu erfüllen. 

Das richtige Vertragsmanagement-Tool: Tipps zur Auswahl

Die Auswahl des richtigen Vertragsmanagement-Tools ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens bei der effizienten Verwaltung seiner Verträge. Organisationen stehen vor der Herausforderung, aus einer Vielzahl von Softwarelösungen das Tool auszuwählen, das ihren Anforderungen am besten entspricht. Dieser Abschnitt bietet hilfreiche Tipps und Empfehlungen für die Auswahl des passenden Vertragsmanagement-Tools.

Vertragsverwaltungs-Software: Diese Aspekte sind wichtig

Von der Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit bis hin zur Sicherheit und Skalierbarkeit gibt es wichtige Kriterien, die bei der Auswahl eines Vertragsmanagement-Tools berücksichtigt werden sollten. Durch die richtige Entscheidung können Organisationen ihre Vertragsprozesse optimieren, die Compliance verbessern und letztendlich ihre Geschäftsergebnisse steigern. Mit den folgenden Aspekten lässt sich das optimale Vertragsmanagement-Tool für individuelle Anforderungen identifizieren:

• Funktionalität: Überprüfen Sie, ob die Software alle benötigten Funktionen wie Vertragsverwaltung, Vorlagen, Automatisierung, Überwachung, Fristenkalender, elektronische Signatur und Berichterstattung bietet. 
• Benutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software eine intuitive Benutzeroberfläche hat, die von Ihren Mitarbeitern leicht verstanden und genutzt werden kann, um die Akzeptanz und Produktivität zu erhöhen. 
• Anpassbarkeit: Prüfen Sie, ob die Software anpassbar ist, damit sie den spezifischen Anforderungen und Prozessen Ihres Unternehmens gerecht wird, und ob sie Integrationen mit anderen Systemen unterstützt. 
• Sicherheit: Achten Sie darauf, dass die Software robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates bietet, um vertrauliche Vertragsdaten zu schützen. 
• Skalierbarkeit: Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit der Software, damit diese sie mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten kann, ohne dass eine erhebliche Überarbeitung oder Migration erforderlich ist. 
• Vergleich: Vergleichen Sie verschiedene Softwareanbieter und deren Funktionen, damit Sie am Ende das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihren speziellen Fall finden. 

In 10 Schritten zum digitalen Vertragsmanagement

Die Einführung eines digitalen Vertragsmanagement-Systems ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um effizienter zu arbeiten und die Transparenz sowie Nachverfolgbarkeit ihrer Verträge zu verbessern. In diesem Kapitel werden wir Ihnen in 10 Schritten zeigen, wie Sie erfolgreich ein digitales Vertragsmanagement implementieren. Von der Evaluierung Ihrer Anforderungen bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter werden wir jeden Schritt detailliert beleuchten, damit Sie einen Leitfaden zur Hand haben, der Ihnen hilft, den Übergang zu einem digitalen Vertragsmanagement nahtlos und erfolgreich zu gestalten:

1. Bedarfsanalyse durchführen

• Indem Sie die aktuellen Herausforderungen und Engpässe im Vertragsmanagement identifizieren, können Sie gezielt nach Lösungen suchen.
• Durch die Definition von Anforderungen und Zielen für das digitale Vertragsmanagement legen Sie den Rahmen fest, innerhalb dessen die Softwarelösung funktionieren soll.
• Eine gründliche Bedarfsanalyse hilft, die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung diese optimal erfüllt.

2. Software-Auswahl treffen

• Die Recherche und Evaluation verschiedener Vertragsmanagement-Softwarelösungen ermöglicht es Ihnen, die bestmögliche Option für Ihre Anforderungen zu finden.
• Ein gründlicher Vergleich von Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Kosten und Integrationsoptionen unterstützt Sie dabei, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
• Durch die Auswahl der passenden Softwarelösung können Sie sicherstellen, dass Ihre Investition den gewünschten Nutzen für Ihr Unternehmen bringt.

3. Budget festlegen

• Die Bestimmung des Budgets für den Kauf und die Implementierung der ausgewählten Software hilft, finanzielle Ressourcen effektiv zu planen und zu verwalten. 

• Ein klar festgelegtes Budget ermöglicht es Ihnen, realistische Erwartungen zu setzen und sicherzustellen, dass die Kosten im Rahmen bleiben. 

• Die Budgetplanung sollte auch Spielraum für unvorhergesehene Ausgaben und eventuelle Anpassungen während des Implementierungsprozesses berücksichtigen. 

4. Interne Stakeholder einbinden

• Durch die Einbindung eines Teams, das für die Implementierung des digitalen Vertragsmanagements verantwortlich ist, stellen Sie sicher, dass alle relevanten Interessengruppen berücksichtigt werden.
• Die Berücksichtigung der Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Abteilungen ermöglicht es, eine Lösung zu finden, die den Anforderungen des gesamten Unternehmens gerecht wird.
• Eine enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern fördert die Akzeptanz und Nutzung der neuen Softwarelösung.

5. Software implementieren

• Die Installation und Konfiguration des ausgewählten Vertragsmanagement-Tools entsprechend den Unternehmensanforderungen stellt sicher, dass die Software effektiv genutzt werden kann.
• Durch Schulungen für Mitarbeiter:innen werden diese befähigt, die neue Software effektiv zu nutzen und das volle Potenzial auszuschöpfen.
• Eine reibungslose Implementierung der Software minimiert Ausfallzeiten und trägt dazu bei, den Übergang zum digitalen Vertragsmanagement erfolgreich zu gestalten.

6. Vertragsdokumente digitalisieren

• Das Scannen und Hochladen bestehender Vertragsdokumente in die neue Software ermöglicht einen nahtlosen Übergang zur digitalen Vertragsverwaltung.
• Die Organisation und Kategorisierung der Dokumente erleichtert die spätere Verwaltung und Suche nach spezifischen Verträgen oder Informationen.
• Die Digitalisierung von Vertragsdokumenten schafft eine zentrale Datenbank, die den Zugriff und die Zusammenarbeit erleichtert und die Effizienz steigert.

7. Prozesse optimieren

• Durch die Definition standardisierter Workflows für die Vertragsabwicklung und -genehmigung können Abläufe beschleunigt und Fehler minimiert werden.
• Die Automatisierung repetitiver Aufgaben wie Erinnerungen und Genehmigungen verbessert die Effizienz und trägt zur Einhaltung von Fristen bei.
• Die Optimierung von Prozessen fördert eine konsistente und effektive Vertragsverwaltung im gesamten Unternehmen.

8. Sicherheitsmaßnahmen implementieren

• Die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle gewährleistet die Vertraulichkeit und Integrität der Vertragsdaten.
• Ein Audit-Trail ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller Vertragsaktivitäten und dient der Revisionssicherheit.
• Durch die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen können potenzielle Sicherheitsrisiken minimiert und das Vertrauen in das Vertragsmanagement-System gestärkt werden.

9. Testen und Anpassen

• Tests helfen sicherzustellen, dass die Software ordnungsgemäß funktioniert und alle Anforderungen erfüllt.
• Das Sammeln von Feedback von Benutzern ermöglicht es, Schwachstellen zu identifizieren und gegebenenfalls Anpassungen oder Verbesserungen vorzunehmen.
• Kontinuierliche Tests und Anpassungen gewährleisten eine optimale Leistung und Benutzererfahrung der Vertragsmanagement-Software im Laufe der Zeit.

10. Kontinuierliche Überwachung und Optimierung

• Durch die kontinuierliche Überwachung der Leistung des digitalen Vertragsmanagementsystems können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

Vertragsmanagement mit d.velop

Vertragsmanagement: d.velop contracts bietet eine umfassende Lösung für effizientes Vertragsmanagement in der Cloud und on-premises. Die Vertragsmanagement Software ermöglicht die zentrale Speicherung, revisionssichere Dokumentation und transparente Nachverfolgung von Vertragsinformationen.

Dokumentenmanagement-System: d.velop documents ist ein leistungsstarkes DMS, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente digital zu organisieren, zu verwalten und sicher aufzubewahren. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und vielfältige Funktionen zur effizienten Bearbeitung und Suche von Dokumenten.

Digitale Unterschrift: d.velop sign ermöglicht es, eine rechtssichere elektronische Unterschrift zu erstellen. Mit dieser elektronischen Signatur Software können Unternehmen Verträge und andere Dokumente digital signieren und somit den Prozess der Vertragsunterzeichnung beschleunigen und vereinfachen.

Datentransfer: d.velop trust spaces bietet eine sichere Plattform für den sicheren Austausch sensibler Daten und Dokumente. Unternehmen können vertrauliche Informationen verschlüsselt übertragen und gleichzeitig die Kontrolle über ihre Daten behalten.

Digitale Postzustellung: d.velop postbox ist ein digitaler Briefkasten, der es Unternehmen ermöglicht, eingehende Dokumente elektronisch zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Es optimiert den Posteingang und erleichtert die Bearbeitung von Dokumenten.

Prozessdigitalisierung: d.velop process studio unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Mit dieser Lösung können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, Effizienzsteigerungen erzielen und die Produktivität ihrer Mitarbeiter verbessern.

KI, LLM und GenAI im digitalen Vertragsmanagement

Im digitalen Vertragsmanagement spielen KI (Künstliche Intelligenz), LLM (Large Language Models) und GenAI (Generative KI) verschiedene wichtige Rollen, die dazu beitragen, das Vertragsmanagement effizienter, genauer und risikoärmer zu gestalten. Werfen wir aber zunächst einen Blick darauf, wofür diese Abkürzungen überhaupt stehen:

Definitionen: Was sind KI, LLM und GenAI?

Künstliche Intelligenz (KI)

Künstliche Intelligenz bezieht sich auf die Simulation menschlicher Intelligenz durch Computerprogramme und Maschinen. Diese Programme sind in der Lage, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern, wie z.B. das Lernen, Schlussfolgern, Problemlösen und Sprachverarbeitung. KI-Algorithmen können Muster in großen Datenmengen erkennen, Vorhersagen treffen und Entscheidungen treffen, ohne dabei auf explizite Anweisungen angewiesen zu sein.

Large Language Models (LLM)

Large Language Models sind hochentwickelte künstliche Intelligenzsysteme, die darauf spezialisiert sind, natürliche Sprache zu verstehen und zu generieren. Diese Modelle werden mit großen Mengen an Textdaten trainiert und können dann Aufgaben wie Textgenerierung, Textverständnis, Übersetzung und Zusammenfassung durchführen. LLMs sind in der Lage, komplexe sprachliche Kontexte zu erfassen und menschenähnliche Texte zu erzeugen.

Generative KI (GenAI)

Generative KI bezieht sich auf KI-Systeme, die in der Lage sind, neue Inhalte oder Daten zu generieren, die auf den Mustern und Informationen basieren, die sie aus den Trainingsdaten gelernt haben. Diese Systeme können beispielsweise Bilder, Musik, Texte oder andere Arten von Inhalten erzeugen, die menschenähnlich wirken. Generative KI wird in verschiedenen Anwendungen eingesetzt, darunter Textgenerierung, Bildsynthese, kreative Gestaltung und mehr.

Und was können diese technischen Innovationen nun im Bereich des digitalen Vertragsmanagements bewirken?

• Automatisierung und Effizienzsteigerung: KI kann repetitive Aufgaben im Vertragsmanagement automatisieren, wie z.B. die Erfassung von Daten aus Verträgen, die Erstellung von ersten Entwürfen oder die Überprüfung auf Einhaltung rechtlicher Bestimmungen. Dadurch werden Mitarbeiter:innen entlastet und die Effizienz des Prozesses steigt.
• Sprachverarbeitung und Analyse: LLMs ermöglichen fortschrittliche Sprachverarbeitungsfähigkeiten. Sie können Texte verstehen, generieren und analysieren, was im Vertragsmanagement nützlich ist, um Vertragsbedingungen zu verstehen, Verträge zu erstellen oder zu überarbeiten und sogar Vertragsrisiken zu identifizieren.
• Individualisierung und Anpassung: Durch den Einsatz von GenAI können Verträge individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen der beteiligten Parteien zugeschnitten werden. Dies kann dazu beitragen, dass Vertragsverhandlungen effektiver verlaufen und die erstellten Verträge besser den spezifischen Anforderungen entsprechen.
• Risikomanagement und Compliance: KI kann auch dabei helfen, Risiken in Verträgen zu identifizieren, etwa indem sie auf potenzielle Konflikte zwischen Vertragsklauseln hinweist oder darauf achtet, dass rechtliche Bestimmungen eingehalten werden. So können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Verträge den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

Digitales Vertragsmanagement als Erfolgsfaktor

Das digitale Vertragsmanagement bietet Unternehmen eine leistungsfähige und sichere Möglichkeit, ihre Verträge zu erstellen, verwalten, signieren, optimieren und archivieren. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Implementierung eines Vertragsmanagement-Systems sind sie in der Lage, Zeit und Ressourcen zu sparen, rechtliche Risiken zu minimieren und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu verbessern. Darüber hinaus trägt das digitale Vertragsmanagement zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei und steigert die Kundenbindung durch zuverlässige Vertragseinhaltung. Digitales Vertragsmanagement ist also ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Signatur