Digitalisierung der Rechtsabteilung

Effizienz-Booster für Ihre Rechtsabteilung

Automatisieren und digitalisieren Sie Ihre Prozesse und reduzieren Sie Aufwände in der Rechtsabteilung.

Was sind die Herausforderungen in der Rechtsabteilung?

Die Digitalisierung von Rechtsabteilungen ist eine Aufgabe, die je nach Unternehmensgröße, Digitalisierungsgrad und Branche stark variiert. Um die Herausforderungen zu bewältigen, ist es wichtig, individuell für das jeweilige Justiziariat eine klare Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Die folgende Übersicht zeigt häufige Problemstellungen, die dabei zu berücksichtigen sind:

• Daten- und Informationssicherheit: Verarbeitung sensibler und vertraulicher Informationen von Kund:innen und Mitarbeiter:innen. Die Sicherheit der Daten muss rechtskonform gewährleistet sein.
• Datenschutz: Geltende Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Vorgaben bei der Nutzung digitaler Tools und Cloud-Services müssen eingehalten werden.
• Änderung der Arbeitsweise und Akzeptanz: Erforderliche Veränderungen in der Arbeitsweise hin zu digitalen Workflows. Voraussetzung ist die Akzeptanz neuer Technologien.
• Vertragsüberwachung: Sicherstellen, dass Verträge ordnungsgemäß eingehalten werden und potenzielle Verstöße frühzeitig erkannt und behandelt werden.
• Produktivität: Optimale Verwaltung von Ressourcen und Bewältigung eines ständig wachsenden Arbeitsaufkommens.
• Eindeutigkeit: Komplexe rechtliche Informationen müssen verständlich und zugänglich gemacht werden, um fundierte Entscheidungen zu fördern und Risiken zu minimieren.

Vertragsüberwachung als Kerntätigkeit in der Rechtsabteilung

Verträge sind in Rechtsabteilungen von Unternehmen eine unverzichtbare Grundlage für die Geschäftsabwicklung. Sie regeln die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Partnern. Die effektive Verwaltung und Überwachung von Verträgen ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Vereinbarungen sicherzustellen.

Wie gestaltet sich ein Vertragslebenszyklus?

Von der Anbahnung bis zur revisionssicheren Archivierung

Verträge durchlaufen einen Lebenszyklus, der bei der Vertragsanbahnung beginnt und mit der revisionssicheren Archivierung endet. Wichtige Phasen sind die Planung, Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung, Umsetzung, Überwachung und Kündigung. Je nachdem, wie digital ein Unternehmen aufgestellt ist und welche Phasen des Lebenszyklus es bereits digital abbilden kann, ergeben sich unterschiedliche Herausforderungen. Exemplarisch skizzieren wir an dieser Stelle einen typischen Vertragslebenszyklus, wie er in vielen Unternehmen und Organisationen gängig ist:

1. Anbahnung: In dieser Phase werden die Vertragsbedingungen und -ziele festgelegt und erste Verhandlungen mit potenziellen Vertragspartnern eingeleitet. 
2. Erstellung & Verhandlung: Der Vertrag wird erstellt und die Parteien verhandeln über die genauen Bedingungen, um eine Einigung zu erzielen.
3. Prüfung & Freigabe: Der Vertrag wird rechtlich und/oder intern überprüft, um sicherzustellen, dass er den Unternehmensrichtlinien und geltenden Gesetzen entspricht, bevor er zur Unterzeichnung freigegeben wird. 
4. Unterzeichnung: Die Parteien geben durch eine offizielle Vertragsunterzeichnung ihre Zustimmung zum Vertrag. 
5. Ausführung: Die im Vertrag festgelegten Verpflichtungen und Aktivitäten werden umgesetzt und die vereinbarten Leistungen erbracht. 
6. Beendigung & Archivierung: Der Vertrag wird entweder durch Erfüllung, Kündigung oder Ablauf beendet und entsprechend den Unternehmensrichtlinien archiviert, um bei Bedarf aufbewahrt zu werden. 

Digitales Vertragsmanagement in der Legal-Abteilung: ein Effizienzbooster!

Modernes, softwaregestütztes Vertragsmanagement markiert einen Quantensprung bei der Digitalisierung in der Rechtsabteilung. Die Gründe für ein digitales Vertragsmanagement sind:

1. Automatisierte Einhaltung von Fristen

Die automatisierte Einhaltung von Fristen im Vertragsmanagement gewährleistet, dass keine wichtigen Termine übersehen oder verpasst werden. Dies steigert die Rechtssicherheit und minimiert das Risiko von Vertragsverletzungen, was Zeit und Kosten für rechtliche Konsequenzen einspart.

2. Ortsunabhängig digital unterschreiben

Die Möglichkeit, Verträge ortsunabhängig digital zu unterschreiben, bietet Flexibilität und Beschleunigung im Vertragsprozess, da Unterzeichner nicht physisch anwesend sein müssen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, beschleunigt Vertragsabschlüsse und ermöglicht eine effiziente Abwicklung von Geschäftsvereinbarungen, unabhängig von geografischen Standorten.

3. Vertragsüberwachung und -verwaltung

Eine strukturierte Vertragsverwaltung ermöglicht es der Rechtsabteilung, den Überblick über Vertragslaufzeiten, Verlängerungen, Kündigungen und andere wichtige Fristen zu behalten. Dies erleichtert das Verwalten und rechtzeitige Aktualisieren von Verträgen.

4. Effizienzsteigerung

Ein gut organisiertes Vertragsmanagement optimiert den Prozess der Vertragsverhandlung, -erstellung und -verwaltung. Es spart Zeit, Ressourcen und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und externen Partnern.

5. Transparenz

Die zentrale Verwaltung von Vertragsdaten in digitalen Systemen verschafft Unternehmen eine bessere Übersicht über alle laufenden Verträge. Das ermöglicht einen schnellen Blick auf Fristen, Bedingungen und Verpflichtungen und erleichtert die Planung und Risikobewertung.

6. Verhandlungen und Vertragsabschlüsse

Die Legal-Abteilung hilft dabei, Verträge auszuhandeln, auszuarbeiten und mit einem Vorlagenmanagement zu erstellen. Sie schützt die Interessen des Unternehmens, stellt sicher, dass Vertragsbedingungen bezüglich Laufzeiten, Kündigungsfristen etc. fair und ausgewogen sind und trägt zum Erreichen geschäftlicher Ziele bei.

7. Vertragsdurchsetzung

Die Rechtsabteilung ist für die Durchsetzung der Verträge des Unternehmens verantwortlich. Ein funktionierendes Vertragsmanagement stellt sicher, dass Vertragsbedingungen eingehalten werden und bei Vertragsverletzungen angemessene Maßnahmen ergriffen werden.

8. Risikominimierung

Ein effektives Vertragsmanagement hilft jedem Anwalt in Unternehmen dabei, rechtliche Risiken zu identifizieren, bewerten und minimieren. Durch die Überprüfung und Verhandlung von Verträgen können potenzielle rechtliche Fallstricke vermieden werden.

9. Rechtliche Compliance

Verträge können gesetzliche Anforderungen, Vorschriften und Branchenstandards enthalten. Die Rechtsabteilung gewährleistet, dass Verträge mit den geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen in Einklang stehen und das Unternehmen rechtskonform handelt.

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Digitales Vertragsmanagement planvoll einführen

Die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements in Unternehmen erfordert eine strukturierte Vorgehensweise.

Bedarfsanalyse

Im ersten Schritt erfolgt eine gründliche Analyse der bestehenden Vertragsprozesse und der individuellen Herausforderungen in diesem Kontext. Daraus sollten entsprechende Ziele abgeleitet werden.

Implementierungskonzept

Das Implementierungskonzept beschreibt, wie die Umsetzung konkret erfolgen soll, um diese Ziele zu erreichen. Bei der Erstellung ist die enge Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber sowie den projektverantwortlichen Mitarbeitern des Anbieters gefragt.

Um eine erfolgreiche Projektumsetzung sicherzustellen, ist es entscheidend, dass alle Beteiligten auf Augenhöhe kommunizieren und den Produktstandard sowie kundenspezifische Anpassungen verstehen. Eine frühzeitige Bereitstellung einer Test- oder Demoumgebung ist dabei äußerst wertvoll, um die Implementierung effizient voranzutreiben.

Bestandsaufnahme

Die Analyse der aktuellen Verträge und Vertragsstrukturen hat zum Ziel, Verträge sinnvoll in ein digitales System zu überführen und dabei relevante Vertragsinformationen zu definieren sowie Optimierungspotenziale in der Organisation zu identifizieren. Dabei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Welche Vertragstypen sind in Ihrer Organisation vertreten?
• Welche Informationen möchten Sie auf den ersten Blick sehen?
• Gibt es spezifische Anforderungen, die zu berücksichtigen sind?
• An welchen Stellen besteht Optimierungsbedarf?

Vertragsverwaltung

Mit einer Standardinstallation können Verträge anhand vordefinierter Eigenschaften erfasst werden, während in der Einführungsphase entsprechende Konfigurationen vorgenommen werden, einschließlich der Definition von Vertragstypen und -status. Dies ermöglicht die schnelle Nutzung von Anwendungsszenarien wie Vertragsverwaltung und -suche für alle Mitarbeiter, wobei individuelle Zugriffsrechte bei Bedarf im Einführungsprojekt implementiert werden können.

Fristenmanagement

Ein effektives Vertragsmanagement beinhaltet das Pflegen und Überwachen von Vertragslaufzeiten und Fristen, darunter Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen und andere Aufgaben. Dies ermöglicht frühzeitige Erinnerungen an Fristen, optionale Eskalationsbenachrichtigungen und automatische Fristenneuberechnungen, falls erforderlich, um eine rechtzeitige Kündigung oder Verlängerung sicherzustellen.

Change Management und Schulung der Mitarbeiter:innen 

Ebenso entscheidend für die reibungslose Transition ist ein erfolgreiches Change Management samt umfassender Schulung der Mitarbeiter:innen. Im Whitepaper „Projektguide Vertragsmanagement: Analyse, Einführung und Etablierung – In 3 Stufen zum Ziel“ bieten wir detaillierte Einblicke in die erfolgreiche Einführung eines digitalen Vertragsmanagements in Unternehmen. 

Im Whitepaper „Projektguide Vertragsmanagement: Analyse, Einführung und Etablierung – In 3 Stufen zum Ziel“ bieten wir detaillierte Einblicke in die erfolgreiche Einführung eines digitalen Vertragsmanagements in Unternehmen.

Weitere Effizienzbooster für Ihre Rechtsabteilung

Diese Software-Lösungen „d.velop contracts“, das digitale Vertragsmangement, haben Sie beretis kennengelernt. Es gibt aber noch weitere Software, die Ihrer Rechtsabteilung einen Effizienzbooster verschaffen kann.

Elektronische Signatur mit d.velop sign

Mit der elektronischen Signatur Software d.velop sign können Unternehmen digitale Unterschriften mühelos, sicher und ortsunabhängig in ihre Workflows integrieren und effizient verwalten. Die Vorteile im Überblick: 

• Schnellere Vertragsabschlüsse 
• Reduzierte Kosten (Papier, Porto, Lager) und Umweltfreundlichkeit 
• Digitale Unterschrift garantiert rechtliche Gültigkeit und Sicherheit 
• Bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz 

Einfache Prozessautomatisierung mit dem d.velop process studio

Das d.velop process studio ermöglicht es Ihrer Rechtsabteilung, ihre eigenen Abläufe zu modellieren und automatisieren. Die Abteilung entwirft den Prozess und gibt im d.velop process studio an, welche Informationen an welchen Stellen benötigt werden. Danach kümmert sich der IT-Administrator darum, die erforderlichen Informationen von Drittsystemen an den richtigen Stellen einzufügen.

Sichere digitale Zusammenarbeit mit d.velop trust spaces

d.velop trust spaces stellt eine sichere digitale Vernetzungslösung für Unternehmen dar. Durch einen einfachen Klick können Sie einen neuen, gemeinsamen Projektbereich erstellen und verschiedenen Organisationen einen geschützten Ort für die Verbindung und den sicheren Datenaustausch zur Verfügung stellen. Diese Plattform ermöglicht eine effiziente digitale Zusammenarbeit in einer vertrauenswürdigen Umgebung, insbesondere in Europa, in der Sie Dokumente bequem teilen und sicher austauschen können.

Digitales Vertragsmanagement steigert Wettbewerbsfähigkeit

Digitales Vertragsmanagement bewältigt eine Vielzahl von Herausforderungen, wie sie in den meisten Rechtsabteilungen von Unternehmen vorkommen: Die Automatisierung des gesamten Vertragslebenszyklus, die Reduzierung manueller Aufgaben, die Verbesserung der Transparenz und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sind Schlüsselfaktoren, die sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen auswirken.

Beschleunigte Verhandlungsprozesse, weniger Risiken und Kosten

Hinzu kommt, dass digitales Vertragsmanagement dazu beiträgt, Verhandlungsprozesse zu beschleunigen, Vertragsdurchsetzungen zu optimieren, rechtliche Risiken zu minimieren und Kosten zu senken. Diese Aspekte bieten Unternehmen im Wettbewerb mit der Konkurrenz ebenso Vorteile, die am Ende einen wirtschaftlichen Unterschied machen.

Häufige Fragen und Antworten zur digitalen Rechtsabteilung