Elektronische Signatur für Ihr Unternehmen

Elektronische Signatur – Einfach, schnell und rechtssicher

Geschäftsprozesse, die in der alten analogen Welt als „Zeitfresser“ galten, sind im digitalen Zeitalter durch die elektronische Signatur binnen Sekunden möglich. Hier erfahren Sie alles zum Thema elektronische Signatur auf einen Blick:

• Was genau ist eine elektronische Signatur überhaupt?
• Vor welchen Stolperfallen müssen sich Unternehmen in Acht nehmen?
• Welche Schritte sind für die Einführung einer rechtssicheren Signaturlösung nötig?

Die Unterschrift als unverzichtbares Werkzeug im Arbeitsalltag

Unterschriften spielen im Geschäftsalltag eine unverzichtbare Rolle: Sie sind rechtlich bindend und dienen als Nachweis, dass eine Person eine bestimmte Aktion ausgeführt oder eine Vereinbarung getroffen hat. Unterschriften bezeugen etwa die Akzeptanz von Vertragsbedingungen, besiegeln Genehmigungen für Bauprojekte oder weisen bei Finanztransaktionen eindeutig nach, wer einen bestimmten Geldbetrag ausgegeben oder empfangen hat. Im Streitfall ist die handschriftliche Signatur sogar beweiskräftig. Und wie sieht es mit der elektronischen Signatur aus? Auf dieser Seite erfahren Sie alles zu diesem Thema.

Die Post hinter sich lassen

Mitunter sind Signaturprozesse auch heute noch äußerst zeitintensiv. Gerade bei Vertragsabschlüssen, die einen internationalen Signaturumlauf mit mehreren beteiligten Parteien in unterschiedlichen Ländern erfordern, kann ein Vertragswerk schon mal mehrere Wochen unterwegs sein, bis alle Unterschriften unter dem Dokument versammelt sind. Zumindest dann, wenn die Unterschrift auf konventionelle Weise per Federhalter auf Papier erfolgt und das Vertragswerk per Post umherreist.

Von der Post zur Digitalisierung: Wie elektronische Signaturen den Arbeitsablauf beschleunigen

Die gute Nachricht: In Zeiten der Digitalisierung gibt es gute Alternativen zu den beschriebenen zeitfressenden Prozessen. Das gilt auch für die Unterschrift. Was in analogen Zeiten eine gefühlte Ewigkeit dauerte, hohe Portokosten verschlang und noch mehr Ressourcen verbrauchte, ist heutzutage durch die elektronische Signatur binnen Sekunden möglich. Einmal eingerichtet, können Sie in Sekundenschnelle Ihr ausgewähltes Dokument digital signieren. Dabei besitzt die E-Signatur dieselbe Beweiskraft wie das handschriftliche Autogramm und kann sogar jederzeit mobil genutzt werden.

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Definition: Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Markierung auf einem elektronischen Dokument. Von einer Person verwendet, gewährleistet diese Markierung die Authentizität, Integrität und Verbindlichkeit ihrer Identität. Sie ist also eindeutig identifizierbar. Diese Signaturen werden beispielsweise verwendet, um elektronische Transaktionen oder Kommunikation rechtlich verbindlich zu machen. Elektronische Signaturen können verschiedene Formen annehmen, etwa eine digitale Unterschrift, ein elektronisches Siegel oder eine biometrische Signatur. Mit ihnen können Dokumente online und ohne physische Unterschrift oder Stempelung unterschrieben werden, was zur Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen und zu Kostensenkungen führt.

• 27 A4 Seiten die ein:e Büroarbeiter:in durchschnittlich am Tag druckt.
• 9534 Euro die pro Unternehmen p.a. für Druckkosten ausgegeben werden.
• 20 Bäume die p.a. für Druckerpapier eines Unternehmens (30 Pers.) benötigt werden.

Einsatzgebiete elektronischer Signaturen

Unternehmen, die auf die digitale Signatur setzen, profitieren von einer umfangreichen Prozessdigitalisierung. Ob Vertragsunterzeichnungen, Genehmigungen oder andere Dokumente – die elektronische Signatur ermöglicht eine schnelle und sichere Unterschrift, ohne dafür physisch an einem bestimmten Ort anwesend sein zu müssen. Aber in welchen Bereichen setzen Unternehmen die eSignatur besonders häufig ein? Hier ein paar Beispiele:

1. Einkauf

Von Kaufverträgen über Retourenscheine bis hin zu Vereinbarungen können alle Einkaufsunterlagen dank elektronischer Signaturlösung ganz einfach digital unterzeichnet werden. Persönliche Treffen und zeitaufwändiges Versenden von papiergebundenen Verträgen entfallen. Dank der nahtlosen Integration in bestehende Einkaufssoftware, wie SAP, Microsoft SharePoint oder Salesforce, bieten Signatur-Lösungen höchste Transparenz und Effizienz für sämtliche Einkaufsprozesse. Das Vertragsmanagement im Einkauf wird durch die elektronische Signatur optimiert, da Kostenvoranschläge, Lieferantenanfragen, Rabattvereinbarungen und Kaufverträge schnell und einfach digital unterzeichnet werden können.

2. HR-Management

Die elektronische Signatur eröffnet vielfältige Möglichkeiten für das HR-Management. So ermöglicht sie unter anderem eine digitalisierte Personalplanung, wodurch HR-Dokumente schnell und medienbruchfrei bearbeitet werden können. Durch die elektronische Unterzeichnung von Fortbildungsanträgen lässt sich die Personalentwicklung darüber hinaus noch effizienter gestalten. Zudem ermöglicht eine elektronische Signaturlösung das papierlose und medienbruchfreie Versenden verschiedenster HR-Dokumente des Alltags, wie zum Beispiel Meldebescheinigungen, Lohnabrechnungen und Arbeitsverträge. Jetzt mehr erfahren zur elektronischen Signatur im HR-Management.

3. Rechtsabteilung

Von Verträgen über Bescheinigungen bis hin zum Jahresabschluss können verschiedenste Rechtsdokumente rechtskonform mit einer elektronischen Signatur unterschrieben werden. Egal, ob Arbeitsrecht, Baurecht, Erbrecht oder Wirtschaftsrecht – der Einsatz einer eSignatur ermöglicht einen medienbruchfreien Austausch von Rechtsdokumenten in allen Rechtsbereichen. Dabei bietet die Signaturlösung maßgeschneiderte Funktionen für Kanzleien jeder Größe und Art, von Großkanzleien bis hin zu mittelständischen Kanzleien und Kanzleiboutiquen sowie im öffentlichen Sektor und Unternehmen.

4. Vertrieb

Mit einer elektronischen Signatur können Angebote schnell erstellt und freigegeben werden, was zu einer verkürzten Reaktionszeit und Echtzeitvertragsabschlüssen führt. Durch die Kombination einer Signaturlösung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) haben Mitarbeitende jederzeit und überall Zugriff auf digitale Vertriebsdokumente. Die elektronische Signatur ist somit ein wesentlicher Bestandteil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie im Vertrieb.

Worin bestehen die größten Probleme bei analogen Unterschriften?

Zeit- und Kostenaufwand

Analoge Unterschriften erfordern physische Präsenz und können zeitaufwändig sein, insbesondere wenn die Parteien sich an verschiedenen Standorten befinden. Reisekosten und -zeit können anfallen.

Prozessverzögerungen

Die Notwendigkeit, Dokumente per Hand zu unterzeichnen, kann zu Verzögerungen führen. Dies kann Geschäftsprozesse verlangsamen und die Reaktionszeit beeinflussen.

Mangelnde Integrität

Analoge Unterschriften können anfällig für Fälschungen und Manipulationen sein. Es ist schwierig, die Echtheit und Integrität einer analogen Unterschrift zu überprüfen.

Physische Archivierung

Analoge Unterschriften erfordern physische Speicherung und können schwierig zu organisieren und wiederzufinden sein. Der Zugriff auf Unterlagen kann dadurch erschwert werden.

Welche elektronischen Signaturen gibt es?

Einfache elektronische Signatur (EES)

Eine einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur. Sie kann in Form einer gescannten Unterschrift, einer Eingabe des Namens oder als Signatur in einer E-Mail (E-Mail-Footer) erfolgen. Sie erfordert keinen Identitätsnachweis der unterzeichnenden Person und kann daher leicht gefälscht werden. Im rechtlichen Sinne bietet die EES daher lediglich ein geringes Maß an Sicherheit und Verbindlichkeit.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur verwendet zusätzliche Sicherheitsmerkmale, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und die Integrität des signierten Dokuments sicherzustellen. Sie kann beispielsweise auf kryptografischen Zertifikaten oder biometrischen Merkmalen basieren.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die fortschrittlichste Form der elektronischen Signatur und erfüllt bestimmte rechtliche Anforderungen gemäß spezifischen Gesetzen und Verordnungen. Sie basiert auf einer digitalen Signatur, die mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt wurde und eine hohe rechtliche Verbindlichkeit besitzt.

Qualifizierte elektronische Signatur: Was sind die Vorteile?

Insgesamt bietet die qualifizierte elektronische Signatur unter den drei Varianten das höchste Maß an rechtlicher Sicherheit und Verbindlichkeit, was besonders in geschäftlichen Transaktionen mit rechtlichen Konsequenzen von Vorteil ist. Darüber hinaus profitieren Nutzer und Nutzerinnen der QES von folgenden Vorteilen:

• Höhere rechtliche Verbindlichkeit: Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt strengere Anforderungen an die Identitätsprüfung und Sicherheit als die fortgeschrittene Signatur. Sie wird rechtlich als gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift anerkannt und bietet daher eine höhere Beweiskraft vor Gericht.
• Rechtliche Anerkennung in mehreren Ländern: Die QES wird grenzüberschreitend anerkannt und erfüllt die Anforderungen verschiedener nationaler Rechtsvorschriften. Dies ermöglicht eine rechtssichere Kommunikation und Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg.
• Schutz vor nachträglicher Veränderung: Die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet die Integrität des signierten Dokuments, da sie mit Verschlüsselungstechniken verknüpft ist. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument nach der Signatur nicht verändert wurde.
• Identitätsnachweis des Unterzeichners: Bei der QES wird die Identität des Unterzeichners durch ein Zertifikat eines vertrauenswürdigen Dritten überprüft. Dies bietet eine höhere Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit im Vergleich zur EES und FES.

Wie sind elektronische Signaturen gesetzlich geregelt?

Die elektronische Signatur wird in vielen Ländern durch gesetzliche Rahmenbedingungen geregelt, um ihre rechtliche Verbindlichkeit und den Schutz vor Fälschungen sicherzustellen. Im europäischen Kontext spielt hierbei die eIDAS-Verordnung eine zentrale Rolle.

Signaturgesetz (SigG)

Das Signaturgesetz (SigG) war ein rechtlicher Rahmen für elektronische Signaturen und diente als Vorläufer der eIDAS-Verordnung. Die ursprüngliche Fassung trat am 1. August 1997 in Kraft und wurde am 22. Mai 2001 neu gefasst. Das SigG definierte verschiedene Arten elektronischer Signaturen, darunter die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Es legte auch Anforderungen an Zertifizierungsdiensteanbieter fest, die Zertifikate und Zeitstempel ausstellten. Das SigG zielte darauf ab, die Rechtssicherheit im E-Commerce und E-Government zu gewährleisten. Mit der Einführung der eIDAS-Verordnung wurde das SigG weitgehend ersetzt und trat am 29. Juli 2017 außer Kraft.

eIDAS-Verordnung

Die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) wurde im Jahr 2014 eingeführt, um ein einheitliches Rechtskonzept für elektronische Signaturen in der gesamten Europäischen Union zu schaffen. Sie legt fest, dass elektronische Signaturen grundsätzlich dieselbe Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften haben können.

Welche Anforderungen die eIDAS-Verordnung enthält und welche Vorteile sie für Unternehmen mit sich bringt erfahren Sie im Beitrag zum Thema Was ist die eIDAS-Verordnung?.

Vertrauensdienstegesetz (VDG)

Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) ist ein deutsches Gesetz, das die eIDAS-Verordnung ergänzt. Es trat am 29. Juli 2017 in Kraft und löste das vorherige Signaturgesetz (SigG) ab. Das VDG legt die Mitwirkungspflichten für Anbieter von Vertrauensdiensten fest und regelt die nationale Aufsicht über diese Dienste. Es schafft die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Umsetzung der eIDAS-Verordnung in Deutschland und zielt darauf ab, die Vertrauenswürdigkeit und Rechtssicherheit elektronischer Transaktionen zu gewährleisten.

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Wie funktioniert eine elektronische Signatur?

Die Funktionsweise einer elektronischen Signatur darzustellen, ohne sich dabei ins Technisch-Abstrakte zu verlieren, ist keine leichte Aufgabe. Für ein grundlegendes Verständnis der Abläufe einer Signatur-Lösung reicht es, sich den vereinfachten Prozessablauf vor Augen zu halten. Kratzen wir daher lieber nur an der technischen Oberfläche und erfahren Sie, wie diese fortschrittliche Methode der Signaturerstellung es ermöglicht, die Sicherheit, Authentizität und Integrität zu gewährleisten, damit Sie Ihre gewünschten Dokumente elektronisch unterschreiben können.

Wie wird eine elektronische Signatur erstellt?

Der Erstellungsprozess einer elektronischen Signatur ist ein mehrstufiger Vorgang, der Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet. Zunächst unterzeichnet der Nutzer das Dokument mit seiner elektronischen Signatur. Anschließend wird ein verschlüsselter Hashwert des Dokuments generiert. Dieser Hashwert dient als eine Art digitaler Fingerabdruck des Dokuments. Der private Schlüssel des Nutzers wird verwendet, um den Hashwert zu verschlüsseln. Dann erfolgt die Überprüfung und Bestätigung des öffentlichen Schlüssels des Nutzers durch die Zertifizierungsstelle – einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter – mittels des Public Key-Verfahrens. Die Zertifizierungsstelle signiert das Dokument digital, was bedeutet, dass das Dokument mit der elektronischen Signatur versehen wird und somit die Authentizität und Integrität des Dokuments gewährleistet sind.

Wie wird die elektronische Signatur validiert?

Zur Validierung der elektronischen Signatur wird der verschlüsselte Hashwert des signierten Dokuments mit dem dazugehörigen öffentlichen Schlüssel entschlüsselt. Wenn dieser Vorgang erfolgreich ist, bedeutet dies, dass der private Schlüssel, der zum Verschlüsseln verwendet wurde, offensichtlich vom rechtmäßigen Inhaber genutzt wurde. Auch hier dient eine Zertifizierungsstelle als zentraler Vermittler, der die Echtheit des verwendeten öffentlichen Schlüssels bestätigt.

Anschließend wird der entschlüsselte Hashwert mit dem aktuellen Hashwert des Dokuments verglichen. Wenn beide Werte übereinstimmen, bedeutet dies, dass das Dokument seit der Erstellung der Signatur nicht verändert wurde und somit als gültig betrachtet werden kann. Die elektronische Signatur ist erfolgreich validiert und somit authentisch und rechtskräftig.

Wie kann ich eine elektronische Signatur erstellen?

Eine elektronische Signatur ermöglicht eine sichere und vertrauenswürdige digitale Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Um eine E-Signatur zu erstellen, ist es erforderlich, einen elektronischen Identitätsnachweis (eID) durchzuführen. Dies stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zu Vertrauensdiensten erhalten.

Es gibt verschiedene gängige Identifizierungsverfahren, mit denen Sie beispielsweise eine qualifizierte elektronische Signatur erstellen können. Hierzu zählt die Online-Identifizierung mit Video-Ident, die Nutzung der Online-Ausweisfunktion des neuen deutschen Personalausweises und die elektronische Vor-Ort-Identifizierung mit Point-of-Sale-Ident (PoS-Ident). Bei der Online-Identifizierung mit Video-Ident wird die Identität der Person per Videoübertragung überprüft. Die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises ermöglicht eine sichere elektronische Identifizierung über das Auslesen der Ausweisdaten. Die elektronische Personenidentifizierung vor Ort am Point-of-Sale erfolgt durch die persönliche Vorlage des Ausweisdokuments.

Voraussetzungen für den Einsatz elektronischer Signaturen

Die Einführung einer neuen Lösung im Unternehmen setzt grundsätzlich gewisse Anforderungen voraus – so auch bei der Implementierung einer Signatursoftware, um elektronisch signieren zu können. Hierbei sollten folgende Voraussetzungen berücksichtigt werden:

Die richtige IT-Infrastruktur

Eine stabile IT-Infrastruktur ist eine wesentliche Voraussetzung für die Einführung der elektronischen Signatur. Unternehmen müssen unter anderem über ausreichende Ressourcen, stabile Internetverbindungen und sichere Speicherkapazitäten verfügen. Mit einem Digitalisierungspartner wie d.velop entwickeln Sie gemeinsam in einer Digitalisierungsberatung Ihre optimale IT-Infrastruktur.

Zentrale Zertifikat- und Schlüsselverwaltung

Unternehmen sollten über geeignete Mechanismen zur Erzeugung, Speicherung und Verwaltung von Zertifikaten und privaten Schlüsseln verfügen. Ein digitales Dokumentenmanagement ermöglicht die zentrale Verwaltung und Speicherung von signierten Dokumenten sowie der zugehörigen Zertifikate und Schlüssel.

Nutzer-Akzeptanz erhöhen

Die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen ist entscheidend, da sie die elektronische Signatur aktiv nutzen und in ihre Arbeitsabläufe integrieren müssen. Es ist wichtig, die Mitarbeiter:innen frühzeitig einzubeziehen, Schulungen in Form von E-Learning anzubieten und die Vorteile transparent zu kommunizieren, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

Kompatibilität zu bestehenden Systemen schaffen

Die Kompatibilität des Systems spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Einführung der elektronischen Signatur im Unternehmen. Mithilfe von Schnittstellen für die digitale Unterschrift können Benutzer innerhalb ihrer vertrauten Systeme elektronisch signieren und eine maximale Benutzerfreundlichkeit auf ihrer eigenen Plattform gewährleisten. Durch die Integration der elektronischen Signatur in verschiedene Systeme wie Office 365, SAP oder Salesforce können medienbruchfreie Prozesse für alle Beteiligten geschaffen werden.

In 6 Schritten zur Einführung Ihrer elektronischen Signatur

1. Ziel, Problem und Nutzen definieren: Die erfolgreiche Einführung einer neuen Lösung hängt meist nicht nur von der Qualität des Systems, sondern insbesondere von Überzeugungskraft ab. Hierzu werden im ersten Schritt Ziel, Problem und Nutzen definiert. Darauf aufbauend gilt es folgende Fragen zu beantworten:
   – Wen benötige ich, um die Software erfolgreich einzuführen?
   – Welche Personen und Abteilungen sollten im Einführungsprozess eingebunden werden?
2. Bedarfsanalyse: Der nächste Schritt besteht darin, den konkreten Bedarf innerhalb der gesamten Organisation zu ermitteln. Hierzu werden prozessbezogene, technische und kaufmännische Bedürfnisse der jeweiligen Betroffenen den Anforderungen an den Anbieter gegenübergestellt.
3. Rechtliche Anforderungen klären: In diesem Schritt sollten verschiedene Anwendungsfälle sinnvoll gegliedert werden – und zwar nach ihren gesetzlichen Vorgaben. Für welche Dokumente gilt Formfreiheit und für welche liegt ein Schriftformerfordernis vor? Wann reicht die einfache elektronische Signatur und in welchen Fällen ist die fortgeschrittene oder sogar qualifizierte elektronische Signatur erforderlich?
4. Anbieterauswahl: Auf Basis der zuvor definierten Bedürfnisse und Anforderungen wird nun ein geeigneter eSignatur-Anbieter ausgewählt. In die Entscheidung sollten Aspekte wie Preismodell, verfügbare Funktionen oder auch der die Qualität des Supports einfließen.
5. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Gemeinsam mit dem ausgewählten Anbieter sollten nun konkrete Einsparpotenziale identifiziert werden. Hierzu werden im Idealfall verschiedene Szenarien durchgerechnet, um so den jeweiligen Return on Investment (ROI) zu ermitteln.
6. Start in die Nutzung: Zum Start der Nutzungsphase sollten zunächst grundlegende Aufgaben oder Funktionen festgelegt werden. Da Menschen unterschiedlich lernen, indem sie entweder praktisch tätig sind oder sich Vorträge anhören, sollten Ressourcen für beide Lernansätze bereitgestellt werden, anstatt eine bestimmte Schulungsmethode vorzuschreiben. So können Mitarbeitende selbstständig erkennen, wie nützlich die elektronische Signatur für ihren Arbeitsalltag ist. Eine detaillierte Anleitung zur finalen Umsetzung finden Sie im Beitrag Elektronische Signatur im Unternehmen: in 5 Schritten von der Idee zur Umsetzung.

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„Transparenz, Schnelligkeit, Effizienz, das sind die großen Vorteile von d.velop sign. Und ich muss nicht mehr so oft zum Kopierer laufen.“  

Projektmanagement

Alle Verträge des Unternehmens sollen zentral verwaltet, mit einer proaktiven Laufzeiten- und Fristenüberwachung versehen und digital signiert werden. Bei der Kostenfreigabe sollten die Beantragung, Prüfung und Freigabe von Investitionsvorhaben bis zur Freigabe innerhalb einer Abteilung geregelt werden.

„Überzeugt hat uns an d.velop die Vielseitigkeit und dass nicht nur singuläre Lösungen angeboten werden.“  

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Jedes Jahr säubern die Reinigungsfachkräfte der Rudolf Weber GmbH & Co. KG mehr als 2,25 Millionen Fenster und 73.000 Hektar Reinigungsfläche. Das sind beeindruckende Zahlen, hinter denen jede Menge Personal steckt.

Die Bearbeitungszeit eines Arbeitsvertrags in den nahen und entfernten Niederlassungen haben wir im Durchschnitt um 250 Prozent beschleunigt. Das hat uns gezeigt: Es ist der richtige Weg.“

Qualitätsmanagement

Nicht zuletzt im Qualitätsmanagement lassen Unternehmen wie Teekanne zum Beispiel Audit-Protokolle nachvollziehbar manuell gegenzeichnen, auf Papier oder auch mit Behelfsmitteln wie E-Mail-Verteilung plus manuelle Nachverfolgung. Um all diese Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten und die Digitalisierung des Unternehmens voranzutreiben, musste eine digitale Unterschrift her.

„Neben dem Tool selbst war es zunächst einmal wichtig, auch einen verlässlichen Tool-Anbieter zu finden, der ohne Fachlatein auf Augenhöhe kommunizieren kann. Und den haben wir mit d.velop zweifelsohne gefunden.“

Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Signatur