Digitale Finanzbuchhaltung

Digitale Finanzbuchhaltung von A bis Z

Erfahren Sie, wie die digitale Finanzbuchhaltung aussieht und welche Software Kernproblemen in der Buchhaltung löst.

• Automatisierung: Effiziente und sichere Buchhaltungsprozesse durch Automatisierung
• Integration: Nahtlose Integration in Ihre Bestandssysteme
• Compliance: Umfassende Einhaltung von Compliance Anforderungen

Buchhaltung stellt rechtssicheres Wirtschaften sicher

Die Welt der Buchhaltung ist geprägt von einer Fülle an Zahlen, Formeln und Regeln, die für Unternehmen und Organisationen unverzichtbar sind. Die Buchhaltung ist ein zentraler Baustein jedes erfolgreichen Unternehmens. Warum? Weil sie dafür sorgt, dass ein Unternehmen rechtssicher wirtschaftet und gesetzliche Vorschriften einhält. Vielmehr aber legt sie die Basis für weiteres Wachstum und neue Investitionen, indem sie dem Management Zahlen liefert, die eine fundierte Entscheidungsgrundlage für strategisches Handeln bieten.

Finanzbuchhalter machen Unternehmenswachstum möglich

Die Finanzbuchhaltung (auch Finanzbuchführung oder kurz: Fibu) als Teilbereich der Buchhaltung spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie erfasst und verarbeitet sämtliche Geschäftsvorfälle, einschließlich der Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Finanzbuchhalter sind in der Lage, die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens zu überwachen und die finanzielle Situation mittels Bilanzen darzustellen. Mit den richtigen Werkzeugen ist die Finanzbuchhaltung eine Quelle der Stärkung und des Wachstums.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung stellen Liquidität sicher

Wichtige Säulen innerhalb der Finanzbuchhaltung stellen die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung dar. Während sich die Kreditorenbuchhaltung mit der Verwaltung von Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern befasst, beschäftigt die Debitorenbuchhaltung die Verwaltung von Forderungen gegenüber Kunden. Beide Aspekte dienen der Überwachung des Zahlungsverkehrs und der Liquiditätssicherung des Unternehmens.

Veraltete Technologien erschweren effiziente Arbeit der Buchhaltung

Trotz ihrer immensen Wichtigkeit haben die Buchhaltung und Finanzbuchhaltung in vielen Unternehmen und Organisationen große Probleme, ihre Arbeiten zeitgemäß zu erledigen. Insbesondere im nicht digitalisierten Umfeld fressen zeitraubende Tätigkeiten wertvolle personelle und finanzielle Ressourcen. So behindern veraltete Technologien eine reibungslose Zusammenarbeit und erschweren das Zusammenführen von Daten für die Finanzberichterstattung. Häufig gehen auch unvollständige Aufzeichnungen mit mangelnder Digitalisierung einher. Das ist gerade dann der Fall, wenn Dokumente in physischen Ordnern aufbewahrt werden. Im Extremfall begünstigen fehlende Kontrollmechanismen sogar Betrug und Korruption.

Transparenz und Effizienz durch digitale Technologien

Die betroffenen Unternehmen könnten diesen Hemmnissen mit dem Einsatz digitaler Technologien begegnen: Eine IT-Infrastruktur mit passender Buchhaltungssoftware wäre die Lösung. Nur: Unternehmen, die ihre Buchführung online umsetzen möchten, müssen eine interne digitale Transformation anstoßen und eine digitale Denkweise etablieren. Weg von analogen Workflows, hin zu smarten Prozessen. Dabei hilft die Unterstützung durch einen erfahrenen Digitalisierer, der mit seiner Expertise aus vielen Projekten wertvolle Ratschläge für die Prozessdigitalisierung gibt und bei der Umsetzung unterstützt. Am wichtigsten ist die Erkenntnis, dass ein Problem besteht. Nur so kann es beseitigt werden.

• 15 % Mehrkosten entstehen durchschnittlich in Unternehmen aufgrund von aus Maverick Buying.
• 75 € sind die durchschnittlichen Prozesskosten pro Bestellvorgang.
• 87 % der Einkaufsleitenden sind der Meinung, dass die Digitalisierung den Einkauf verbessern wird.

Definition: Was ist Buchhaltung

Der Begriff Buchhaltung beschreibt den Prozess der Aufzeichnung und Überwachung aller in einem Unternehmen angefallenen Geschäftsvorfälle. Sie ist eine der wichtigsten Funktionen im Geschäftsbetrieb und stellt sicher, dass alle finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens korrekt dokumentiert und verfolgt werden.

Definition: Was ist Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung bietet einen umfassenden Überblick über die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens und ermöglicht es den Entscheidungsträgern, auf einer fundierten Datenbasis Strategien zu entwerfen und Entscheidungen zu treffen.

Digitale Buchhaltung mit zentralem Datenzugriff

Eine professionelle digitale Buchhaltung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Geschäftsbetrieb und trägt dazu bei, die finanzielle Stabilität und das Wachstum eines Unternehmens zu fördern. Die Basis dafür bildet eine IT, deren Softwares miteinander kompatibel sind und einen zentralen, medienbruchfreien Austausch von Daten und Dateien ermöglichen.

Dokumentenmanagement-System (DMS) als zentrales Archiv

Die Lösung ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS) als zentrales Dokumentenarchiv, in das sich sämtliche Fachsoftware wie DATEV, Lexware, Sage 50, SAP Business One oder Microsoft Dynamics Business Central integrieren lassen. Das ermöglicht einen unmittelbaren Zugriff durch alle Mitarbeitenden auf die Datenbank und eine zentrale Auswertung der Daten durch die Finanzbuchhaltung. Eine digitale Dokumentenarchivierung stellt zudem die Revisionssicherheit sicher, wie sie bei der Speicherung digitaler steuerrelevanter Dokumente vom Gesetzgeber gefordert wird.

Welche Gesetze haben Einfluss auf die Buchhaltung?

Die Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des betriebswirtschaftlichen Handelns in Unternehmen. Damit alle Finanztransaktionen korrekt erfasst werden und die Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, gibt es eine ganze Reihe an Gesetzen und Vorschriften. Ihre Einhaltung gewährleistet eine fehlerfreie und ordnungsgemäße Buchführung und vermeidet mögliche rechtliche Konsequenzen. Zu diesen Regelungen zählen:

• GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung): Die GoB dienen der ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Unternehmen.
• Handelsgesetzbuch (HGB): Das HGB ist das wichtigste Gesetz für die Buchführung und regelt unter anderem die Aufbewahrungspflichten, die Buchführungspflichten und die Bilanzierung. Es fordert von Unternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung.
• Abgabenordnung (AO): Die AO enthält die Vorschriften zur steuerlichen Buchführung und Aufzeichnungspflichten. Sie verlangt von Unternehmen eine korrekte Steuererklärung und Dokumentation.
• Umsatzsteuergesetz (UStG): Das UStG regelt die Buchführungspflichten im Bereich der Umsatzsteuer und erfordert eine korrekte Aufzeichnung von Umsätzen und Vorsteuerbeträgen.
• Bilanzierungsgesetz (BilG): Das BilG stellt das Regelwerk für die Erstellung von Jahresabschlüssen dar. Dazu gehört, dass Unternehmen eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellen müssen.
• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Sie garantiert den Schutz personenbezogener Daten und zwingt Unternehmen zu einer sicheren Aufbewahrung und Verarbeitung von Daten. Dazu zählen Kundendaten genauso wie Angaben über das Gehalt der Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung.
• Einkommensteuergesetz (EStG): Das EstG regelt die Einkommensteuerpflicht und erfordert eine korrekte Aufzeichnung von Einkommen und Ausgaben. Es enthält Regelungen zur Gewinnermittlung für Einzelunternehmer und Personengesellschaften.
• Bilanzbuchhaltungsgesetz (BilanzBuG): Das BilanzBuG regelt die Voraussetzungen zur Ausübung des Berufs des Bilanzbuchhalters.
• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): Die GoBD ist keine Gesetzesgrundlage, sondern eine Verwaltungsvorschrift, die die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Buchführung regelt.

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Welche Aufbewahrungsfristen gelten in der Buchhaltung?

In der Buchhaltung spielen Aufbewahrungsfristen eine wichtige Rolle. Sie regeln, wie lange bestimmte Unterlagen und Dokumente aufbewahrt werden müssen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und im Falle von Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten als Nachweis zu dienen. Einen Überblick über die gängigen Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung bietet diese Übersicht:

• Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre
• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse: 10 Jahre
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Belege für Sozialversicherungsbeiträge: 6 Jahre
• Steuererklärungen: 10 Jahre
• Verträge: 6 bis 10 Jahre
• Kassenbücher und Belege: 10 Jahre
• Rechnungen für Warenlieferungen oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken: 10 Jahre
• Belege für Anlagevermögen: 10 Jahre
• Aufzeichnungen über die Umsatzsteuer: 10 Jahre

Was sind die hauptsächlichen Aufgaben der Buchhaltung?

Die Buchhaltung, insbesondere die Finanzbuchhaltung, sorgt für Klarheit und Transparenz in allen finanziellen Angelegenheiten. Ihre Hauptaufgaben sind vielfältig und umfassen weit mehr als nur das Führen von Kassenbüchern oder das Erstellen von Jahresabschlüssen. Es lohnt sich ein detaillierter Blick auf die verschiedenen Facetten der Buchhaltung und der Finanzbuchhaltung, die gemeinsam eine große Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens haben.

• Erfassung und Buchung aller Geschäftsvorfälle im Unternehmen
• Erstellung von Buchhaltungsbelegen wie Rechnungen und Zahlungsbelegen
• Führung von Konten und Buchhaltungslisten
• Erstellung von Monatsabschlüssen und Jahresabschlüssen
• Überwachung des Zahlungsverkehrs und der Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens
• Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen und anderen Steuererklärungen
• Auswertung der Buchhaltungsdaten und Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen wie Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen
• Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern
• Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Aufbewahrungspflichten
• Durchführung von Zahlungsläufen und Mahnwesen

Welche Buchhaltungsmethoden gibt es?

Buchhaltungsmethoden beziehen sich auf die Techniken und Verfahren, die Unternehmen verwenden, um ihre finanziellen Transaktionen aufzuzeichnen, zu klassifizieren und zu analysieren. Die Auswahl der Buchhaltungsmethode hängt von Faktoren wie der Größe des Unternehmens, der Branche und den rechtlichen Anforderungen ab. Eine effektive Buchhaltungsmethode ist entscheidend für die genaue Darstellung der finanziellen Leistung eines Unternehmens. Diese Methoden gibt es:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

  

  Die EÜR ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung für Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen, die keine doppelte Buchführung benötigen, um ihren Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Einnahmen und Ausgaben in Unternehmen, die keine bilanzierungspflichtigen Geschäfte tätigen, werden so in einem bestimmten Zeitraum gegenübergestellt.

• Doppelte Buchführung

  

  Die doppelte Buchführung ist für größere Unternehmen und Kapitalgesellschaften vorgeschrieben. Sie ist ein Buchhaltungssystem, bei dem jede Geschäftsaktion in zwei Konten aufgezeichnet wird: einem Debitkonto und einem Kreditkonto. Die doppelte Buchführung eignet sich grundsätzlich für Unternehmen jeder Größe, die einen genauen Überblick über ihre Finanzen benötigen und gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen. Sie ist aufwendiger als die EÜR, bietet aber eine detailliertere Übersicht über die Finanzen.

• Einfache Buchführung

  

  Die einfache Buchführung ähnelt der doppelten Buchführung, ist jedoch weniger komplex, da alle Geschäftstransaktionen in nur einem Buch erfasst und verwaltet werden. Oft nutzen kleine Unternehmen mit begrenzten Geschäftsvolumina die einfache Buchführung. Hierbei werden die Geschäftsvorfälle in einem Buchhaltungssystem erfasst und in einem Kassenbuch oder Journal verbucht.

• Ist- oder Soll-Versteuerung

  

  Die Ist- oder Soll-Versteuerung findet Anwendung bei der Umsatzsteuer. Sie legt fest, wann diese gezahlt werden muss. Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann fällig, wenn die Rechnung bezahlt wurde. Bei der Soll-Versteuerung ist die Umsatzsteuer bereits bei Ausstellung der Rechnung zu zahlen. Die Ist-Versteuerung eignet sich besonders für Unternehmen, die eine längere Zahlungsfrist bei ihren Kunden haben.

• Anlagebuchhaltung

  

  Die Anlagebuchhaltung dient der Erfassung und Verwaltung von Anlagevermögen wie Maschinen, Gebäuden und Fahrzeugen. Hierbei werden alle Anschaffungen, Abschreibungen und Verkäufe von Anlagevermögen erfasst und in einem separaten Anlagenbuch verbucht. Sie eignet sich insbesondere für Unternehmen, die große Anlagevermögen besitzen und eine genaue Übersicht über deren Wertentwicklung und Nutzung benötigen.

Welche Buchhaltungssysteme gibt es?

Buchhaltungssysteme sind das Herzstück der Finanzabteilung jedes Unternehmens. Sie ermöglichen eine präzise Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, damit die Geschäftsführung auf der gewonnenen Datenbasis fundierte strategische Entscheidungen treffen kann. In diesem Zusammenhang gibt es mehrere Arten von Buchhaltungssystemen, die individuelle Stärken und Schwächen haben.

Manuelle Buchhaltung

Die manuelle Buchhaltung ist das älteste Buchhaltungssystem. Es wird noch immer von kleineren Unternehmen und Solo-Selbstständigen genutzt. Bei der manuellen Buchhaltung werden alle Transaktionen in Büchern und Tabellenblättern auf Papier aufgezeichnet und in Aktenordnern archiviert. Die manuelle Buchführung ist unflexibel, weil Dokumente nur auf Papier verfügbar sind und nur umständlich in digitale Workflows integriert werden können. Medienbrüche sind vorprogrammiert. Hinzu kommen je nach Umfang hohe Lagerkosten und lange Bearbeitungszeiten, unvollständige Akten und ein hoher Ressourcenverbrauch.

Excel-basierte Buchhaltung

Viele kleinere Unternehmen nutzen Excel-Tabellen, um ihre Finanzen zu verwalten. Excel bietet eine einfache Möglichkeit, Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen und automatisch Berechnungen durchzuführen. Allerdings ist die Buchhaltung in Excel sehr fehleranfällig bei manueller Dateneingabe. Und es verhindert die Automatisierung von Workflows. Ebenso ist die Sicherheit der Daten nicht gewährleistet. Die Zusammenarbeit mit mehreren Personen an einem Excel-Dokument ist schwierig und es kann zu Compliance-Problemen kommen. Das ist dann der Fall, wenn Datensicherheit und Datenschutz mangelhaft und Änderungen nicht nachvollziehbar sind.

Buchhaltungssoftware

Die heutzutage am häufigsten genutzte Methode zur Buchführung ist der Einsatz spezieller Buchhaltungssoftware. Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Anbieter, die Buchhaltungsprogramme zur lokalen Installation und Verwendung anbieten. Diese erleichtern es Unternehmen, Finanzberichte zu erstellen, Rechnungen zu erstellen und Zahlungen zu verwalten. Der Zugriff auf die Daten ist allerdings begrenzt, die Zusammenarbeit eingeschränkt, die Datensicherung durch Backups schwierig und die Skalierbarkeit kaum gegeben. Eine deutlich bessere und zeitgemäßere Variante ist die cloudbasierte Buchhaltungssoftware.

Cloudbasierte Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware, die auf Cloud-Systemen basiert, ermöglicht es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Unternehmen, überall und zu jeder Zeit auf ihre Finanzdaten zuzugreifen. Damit sind cloudbasierte Systeme die flexibelsten Buchhaltungssysteme, weil sie das Bedürfnis ihrer Nutzer:innen bedienen, auch mobil (zusammen-)arbeiten zu können. Hinzu kommt, dass Buchhaltungssoftware in der Cloud keine On-premises-Installation von Hard- und Software erfordert, grenzenlos skalierbar ist, eine weltweite Collaboration ermöglicht und Automatisierungen von Prozessen Tür und Tor öffnet. Zudem ist eine höhere Datensicherheit gegeben als bei herkömmlicher Buchhaltungssoftware, da die Daten in sicheren Rechenzentren gespeichert werden.

ERP-Systeme

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind umfassende Systeme, die viele Geschäftsprozesse wie die Buchhaltung, Bestandsverwaltung, Produktion und Personalverwaltung integrieren. Diese Systeme sind für größere Unternehmen geeignet, die viele verschiedene Geschäftsprozesse verwalten müssen. Eine Buchhaltungssoftware innerhalb des ERP-Systems automatisiert viele Buchhaltungsaufgaben wie die Erfassung von Eingangsrechnungen und Banktransaktionen, aber auch die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie das Erstellen von Finanzberichten. Dies spart Zeit und reduziert darüber hinaus die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

Auswahl des richtigen Buchhaltungssystems

Die Wahl des richtigen Buchhaltungssystems ist bedeutsam für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Es gibt eine Vielzahl von Buchhaltungssystemen auf dem Markt, von einfachen Tabellenkalkulationsprogrammen bis hin zu komplexen Buchhaltungssoftware-Paketen. Die Auswahl erfordert sorgfältige Überlegungen und eine gründliche Kenntnis der Bedürfnisse des Unternehmens. Dabei ist vorwegzusagen: Analoge Systeme, also solche, die auf Papier basieren, werden keinem Unternehmen den gewünschten Erfolg bringen. Sie kosten zu viel Zeit, Platz und Ressourcen, sind unflexibel und werden den Anforderungen vieler Kunden an einen Datenaustausch nicht mehr gerecht.

Buchhaltungssoftware in der Cloud?

Der erste Schritt bei der Suche nach einem Anbieter für ein digitales Buchhaltungssystem besteht darin, die Anforderungen des Unternehmens zu analysieren und diese detailliert zu notieren. Das kann zum Beispiel die Automatisierung wiederkehrender Prozesse wie die Erstellung von Rechnungen, die Buchung von Eingangsrechnungen und die Zahlung von Rechnungen sein. Der entstandene Anforderungskatalog hilft beim Vergleich verschiedener Anbieter und ist schnell zur Hand. Bevor das allerdings geschieht, ist es notwendig, dass sich die Verantwortlichen in Unternehmen mit verschiedenen Arten von Buchhaltungssystemen, etwa cloudbasierten oder hybriden Systemen, vertraut zu machen. Nur so können sie das zukünftige Potenzial der einzelnen Lösungen einschätzen. Und: Nicht zuletzt ist es wichtig, ein Budget festzulegen.

Ein erfahrener Digitalisierer als Partner hilft bei der Umsetzung

Nach ausgiebiger Recherche auch in Internet-Nutzerrezensionen erfolgt die Auswahl eines Systems, das den individuellen Anforderungen entspricht und ins Budget passt. Ein erfahrener Digitalisierer wie d.velop als Partner hilft dabei, die richtigen Tools zu finden und die geplanten Workflows digital umzusetzen. Eine ausgiebige Testphase vor dem endgültigen Kauf ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Produkt auch benutzerfreundlich ist und die Anforderungen tatsächlich vollumfänglich erfüllt. Dazu gehört auch, dass das Buchhaltungssystem mit anderen eingesetzten Systemen kompatibel ist. Und es sollte leicht anpassbar sein und mit dem Unternehmen wachsen können, also skalierbar sein.

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Was sind die Kernprobleme in der Finanzbuchhaltung?

In der Finanzbuchhaltung gibt es eine Vielzahl an Herausforderungen, die trotz akribischer Arbeit mit gut ausgebildetem Personal verbreitet sind. Ihre Beseitigung ist für Unternehmen jeder Größe relevant, denn eine korrekte Finanzbuchhaltung bildet die finanzielle Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit. Hier sind einige der Fehler, die wohl so ziemlich jedes Unternehmen gern ausbügeln würde:

• Fehlerhafte Dateneingabe: Fehler bei der manuellen Eingabe von Daten können zu falschen Buchungen, Ungenauigkeiten im Kontenplan und somit zu einer falschen Darstellung der Finanzlage des Unternehmens führen.
• Nichteinhalten von Rechnungslegungsstandards: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Finanzbuchhaltung den geltenden Rechnungslegungsstandards entspricht. Nur so gewährleisten sie, dass ihre Finanzberichte korrekt sind und Stakeholder sie verstehen. Falsche oder irreführende Finanzinformationen beeinträchtigen das Vertrauen von Investoren und anderen Interessengruppen und können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
• Mangelnde Dokumentation: Mögliche Konsequenzen unzureichender oder unvollständiger Aufzeichnungen sind, dass Unternehmen etwa keine genauen Finanzberichte erstellen können oder Schwierigkeiten bei der Überprüfung ihrer Finanzen haben. Dies zieht mitunter falsche Entscheidungen nach sich oder führt zu Problemen bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie dem Erstellen der Steuererklärung.
• Probleme bei der Erfassung von Ausgaben: Unternehmen müssen sämtliche Ausgaben ordnungsgemäß erfassen, damit sie eine genaue Vorstellung von ihren Finanzen haben und die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen korrekt möglich ist.
• Inkonsistente Buchhaltungsmethoden: Inkonsistente Buchhaltungsmethoden können zu ungleichmäßigen Finanzberichten führen und es schwierig machen, die Finanzleistung eines Unternehmens im Laufe der Zeit zu verfolgen.
• Betrug und Missbrauch: Betrug und Missbrauch in der Finanzbuchhaltung treten auf, wenn Mitarbeiter:innen oder andere Personen das System ausnutzen, um Geld zu stehlen oder zu unterschlagen. Derlei Taten haben bei Bekanntwerden mitunter eine Verschlechterung des Unternehmensrufs zur Folge und können existenzbedrohend sein.
• Technologische Herausforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Prozesse, also die Finanzbuchhaltungssysteme, technisch auf dem neuesten Stand sind, um die Genauigkeit und Effizienz ihrer Finanzberichterstattung zu gewährleisten. 

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Welche Vorteile bringt die digitale Finanzbuchhaltung?

Taschenrechner, Papierberge und endlose Zahlenkolonnen? Das war einmal. In der digitalen Finanzbuchhaltung ist benutzerfreundliche Software an ihre Stelle getreten, und die macht das Leben als Buchhalter:in zu einem besseren. Aber warum genau ist die digitale Finanzbuchhaltung eigentlich so großartig? Hier sind einige ziemlich gute Argumente für eine Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung:

Zeitersparnis für mehr strategische Aufgaben

Durch die Automatisierung von Prozessen wie die Dateneingabe und -verarbeitung kann die Zeit, die für die manuelle Buchführung benötigt wird, erheblich reduziert werden. Dies trägt dazu bei, dass Buchhalter:innen und Finanzteams sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und das Wachstum des Unternehmens fördern können.

Einfachere Zusammenarbeit und mehr Effizienz

Mithilfe einer digitalen Finanzbuchhaltung sind Buchhalter:innen und Finanzteams in der Lage, jederzeit und von überall auf zentral im DMS abgelegte Finanzdaten zuzugreifen und so zusammen an denselben Dokumenten zu arbeiten. Das führt zu einer Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams steigert die Effizienz.

Bessere Datenqualität durch Verringerung der Fehleranzahl

Durch den Einsatz von automatisierten Prozessen und Systemen verbessert eine digitale Finanzbuchhaltung die Genauigkeit und Konsistenz von Finanzdaten. Fehlerhafte Dateneingaben oder menschliche Fehler können minimiert werden, was zu einer höheren Qualität der Daten führt.

Kosteneinsparungen durch weniger papierbasierte Prozesse

Die Implementierung einer digitalen Finanzbuchhaltung hilft dabei, Kosten zu sparen, indem sie manuelle Prozesse und papierbasierte Aufgaben reduziert oder beseitigt. Dies kann auch dazu beitragen, dass Buchhalter:innen und Finanzteams effizienter arbeiten und mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen.

Skalierbarkeit der Software in der Cloud

Die digitale Buchhaltung in der Cloud kann dazu beitragen, die Expansion eines Unternehmens zu unterstützen, da sie skalierbar ist und sich dem Wachstum anpassen kann. Das verhindert den kostspieligen Austausch von Hardware On-premises und die Pflege von IT und Software in Eigenregie.

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So digitalisieren Sie Ihre Finanzbuchhaltung in 9 Schritten

Die Digitalisierung hat in der Vergangenheit viele Arbeitsbereiche grundlegend verändert. Auch in der Finanzbuchhaltung ist sie angekommen. Sie bietet zahlreiche Vorteile, weil sie Personal entlastet und viele Tätigkeiten fehlerlos ausführt. Ein Mensch könnte das nie leisten. Trotzdem sind sich viele Unternehmen sind noch immer unsicher, ob und wie sie die Digitalisierung angehen sollen und welche Schritte notwendig sind, um den Übergang erfolgreich zu gestalten. In diesem Kapitel erfahren Sie, was zu tun ist, um die Finanzbuchhaltung erfolgreich zu digitalisieren:

1. Evaluieren Sie Ihre aktuellen Finanzbuchhaltungssysteme und -prozesse, um festzustellen, in welchen Bereichen eine Prozessdigitalisierung sinnvoll ist. Eine digitale Rechnungsverarbeitung beispielsweise spart durch Automatisierung viel Zeit, entlastet die Buchhaltung und sorgt dafür, dass Sie Ihre Belege digital archivieren können.
2. Identifizieren Sie für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse, die benötigte Software, die Ihren Bedürfnissen entspricht, und entscheiden Sie sich für eine geeignete Lösung.
3. Legen Sie eine einheitliche Struktur für die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten fest und implementieren Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um den Zugang zu sensiblen Informationen zu kontrollieren. 
4. Übertragen Sie alle relevanten Daten von den alten Systemen in das neue System (zum Beispiel durch ersetzendes Scannen). Eine sorgfältige Überprüfung und Validierung der Daten ist empfehlenswert.  
5. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen über die erforderlichen Kenntnisse verfügen, um die neue Software zu nutzen. Schulungen können hierfür nötig sein. 
6. Überdenken Sie Ihr gesamtes Workflow Management und Business Process Management (Prozessmanagement) und automatisieren Sie so viele Prozesse wie möglich. Dies kann die Effizienz verbessern und Fehler reduzieren. Ein Beispiel ist die automatische Kontierung, die keinerlei Personal mehr erfordert. 
7. Verfolgen Sie regelmäßig die Performance Ihres digitalen Systems und identifizieren Sie mögliche Engpässe oder Verbesserungen, um Ihr System kontinuierlich zu optimieren. 
8. Beachten Sie alle rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der digitalen Archivierung von Geschäftsunterlagen. 
9. Sorgen Sie dafür, dass alle Ihre Systeme miteinander kompatibel sind, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten. Gegebenenfalls wird Ihnen ein erfahrener Hersteller Ihrer (Finanz-) Buchhaltungssoftware Schnittstellen zu IT-Systemen wie Sage, Lexware, Datev, Abacus oder SAP zur Verfügung stellen. 

Und zum Schluss: Überwachen Sie Ihre Buchhaltungsprozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass Ihr digitales System ordnungsgemäß funktioniert und Ihre Geschäftsprozesse unterstützt.

d.velop Produkte für die Finanzbuchhaltung im Überblick

d.velop documents für schnellen Zugriff auf alle Dokumente

d.velop documents ist die optimale Lösung für das sichere gemeinsame Arbeiten durch einen zentralen und schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente in einem System. Mit d.velop documents können Sie alle Dokumente digital aufbewahren, die für die (Finanz-) Buchhaltung relevant sind, wie beispielsweise Rechnungen, Belege und Verträge. So sind alle wichtigen Dokumente immer griffbereit und können jederzeit schnell und einfach abgerufen werden.

Eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten

Mit d.velop invoices beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Verarbeitung Ihrer eingehenden Rechnungen. So gelingt die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung im Hand um Drehen. Die Software erkennt alle relevanten Daten auf einer Rechnung automatisch und übernimmt sie in das Finanzsystem. Das Resultat: Zeit gespart, Fehlerquellen reduziert, Transparenz erhöht.

d.velop process studio automatisiert Routineaufgaben

Mit d.velop process studio lässt sich der Prozess der Buchhaltung automatisieren und optimieren. So können Sie beispielsweise Workflows einrichten, um Genehmigungsprozesse zu automatisieren und Buchhaltungsprozesse zu beschleunigen. Ein Beispiel: Die Einhaltung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen gehört zu den wiederkehrenden Routineaufgaben, die immer von denselben Mitarbeitern:innen ausgeführt werden. Mit dem process studio entlasten Sie Mitarbeitende von zeitfressenden Routineaufgaben und beschleunigen den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen.

d.velop sign ermöglicht rechtssicheres digitales Signieren

Zeit sparen, Prozesskosten senken, Freiheiten schaffen: Das sind die Kern-Vorteile von d.velop sign. d.velop sign ist eine digitale Unterschrift, die Menschen aus allen Bereichen dabei hilft, Unterschriftenprozesse vollständig zu digitalisieren. Mit d.velop sign kann etwa Ihre Finanzbuchhaltung verschiedene Arten von Dokumenten elektronisch und rechtssicher unterschreiben, zum Beispiel Geschäftsberichte, Steuererklärungen, Rechnungen, Verträge und Gehaltsabrechnungen – und das dank der Cloud völlig ortsunabhängig.

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Fazit: Die digitale Finanzbuchhaltung vermeidet Fehler

Unternehmen, die auf digitale Lösungen in der Finanzbuchhaltung setzen, können von einer verbesserten Datengenauigkeit, einer höheren Transparenz und optimierten Arbeitsweise profitieren. Durch den Einsatz von digitalen Tools und automatisierten Prozessen werden Arbeitsabläufe beschleunigt und Kosten gesenkt. Zugleich sinkt die Fehlerquote, weil fehleranfällige manuelle Dateneingaben der Vergangenheit angehören. Zudem ist es möglich, mit digitalen Tools Finanzdaten schneller und effektiver zu analysieren. Das führt am Ende zu einem besseren Verständnis der Unternehmenslage und ermöglicht eine fundiertere strategische Entscheidungsfindung.

BUCHHALTUNG DIGITALISIERUNG im blog

Mehr über die digitale Finanzabteilung erfahren

Im d.velop blog finden Sie regelmäßig Hintergründe, Impulse und Expertenbeiträge rund um die digitale Finanzabteilung, rechtliche Aspekte, aktuelle Marktentwicklungen und vieles mehr.

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