Collaboration

Die Macht der Zusammenarbeit

In der heutigen Arbeitswelt ist Collaboration mehr denn je von großer Bedeutung für den Erfolg von Projekten und Unternehmen. Hier sind wichtige Fakten und Vorteile, die Collaboration mit sich bringt:

• Zusammenführung von Kompetenzen und Perspektiven
• Motivation und Engagement der Mitarbeiter:innen
• Steigerung der Effizienz

Collaboration zum Markenzeichen machen

Die Projektarbeit in Unternehmen hat sich in den vergangenen Jahrzehnten von Grund auf gewandelt. Bevor das Internet seinen Siegeszug angetreten hat, versammelten sich alle Projektpartner aus Effizienzgründen an einem Ort. Das war mit Reisetätigkeiten verbunden, kostete viel Zeit, verbrauchte Ressourcen und bedurfte je nach Teamgröße einer intensiven Planung. Die Digitalisierung hat durch das Internet einen Quantensprung hingelegt und dazu geführt, dass Unternehmen zunehmend ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Die Zusammenarbeit bzw. Collaboration in Remote-Teams ist einer der großen Profiteure dieser Entwicklung.

Medienbruchfreier Datenaustausch über Standortgrenzen hinweg

Grundsätzlich tun alle Unternehmen gut daran, die digitale Zusammenarbeit zu fördern. Das ist besonders dann der Fall, wenn ein Unternehmen über mehrere Standorte verfügt, die intensiv zusammenarbeiten. Collaboration, so der Fachterminus für die digitale Zusammenarbeit, basiert auf Technologien wie der Cloud, die die Kommunikation und den medienbruchfreien Datenaustausch über räumliche Grenzen hinweg fördern. Wer Collaboration-Software, auch Collaboration-Tools genannt, einsetzt, verfolgt mehrere Ziele: So sollen etwa effiziente Arbeit und Teamgeist trotz Remote-Work gleichermaßen gedeihen können.

Digitale Zusammenarbeit bringt entscheidende Vorteile

Collaboration ermöglicht eine grenzenlose Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen oder Kund:innen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Personen im Raum nebenan oder Tausende Kilometer entfernt aufhalten. Digitale Gruppenarbeit kann aber noch mehr: Sie kommt beispielsweise den Wünschen von Arbeitnehmer:innen nach flexiblen Arbeitsmodellen entgegen und verschafft Unternehmen so einen entscheidenden Vorteil im Werben um Talente und Fachkräfte. Denn wer sich digital präsentiert und ein modernes Arbeitsumfeld samt Fortbildungsmöglichkeiten bietet, hat im Zweifel die Nase vorn. Es lohnt sich also für Unternehmen, nicht nur halbherzig in Collaboration zu investieren. Es gilt, sie zum eigenen Markenzeichen zu machen.

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Definition: Was versteht man unter Collaboration?

Der Begriff Collaboration, auch Social Business Collaboration oder E-Collaboration genannt, bezeichnet die digitale Gruppenarbeit an einem gemeinsamen Projekt. Die Arbeit findet dabei in einem Team statt, dessen Mitglieder sich nicht am selben Ort befinden. Kommunikation und Datenaustausch werden im Zuge dessen mittels elektronischer Medien, sogenannter Collaboration-Lösungen, über das Internet realisiert.

DMS stellt verlässlichen und vollumfänglichen Datenzugriff sicher

Ein zentrales IT-System, in der Regel ein Dokumentenmanagement-System (DMS), stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten über einen verlässlichen und vollumfänglichen Datenzugriff verfügen. Es ist ebenfalls dafür verantwortlich, dass der Datenaustausch funktioniert und alle Beteiligten auf demselben aktuellen Projektstand sind.

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Was sind typische Szenarien digitaler Zusammenarbeit?

Die Prozessdigitalisierung hat die Art und Weise verändert, wie Menschen zusammenarbeiten. Unternehmen sind zunehmend auf digitale Tools angewiesen, um effizient arbeiten und so konkurrenzfähig bleiben zu können. In diesem Zusammenhang ergeben sich verschiedene Szenarien, in denen typischerweise digitale Zusammenarbeit stattfindet. Hier sind einige Beispiele für derartige Social-Collaboration-Szenarien:

Welche Rolle spielt Collaboration im Digital Workplace?

Der Begriff Digital Workplace bezieht sich auf die Verwendung digitaler Technologien und Tools, um den Arbeitsplatz zu transformieren und den Mitarbeitern ein modernes, flexibles und effektives Arbeitsumfeld zu bieten. Im Wesentlichen geht es darum, die Arbeitsplatz- und Kommunikationsprozesse eines Unternehmens digital auf einer gemeinsamen Plattform zu realisieren.

Dabei setzt sich der Digital Workplace aus vielen unterschiedlichen und ineinandergreifenden Softwares zusammen, die es gemeinsam ermöglichen, Workflows ganzheitlich abzubilden. Bestandteile des Digital Workplace sind beispielsweise Cloud-Computing und Collaboration-Tools, die etwa virtuelle Meetings und eine digitale Dokumentenverwaltung ermöglichen. Collaboration bietet innerhalb des Digital Workplace folgende Vorteile:

• Ortsunabhängige Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Personen und Teams
• Kommunikation und Informationen teilen in Echtzeit
• Fördert Kreativität und Innovation durch den Austausch von Ideen
• Die Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz erleichtert das Workflow-Management und damit die Projektplanung und -durchführung
• Steigert die Produktivität und verbessert die Qualität der Arbeit
• Die Integration von Collaboration-Tools verbessert die Effizienz der Arbeitsabläufe
• Schafft eine positive Arbeitskultur, die Offenheit und Zusammenarbeit fördert

Digitale Projekte: Probleme, die auftreten können

Die Umsetzung digitaler Projekte mittels Remote-Teamwork birgt insbesondere bei komplexen Konstellationen Herausforderungen. Etwa dann, wenn es um die Zusammenarbeit von Teams an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Zeitzonen geht. Die Bewältigung der folgenden Herausforderungen, die zu den gängigsten im Projektumfeld zählen, erfordert ein hohes Maß an Organisation, Kommunikation und Flexibilität:

1. Technische Hürden und Datenschutz

Ob Kompatibilitätsprobleme bei der Zusammenarbeit, eine unzureichende Netzverfügbarkeit bei gleichzeitiger Dateiennutzung oder die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor Datenverlusten: Technische Hürden sind gelegentliche Begleiterscheinungen bei der Verwendung von Collaboration-Lösungen. Dasselbe gilt je nach Einsatzbereich für den Datenschutz: Gesetze und Bestimmungen, Zugriffskontrollen und einheitliche Handhabungen für die Datenspeicherung und -löschung sind wichtige Punkte, die es immer wieder zu berücksichtigen und überdenken gilt, zumal derlei Regulierungen im Falle multinationaler Unternehmen in verschiedenen Ländern unterschiedlich gehandhabt werden.

2. Widerstände gegen Veränderungen

Insbesondere bei internationalen Unternehmen mit mehreren Standorten können kulturelle Unterschiede zu Widerständen gegen Veränderungen führen. Man denke nur an die morgendlichen Motivationsrituale mancher US-Konzerne, die in deutschen Dependancen für Befremden gesorgt haben. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter:innen verstehen, warum Veränderungen notwendig sind. Haben sie kein Vertrauen in die Führungsebene, werden sie neue Arbeitsweisen wohl eher ablehnen. Aber es gibt auch die zumeist bei älteren Mitarbeiter:innen auftretende Angst vor technologischen Veränderungen. Diese führen zu Überforderung und Uneinsichtigkeit, weil die alten Arbeitsabläufe schließlich auch noch funktioniert haben. Wichtig ist es also, immer die gesamte Belegschaft in Change-Prozesse einzubeziehen.

3. Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende Prozesse

Wenn verschiedene Teams oder Organisationen unterschiedliche Tools und Plattformen zur Zusammenarbeit verwenden, kann es schwierig sein, diese nahtlos zu integrieren. Es kann erforderlich sein, dass die Mitarbeiter:innen sich in verschiedene Systeme einloggen müssen, um auf Informationen zuzugreifen, was Zeit und Mühe erfordert und die Effizienz beeinträchtigen kann. Das ist der Fall, wenn es keine gemeinsamen Standards für die Zusammenarbeit gibt. Auch durch die Komplexität von Prozessen können bestehende Prozesse sehr komplex sein und Schwierigkeiten bereiten, neue Tools oder Methoden zu integrieren, ohne dass dies Auswirkungen auf andere Prozesse hat.

4. Kommunikationsprobleme und Missverständnisse

Sprachliche Barrieren, unterschiedliche Kommunikationsstile oder fehlende Klarheit: Es gibt viele Möglichkeiten, wie Kommunikationsprobleme bei der E-Collaboration entstehen können. Denn jeder Mensch hat einen individuellen Kommunikationsstil. Faktoren wie die Persönlichkeit, der sozio-kulturelle Hintergrund, das Bildungsniveau und individuelle Erfahrungen prägen ihn aus. Wenn die Mitglieder eines Teams unterschiedliche Kommunikationsstile haben, führt dies mitunter zu Konflikten. Nicht zuletzt können unterschiedliche Erwartungen an die Zusammenarbeit zu Schwierigkeiten, Frustration und Unzufriedenheit führen. Das ist der Fall, wenn etwa ein Teammitglied erwartet, dass alle Aufgaben gemeinsam erledigt werden, während ein anderes Teammitglied glaubt, dass jeder seine eigene Arbeit fertigstellt.

Welche Groupware-Tools gibt es?

Digitale Projekt-Teams, deren Mitglieder nicht am selben Ort arbeiten, werden mit verschiedenen Problemen konfrontiert. Mit der Wahl der richtigen Collaboration-Software, auch Groupware genannt, lassen sich derartige Herausforderungen meistern. Nur: welche Groupware-Lösungen gibt es eigentlich? Und zu welchem Zweck lassen sie sich einsetzen? Hier es eine kurze Übersicht:

1. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Mit einem DMS lassen sich Dokumente zentral in der Cloud ablegen und zur Verfügung stellen. Dank Versionierung wird immer nur die aktuelle Version desselben Dokuments samt Bearbeitungshistorie abgespeichert. Die zentrale Dokumentenaufbewahrung ermöglicht die parallele Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen ich Echtzeit, etwa im Rahmen von komplexen Vertragsmanagement-Prozessen wie der Ausarbeitung von Vertragswerken. Dabei spielt es keine Rolle, an welchem Ort sich die einzelnen Vertragsparteien befinden. Die Cloud macht es möglich.
2. Instant Messaging: Instant Messages verbessern die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und erleichtern die Zusammenarbeit. So lässt sich die Funktion beispielsweise in Microsoft Teams oder einer Mitarbeiter-App nutzen, um schnell Informationen mit einer Person auszutauschen und gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten.
3. Projektmanagement-Tools: Sie dienen dazu, die Planung, Umsetzung und Überwachung von Projekten zu erleichtern und effektiver zu gestalten. So lassen sich zum Beispiel Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Teams visualisieren und koordinieren.
4. Videokonferenz-Tools: Mit Videokonferenz-Tools wie Zoom lassen sich virtuelle Meetings und Diskussionen mit Teammitgliedern, Kunden oder Geschäftspartnern führen. Ein Beispiel: Regelmäßige Projektbesprechungen zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, um den Fortschritt des Projekts zu besprechen und die nächsten Schritte zu planen.
5. Cloud-Speicher: Mit einem Cloud-Speicher ist es möglich, eine gemeinsame Plattform für den Austausch und die Bearbeitung von Dateien bereitzustellen. So kann ein Team von Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen gemeinsam an einem Projekt arbeiten und dafür einen gemeinsamen Ordner in der Cloud nutzen, um Dokumente und Dateien zu teilen und zu bearbeiten.
6. Online-Whiteboards: Sie können beim Ideensammeln und -teilen helfen. Ebenso lassen sich gemeinsam Projekte planen und Aufgaben bearbeiten. Eine Nutzungsmöglichkeit von Online-Whiteboards wäre eine Brainstorming-Session, bei der Teammitglieder gemeinsam Ideen zu einem Thema sammeln und diese auf dem Whiteboard visualisieren und diskutieren.

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Erfolgsfaktoren für effiziente Collaboration in Unternehmen

Eine erfolgreiche Collaboration fußt auf einem Fundament, das mehrere Voraussetzungen erfüllt. Zunächst einmal sind da die technischen Komponenten zu nennen, allen vorweg eine stabile Internetleitung. Nur mit einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur lässt sich digitale Zusammenarbeit überhaupt realisieren. Hinzu kommen die richtigen Tools und eine verlässliche Hardware, mit denen sich auch die rechtlichen Aspekte der Datenhaltung und des Datenaustausches einhalten lassen.

Vernetzung und Zusammenarbeit verhindern Silodenken

Ein zweiter wichtiger Punkt: Die klare Zielsetzung für die Collaboration, also die planvolle Optimierung eines bestimmten Missstandes durch Technologie. So ist es möglich, Silodenken durch Collaboration zu beseitigen. Denn wo Abteilungen und Teams isoliert voneinander arbeiten, sind Silodenken und ineffiziente Arbeitsprozesse eine häufige Folge. Durch eine bessere Zusammenarbeit und Vernetzung der Mitarbeiter:innen können Silodenken und damit verbundene Probleme wie fehlende Kommunikation und Koordination minimiert werden.

Gute Führungskräfte vermitteln Ziele und Richtlinien

Hinzu kommt, dass verantwortungsvolle Führung und Unterstützung durch das Management der digitalen Zusammenarbeit einen guten Dienst erweisen können. Eine engagierte Führungskraft stellt nämlich sicher, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, welche Ziele das Unternehmen verfolgt und welche Richtlinien zu beachten sind. Dadurch wird eine gemeinsame Basis für die Zusammenarbeit geschaffen. Zudem greift ein gutes Management unterstützend ein und hilft bei der Problemlösung, wenn es Schwierigkeiten gibt.

Anerkennung von Leistungen fördert die Motivation

Eine gute Führung fördert außerdem eine offene Kommunikationskultur sowie transparente Arbeitsprozesse. Sie trägt zum guten Teamgeist bei und erkennt die Leistungen der einzelnen Mitarbeiter:innen an, wodurch die Motivation steigt. Last, but not least, sind regelmäßige Schulungen und eine kontinuierliche Unterstützung der Belegschaft stützende Pfeiler erfolgreichen Remote-Teamworks.

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In 12 Schritten zum Remote-Teamwork im Unternehmen

Eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit erfordert insbesondere in großen und komplexen Organisationen und Unternehmen eine gezielte Planung und Umsetzung. Collaboration funktioniert nicht einfach, wenn ein paar Tools angeschafft werden. Sie braucht Akzeptanz, Leitung, Pflege, Überprüfung und stetige Optimierung. In diesem Kontext ergeben sich 12 Schritte, um eine erfolgreiche Collaboration in Unternehmen anzustoßen, zu etablieren und nachhaltig zum wirtschaftlichen Vorteil zu nutzen:

1. Zielsetzung und Bedarfsermittlung klären: Je genauer ein Unternehmen weiß, warum es bestimmte Prozesse verändern möchte, desto genauer weiß es auch, welche Maßnahmen notwendig sind, um dieses Ziel zu erreichen. Ein durchdachter Plan verhindert, dass zu viel Geld für Software-Lösungen ausgegeben wird, die überhaupt nicht den erwünschten Effekt haben. Ein erfahrener Unternehmens-Digitalisierer ist ein kompetenter Ansprechpartner.
2. Kommunikation des Vorhabens an die Belegschaft: Das transparente Kommunizieren von Plänen, die grundlegende Veränderungen für viele Mitarbeiter:innen beinhalten, steigert die Akzeptanz und das Engagement in der Belegschaft, weil diese sich mitgenommen fühlt. Dieser Schritt ist überaus wichtig, denn entsteht erst ein Gefühl der Ablehnung der Neuerung gegenüber, gerät das Projekt in Gefahr.
3. Einbindung der Mitarbeiter:innen in die Gestaltung der Collaboration: Die Einbeziehung der Mitarbeiter:innen ist ein zentraler Schritt, denn diejenigen, die die tagtägliche Praxis kennen, kennen auch die Pain Points ihrer Arbeit und können wertvolle Tipps geben, welche Workflows wie verbessert werden sollten. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Akzeptanz und Nutzung der anzuschaffenden Tools aus und steigert die Effizienz der Zusammenarbeit.
4. Auswahl geeigneter Collaboration-Tools: Nicht jedes Collaboration-Tool erfüllt jeden Zweck. Wichtig ist, dass sich Unternehmen vorher vergewissern, dass die Werkzeuge, die sie anschaffen, nicht nur die gewünschte Funktion erfüllen, sondern möglichst mit bereits vorhandener Software kompatibel sind. Gegebenenfalls lohnt sich ein Gespräch mit dem Software-Anbieter über eventuelle Schnittstellen.
5. Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten: Das Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten ist elementar, um den Datenzugriff zu regulieren. Schließlich gibt es in Datenbanken auch Dokumente, etwa mit sensiblen Daten, die nicht jedem zugänglich sein sollten. Hinzu kommt, dass eindeutige Verantwortlichkeiten eine klare Kommunikation innerhalb des Teams gewährleisten, was mögliche Konflikte minimiert.
6. Schulung der Mitarbeiter:innen im Umgang mit den Tools: Der richtige Umgang mit Software ist wichtig, damit eine einheitliche und fehlerfreie Nutzung der Tools gemäß den vorgesehenen Workflows eine optimale Nutzung der Ressourcen ermöglicht.
7. Erstellung eines Umsetzungsplans: Ein Umsetzungsplan stellt sicher, dass das System effektiv und reibungslos implementiert wird und alle relevanten Aspekte wie Schulung, Support und Rollen klar definiert sind. Ein guter Plan hilft auch, Probleme im Voraus zu identifizieren und gar nicht erst entstehen zu lassen.
8. Implementierung der Tools und Prozesse: Bei der Implementierung von Tools und Prozessen ist darauf zu achten, dass sie benutzerfreundlich, leicht zugänglich und flexibel sind, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Zudem sollten sie sicher sein, damit der Schutz vertraulicher Daten und Informationen gewährleistet ist. Klare Richtlinien und Schulungen machen die Tools und Prozesse für alle Mitarbeiter effektiv nutzbar.
9. Schaffung von gemeinsamen Plattformen und Räumen für die Zusammenarbeit: Gemeinsame Plattformen ermöglichen es Remote-Teams in Unternehmen, effektiver zu kommunizieren, Wissen zu teilen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. So baut man Barrieren ab und Synergien zwischen verschiedenen Gruppen und Disziplinen auf. Das bringt innovative Lösungen und ein besseres Ergebnis mit sich.
10. Förderung einer offenen Feedback-Kultur: Eine offene Kommunikation zwischen den Mitgliedern eines Teams verbessert die Leistung und Resultate, weil Fehler offen angesprochen und so verhindert werden können. Das ermöglicht auch die Identifizierung von Problemen, die angegangen werden müssen, um das Team effektiver zu machen.
11. Kontinuierliche Schulung und Weiterentwicklung: Technologien und Arbeitsmethoden verändern sich ständig. Schulungen sorgen dafür, dass die Belegschaft am Puls der Zeit bleibt und die Zusammenarbeit ständig verbessert werden kann. Ebenso können die Mitarbeiter:innen ihre Fähigkeiten und ihr Wissen erweitern, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
12. Erfolgskontrolle und Evaluierung der Collaboration-Prozesse: Eine Erfolgskontrolle und Evaluierung der Collaboration-Prozesse ist wichtig, damit die Zusammenarbeit funktioniert und Verbesserungspotenziale aufgedeckt und umgesetzt werden können. Dies hilft, die Zusammenarbeit langfristig erfolgreich zu gestalten.

Digitale Zusammenarbeit: Welches Tool ist das richtige?

Digitale Tools für die Collaboration müssen in den unterschiedlichsten Situationen bestimmte Funktionen erfüllen. Sie sollen zum Beispiel eine mobile Video- oder Messaging-Kommunikation ermöglichen, einen Cloud-Zugriff auf Datenbanken zulassen und verschiedene Management-Funktionen erfüllen. Denn beim mobilen Arbeiten kann das Büro überall sein, sodass größtmögliche Flexibilität gefragt ist. Die Auswahl der richtigen Collaboration-Tools ist von Fall zu Fall und je nach Zielsetzung individuell zu entscheiden. Konkret geht es darum, verschiedene Lösungen anhand dieser Aspekte zu vergleichen:

Bevor die Entscheidung für ein Tool fällt, steht die Überlegung, welche Funktionen überhaupt benötigt werden. Soll die Plattform eine Echtzeit-Kommunikation ermöglichen oder den Schwerpunkt eher auf Datei-Sharing und Projektmanagement-Funktionen legen? Ebenso wichtig ist es, die Teamgröße, den Standort und die Arbeitsweise zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Tool den Anforderungen entspricht. Eine weitere Überlegung ist die Integration mit anderen Tools und Systemen, die bereits verwendet werden. Daher ist es ratsam, mehrere Optionen auszuprobieren und mit Kolleg:innen zu besprechen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.

Hier finden Sie einen Überblick über die Collaboration-Tools von der d.velop.

Digitale Zusammenarbeit steigert Wettbewerbsfähigkeit

Eine funktionierende digitale Zusammenarbeit ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie fördert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter:innen und steigert damit die Effizienz und Produktivität beim Erreichen gemeinsamer Ziele. Collaboration verbessert die Kommunikation innerhalb des Teams und fördert eine offene und transparente Remote-Arbeitsumgebung. Eine erfolgreiche Collaboration erfordert jedoch eine klare Struktur und klare Rollenverteilung innerhalb des Teams. Unternehmen, die diese Form der Zusammenarbeit unterstützen, stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit und treiben Innovationen schneller voran. Für Fachkräfte und Talente sind diese Unternehmen attraktiver als andere, weil sie moderne Arbeitsweisen unterstützen. Das sorgt für eine langfristige Konkurrenzfähigkeit auf dem Markt.

Für die extra Dosis Collaboration

• Interne Kommunikation verbessern mit der Mitarbeiter-App

  

  Durch den Einsatz der eingebundenen Self-Services lassen sich mit der d.velop Mitarbeiter App all Ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse direkt vom Mobilgerät aus steuern. Dabei ist es egal, ob es sich hierbei um den Urlaubsantrag, die Bestellung des Mittagessens oder die digitale Zustellung der Gehaltsbescheinigung handelt.

• Geschäftsprozesse ganzheitlich digitalisieren mit der digitalen Signatur

  

  Verhindern Sie Medienbrüche und nutzen Sie die Chancen einer durchgängigen Digitalisierung mit der digitalen Unterschrift. Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit Personen in und außerhalb Ihrer Organisation. Sparen Sie sich den Ausdruck von Dokumenten, lassen Sie Ihre Dokumente, ganz gleich von wo, zu jederzeit rechtskonform signieren.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema Collaboration