SharePoint Rechnungsworkflow

Mit einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch eine schnellere Abwicklung reduzieren Sie die Vorgangskosten. Eine ortsunabhängige Rechnungsprüfung beschleunigt den Vorgang. Zudem können Sie die Prozessübergabe an Ihren Steuerberater auch vollständig digitalisieren. Durch die zentrale Verfügbarkeit von Belegen in unserem Archiv gewinnen Sie über die verschiedenen Abteilungen hinweg an Transparenz. Die schnelle und einfache sowie rechtskonforme Archivierung der Rechnungen gewährleistet einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche.

Dies funktioniert mittels OCR. „OCR“ ist eine Abkürzung für „Optical Character Recognition“ und bedeutet ins Deutsche übersetzt „optische Zeichenerkennung“. Beim Rechnungen digitalisieren erfasst die OCR-Texterkennung alle Zeichen auf der vorliegenden Rechnung. Anhand von Regeln und Mustern werden das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und weitere relevante Eigenschaften aus den Zeichen extrahiert. Im Zusammenspiel mit einer künstlichen Intelligenz und unter Zuhilfenahme der Stammdaten können auf Basis dieser Eigenschaften weitere Daten ermittelt oder plausibilisiert werden.

Ja. In der Software kann eingestellt werden, ob die §14-Überprüfung aktiv sein soll.

Rechnungen treffen via E-Mail oder via Papier ein.
Bei E-Mail Rechnungen werden diese über ein E-Mail Funktionspostfach automatisch entgegengenommen.
Papierrechnungen können hingegen z.B. über die d.velop cloud-basierende Scansoftware entgegengenommen und dann in Richtung SharePoint weitergeleitet werden.
In SharePoint angekommen erfolgt im Hintergrund die automatische Analyse und Klassifizierung der Rechnung.
Weiterhin wird ein Freigabeworkflow gestartet, welcher die betreffenden Mitarbeiter automatisch über neue Aufgaben informiert.
Der Ablauf des Workflows ist in folgender Grafik dokumentiert:

Die FiBu hat die Hoheit über den Prozess. FiBu Mitarbeiter können exakt nachvollziehen, welche Rechnung bei welchem Mitarbeiter im Umlauf ist.

Das System versendet entsprechende E-Mails, die wie folgt aussehen können:



Obige Mail besagt z.B., dass 3 Aufgaben im Verarbeitungsschritt „Accounting“ vorliegen.
Analog können im Browser oder in Teams entsprechende Aufgabenübersichten aufgerufen werden. Diese sehen z.B. wie folgt aus:

Zu den Schnittstellen, die im Standard verfügbar sind, gehören:
Dynamics 365 F&O
Dynamics 365 Business Central
Oracle NetSuite
Asseco APplus
Sage 100

Des Weiteren bieten wir im d.velop Store d.velop invoices for Datev Unternehmen Online sowie d.velop invoices for Datev Rechnungswesen als eigenständige Produkte an.

Die Papierrechnungen können vernichtet werden, wenn der digitale Prozess als GoBD-konform eingestuft wird. Das ist bei unserem System grundsätzlich zu erwarten, muss allerdings nochmal durch einen Wirtschaftsprüfer bestätigt werden. Dazu muss eine Verfahrensanweisung erstellt werden, die eine technische Dokumentation und weitere Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess enthält, welche als Grundlage zur Bewertung des Wirtschaftsprüfers dient.
Unsere Anwendung hat eine Softwarebescheinigung nach IDW PS880 erhalten. Damit ist bestätigt, dass, bei korrekter Verwendung, Dokumente revisionssicher online abgelegt werden können. Weitere Informationen zum Thema Sicherheit finden Sie auf unserer Webseite. Sie können entscheiden, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit GoBD-konform archivieren möchten.