Dokumentenmanagement-System

DMS steht für Dokumentenmanagement System, dabei handelt es sich um eine Software-Lösung zur automatisierten und ganzheitlichen Verwaltung von Dokumenten und Informationen.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, die es ermöglicht, die gesamte Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Ein Dokumentenmanagement-System ersetzt Papierakten und digitale Laufwerkstrukturen. Mittels digitaler Akten, intelligenter Suche im Volltext und Kollaborations-Möglichkeiten werden Verwaltungstätigkeiten im Aufwand minimiert. Standardisierte Prozesse, wie Krankmeldung und Urlaubsantrag, können einfach automatisiert und transparent gestaltet werden. Grundlegend soll ein DMS Arbeiten abnehmen, effizienter gestalten und die Produktivität fördern.

d.velop documents ist ein Dokumentenmanagement-System. Damit müssen Sie nicht mehr händisch eine digitale Ablage pflegen, sondern lassen Ihre Unterlagen von einem cleveren System in digitale Akten einsortieren. Statt sich Verzeichnispfade zu merken, gelangen Sie mit einer intelligenten Suchfunktion blitzschnell zu den gewünschten Dokumenten. Auch E-Mails, Anhänge, Bilder und weitere Dateitypen können Sie hier ablegen.Einfache Ad-hoc Workflows ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit ihrer Mitarbeitenden. Ein Dokumentenmanagement ist eine kluge Wahl für den Einstieg in die Digitalisierung und kann zur Drehscheibe des Informationsflusses in Ihrem Unternehmen werden. Wie ein DMS im Einsatz genau aussehen kann, zeigen wir Ihnen gerne ganz unverbindlich in einem persönlichen Kennenlerntermin.

d.3ecm ist der alte Produktname für d.velop documents, unserem Dokumentenmanagement-System. Egal, ob Sie On-Premises, in der Cloud oder im Hybridbetrieb unterwegs sind – d.velop documents ist Ihr zuverlässiger Begleiter in allen Bereitstellungsformen.

Wir haben eine Vielzahl an Integrationen und über eine offene REST API die Möglichkeit, auch sehr individuelle Lösungen anzubinden: ob CRM-Anbieter, HR-Software, ERP-Systeme, E-Mail-Clients und Collaboration-Tools. Ein paar der gängigsten Integrationen sind Datev, Salesforce, Microsoft 365 Lösungen, Sage, Asecco und SAP. Mehr Informationen haben wir für Sie auf unserer Seite zu Schnittstellen zusammengefasst.

d.velop documents kann in den folgenden Sprachen verwendet werden: Deutsch, Englisch, Chinesisch (vereinfacht), Dänisch, Französisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Serbisch, Slowakisch, Spanisch und Tschechisch. Die angezeigte Sprache richtet sich nach der gewählten Sprache des Browsers. Der Kunde hat
darüber hinaus die Möglichkeit, selbst erstellte Kategorien und Eigenschaften in diese Sprachen zu übersetzen.

Wir haben einen Connector geschaffen, der Salesforce und d.velop documents miteinander verbindet. So können beispielsweise Sales-Mitarbeiter Dokumente aufrufen und bearbeiten, ohne ihre gewohnte CRM-Umgebung verlassen zu müssen.

Für Nutzer von SAP haben wir eine Lösung, die unser DMS nahtlos in SAP integriert. Somit können Sie aus der gewohnten SAP-Anwendungsoberfläche heraus Ihre Dokumente aufrufen und bearbeiten. Zudem profitieren Sie von der Gewissheit, dass alle Unterlagen revisionssicher archiviert sind. Für SAP bieten wir verschiedene Lösungen an, ob DMS, Rechnungsverarbeitung oder Beschaffungsprozesse – alles aus einer Hand.

Die Kosten für ein DMS setzen sich bei der d.velop aus verschiedenen Faktoren zusammen. Die Art der Bereitstellung und die Anzahl der Nutzer mit ihrem jeweiligen Funktionsumfang sind hier zwei essenzielle Säulen. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein persönliches Angebot. Für eine Orientierung innerhalb unserer Cloud-Lösung finden Sie unsere aktuellen Editionen und DMS Preise im d.velop store.

Zu den wichtigsten Gründen, ein DMS im Unternehmen einzuführen, zählen die gesetzeskonforme, elektronische Archivierung nach GoBD und DSGVO. Zudem können elektronische Dokumente in Sekundenschnelle gefunden werden, es wird Homeoffice und kollaborative Zusammenarbeit ermöglicht und nicht zuletzt werden Kosten gespart (Papier, Drucker, Durchlaufzeiten etc.)

Ein DMS ist nicht automatisch revisions- und rechtssicher. Ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer kann die Revisionssicherheit anhand eines Gutachtens auf Basis der GoBD beurteilen. Zudem setzt Revisionssicherheit eine sachgerechte Anwendung des DMS voraus. Wir bieten mit unserem Produkt dank Prüfung nach IDW PS 880 die Möglichkeiten rechtskonform zu archivieren.

Gemäß unserer Release-Politik haben Sie die Möglichkeit, d.velop documents in 3 Varianten zu beziehen. Im Continuous-Channel in der Cloud, wo neue Funktionen stets direkt verfügbar sind, im Current-Chancel (für On-Premises oder Hybrid-Betrieb), wo alle 3 Monate neue Updates zur Verfügung oder im Annual (On-Premises oder hybrid) wo in einem jährlichen Major-Update neue Funktionen zur Verfügung gestellt werden.

In unserem Webinar „Annual 2024 – Einfach effizient arbeiten“ erläutern wir die Neuerungen des aktuellen Annuals. Die Highlights haben wir auf dieser Website für Sie nochmals zusammengefasst.