Dokumentenarchivierung mit d.velop
d.velop Archivierungssoftware
Dokumentenarchivierung einfach erklärt
Die d.velop Archivierungssoftware ist ein zentraler Bestandteil unseres Dokumentenmanagement-Systems. Sie lässt sich intuitiv und flexibel einrichten. Durch ein individuelles Rechtekonzept wird der Datenschutz erhöht und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sichergestellt. Nach der Archivierung können Sie je nach Aufbewahrungsfrist Belege rechtskonform vernichten, um Datenmüll zu vermeiden. Daten werden entweder auf bestehender Hardware oder in der d.velop Cloud gespeichert.
Der Archivierungsprozess im Überblick
Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer!
Im zentralen Dokumentenmanagement-System von d.velop inklusive Archivierungssoftware findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit natürlich gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.
Digital archiviert, lassen sich die gespeicherten Dokumente jederzeit spontan recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen – auch wenn Sie unterwegs sind.
Vorteile Archivierungssoftware
Warum überhaupt eine
Archivierungssoftware nutzen?
Dokumentenarchivierung Compliance Whitepaper
Durchblick im Compliance-Dschungel: Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001 und Co zu mehr Sicherheit im Unternehmen
Es gibt mehrere Gesetze und Regeln, die im unternehmerischen Kontext einzuhalten sind, damit man „compliance-gerecht“ arbeitet. Im Whitepaper erhalten Sie einen Überblick:
- Was ist Compliance?
- Wichtige Gesetze und Verordnungen: GoBD, DSGVO und ISO 27001
- Software-gestützte Compliance
- In 9 Schritten zu Ihrer Compliance
API & Integrationen | Archivierungssoftware
Verbinden Sie Ihre Systeme mit unserem Archiv
Daten und Dokumente entstehen in vielen Softwares im Unternehmen. Damit Dokumente im digitalen Dokumentenmanagement abgelegt werden können, wird zu den erzeugenden Softwares eine Verbindung hergestellt.
Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im digitalen Archiv zu. Anwender nutzen so ihr gewohntes Programm und arbeiten ganz automatisch mit einem zentralen Archiv und einem übersichtlichen Dokumentenmanagement.
Suchen & Finden | Archivierungssoftware
Durchsuchen Sie Ihr digitales Archiv im Handumdrehen
d.velop documents unterstützt Sie in Ihren Recherchen im digitalen Archiv auf vielfältige Art und Weise. Jedes Dokument und jede Akte sind mit einer Vielzahl von Schlagworten versehen. Diese Schlagworte nennt man auch Metadaten. Deswegen können Sie gezielt nach Informationen, wie z.B. einer Rechnungsnummer suchen. Neben dieser gezielten Suche können Sie in d.velop-Systemen mittels Volltexterkennung auch à la “Google” suchen.
Alle Elemente lassen sich als Favoriten speichern. Ein erneutes Recherchieren der Information wird damit überflüssig. Die Rechercheparameter lassen sich als Suchvorlage abspeichern. So kann die Recherche zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeführt werden.
Archivierungssoftware Datenspeicherung
Was benötigen Sie für die Dokumentenarchivierung?
Sie haben die Wahl. Speichern Sie Ihre geschäftlichen Informationen entweder On-Premises, Hybrid oder komplett in der Cloud. Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, sind Ihre Daten bei uns in sicheren Händen.
On-Premises
Sie möchten Ihre Dokumente gerne in Ihren eigenen Systemen archivieren? Dann sind Content Adressed Storage (CAS)-Systeme als Langzeitarchivsystem das Mittel der Wahl. CAS-Systeme sind Festplattensysteme, die durch ihren Aufbau dafür sorgen, dass ein Überschreiben von Dokumenten nicht möglich ist. Für die viele Storage-Systeme sind Verbindungen mit d.velop-Software bereits realisiert.
Hybrid
Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement-System On-Premises betreiben, haben Sie die Möglichkeit den d.velop cloud storage als zusätzliches Backup für Ihr weiterhin bestehendes lokales Storage-System (hybride Variante) oder als komplette Auslagerung Ihres Storagesystems zu nutzen (Cloud-only-Variante). So adaptieren Sie Cloud-Technologien in Ihrem eigenen Tempo.
Cloud
Wenn Sie sich entscheiden, unser Dokumentenmanagement-System aus der Cloud zu beziehen, können Sie ab sofort auf eigene Storagesysteme in Ihrem Rechenzentrum verzichten und Ihre geschäftskritischen Daten sicher, performant und revisionskonform archivieren. So entfallen die für Sie in der Beschaffung, in der Wartung und im Betrieb sehr kostspieligen Sekundärspeicher-Systeme vollständig.
FAQ Archivierungssoftware
Häufige Fragen zur Dokumentenarchivierung
Archivierungssoftware ist eine spezielle Art von Software, die zur sicheren Speicherung, Organisation, Verwaltung und Langzeitaufbewahrung digitaler Daten eingesetzt wird. Sie ermöglicht es, Datenbestände, wie Dokumente, E-Mails, Multimedia-Dateien oder Datenbanken, strukturiert zu archivieren, sodass sie auch über längere Zeiträume zugänglich und abrufbar bleiben. Dabei sorgt Archivierungssoftware für eine revisionssichere Speicherung, das heißt, die Integrität, Authentizität und Unveränderbarkeit der archivierten Daten wird gewährleistet, um rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Sie unterstützt außerdem Funktionen wie Datenkomprimierung, Verschlüsselung, Versionierung und Indexierung, um die Effizienz und Sicherheit der Datenverwaltung zu erhöhen.
Der Begriff Dokumentenarchivierung beschreibt die langfristige und revisionssichere Aufbewahrung, Verwaltung und Strukturierung von digitalen Dokumenten. Die Archivierung kann unabhängig des Formats erfolgen. Textdokumente können etwa, wie auch technische Zeichnungen und Bilder archiviert werden.
Durch die rechtssichere und revisionssichere Archivierung von Dokumenten gemäß der GoBD wird die gesetzlich vorgeschriebene Datensicherheit gewährleistet. Außerdem steigt die Effizienz elektronischer Arbeitsabläufe durch eine zentrale Verfügbarkeit der Dokumente und geringerer Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten.
Die Archivierungssoftware weist dem digitalen Dokument einen Indexwert zu. Nach der Indexierung wird das Dokument in einen Aktenplan eingeordnet und archiviert, wodurch ein späterer Zugriff auf das Dokument ermöglicht wird. Dieser Vorgang kann automatisiert werden.
Bei der Suche nach der richtigen Software sollte zuerst eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um den eigenen Bedarf einschätzen zu können. Zudem sollten bei der Entscheidung verschiedene Funktionen wie Revisionssicherheit, Integrationsmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit und Suchmöglichkeiten berücksichtigt werden.
Dokumentenarchivierung umfassend erklärt
Auf dem d.velop blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices über How-Tos bis zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
-
Revisionssicherheit – was beduetet das und wie archiviere ich revisionssicher?
„Wer verspricht, mit einer DMS-Lösung Revisionssicherheit für das gesamte Unternehmen auf Knopfdruck zu bieten, der lügt.“ Im Artikel erfahren Sie, wie Sie Revisionssicherheit tatsächlich erreichen können.
-
Vernichten oder aufbewahren? Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente im Fokus
Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: Erfahre, wie Sie Ihre Dokumente ordnungsgemäß archivieren und wie Löschfristen aussehen.
-
In Stein gemeißelt?! – Langzeitarchivierung im digitalen Zeitalter
Langzeitarchivierung im digitalen Zeitalter: Erfahren Sie alles rund um die Langzeitarchivierung und wie Sie erfolgreich durchstarten.
DMS Software Demo
d.velop documents live erleben
Sie möchten unser DMS d.velop documents live erleben? Dann einfach Formular ausfüllen und Software Demo anfordern.