Funktionen von d.velop invoices im Detail

Entdecken Sie die umfassenden Funktionen der digitalen Rechnungsverarbeitung – d.velop invoices: small, medium, large & enterprise

Rechnungseingang

Funktion
Rechnungserfassung per Scan (Lokaler Scanner oder Netzwerkscanner)
Konfigurierbare E-Mail Eingangspostfächer
Rechnungserfassung per Upload
Stapelbasierte Erfassung mehrerer Rechnungen
REST-API (Schnittstelle) für den Import von Rechnungsstapeln
Rechnungstrennung mit Barcodes/ QR Codes

Erkennung

Funktion
Automatische Extraktion von grundlegenden Rechnungsdaten (auch aus QR-Codes)
Stetig verbesserte Erkennungsquoten dank künstlicher Intelligenz
Statistikfunktionalität für die Analyse der Erkennungsqualität
Automatisches Auslesen von X- und ZUGFeRD-Rechnungen und Erstellung eines für den Menschen lesbaren PDFs
Automatisierte Dubletten Erkennung
Nachbearbeitungsfunktionen für neu erfasste Rechnungen
Prüfung/ Validierung der ausgelesenen Daten gegen Stammdaten
Erkennung von verknüpften Bestellungen aus Ihrem ERP-System
Paragraph 14 Prüfung (Prüfung auf formelle Korrektheit)
Länderspezifische Formate wie MwSt.-Sätze oder Datumsformate sind hinterlegt
KI-basierte Kontierungsvorschläge (Ermittlung von Sachkonto und Kostenstelle auf Belegebene)
Bei Rechnungen mit Bestellbezug: Erkennung von Positionsdaten auf der Rechnung

Prüf- und Freigabeworkflow* **

Funktion
Flexible Prozessgestaltung
Individuelle Konfiguration der Prüf- und Freigabeschritte sowie der Oberfläche
Aufgabenmanagement (Erstellung, Bearbeitung und Weiterleitung)
Teilen von Rechnungen per Link und E-Mail
Einfaches Teilen von Rechnungen mit Externen
Abwesenheits- und Vertretungsregeln
Vier-Augen-Prinzip (Sicherstellung, dass Prüfung und Freigabe nicht von der gleichen Person vorgenommen werden
Automatische Ermittlung von Freigebern anhand von Betragsgrenzen & Beleginformationen wie Kostenstelle
Prüfermatrix – Einrichtung verschiedener Prüfungstypen (Preisprüfung, Mengenprüfung etc.) inkl. Vorbelegung des entsprechenden Prüfers
Freigebermatrix – Einrichtung individueller Freigabekonzepte
Erstellung von kreditorabhängigen Kontierungsvorlagen
Kontierung über Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger sowie individuelle Buchungsdimensionen
Clearingstelle – Möglichkeit für die Fachabteilung in den Workflow einzugreifen und Fehler zu korrigieren
Automatische und manuelle Verknüpfung von Bestellungen und Wareneingängen
Abgleich von bestellten und gelieferten Mengen und Hervorhebung von Abweichungen (Zwei-Wege-Abgleich gegen die Bestellung bzw. Drei-Wege-Abgleich gegen den Wareneingang)
Mit Hilfe eines automatischen Abgleichs werden Rechnungen erst nach Wareneingang in den Freigabeprozess gegeben
Tastaturkürzel für komfortables Arbeiten mit Rechnungspositionen
Abhängig vom eingesetzten ERP-System stehen Bestellungen, Bestellpositionen und Informationen zum Wareneingang in der Workflowmaske zur Verfügung

Dokumentenverwaltung und Archivierung

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Funktion
Zentrale und revisionssichere Speicherung sowie Archivierung der Rechnungen und Workflowprotokolle
Digitale Eingangsrechnungsakte
Versionierung und Versionsübersicht
Volltextsuche (OCR) und Suchfilter
Speicherbare Such- und Ablagevorlagen
PDF-Annotationen, Kommentare und Markierungen
Aufbewahrungsfristen und PDF/A-Erzeugung zur Langzeitarchivierung
Erweiterung auf ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem möglich

Systeme und Daten verbinden

Funktion	Betriebsform
Anbindung von Drittsystemen per Public API	Cloud, Hybrid, On-Premises
Stammdatenintegration per REST-API	Cloud, Hybrid, On-Premises
Standardisierte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online und DATEV Rechnungswesen	Cloud, Hybrid
Standardisierte Schnittstelle zu Microsoft Dynamics 365 F&O	Cloud, Hybrid, On-Premises
Standardisierte Schnittstelle zu Microsoft Dynamics Business Central	Cloud, Hybrid, On-Premises
Standardisierte Schnittstelle zu Oracle NetSuite	Cloud, Hybrid, On-Premises
Standardisierte Schnittstelle zu SAP Business by Design	Cloud, Hybrid
Standardisierte Schnittstelle zu Asseco APplus	Hybrid, On-Premises
Standardisierte Schnittstelle zu Diamant	Cloud, Hybrid, On-Premises
Standardisierte Schnittstelle Sage 100	Hybrid, On-Premises
Standardisierte Schnittstelle zu Rootstock	Cloud, Hybrid
Weitere Systeme auf Anfrage	Cloud, Hybrid, On-Premises

Konfiguration, Infrastruktur und Sicherheit

Funktion
Webbasierter Administrationsassistent
Integrierte Benutzerverwaltung
Rollenbasierte Berechtigungsverwaltung
Mit verschiedenen Endgeräten nutzbar (Smartphone, Tablet, PC)
Mehrsprachigkeit (Im Standard Englisch, Deutsch, Portugiesisch, Französisch)
Transportverschlüsselung (SSL)
Datenverschlüsselung (AES 265-Bit)
Single Sign-on (SSO)

Schulung

Funktion
Zugang zu vielen E-Learning-Angeboten der d.velop academy
Geführte Anwender-Touren und first-steps-guide innerhalb von d.velop invoices
Administratorschulungen *
Anwenderschulungen *

Zusätzliche Informationen zu d.velop invoices in der Cloud

Wenn Sie sich dazu entscheiden, d.velop invoices als Software-as-a-Service Lösung in der Cloud zu nutzen, profitieren Sie unter anderem von regelmäßigen automatischen Updates und arbeiten stets mit dem aktuellsten Softwarestand.
Sie benötigen weitere Informationen zum Hybrid- oder On-Premises Betrieb von d.velop invoices?
Oder brauchen zusätzliche Leistungen wie z.B. mehr Rechnungen/ Monat oder Ihr Workflow findet im ERP-System statt? Dann kommen Sie gerne in einem persönlichen Gespräch auf uns zu. In dem Fall machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

Funktionsumfang der verschiedenen User

Hinweis: Die hier vorgestellten Informationen dienen als eine erste Übersicht der Funktionen der Standardpakete von d.velop invoices. Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen nur zur allgemeinen Orientierung dienen. Sollten Sie Fragen zu einzelnen Funktionalitäten im Detail haben, sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl des richtigen Paketes. Nutzen Sie dazu einfach das nachstehende Formular.

Noch Fragen? Wir haben Antworten.

Sie haben noch Fragen? Dann einfach Formular ausfüllen, Anliegen schildern und persönlichen Gesprächstermin anfordern.

Funktion	Buchhaltungsuser	Freigabeuser
Rechnungserfassung & – Import
Kreditor- und Rechnungsinformationen ergänzen
Auswahl der Prüfer
Rechnungen prüfen
Rechnungen freigeben
Anhänge von Lieferscheinen
Notiz- & Kommentarfunktion
Annotationen auf der Rechnung
Ergänzen von Positionsdaten
Rechnungen buchen
Rechnungen an ein ERP-System übergeben
Verwaltung von Rechnungsdokumenten und -akten