Digitale Rechnungsverarbeitung

Mit einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch eine schnellere Abwicklung reduzieren Sie die Vorgangskosten. Eine ortsunabhängige Rechnungsprüfung beschleunigt den Vorgang. Zudem können Sie die Prozessübergabe an Ihren Steuerberater auch vollständig digitalisieren. Durch die zentrale Verfügbarkeit von Belegen in unserem Archiv gewinnen Sie über die verschiedenen Abteilungen hinweg an Transparenz. Die schnelle und einfache sowie rechtskonforme Archivierung der Rechnungen gewährleistet einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche.

Rechnungen kommen über verschiedene Eingangskanäle in ein Unternehmen. Sollten sie noch nicht in digitaler Form vorliegen, werden sie zunächst digitalisiert. Anschließend erfolgt eine Datenextraktion – die eigentliche Rechnungserkennung. Die Rechnungsinformationen werden unter Berücksichtigung der Stammdaten ausgelesen. Es folgt der digitale Prüfungs- und Freigabeworkflow und anschließend die Übergabe an das FiBu- oder ERP System, wo die Rechnung schlussendlich gebucht wird. Zudem erfolgt eine revisionssichere Ablage im Archiv.

Grundsätzlich bieten wir einen Standard-Freigabeworkflow an, der aus den Schritten Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe und Buchhaltung besteht. Der Workflow inkl. Schrittabfolge sowie die Bedingungen, unter welchen eine Rechnung in den nächsten Prüfungsschritt gelangt, lassen sich individuell anpassen. Zudem können auch die Freigabelimits individuell angepasst werden. Es können mehrere Freigabeschritte mit individuellen Limits erstellt oder eine Matrix für die automatische Bearbeiter-Findung eingerichtet werden.

Dies funktioniert mittels OCR. „OCR“ ist eine Abkürzung für „Optical Character Recognition“ und bedeutet ins Deutsche übersetzt „optische Zeichenerkennung“. Beim Rechnungen digitalisieren erfasst die OCR-Texterkennung alle Zeichen auf der vorliegenden Rechnung. Anhand von Regeln und Mustern werden das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und weitere relevante Eigenschaften aus den Zeichen extrahiert. Im Zusammenspiel mit einer künstlichen Intelligenz und unter Zuhilfenahme der Stammdaten können auf Basis dieser Eigenschaften weitere Daten ermittelt oder plausibilisiert werden.

Im Bereich der Softwareoberflächen werden im Standard die Sprachen Deutsch, Englisch, Portugiesisch und Französisch unterstützt. Bei der Rechnungserkennung sind viele weitere Sprachen wie z.B. Niederländisch, Italienisch und Spanisch verfügbar. Darüber hinaus sind projektspezifische Erweiterungen möglich. 

Zu den Schnittstellen, die im Standard onPrem verfügbar sind, gehören:
Dynamics 365 F&O
Dynamics 365 Business Central
Oracle NetSuite
Asseco APplus
Sage 100
Des Weiteren bieten wir im d.velop Store d.velop invoices for Datev Unternehmen Online sowie d.velop invoices for Datev Rechnungswesen als eigenständige Produkte an.

Die Papierrechnungen können vernichtet werden, wenn der digitale Prozess als GoBD-konform eingestuft wird. Das ist bei unserem System grundsätzlich zu erwarten, muss allerdings noch einmal durch einen Wirtschaftsprüfer bestätigt werden. Dazu muss eine Verfahrensanweisung erstellt werden, die eine technische Dokumentation und weitere Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess enthält, welche als Grundlage zur Bewertung des Wirtschaftsprüfers dienen.
Unsere Anwendung hat eine Softwarebescheinigung nach IDW PS880 erhalten. Damit ist bestätigt, dass bei korrekter Verwendung Dokumente revisionssicher online abgelegt werden können. Weitere Informationen zum Thema Sicherheit finden Sie auf unserer Webseite. Sie können entscheiden, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit GoBD-konform archivieren möchten.

Rechnungen zu digitalisieren bietet mehrere Vorteile: Es vereinfacht die Archivierung und den schnellen Zugriff auf Dokumente, reduziert den Papierverbrauch und steigert die Effizienz bei der Verwaltung Ihrer Finanzen. Zudem verbessert es die Datensicherheit durch Backup-Möglichkeiten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten durch organisierte Ablage.