d.velop postbox
Digitale Postzustellung mit d.velop postbox
Dokumente digital & rechtssicher versenden
Dokumente wie Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen sind schützenswerte Unterlagen, die Sie Ihren Kunden, Partnern oder Mitarbeitenden rechtssicher zustellen müssen. Das geht auch digital! Mit der digitalen Postzustellung über d.velop postbox.
Warum? Die Zustellung der Dokumente erfolgt verschlüsselt und mit einem elektronischen Zustellnachweis – im Gegensatz zu gängigen Portalen. Dokumente in der d.velop postbox werden ausschließlich in Deutschland gespeichert: Made in Germany – Safe in Germany.
- 8.23 Mio. Empfänger:innen haben die Möglichkeit, Dokumente in der d.velop postbox empfangen
- 3.6 Mio Dokumente wurden im Jahr 2023 mit d.velop postbox zugestellt
- 300 Organisationen stellen Dokumente mit d.velop postbox digital zu
Einsteiger-Guide Digitale Postzustelluing
Das digitale Postfach: Die nachhaltige Alternative für den klassischen Geschäftsbriefversand
Täglich werden in Deutschland Millionen Briefe verschickt – ein zeitaufwendiger und teurer Prozess mit Sicherheitsrisiken. Ein digitales Postfach bietet hier eine sichere und strukturierte Lösung, besonders für sensible Dokumente.
In diesem Whitepaper erfahren Sie alles Wichtige zur digitalen und rechtssicheren Zustellung von Dokumenten in ein digitales Postfach. Es bietet Einsteiger:innen kompakte Informationen zur Notwendigkeit, Funktionsweise und Implementierung einer digitalen Postzustellung in Ihrem Unternehmen.
Funktionen Digitale Postzustellung
Die wichtigsten Funktionen der digitalen Postzustellung
Verwaltung leicht gemacht – und das digital mit der d.velop postbox. Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen eines digitalen Postfachs für die rechtssichere Zustellung Ihrer Geschäftspost.
Rechtssichere Zustellung von Dokumenten mit Zustellnachweis
Stellen Sie Geschäftspost in einer definierten Ordnerstruktur per Klick digital und rechtssicher mit Zustellnachweis an Ihre Empfänger:innen zu. Für zusätzliche Sicherheit sorgt die 2-Faktor-Authentifizierung.
Massenversand mithilfe von Vorlagen
Erstellen Sie für wiederkehrende Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Beitragsbescheide, usw. Vorlagen die personalisiert an die Empfänger:innen per Massenversand zugestellt werden. Die Personenzuordnung erfolgt anhand vordefinierter Regeln.
Keine Stammdatenpflege notwendig
Die d.velop postbox ist eine Cloud-Lösung und Eigentum der Empfänger:innen. Jede:r pflegt die eigenen Daten (Name, E-Mail, Adresse, etc.) selbstständig im Account. So entsteht für Sie kein zusätzlicher Aufwand in der Verwaltung der Empfänger-Accounts sowie Stammdatenpflege.
Referenzen
Fans der digitalen Postzustellung
Anwender:innen aus den verschiedensten Abteilungen sind begeistert von der d.velop postbox. Aber lesen Sie selbst:
DAK Gesundheit
Die DAK-Gesundheit, eine der größten Krankenkassen Deutschlands, führt die digitale Postzustellung im Unternehmen ein. Die d.velop postbox dient als zentrales Tool zur digitalen Kommunikation zwischen Versicherung und Versicherten sowie Mitarbeitenden.
Mit der Einführung der Digitalpost geben wir Millionen unserer Kunden die Möglichkeit, diese immer und überall empfangen zu können – schnell und zuverlässig. Zusätzlich leisten wir damit einen großen Beitrag für die Umwelt.
GEKA GmbH
Gemeinsam mit der d.velop AG hat es sich die GEKA GmbH zur Aufgabe gemacht, die Gehaltszustellung an ihre Mitarbeitenden zu digitalisieren und so Papier und Zeit einzusparen. Über 60% der Mitarbeitenden haben sich bereits für die digitale Lohn- und Gehaltszustellung entschieden.
Man denkt immer bei der Einführung neuer Software an einen langen Projektzeitraum, aber ich muss sagen, ich war sehr begeistert, wie einfach und schnell die Umsetzung ablief.
apetito AG
Mit d.velop postbox werden die Gehaltsabrechnungen und weitere Personaldokumente jetzt elektronisch an die Mitarbeitenden bei der apetito AG zugstellt. Der Vorteil: Neben geringeren Kosten profitiert apetito unter anderem auch von frei werdenden Kapazitäten in den Bereichen HR, IT und der Poststelle.
Wir wollten ein System haben, welches jeder Mitarbeitende nutzen kann, mit einer hohen Datensicherheit, geringem Implementationsaufwand und einfacher Bedienung. Nach einem Jahr kann ich sagen: Aus Unternehmens- und Mitarbeitersicht hat sich die Nutzung von d.velop postbox wirklich gelohnt.
IHK Ostwestfalen zu Bielefeld
Die IHK Ostwestfalen zu Bielefeld wickelt den Versand von Beitragsbescheiden an ihre 113.000 Mitglieder vollständig digital mit d.velop postbox ab. Somit wurden interne Prozesse einfach und ohne größeren IT-Aufwand optimiert.
Bei jeder Zustellung erhalten wir einen Zustellungsnachweis. Durch die zugehörige Sendungs-ID haben Sie die Sicherheit, dass das Dokument ordnungsgemäß zugestellt wurde. Zur technischen Umsetzung gibt es eigentlich nicht allzu viel zu sagen. Das verlief absolut problemlos und war keine große Sache.
Use Cases digitale Postzustellung
Vielfältige Anwendungsfälle der d.velop postbox im Überblick
Mit der d.velop postbox erreichen Sie alle Stakeholder wie Kunden, Partner, Versicherte, Mitarbeitende, Mitglieder, Mandanten oder Bürger:innen. Alle Empfänger:innen haben ein eigenes Postfach, über das Unternehmen und Organisationen Briefpost rechtssicher und digital zustellen können. Schauen Sie sich ausgewählte Anwendungsfälle im Detail an.
-
Gehaltsabrechnungen digital übermitteln
Mit der digitalen Gehaltsabrechnung erreichen Sie Mitarbeitende mit und ohne PC-Arbeitsplatz:
- Gehaltsunterlagen einfach digital zustellen
- Alle Mitarbeitenden können per App von überall auf HR-Dokumente zugreifen
-
IHK-Beitragsbescheide digital zustellen
IHKs sind im stetigen Dokumentenaustausch mit ihren Mitgliedern. Dieser sollte digital ablaufen:
- Beitragsbescheide rechtssicher und nachhaltig an Mitglieder zustellen
- Zeitgemäße Kommunikation mit Mitgliedern
-
Versicherungsdokumente digital senden
Versicherungen müssen eine Vielzahl von Dokumenten zustellen, dies geht auch digital und rechtssicher:
- Sichere Zustellung an Versicherte per elektronischem Zustellnachweis
- Versicherte können schnell und komfortabel Dokumente hochladen und teilen
Vorteile der digitalen und rechtssicheren Zustellung von Geschäftspost
Kosten sparen und mehr Zeit fürs Wesentliche schaffen
- Kosteneinsparung durch Wegfall von Papier, Porto, Druck, Kuvertierung & weiterer Arbeitsaufwände
- Zeitersparnis für Kolleg:innen, die sich wieder auf effizienzsteigernde Projekte konzentrieren können.
- Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung sowie deutsches Rechenzentrum).
- Nachhaltige Prozesse sowie reduzierter Papier- und Wasserverbrauch
- Hybride Post – Zustellung der Dokumente digital und, wenn gewünscht, postalisch an „nicht digitale“ Empfänger:innen.
- Einfaches Onboarding sowie problemlose Integration in Bestandssysteme.
- Individualisierungsmöglichkeiten: Web-Branding, Branding der E-Mail-Benachrichtigungen und Whitelabel-App.
- Revisionssichere Zustellung: Das bedeutet, dass ein Dokument, wenn es revisionssicher zugestellt wird, von Endanwender:innen für den angegebenen Zeitraum nicht gelöscht werden kann.
Persönliche Dokumente im digitalen Briefkasten
- Zeitersparnis, da kein Abheften von Papierdokumenten mehr notwendig ist.
- Persönliche Dokumente an einem Ort und immer griffbereit auf dem Smartphone mit der d.velop postbox App.
- Einmalige Registrierung bei lebenslanger, kostenfreier Nutzung des digitalen Briefkastens.
- 2GB Speicherplatz inklusive für weitere persönliche Dokumente
- Briefkommunikation digitalisieren und Dokumente von verschiedenen Versendern wie Banken, Versicherungen, Ämtern und Behörden erhalten.
- Dokumente an Dritte teilen und sich somit bidirektional austauschen.
- Nachhaltige Büroarbeit und damit eine Verringerung des CO2-Fußabdrucks sowie weniger Papiermüll.
Digitale Postzustellung im Einsatz
Weitere Erfolgsgeschichten mit der d.velop postbox
-
Signal Iduna
Signal Iduna setzt mit d.velop postbox auf digitale Effizienz und Nachhaltigkeit.
-
Zentis GmbH & Co. KG
Zentis führt die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen mithilfe der d.velop postbox ein.
-
apetito AG
Die apetito AG setzt beim digitalen Versand von Dokumenten auf Prozesseffizienz und Datensicherheit.
-
Zentralklinik Bad Berka
Die digitale Gehaltsabrechnung schafft mehr Zeit fürs Wesentliche bei der Zentralklinik Bad Berka.
-
UKS Universitätsklinikum des Saarlandes
Das Universitätsklinikum des Saarlandes verschickt digitale Gehaltsabrechnungen mit d.velop postbox
FAQ zur digitalen Postzustellung
Fragen und Antworten zur digitalen Postzustellung
Mit der digitalen Postzustellung der d.velop können Dokumente jeglicher Art verschlüsselt zugestellt, mit Kontakten oder Dritten geteilt sowie abgespeichert werden. Die Softwarelösung d.velop postbox ist für die Zustellung sensibler Dokumente hervorragend geeignet, weil die digitale Zustellung DSGVO-konform und unter höchsten Sicherheitsstandards abläuft. Beispiele sind Arbeitsvertragsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsbescheinigungen.
Es gibt zahlreiche Vorteile der digitalen Postzustellung für Ihr Unternehmen. Sie sparen mit der Lösung d.velop postbox beispielsweise Kosten und Zeit durch die digitale Zustellung und entlasten so auch die Mitarbeitenden Ihrer HR-Abteilung langfristig. Durch die digitale und rechtssichere Zustellung können Dokumente in Echtzeit mit Zustellnachweis zugestellt werden. Ein weiterer Vorteil für Ihr Unternehmen: Sie haben keinen zusätzlichen Aufwand durch mühsame Stammdatenpflege, da alle Änderungen von der/dem Nutzer:in vorgenommen werden. Nutzen Sie darüber hinaus das volle Potenzial der d.velop postbox durch die Einbindung der digitalen Unterschrift. So können Sie Vertragsunterlagen nicht nur rechtssicher zustellen, sondern ebenfalls direkt in der d.velop postbox signieren.
Ihre Mitarbeitenden können in der d.velop postbox Dokumente jeglicher Art einfach und sicher aufbewahren. Bei der Zustellung eines neuen Dokuments erhalten Ihre Mitarbeitenden eine automatische Benachrichtigung per E-Mail oder bei der Nutzung der App per Push-Benachrichtigung. Darüber hinaus bietet die d.velop postbox über den beruflichen Kontext hinaus großes Potenzial. Denn diese ist auch privat kostenlos nutzbar und bietet bis zu 2GB Platz für eigene Dokumente. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die d.velop postbox unbefristet nutzbar, um den Zugriff auf die Dokumente weiterhin zu ermöglichen.
Nehmen wir das Beispiel der digitalen Gehaltsabrechnung. Durch die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50% der Kosten einsparen. Kalkulieren Sie jetzt Ihr persönliches Einsparpotenzial mit unserem ROI-Rechner.
Die d.velop postbox wurde nach höchsten Sicherheitsstandards in Deutschland entwickelt und wird nach deutschem Recht betrieben. Das Rechenzentrum besitzt eine ISO-27001- sowie Trustee-Cloud-Zertifizierung. So ist gewährleistet, dass jedes Dokument verschlüsselt und DSGVO-konform zugestellt und abgespeichert wird – nach aktuellem Industriestandard mit AES-256-bit. Mehr zum Thema Datensicherheit finden Sie hier.
Demo digitale Postzustellung
Jetzt Termin buchen und d.velop postbox live erleben!
Erfahren Sie in einem Gespräch mit unseren d.velop Expert:innen, wie auch Sie eine digitale Postzustellung in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren. Gerne präsentieren wir Ihnen die Software in einer individuellen Live-Demo.