Digitale Personalakte

Eine elektronische Personalakte bezeichnet eine digitale Form der Dokumentation der Unterlagen zu Mitarbeitern, welche die herkömmliche Papier-Personalakte ersetzt. Dabei werden Daten und Informationen über eine Person gesammelt, verwaltet und gespeichert. In der Regel umfasst dies Angaben zur Identität, zur beruflichen Entwicklung, Aus- und Weiterbildung, Bewerbungsunterlagen sowie anderen relevanten Erfahrungen und Kenntnissen.

In eine digitale Personalakte gehören alle Personaldokumente, die für das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber relevant sind. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Bewerbungsunterlagen oder Gehaltsabrechnungen.

Nein, eine digitale Personalakte ist keine Pflicht. In Deutschland gibt es keine rechtliche Grundlage dazu.

Um Personalakten digital zu erstellen, werden die zugehörigen Dokumente mithilfe einer OCR-Software gescannt oder per Drag-and-drop ins System gegeben und automatisch in die passende Akte einsortiert. Dabei erkennt die Software die Eigenschaften des Dokuments und ordnet es entsprechend zu.

Eine elektronische Personalakte bietet zahlreiche Vorteile für die Verwaltung von Personaldokumenten. Durch individuell konfigurierbare Zugriffsrechte wird sichergestellt, dass nur befugte Personen auf die Akten zugreifen können. Zudem verhindert die digitale Archivierung den Verlust von Dokumenten und verhindert Manipulationen, was zu einer höheren Sicherheit führt. Auch die Verwaltungskosten werden reduziert, da die Akten digital gespeichert und archiviert werden können. Darüber hinaus werden gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen eingehalten, was zu einer rechtssicheren Aufbewahrung führt. Zusammengefasst ermöglicht die Verwendung einer elektronischen Personalakte einen effizienteren HR-Prozess.

Es gibt verschiedene Anbieter, die Personalsoftware bereitstellen. Durch das d.velop documents (DMS) lassen sich zum Beispiel die Personalakten digital abbilden.