Digitale Akten von d.velop

Eine digitale Akte ist Teil eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems, das Dokumente digital speichert, verwaltet, zur Bearbeitung bereitstellt und teilt. Sie ersetzt somit die traditionellen Papierakten und ermöglicht einen schnellen und rechtssicheren Zugang zu allen relevanten Inhalten.

Die digitale Akte von d.velop ermöglicht eine Vielzahl von Funktionen und Workflows, die das Verwalten von Dokumenten deutlich erleichtert. Unter anderem gehört die vollautomatische Klassifizierung der Inhalte dazu, damit diese dann automatisch in jeweilige oder neu angelegte Akten verschoben werden können. Zudem gibt es verschieden Aktenarten, um z.B. branchenspezifische Bedürfnisse optimal abbilden zu können.

Sie können Ihre bestehenden Papierdokumente entweder mithilfe von Scan-Funktionen in die digitale Akte importieren oder lassen das Einscannen von einer externen Firma übernehmen. Dabei spielt weder die Unternehmensgröße noch die Branche eine Rolle. Auf diese Weise können Sie vollständig auf Papierakten verzichten und von den Vorteilen eines elektronischen DMS profitieren.

Ja, die digitale Akte von d.velop verfügt über umfassende Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu schützen. Dazu gehört unter anderem die Verteilung von Zugriffsberechtigungen, die Mitarbeiter:innen den Zugriff auf bestimmte Dokumente erteilt, die für sie relevant sind.

Eine eAkte ist eine elektronische Akte, die besonders in der öffentlichen Verwaltung ein häufig genutzter Bestandteil des DMS ist. Die eAkte ersetzt Papierakten und stellt Dokumente und Informationen digital zur Verfügung. eAkten fügen sich optimal in die benötigten Fachverfahren ein und stellen auf dem digitalen Aktendeckel übersichtlich die wichtigsten Infos direkt bereit.

Eine ganzheitliche Verwaltung aller baurelevanten Unterlagen kann mit einer digitalen Bauakte realisiert werden. Diese elektronische Sammlung verschiedener Unterlagen steht ortsunabhängig zur Verfügung und kann auch auf dem Bau selbst kurzfristig zur Verfügung stehen und Auskunft über wichtige Entscheidungen liefern. Egal ob Pläne, Zeichnungen, Berechnungen oder Gutachten – alle Unterlagen stehen so konstant zur Verfügung.

Digitale Aktenführung bedeutet, dass Akten und Unterlagen nicht in Papierform zur Verfügung stehen, sondern elektronisch verwaltet werden. Dazu werden die Akten mittels eines elektronischen Systems, wie z.B. einem Dokumentenmanagement-System (DMS), organisiert. Mit einem DMS können digitale Akten einfach geteilt, gemeinsam bearbeitet und ohne Aufwände rechtssicher archiviert werden. Dadurch wird die Aktenführung übersichtlicher, weniger Unterlagen gehen verloren und die Fehlerquote wird geringer.

Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind unter anderem die einfache Anwendung, die Verknüpfung von Dokumenten und Akten, standortübergreifendes Arbeiten sowie reduzierter Suchaufwand. Zudem ist die digitale Personalakte sicherer als die Akte im Aktenschrank.