Referenzstory Universitätsklinikum des Saarlandes

Das Universitätsklinikum des Saarlandes verschickt digitale Gehaltsabrechnungen mit d.velop postbox

Das Universitätsklinikum des Saarlandes verschickt digitale Gehaltsabrechnungen mit d.velop postbox

Nach nur 6 Monaten nutzen schon 60 % der Mitarbeiter:innen das digitale Postfach

Das Universitätsklinikum des Saarlandes (UKS) beschäftigt als Maximalversorger im Gesundheitssektor etwa 6.000 Mitarbeiter:innen. Das Klinikum gliedert sich in 40 Fachabteilungen und Institute am Standort Homburg, wo die Einrichtung etwa 100 Gebäude unterhält, um die Versorgung der jährlich 50.000 stationären und 230.000 ambulanten Patient:innen zu gewährleisten. Diese Patienten stammen nicht nur aus dem Saarland, sondern aus der gesamten Region, einschließlich Rheinland-Pfalz, Frankreich und Luxemburg. Die spezialisierten Fachabteilungen des 1947 gegründeten Klinikums sind darüber hinaus mit ihren Kenntnissen über Deutschland hinaus weltweit gefragt.

6.000 Mitarbeiter:innen, das bedeutete für das Universitätsklinikum des Saarlandes in Homburg in der Vergangenheit auch: 6.000 Kuverts mit Lohnabrechnungen vorbereiten, sortieren und an die jeweiligen Personen in rund 100 Gebäuden auf dem Campus auszuhändigen. Vorausgesetzt, die waren gerade zugegen.

„Wenn wir die Briefe nicht persönlich zustellen konnten, hatten wir in der Personalabteilung eine große Anzahl Rückläufer, die wir vernichten mussten, wenn sie niemand abgeholt hat“, beschreibt Lisa Ehrhardt von der Personalabteilung. Außerdem sei der Prozess des Kuvertierens und Verteilens auf dem ganzen Campus sehr aufwendig gewesen, ergänzt sie.

UKS will alle Mitarbeiter:innen an digitaler Transformation beteiligen

Hinzu kam: „Es musste natürlich eine Maschine für die Kuvertierung vorgehalten und gewartet werden. Das war schon alles sehr personalintensiv.“ Eine digitale Lösung musste her, schon aus Gründen der Nachhaltigkeit. „Wir haben überlegt, dass das ja alles Papiere sind, die wir gar nicht unbedingt mehr verschicken oder gar entstehen lassen müssen. Das geht heutzutage doch viel sinnvoller.“ Nicht zuletzt bestand einer der Kerngedanken darin, die Belegschaft direkt an der digitalen Transformation teilhaben zu lassen: „Wir machen im Gesundheitswesen ja zurzeit viele Digitalisierungsschritte, und da sollten wir die eigenen Mitarbeiter:innen nicht vergessen, sondern dort anfangen“, findet Bianca Rech.

Letztlich brachten Probleme beim Kuvertieren den Prozess der Lösungssuche in Gang. Und die Lösung war nicht weit, denn das Universitätsklinikum ist bereits seit mehr als zehn Jahren Kunde von d.velop. „Das Thema Gehaltsabrechnungen hatten wir im Rahmen von regelmäßigen Gesprächen mit der d.velop bereits zuvor angesprochen.“ Dann kam der Zufall zur Hilfe, denn es trudelten kurzfristig sowohl eine Finanzierungsmöglichkeit als auch eine Projektlücke ins Haus. „Dann haben wir sehr schnell beschlossen, das umzusetzen, und haben die Personalabteilung ins Boot geholt“, erläutert Bianca Rech.

Das Universitätsklinikum nutzt bereits eine breite Produktpalette von d.velop. Ein langwieriges Auswahlverfahren bei der Suche nach einem Anbieter entfiel somit. Die Entscheidung fiel auf d.velop postbox, das digitale Postfach von d.velop. „Unser Glück war, dass auch d.velop sehr, sehr kurzfristig Zeit hatte, um das mit uns umzusetzen“, erinnert sich Bianca Rech, Teamleiterin ECM beim Uni-Klinikum. „Nur gut drei Monate dauerte es, da konnten wir den Mitarbeitern:innen der ersten Testgruppe bereits die Gehaltsabrechnungen digital zustellen“.

Nach 6 Monaten nutzen rund 60 Prozent bereits d.velop postbox

Seit dem ersten Test ist inzwischen ein halbes Jahr vergangen. „Aktuell liegt der Anteil der digitalen Gehaltsabrechnungen bei 60 Prozent“, weiß Sven Wälder aus dem ECM-Team. „Das Projekt wird sukzessive immer weiter ausgerollt, die Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, sich freiwillig zu registrieren und die Software privat zu nutzen“, ergänzt er. Das Ziel ist natürlich irgendwann die 100-Prozent-Marke.

UKS-Belegschaft hochzufrieden mit digitaler Gehaltsabrechnung

Das Feedback gibt ihr recht: „Die Reaktionen sind wirklich super, die Mitarbeiter:innen hochzufrieden mit der Lösung“, weiß Lisa Ehrhardt. Sie ergänzt: „Und dass wir nach dem zweiten Gehaltslauf schon an die Quote von 60 Prozent stoßen, ist für uns ein Riesenerfolg.“ Die hohe Nachfrage zeigt dem Klinikum, dass eine digitale Gehaltsabrechnung erwünscht ist. Jetzt müsse man noch die restlichen 40 Prozent von den Vorzügen einer digitalen Gehaltsabrechnung überzeugen.

Doch wie kommuniziert man ein solches Projekt an 6000 Beschäftigte in 100 Gebäuden? „Zum einen kommunizieren wir über Rund-E-Mails, über die wir grundsätzlich unsere Mitarbeiter:innen auf Themen vorbereiten“, beschreibt Lisa Ehrhardt die erste Säule. „Dann haben wir speziell für dieses Produkt persönlich an jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen postalischen Brief geschickt mit einem QR-Code, wie man mit seinen persönlichen Zugangsdaten zum Produkt gelangt.“

Hat es Knackpunkte gegeben? „Die größte Herausforderung für uns war die Kommunikation in Richtung unserer Beschäftigten, um Akzeptanz für das Produkt zu schaffen“, blickt Lisa Ehrhardt zurück. Es sei der erste große Schritt am UKS in Richtung Digitalisierung gewesen, der alle Mitarbeiter:innen betraf, merkt die Personalerin an. „In der Kommunikation haben wir unsere Mitarbeiter:innen da schon sehr früh drauf vorbereitet und sie abgeholt und wir konnten unsere Begeisterung auf die Belegschaft übertragen.“

In dem versendeten Brief seien zudem alle verfügbaren Ansprechpartner:innen für Fragen genannt worden. Darüber hinaus habe man eine eigens für das Projekt gestaltete Intranetseite mit Anleitungen, Dokumentationen und FAQs online gestellt. Eine Online-Veranstaltung für die Belegschaft rundete die Informationskampagne ab. In ihr wurden die Vorteile der Software erklärt und die Entscheidung der UKS für das Produkt transparent dargelegt. Am Ende gab es eine Fragerunde.

d.velop postbox spart Material und Personal ein

Aber auch das Uni-Klinikum profitiert von d.velop postbox. „Wir drucken zwar einen bestimmten Anteil immer noch aus, aber das Ziel ist natürlich, den Workflow vollständig zu digitalisieren“, blickt Lisa Ehrhardt voraus. Trotzdem: „Wir haben schon fast 60 Prozent der Papierdokumente reduziert und der Druckumfang ist geringer als in den vergangenen Jahrzehnten.“ Noch wichtiger als die reinen Einsparungen sind aber die Entlastungen, die d.velop postbox mit sich bringt. In etwa 3600 Fällen spare man derzeit jeweils sechs Arbeitsschritte, also insgesamt rund 22.200 Arbeitsschritte, ein.

Damit auch jeder im Unternehmen weiß, wie d.velop postbox funktioniert, hat das Klinikum ein Handout und eine Dokumentation veröffentlicht. „Dann gibt es noch unseren Online-Termin, der mehrfach stattfinden wird, mit einer Live-Demo“, beschreibt Sven Wälder den Wissenstransfer. Das müsse man sich vorstellen wie eine Führung, sowohl durch die Smartphone-App als auch durch die Browser-Variante. „Wir haben aber auch konkrete Ansprechpartner:innen benannt, die man sofort anrufen kann, die unterstützen“, ergänzt Bianca Rech.