Referenzstory TECE

In die bestehende Cloud-Strategie von TECE wurde ein passendes Informationsmanagementsystem etabliert.

• Digitalisierung von über 10 Millionen Dokumenten
• Zugriff auf Dokumente jederzeit und von überall
• Integration von SharePoint/M365 in SAP ERP sowie Salesforce

TECE – Close to you

Als global tätiger Hersteller von Sanitärprodukten und Installationssystemen lautet das Versprechen von TECE » close to you «. Seit über 30 Jahren ist das unabhängige Familienunternehmen nah an Menschen und Märkten. Die Neugier für die Welt der Kunden führt zu durchdachten Produkten und Services und wird auch weiterhin der Antrieb für Innovation sein. Die Kernkompetenz von TECE ist einfach erklärt. Wasser ins Haus holen und von dort wieder hinausleiten – mit dem für das Unternehmen typischen Pioniergeist.

Die Anforderungen von TECE

TECE ist ein international ausgerichtetes und dynamisch wachsendes Unternehmen. In die bestehende Cloud-Strategie von TECE sollte ein passendes Informationsmanagementsystem etabliert werden. Dieses System hatte die Anforderung sich nahtlos in die führenden Applikationen CRM (Salesforce) und SAP ERP zu integrieren. Die Integration sollte die lückenlose, gesetzeskonforme und transparente Digitalisierung aller Dokumente in Form von digitalen Akten umfassen. Unter anderem sollten dabei die folgenden Aktenarten abgebildet werden: Kundenakten, Auftragsakten, Lieferantenakten, Bestellakten, technische Datenblätter, Normen etc.. Auf dieser Basis wollte TECE Geschäftsprozesse umfassend digital gestalten, Dokumente für Kunden bereitstellen und die Zusammenarbeit optimieren. Auch die Automatisierung der Beschaffungsprozesse (procure2pay) gehörte zum Scope des Projektes.

Nach Vorstellungen von TECE soll das eingesetzte DMS den internen “Share & Work Together” Gedanken weiter fördern. Zudem war das Thema der gesetzteskonformen Ablage passend zu den Anforderungen der jeweiligen Länder, im Projekt von Bedeutung.

Die Digitalisierungsstrategie von TECE

Um die interne Verwaltung von TECE zu digitalisieren und das Projekt erfolgreich abzuschließen wurden vor Projektstart eine Strategie aufgestellt. Gestartet wurde mit dem Kern des Projekts. Der Migration der bestehenden Lösungen, dem Dokumentenmanagement-System von d.velop in Richtung SAP und Salesforce sowie des Filesystems in Richtung SharePoint/M365. Folgend wurde die Integration von SharePoint/M365 in SAP ERP sowie Salesforce durchgeführt zwecks Anzeige der jeweiligen Akten im Kontext eines SAP-Vorganges und Salesforce-Vorganges. Im nächsten Schritt wurde dann eine azure-basierten Middleware für die SAP- Connectivity eingerichtet. Zu guter Letzt stand dann die Nutzung von SharePoint/M365 als Plattform für die revisionssichere Archivierung.

Mit SharePoint/M365 von Microsoft profitieren wir von einer leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit der Erweiterung d.velop documents for Microsoft 365 verbinden wir diese Plattform mit SAP ERP und Salesforce, erreichen volle Transparenz über unsere Dokumente und Geschäftsprozesse und haben die rechtskonforme Ablage sichergestellt.

Reinhard Wiggers
Head of Processes and Systems
TECE

Die Ergebnisse

Nach der erfolgreichen Einführung des Dokumentenmanagements konnte festgestellt werden, dass nicht nur der Prozess optimiert wurde, sondern dass es eine deutliche Reduzierung von Insellösungen stattgefunden hat. Ein weiterer Vorteil ist, dass somit ein unternehmensweiter und ganzheitlicher Einsatz von strategisch gesetzten Produkten erfolgt.

• SAP = ERP
• Salesforce = CRM
• Informationsmanagement = SharePoint/O365+ecspand

Der größte Vorteil für den Anwender ist, dass jeder Mitarbeiter dank der Einführung von d.velop documents for Microsoft 365 jederzeit und von überall auf alle relevanten Dokumente zugreifen kann. Damit ist TECE nun in der Lage, sofort Informationen bereitzustellen. TECE digitalisiert über 10 Millionen Dokumente.

Eingesetzte Lösungen

• Office
• Outlook
• SharePoint
• O365
• Azure