Referenzstory Stadtwerke Münster GmbH

Die Stadtwerke-App „münster:app“ der d.velop Tochter d.velop mobile services (ehemals opwoco) zeigt das digitale Informations- und Serviceangebot der Stadtwerke Münster auf einen Blick. Zudem wird die elektronische Kundenakte und die digitale Eingangspostverarbeitung genutzt.

• münster:app“ als Dreh- und Angelpunkt für Nutzer:innen
• Projektumsetzung des DMS bereits 2005
• Digitale Akten sowie einen Workflow-Prozess für die digitale Bearbeitung der täglichen Eingangspost

Die „münster:app“: Gebündelte Services der Stadtwerke Münster mobil auf einen Blick

In Münster und Umgebung sind die Stadtwerke Münster eine feste Größe. Neben ihren Strom-, Gas- und Wasserprodukten versorgt die Stadtwerke ihre Kunden auch mit Fernwärme, Photovoltaik, Wärmepumpen, Speichern oder Glasfaser. Zudem bringen sie die Menschen mit ihren Bussen sicher und pünktlich ans Ziel. Als kommunales Unternehmen sind die Stadtwerke Münster zu 100 Prozent im Besitz der Stadt Münster. Pro Tag werden rund 120.000 Menschen in den Bussen der Stadtwerke befördert. Damit wird dafür gesorgt, dass die Münsteraner:innen und Münsters Tourist:innen schnell und kostengünstig ihr Ziel erreichen.

Gemeinsam mit d.velop mobile services haben die Stadtwerke Münster aktiv daran gearbeitet, ein digitales Informations- und Serviceangebot der Stadt Münster aufzubauen, einen modernen Kommunikationskanal zu schaffen und den Dialog sowie die Interaktion zwischen verschiedensten Zielgruppen zu fördern. Die Lösung: Die Stadtwerke-App “münster:app” bündelt unterschiedliche Themenbereiche und Services der Stadtwerke Münster innerhalb einer App.

Effektive Kundenbindung durch vielfältige Services und optimierte Kommunikationskanäle

Mit dem Entschluss, das digitale Informations- und Serviceangebot der Stadt Münster zu fördern, machten sich die Stadtwerke Münster Ende 2014 auf die Suche nach einem Partner, um gemeinsam eine “Smart City App” zu entwickeln.

Ziel war es, ein modernes Kommunikationswerkzeug zu erschaffen, welches den Dialog sowie die Interaktion zu Bewohner:innen, Pendler:innen und Besucher:innen fördert. Die Herausforderung lag dabei in der Bündelung ganz unterschiedlicher Themenbereiche sowie Services in der Stadt Münster und somit unzähligen Datenquellen und Schnittstellen in einer App.

Lösung: Die „münster:app“ als Dreh- und Angelpunkt für Nutzer:innen

Münster immer in der Tasche! Die Stadtwerke-App münster:app verbindet verschiedene Funktionen für Bewohner:innen, Pendler:innen und Besucher:innen der Stadt Münster. Ob Verbindungsauskünfte zu Bus und Bahn, Abholterminen der Müllabfuhr, Veranstaltungsnews, Baustellenauskünfte oder die Integration der Stadtwerke Momente Card: die münster:app bietet für die Nutzer:innen einen perfekten Service. Die meistgenutzten Funktionen der münster:app und demnach das Herzstück der App sind die Fahrplanauskunft und die Stadtwerke Momente Card. Zudem bildet eine interaktive Karte, über die die Anwender:innen sehen, was um sie herum passiert und sich verschiedenste POI (Point of Interest) anzeigen lassen können, eine weitere Zusatzfunktion.

Bereits während der Konzeptions- und Entwicklungsphase wurden immer wieder Workshops mit den Stadtwerken Münster, der d.velop mobile services und auch Drittanbietern von Datensätzen und Schnittstellen durchgeführt. Dabei wurden noch vor der Veröffentlichung mehrfach Nutzer:innen zum Testen der App und deren Funktionen miteinbezogen, um die Usability und Funktionsabläufe zu optimieren und eine erfolgreiche Veröffentlichung zu gewährleisten. Bis heute wurde die App über 150.000 Mal heruntergeladen.

2015 wurde die Version 1.0 der münster:app in einer Pressekonferenz veröffentlicht. Seitdem wird die App stetig weiterentwickelt und durch verschiedene Funktionen ausgebaut.

Die Stadtwerke-App münster:app immer in der Tasche parat

• Alltäglicher Begleiter für Bewohner:innen, Besucher:innen und Pendler:innen der Stadt
• Fahrplanauskunft zu Bus und Bahn in Echtzeit
• Überblick zu Abfuhrterminen der Müllabfuhr
• Parkplatzsuche über integriertes Parkleitsystem
• Anzeige von Verbrauchsdaten und Verträgen sowie Zählerstanderfassung via Foto
• Neuigkeiten rund um Münster, inkl. Veranstaltungskalender
• Integration der Stadtwerke Momente Card mit exklusiven Services, Aktionen und Angeboten
• Interaktive Karte mit verschiedensten POI

Weitere Herausforderungen

Ausgelöst durch eine EU-Verordnung, welche die Liberalisierung des Strom- und Gassektors zum Ziel hat, galt es für die Stadtwerke Münster, sich auf Veränderungen im Umgang mit Unternehmensinformationen vorzubereiten. Trotz der Unsicherheit, welche genauen rechtlichen Anforderungen auf das Unternehmen zukommen würden, war eine Auflage schon klar: Der eigene Vertrieb muss durch den Netzbetrieb genauso behandelt werden wie andere Lieferanten auch, dies umfasst auch die Bereitstellung von Informationen zum Netz. Dieses sogenannte Unbundling gab den Anstoß, die Verwaltung sämtlicher Unternehmensinformationen durchgehend neu zu organisieren.

Die Entscheidung für ein Dokumentenmanagement

Bereits seit 1998 wurde bei den Stadtwerken Münster ein elektronisches Archivsystem eingesetzt. Als nun 2005 die Wartungsverträge für die Hardware und das Betriebssystem ausliefen und der Software-Support des Archivs durch den Hersteller gekündigt wurde, mussten die Verantwortlichen eine grundlegende Entscheidung treffen: Entweder die Umstellung des bisherigen Systems auf neue Hardware vorzunehmen oder ein völlig neues Dokumentenmanagement- und Archiv-System zu implementieren, welches die Anforderungen aus dem Unbundling erfüllen kann. Man entschied sich ein neues System einzuführen.

Im Rahmen eines ausführlichen Systemvergleiches ging das Dokumentenmanagement- und Archiv-System der d.velop AG als eindeutiger Sieger hervor. Nicht nur die umfangreichen und innovativen Funktionalitäten sowie die einfache Administrierbarkeit, sondern auch die Verwendung von Standardformaten machten eine Entscheidung für die d.velop-Lösung sehr leicht. Eine direkte Betreuung und hervorragender Informationsfluss durch die räumliche Nähe waren weitere wesentliche Kriterien. „Das stimmige Gesamtpaket – Produkt, Preis-Leistung und Personen – der d.velop AG machten die Entscheidung für das d.3ecm einfach“, erläutert Stephan Hiller, Projektleiter bei der items GmbH, die Auswahl.

Projektumsetzung bei den Stadtwerken Münster

Ein wesentliches Ziel bei der Implementierung des Dokumentenmanagement-System (DMS) von d.velop war, sinnvolle Szenarien aus dem Altsystem eins zu eins abzubilden und mit den Möglichkeiten des DMS zu erweitern. Die Einhaltung eines strikten Zeitplanes in diesem Projekt war unabdingbar, da ein reibungsloser Übergang vom bisherigen zum neuen System gewährleistet sein musste. Dies stellte eine besondere Herausforderung dar, da die Wartungsverträge mit dem Hersteller bereits gekündigt waren und somit ein enger Zeitrahmen vorgegeben war.

Das Projekt begann im Januar 2005 und sollte im selben Geschäftsjahr abgeschlossen sein, sodass das System bei allen Nutzern läuft und der komplette Produktivbetrieb zu Beginn des Jahres 2006 sichergestellt werden konnte. Durch den bereits vorhandenen Datenstamm war eine Migration der Altdaten zum
neuen DMS notwendig. Um einen reibungslosen Übergang vom Altsystem zum DMS zu ermöglichen, wurden die einzelnen Abteilungen schrittweise umgestellt. Darüber hinaus wurde der reibungslose Wechsel durch ein spezielles Programm, das Daten aus dem Altsystem spezifisch für d.3ecm aufbereitete, sichergestellt.

Die Umsetzung von digitalen Akte bei den Stadtwerken Münster

Die Implementierung des DMS bei den Stadtwerken Münster umfasste digitale Akten sowie einen Workflow-Prozess für die digitale Bearbeitung der täglichen Eingangspost. Die elektronische Kundenakte beispielsweise, beinhaltet den Schriftverkehr mit dem einzelnen Kunden, alle Rechnungen und Mahnungen sowie andere Kunden-relevante Dokumente. Der digitale Posteingang managt die Verarbeitung der täglich per Briefpost eingehenden Dokumente. Der erste Schritt ist es die Dokumente zu scannen und anhand von vordefinierten Regeln an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Integrierte Vertretungsregeln stellen sicher, dass die Dokumente auch bei Abwesenheit des Mitarbeiters, z. B. Urlaub, zeitnah bearbeitet werden.

Auch die digitale Bauakte wurde im Dokumentenmanagement umgesetzt. Die elektronische Bauakte, bisher eine klassische Papierakte, umfasst nun elektronisch alle Dokumente zu Tiefbauarbeiten, Wasserleitungen und Gasleitungen sowie Prüfprotokolle und digitale Karten. Auf diese Weise kann schnell und einfach auf wichtige Informationen zugegriffen werden. Des Weiteren ist auch die Hausanschlussakte, eine Akte zu einer bestimmten Immobilie unabhängig von deren Besitzer – heute eine digitale Akte. Darüber hinaus war es ein wesentliches Anliegen, im Dokumentenmanagement Unbundling-Aspekte bereits jetzt zu realisieren. Um den Zugriff auf  Informationen zu Netzdurchleitungen und ähnlichem sowohl für eigene Vertriebsmitarbeiter als auch für Drittanbieter gleich einfach oder schwierig zu gestalten, dürfen entsprechende Dokumente nur für Mitarbeiter der Netzgesellschaft sichtbar sein. Dies lässt sich anhand der Rechtevergabe in d.3ecm sehr einfach umsetzen.

Das Fazit und die weitere Zusammenarbeit

Anfänglich war man sowohl bei der items als auch bei den Stadtwerken Münster skeptisch. Dank der sehr guten Zusammenarbeit mit der d.velop AG konnten jegliche Zweifel jedoch ausgesprochen schnell ausgeräumt werden. Zwar erwies sich insbesondere die Migration der Daten im Nachhinein schwieriger und komplexer als ursprünglich angenommen, aber auch diese Hürde wurde vorbildlich gemeistert. Die Mitarbeiter der d.velop sorgten dafür, dass das gesamte Projekt sehr gut und schnell durchgeführt werden konnte. Sobald auch Sekretariatsakten und die Archivierung von Bankbelegen in d.velop documents eingebunden sind, ist das DMS in nahezu allen Bereichen des Unternehmens im Einsatz.