Referenzstory Stadt Halver

Die Stadt Halver optimiert ihren Alltag kontinuierlich durch den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems von d.velop und der Arbeitsplatzscanner von Canon.

• Vorlagenmanagement
• Digitale Posteingangsbearbeitung
• Nächster Schritt: Digitaler Rechnungseingang

Kontinuierliche Optimierung des Arbeitsalltags mithilfe von Arbeitsplatzscannern und einem DMS

Die beschauliche kreisangehörige Stadt Halver in Nordrhein-Westfahlen mit rund 16.000 Einwohnern:innen gehört seit 2021 zu den aufstrebenden Digitalisierungs-Kommunen. Doch wie kam es zu diesem Schritt – zur Symbiose zwischen Dokumentenmanagement-System und Arbeitsplatzscannern von Canon? Und welche Rolle spielte dabei die interkommunale Zusammenarbeit? Darüber sprechen wir mit Andrea Reich und Nicole Schmies, den Digitalisierungstreiberinnen bei der Stadt Halver. Außerdem erfahren wir in diesem Interview von den gesetzten Zielen, welche die Beiden mit rund 70 Kollegen:innen Tag für Tag in ihrer Verwaltung verfolgen.

Andrea Reich und Nicole Schmies von der Stadt Halver im Interview

Wofür sind Sie bei der Stadt Halver zuständig?

Andrea Reich: Ich bin seit 36 Jahren bei der Stadt Halver und seit 1995 im Bereich IT tätig. Ich habe meinen Kollegen:innen sehr lange eingeredet, dass wir ein Dokumentmanagement-System einführen müssen.

Nicole Schmies: Ich bin seit 30 Jahren bei der Stadt Halver und seit 2017 im Bereich Zentrale Dienste tätig. Ich begleite den Bereich organisatorisch.

Und wie lange etwa haben Sie sich dafür eingesetzt?

Andrea Reich: Wir haben es ein paar Jahre lang vor uns hergeschoben und im Jahr 2018 sind wir dann tatsächlich eingestiegen. Nachdem wir mit einer Projektgruppe und den Schulungen der Kollegen:innen angefangen haben, haben wir uns 2021 auf die Suche nach Scannern gemacht: Nach einem Poststellenscanner und nach Arbeitsplatzscannern. Manche Kollegen:innen mit Publikumsverkehr sollten direkt am Arbeitsplatz die Dokumente einscannen können. So müssen sie nicht erst ihren Arbeitsplatz verlassen. Auch die Bürger:innen müssen nicht mehr auf dem Flur warten. Auf einer Messe haben wir uns diverse Scanner angeschaut. Eines Tages haben wir die d.velop angeschrieben. Zurück kam die Frage, ob wir die Arbeitsplatzscanner von Canon kennen würden.

Nicole Schmies: Ich kann bestätigen, Frau Reich ist schon sehr lange dran am Dokumententenmanagement-System. Wir haben zuerst ein wenig abgeblockt. Eines Tages aber, es war 2016, haben wir uns mit anderen Kommunen zusammengesetzt und uns verschiedene Systeme vorführen lassen. Wir wollten uns gemeinsam auf den Weg der Digitalisierung machen.

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Wie viele Mitarbeitende hat Ihre Kommune? Und wie sind Sie die nächsten Schritte angegangen?

Andrea Reich: Wir sind etwa 70 Mitarbeitende. Kommunen gleicher Größe sind in vielen Dingen gleichartig unterwegs und haben ähnliche Ideen davon, wie man alltägliche Aufgaben lösen kann. Das hat sich durch die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems noch verstärkt. Wir nutzen zum Beispiel die Möglichkeit, Fallakten selbst zu bauen. Das haben wir dann tatsächlich mit einer anderen Kommune über eine Video-Konferenz zusammen gebaut, damit es für beide Kommunen passt. Das war ein richtig gutes Projekt.

Nicole Schmies: So läuft es in unterschiedlichen Bereichen. Man ruft einfach bei der anderen Kommune an: Wie macht Ihr das? Wie ist das zu bewerten? Wie seht Ihr das? Oder wir gründen kleine Arbeitsgruppen und tauschen uns zu jedem Thema aus. Denn wir wissen, die Kollegin oder der Kollege ist ähnlich unterwegs wie wir. Das ist ein sehr wertvoller Austausch.

Einzelschulungen als Erfolgsgarant für verwaltungsweite Akzeptanz

War der Start des Dokumentenmanagement-Systems in Ihrer Verwaltung erfolgreich?

Andrea Reich: Das DMS ist kein IT-Thema. Das ist ein Organisationsthema. Denn man dreht quasi die ganze Verwaltung auf links. Wir haben uns die Zeit genommen, jede Person in der Verwaltung einzeln zu schulen. Wir haben aus gutem Grund keine Sammel-Schulungen gemacht, sondern eine Zeit lang mit jedem Einzelnen und jeder Einzelnen gearbeitet. Frau Schmies hat damals unseren Aktenplan von 1972 auf den heutigen Stand gebracht. Eine andere Kommune hat diesen neu gebauten Aktenplan ebenfalls übernommen und auf ihre Bedürfnisse angepasst. Mittlerweile haben wir ein Vorlagenmanagement, damit alle immer den aktuellen Kopfbogen haben. Als nächstes kommt Adressverwaltung, anschließend der Posteingang. Eigentlich könnten wir unsere Verwaltung viel schneller digitalisieren, aber dafür sind wir zu klein und zu wenige Personen, die sich damit beschäftigen können.

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Was war der ausschlaggebende Moment für die Entscheidung, die beiden Systeme – DMS und die Scanner – zu vereinen bzw. ins Haus zu holen?

Andrea Reich: Wie gesagt, ich war schon lange dafür, dass wir ein DMS einführen. Auf einer Tagung unseres Rechenzentrums wurde ein Dokumentenmanagement-System vorgeführt. Noch aus der Sitzung heraus habe ich eine Nachricht an Frau Schmies geschickt: „Da gibt es demnächst eine Präsentation und da fahren wir hin“. Das war der Startschuss. Die Veranstaltung war sehr gut. Das war auch der notwendige Schub, um einen Schritt weiter zur Einführung eines Dokumentenmanagement-System zu gelangen. Mein Schreibtisch ist ein blühendes Beispiel dafür. Wenn Wahlen sind, dann ist mein Schreibtisch aufgeräumt und den Rest des Jahres sah man eigentlich vor lauter Papier keine Holzoberfläche mehr. Seitdem ist es völlig anders. Die Papierstapel sind verschwunden.

Seit wann genau werden die Scanner von Canon zusammen mit dem DMS in der Stadtverwaltung genutzt?

Andrea Reich: Seit etwa einem Jahr nutzen wir die Arbeitsplatzscanner zusammen mit dem DMS.

Und in welchen Bereichen werden die Scanner genutzt?

Nicole Schmies: Die Arbeitsplatzscanner nutzen aktuell 15 Personen aus den Bereichen Steueramt, Ordnungsamt im Sozialbereich, Baubetriebshof, Stadtkasse und in der Personalabteilung. Eigentlich all die Personen, die Publikumsverkehr haben oder etwas direkt am Platz einscannen müssen, um direkt im DMS ablegen zu können. Das ist der große Unterschied zu vorher. Damals mussten wir den Bürger oder die Bürgerin bitten, den Raum zu verlassen, damit wir zum Scanner gehen und dort eine Kopie machen konnten. Danach lag diese Kopie auf dem Schreibtisch und wartete darauf, noch abgeheftet zu werden. Nun gibt es die Kopie nicht. Das Dokument wird direkt im DMS abgelegt. Wir haben lange überlegt, ob wir überhaupt Arbeitsplatzscanner benötigen, da unser Ziel der digitale Posteingang war. Irgendwann haben wir dann doch noch erkannt: Es nützt nichts, wenn die Kollegen:innen erst zur Poststelle gehen müssen, dort ein Dokument einscannen, damit es im System abgelegt werden kann. Das erhöht die Akzeptanz des Systems.

Nutzen Sie unterschiedliche Scanner für verschiedene Bereiche?

Nicole Schmies: Wir haben unterschiedliche Arbeitsplatzscanner von Canon. Unsere Kollegin beim Ordnungsamt muss zum Beispiel Hunde-Impfpässe einscannen. Hierfür benötigen wir einen anderen Scanner als jemand wie ich, der zwischendurch Rechnungen scannen muss. Zudem ging es auch noch darum, ob man etwas direkt in Fachanwendungen einscannen muss.

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Hatten Sie damals auch die Entscheidungsfreiheit in Ihrer Verwaltung oder musste erst eine Überzeugungsarbeit geleistet werden?

Nicole Schmies: Nachdem das Dokumentenmanagement-System als solches überzeugt hat, war uns klar: Wir wollen das machen. Denn die Vorteile liegen auf der Hand: allein schon das papierlose Büro, aber auch der Wissensvorteil. Bis zu dem Zeitpunkt hatten wir unsere ganzen Daten jede:r für sich selbst in eigener Struktur abgespeichert. War jemand dort auf der Suche nach Informationen, konnte er oder sie dort nichts finden. Die Tatsache, dass wir jetzt eine neue Struktur haben und dass wir hoffentlich schon bald eine digitale Akte haben werden, ist ein unschätzbarer Vorteil. Daher hatten wir den Verwaltungsvorstand schnell überzeugt.

Welche Lösungen der d.velop nutzen Sie derzeit in Ihrer Verwaltung?

Nicole Schmies: Derzeit haben wir das Vorlagenmanagement im Einsatz, die Adressverwaltung wird gerade integriert, die Workflow-Lösung und Capture Batch stehen noch auf der Agenda.

Andrea Reich: Den Posteingang gehen wir als nächstes an, denn anschließend startet es automatisch mit den Workflows.

Nicole Schmies: Auch haben wir die Scanlösungen von d.velop documents. Das ist im Einsatz bei den Kollegen:innen, die Arbeitsplatzscanner haben und direkt in das Dokumentenmanagement-System rein scannen. Wir haben auch den PDF-Collector für den Fall, dass wir Gerichtsakten übermitteln müssen.

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Wie sah Ihr Alltag vor der Einführung des DMS aus?

Andrea Reich: Damals haben wir noch am Poststellenscanner gescannt. Oder es wurde einfach kopiert und die Kopie kam dann in die Papierakten. Damals haben wir die Rechnung kopiert, dann die Anordnung zweimal ausgedruckt und anschließend die Originalrechnung mit der Anordnung zur Kämmerei, also zum Bezahlen, gegeben. Und jetzt hat man nur die eine Rechnung und alles andere wird gescannt und im DMS abgelegt. Man gibt eine Volltextrecherche ein und spart sich einfach so unfassbar viel Zeit beim Suchen. Man sucht nicht mehr, man findet nur noch.

Wie sind Sie bei der Einführung des DMS vorgegangen?

Andrea Reich: Unsere Kollegen:innen aus anderen Rathäusern wollten zum Beispiel mit dem Bereich zentrale Dienste anfangen. Das haben wir nicht gemacht. Wir haben eine Projektgruppe gegründet, in welcher wir beide und noch ein Mitglied vom Personalrat waren. Diese Gruppe war notwendig, damit wir wissen, worüber wir reden. Anschließend haben wir diejenigen Kollegen:innen gewählt, welche mit dem System unbedingt arbeiten wollten. Wenn man diese Menschen überzeugt hat, dann erzählen sie ganz begeistert den anderen Kollegen:innen von den neuen Systemen. Es hat nicht lange gedauert, schon fragten immer mehr nach der Schulung. Diese Einzelschulungen haben drei Stunden pro Person gedauert. Natürlich hatten wir auch Kollegen:innen, die meinten, sie bräuchten keine Schulung. Aber auch sie mussten da durch. Wenn man nach etwa 1,5 Stunden merkt, dass die Kollegen:innen anfangen laut zu überlegen, wie man es machen könnte, dann haben sie es verstanden und wir wussten, wir haben sie überzeugt. Die Kollegen:innen haben dann auch Lust, damit zu arbeiten. Und alle, die im Homeoffice arbeiten, müssen nun keine Akten mehr durch die Gegend tragen, denn man hat sie einfach immer dabei.

Mit welchen Herausforderungen hatten Sie bei der Stadt Halver zu tun? Was können Sie anderen Verwaltungen noch mit auf den Weg geben?

Nicole Schmies: Wir haben wirklich gute Erfahrungen mit den Einzelschulungen gemacht. Unsere Erfahrung hat gezeigt, wenn die Menschen in einer Gruppe zusammensitzen, sind auch einige dabei, die sich nicht trauen eine Frage zu stellen. Das ist kontraproduktiv: Sie gehen nach der Schulung wieder zurück an den Arbeitsplatz, müssen mit ihrem Aktenplanbereich und mit ihrem Aufgabenbereich allein klarkommen. Jede Kommune geht damit anders um. Wir haben eine Kommune kennengelernt, die ein DMS eingeführt hat. Es gab einmal eine Schulung für alle, das System wurde installiert und das scheint gut zu funktionieren. Wir haben immer gesagt, das funktioniert bei uns nicht. Ich glaube, das muss jede Kommune selbst für sich herausfinden. Wir wurden letztens noch gefragt, ob wir die Strategie der DMS-Einführung festgehalten haben und ob Grundsatzleitfäden verschriftlicht wurden. Natürlich haben wir es grob festgehalten, um zum Beispiel einem Verwaltungsvorstand berichten zu können. Aber wir haben uns nicht drei Wochen lang hingesetzt und ein Konzept erarbeitet.

Andrea Reich: Bei der Einführung der Arbeitsplatzscanner von Canon kam Anfangs die Frage auf, auf welcher Aktenebene muss ich mich befinden, damit das Dokument auch tatsächlich dort eingescannt wird. Dass der Scanner direkt am Arbeitsplatz vorhanden ist, erhöht die Akzeptanz enorm. Der Hilferuf „Mein Scanner geht nicht!“ ist immer ein gutes Zeichen. Mein Tipp an andere: einfach machen. Ganz ehrlich, man weiß nicht, was auf einen zukommt. Da kann man noch so viel dazu lesen. Man muss es einfach machen.

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Dokumentenmanagement-System und Arbeitsplatzscanner: eine sinnvolle Symbiose

Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen den Scannern und dem DMS in Ihrer Verwaltung?

Nicole Schmies: Ich glaube, das große Zusammenspiel wird erst noch kommen, wenn wir den Posteingangsscanner haben. Jetzt haben wir einen zentralen Posteingang: Die Dokumente werden gestempelt, dann geht es weiter zur Kollegin. Sie zeichnet aus, für wen dies ist. Dann gibt es noch ein Bürgermeisterkörbchen. Die Dokumente vom Bürgermeisterkörbchen gehen zum Beigeordneten. Anschließend wird es wieder in die Fachbereiche verteilt. Das bedeutet, die Post ist unter Umständen zwei Tage lang im Haus unterwegs. Das Positive wird künftig sein, dass man die Sachen schon digital erhält und gar nicht erst einscannen muss.

Andrea Reich: Mit der digitalen Posteingangsbearbeitung kann man die Post auch parallel verteilen. Die Eingangspost geht dann sowohl an den Fachbereichsleiter bzw. die Fachbereichsleiterin als auch an den Sachbearbeiter bzw. die Sachbearbeiterin. Es ist schon mal passiert, dass man eine Mahnung bekam und eine Woche später kam dann die Rechnung dazu, weil sie noch bei jemandem auf dem Schreibtisch lag. Die Umorganisation der Arbeitsabläufe und die Zeitersparnis sind die größten Vorteile für mich. Die Tatsache, dass man die Unterlagen nicht mehr abheften muss, bedeutet für mich eine große Errungenschaft. (lacht) Die Papierdokumente sind immer liegen geblieben. Irgendwann hatte man einen großen Stapel da liegen.

Können Sie eventuell beziffern, wieviel Zeitersparnis Ihnen die Einführung der Digitalisierungsprojekte eingebracht hat?

Nicole Schmies: Am Anfang ist es eher Zeitinvestition, die dafür erforderlich ist. Denn die Kollegen:innen müssen sich zuerst an eine neue Struktur und an die neue Arbeitsweise gewöhnen. Es wird am Anfang definitiv mehr Zeit kosten, da die ganze Ablagestruktur eine andere ist. Das ist eher der gefühlte Vorteil, den die Kollegen:innen zum Beispiel mit der Volltextrecherche haben werden. Oder wenn die E-Mails nicht mehr ausgedruckt werden und irgendwo auf dem Schreibtisch liegen.

Andrea Reich: Wir verbrauchen schlichtweg weniger Toner und sparen damit Geld.

Welche Projekte stehen bei der Digitalisierung Ihrer Verwaltung noch an?

Nicole Schmies: Das größte Projekt, welches jetzt ansteht, ist der digitale Posteingang und digitaler Rechnungseingang. Beim Rechnungseingang sollte auch ein Workflow dahinter hängen. Dieser wird in der Finanzsoftware stattfinden. Die Übergabe an die Finanzsoftware erfolgt mit dem DMS und dem Scanner, den wir dafür gekauft haben.

Andrea Reich: Unsere neue Website ist vor ein paar Tagen online gegangen. Dort spielt Barrierefreiheit eine große Rolle. Auch eine Terminvereinbarung ist online möglich. An unserem Serviceportal wird derzeit ebenfalls mit Hochdruck gearbeitet.