Referenzstory Schoeller Textil AG

Die Schoeller Textil AG migriert mehr als 9 Millionen Dokumente in neues DMS und automatisierte einige Geschäftsprozesse.

• Umstellung des gesamten Buchhaltungs-Archivs
• Archiv mit 7 Millionen E-Mails
• Viel Komfort

Der Stoff, aus dem die Verwaltung von 9 Millionen Dokumenten ist

Wie klingt eigentlich Stoff? Und wie bietet eine Motorrad-Kombi höchste Sicherheit und ist dabei auch noch bequem und atmungsaktiv? Schoeller Textil AG liefert Antworten auf solche Fragen mit Textilien, die rund um den Globus gefragt sind. Die Antworten auf ihre eigenen Fragen des Dokumentenmanagements liefert die adeon ag mit dem d.velop DMS.

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Die Schoeller Textil AG

Schoeller Textil AG feiert 2018 ihr 150-jähriges Jubiläum. Das Unternehmen mit Sitz in Sevelen im St. Galler Rheintal stellt Spezialgewebe her – für Reithosen ebenso wie für Polizeiuniformen, für Rucksäcke, Outdoor- oder Motorradbekleidung. Und eben auch für die mobilen Bluetooth-Lautsprecher mit Textil-Ummantelung. Ruedi Kühne, der Chief Financial Officer von Schoeller, erklärt: «Als ein Weltmarktführer erstmals bei uns nach einem solchen Stoff fragte, standen wir vor einer unbekannten Herausforderung: Wie klingt eigentlich unser Stoff? Die Lösung fanden wir, indem wir ein ursprünglich für Motorradtextilien konzipiertes, abriebfestes und wasserdichtes Gewebe modifizierten.»

Die Schoeller Textil AG stellt mit 200 Personen Stoffe in drei Stufen her. In der ersten Stufe wird das Gewebe aus Garnen gewoben. In einer zweiten Stufe wird es gefärbt und schließlich in einer dritten veredelt. Eine solche Veredelung stellen etwa Sandwich-Konstruktionen für Funktionstextilien dar: Eine Membranlage im Innern wird außen zu beiden Seiten mit einer Lage Stoff kombiniert. Die Textilien, die zu 90 Prozent im Außenbereich eingesetzt werden, werden dann auf Rollen an Kunden in aller Welt geliefert.

Ein elektronisches Archiv seit Anfang der 2000er-Jahre

Schon Anfang der 2000er Jahre baute Schoeller ein elektronisches Dokumenten-Archiv für die Finanzbuchhaltung in Sage 200 sowie für die Produktions- und Planungssoftware TIM auf. Das Archiv für die Finanzbuchhaltung mit sämtlichen Finanzbelegen implementierte schon damals adeon mit Comarch DMS Info store. 2007 führte sie dann die E-Mail-Archivierung ein. Jetzt aber wartete eine neue Aufgabe auf einen möglichen Partner, sagt Ruedi Kühne: „Vor zwei Jahren bekamen wir erste Signale, dass Infostore nicht mehr weiterentwickelt würde. Es wurde also Zeit, sich nach einer neuen Lösung umzusehen. Wir ließen uns von adeon als unserem bewährten Implementierungspartner und von einem weiteren Unternehmen mögliche Lösungen offerieren.“ Die Lösung von adeon: das ebenso leistungsfähige wie zukunftsträchtige Dokumentenmanagement-System von d.velop. „Es ist jetzt viel einfacher, Dokumente einem Auftrag zuzuweisen. Zudem ist alles sauber protokolliert, man sieht exakt, wann, was erledigt wurde“, so Kühne.

Alles, was bisher schon elektronisch archiviert war, sollte lückenlos ein das neue Archiv überführt werden.

Die Vorgabe von Schoeller: Alles, was bisher schon elektronisch archiviert war, sollte lückenlos in das neue Archiv überführt und zugänglich gemacht werden. „Wir reden von sieben Millionen E-Mails und einer Million anderer Dokumente, auf die wir jederzeit Zugriff haben wollten“, sagt Ruedi Kühne. Zugleich sollte das Dokumentenmanagement auf weitere Bereiche ausgeweitet werden: auf die ISO-Zertifizierung, den Lieferanten-Reklamationsprozess sowie die Zollabfertigung.

Umstellung des gesamten Buchhaltungs-Archivs bei der Schoeller Textil AG

Das Angebot von adeon überzeugt. „Die Lösung entsprach unseren Anforderungen. Zudem arbeiten wir mit adeon seit über 15 Jahren zusammen, kennen ihre Leute, und ihre Leute kennen unsere Systeme. Da fällt viel Erklärungs- und Kommunikationsbedarf weg. Wir konnten gleich loslegen mit dem Projekt.“ Der einfache Teil war die Umstellung des Buchhaltungs-Archivs. Hier galt es, sämtliche bereits elektronisch abgelegten Daten neu über DMS zur Verfügung zu stellen. Adrian Dähler, der zuständige Projektleiter bei der adeon, erklärt: „Mit unserem Fachwissen können wir sehr tief in andere Systeme integrieren. Bei Schoeller banden wir das DMS lückenlos in die führenden Systeme TIM und Sage 200 ein. Dadurch lassen sich sämtliche Suchabfragen durch beide Systeme abdecken. „Die Implementierung des DMS ermöglicht es, Kreditoren- und Debitorenbelege Jahrzehnte zurück nach allen erdenklichen Suchkriterien aufzurufen“ so Dähler.

Ein Archiv mit sieben Millionen E-Mails

Eine größere Herausforderung stellte die Übertragung des Archivs mit seinen sieben Millionen E-Mails vom Infostore- auf den Server dar. Adrian Dähler erklärt: „Wir mussten diese enorme Fülle an Daten sicher in das Dokumentenmanagement überführen, um alle Dokumente weiterhin zugänglich zu machen und den Mail-Server von vergangener Korrespondenz zu entlasten. Nichts geht mehr vergessen, weil der Prozess automatisch an die Bearbeitung erinnert.“

Trotzdem kann man jederzeit auf jede archivierte Mail zurückgreifen. „Auf Knopfdruck“, bestätigt Ruedi Kühne, der von dieser Möglichkeit, die gesamte Geschäftskorrespondenz durchzuforsten, angetan ist. Etwa einmal pro Woche muss er auf ältere E-Mails zurückgreifen. Das System merkt automatisch, wann dies der Fall ist.

Viel Komfort mit dem neuen Dispositions- und Planungsprozess

Es kamen weitere Aufgaben hinzu. Darunter eine besonders sensible: Auf den Tag X hin musste der Dispositions- und Planungsprozess umgeschaltet werden. „Und es funktionierte reibungslos“, sagt Ruedi Kühne anerkennend. Die Workflow-Engine schaut sozusagen anderen Systemen zu und merkt, wenn im ERP ein neuer Kundenauftrag eröffnet wird. Anschließend weist sie den Disponenten an, in den nächsten Tagen den Liefertermin zu bestätigen. Das System schaut nach, wann Herstellung und Lieferung möglich sind und zeigt an, wann die Auftragsbestätigung verschickt werden kann. Kurz: Die Dispositions- und Planungs-Engine erinnert an jeden Arbeitsablauf und kann sogar zum oder zur Vorgesetzten eskalieren, wenn etwas nicht fristgerecht erledigt wurde. Weil die Erinnerungsfunktion die Mitarbeitenden stark entlastet und die Arbeitsabläufe verschlankt, ist sie auch für die ISO-Zertifizierung von Schoeller sehr wertvoll.

Die Arbeitsabläufe verlaufen nun sauber und elegant. „Es ist jetzt viel einfacher, Dokumente einem Auftrag zuzuweisen, Verknüpfungen zu setzen, Aufgaben zu quittieren. Zudem ist alles sauber protokolliert; man sieht exakt, wann, was erledigt wurde“, sagt Ruedi Kühne.

Es ist jetzt viel einfacher, Dokumente einem Auftrag zuzuweisen, Verknüpfungen zu setzen, Aufgaben zu quittieren. Zudem ist alles sauber protokolliert; man sieht exakt, wann was erledigt wurde.

Ruedi Kühne
CFO
Schoeller Textil AG

Papierbelege braucht es keine mehr

In vielen Bereichen bewahrt die Schoeller Textil AG heute kein Papier mehr auf. Ob Kreditoren- oder Debitorenbelege, Lieferanten-, Produktionspapiere oder Kundendossiers: Alles ist jetzt strukturiert abgelegt und lässt sich über Suchabfragen nach Belieben auffinden. Ruedi Kühne schätzt die Flexibilität, die das DMS bietet: «Die Oberflächen sind einheitlich, doch jeder Benutzer kann seine eigene Arbeitstechnik anwenden, wie er an ein Dokument gelangt. Das ist einer der ganz großen Vorteile des elektronischen Archivs: Ich kann auf viele Arten suchen – nach Name, Datum, Auftragsnummer und niemand kann mehr das Original entfernen oder falsch ablegen. Es bleibt immer am richtigen Ort.»

Schon bei der Erfassung eines Vorgangs in der Buchhaltung erhält ein Dokument einen Strichcode, der sich auf jedes Papier kleben lässt, das noch für den Vorgang benötigt wird. Am Schluss braucht die Buchhaltung nur noch Lieferantenrechnungen, Debitoren und Produktionsscheine – gleich stapelweise – einzuscannen, schon ist jedes Dokument über die Codes automatisch dem entsprechenden Auftrag korrekt zugeordnet.

Lieferanten-Reklamationsprozess spart bares Geld

Besonders gut gefällt Ruedi Kühne der Lieferanten-Reklamationsprozess, den adeon eingerichtet hat. Damit lassen sich Beanstandungen bearbeiten, die Schoeller gegenüber Lieferanten geltend macht. Rund 700 Lieferanten hat Schoeller – alleine 200 davon liefern Rohmaterial. Hier bedeutet jeder Fehler bares Geld.

«Jetzt geht nichts mehr vergessen, wenn ein Lieferant schlechtes Material geliefert hat, weil der Prozess automatisch an die Bearbeitung des Falls erinnert.» Schoeller optimiert ihre Prozesse kontinuierlich weiter. adeon implementiert zurzeit Schnittstellen für EasyExport – die Anmeldung von Gütern beim Zoll. Dadurch lassen sich auch Zolldokumente in dem DMS ablegen. Eine weitere Arbeitserleichterung, wissen die Mitarbeitenden doch auf Anhieb, welche Zollverfügung zu welchem Lieferanten gehört.

Qualitätsmanagement-System wird rein elektronisch

Ruedi Kühne ist auch Verantwortlicher für das Qualitätsmanagement, das die Schoeller Textil AG zurzeit einführt. Natürlich will er auch dieses nicht auf Papier führen. Schoeller liefert viel an die öffentliche Hand – an die belgische Polizei genauso wie an diejenige von Hongkong, aber auch an die Post, an die SBB und weitere Organisationen. «Da stieg der Druck ständig, uns nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen.» Der Prozess zur Zertifizierung ist angelaufen. Die Dokumente werden elektronisch abgelegt – von Besucherberichten bis zu Prozessbeschreibungen. Der große Vorteil: Es werden nur die aktuellen Berichte, die wirklich nötig sind, dargestellt. Das DMS sagt, welche Version von wem wann erstellt und signiert wurde. Bearbeitungen lassen sich klar nachvollziehen, was das Qualitätsmanagement wesentlich vereinfacht. “Wir können adeon uneingeschränkt weiterempfehlen” so Kühne.

Bei den neuen Lösungen von d.velop für Schoeller ist das Berechtigungs-Management ein Kernelement. Mit ihm lässt sich festlegen, wer welche Berechtigungen hat, Dokumente einzusehen oder zu bearbeiten. Zudem zeigen Logfiles, welche Person zu welcher Zeit ein Dokument betrachtet oder bearbeitet hat.

Die Schoeller Textil AG  ist glücklich über das neue System. Sie kann auf eine moderne Plattform vom namhaften Hersteller d.velop und dessen Wartung zählen – und darauf, dass es dieses System auch noch in zehn Jahren geben wird. Ein weiterer bedeutsamer Vorteil der neuen Lösung: Berechtigte Mitarbeitende können von außen jederzeit auf Dokumente  zugreifen  – so, als befänden sie sich an ihrem Arbeitsplatz. «Seit bald 18 Jahren arbeiten wir mittlerweile mit adeon zusammen. Wir können die Firma uneingeschränkt empfehlen», sagt Ruedi Kühne zum Abschluss. Es ist also nicht nur der eigene Stoff für Lautsprecher, der in seinen Ohren gut klingt; die neuen Lösungen von adeon tun es auch.