Referenzstory Jobcenter Wuppertal

Das Jobcenter Wuppertal öffnet mit dem Dokumentenmanagement-System der d.velop eine neue Tür zur Digitalisierung der Verwaltung:

• Optimierung der Verfahren
• Mehrfachzugriff auf die Akten
• Beschleunigte Erteilung der Bescheide

 

Das Jobcenter Wuppertal

Verfahren abkürzen, Bezüge eher auszahlen und Bescheide schneller erteilen, dies sind für Uwe Kastien, Vorstand für Finanzen und Personal beim Jobcenter Wuppertal, die wesentlichen Vorteile bei der Arbeit mit einer eAkte. Seit 2016 arbeitet die 700 Mitarbeiter:innen zählende Anstalt öffentlichen Rechts ausschließlich mit elektronischen Kundenunterlagen. Die d.velop hat die eAkte des d.velop documents-Systems in das Fachverfahren AKDN-sozial integriert.

Die eGovernment-Strategie im Jobcenter Wuppertal

Existenz- und Abstiegsängste legen die Nerven blank. Das erleben Beschäftige in Jobcentern heute immer wieder, wenn Antragsteller:innen stundenlang auf ihre Bescheide oder Auszahlungen warten müssen. Ungeduld und Unzufriedenheit bahnen sich allzu oft unschön den Weg. Zumindest was dies angeht, herrscht in Wuppertal mit 50.000 Personen in der Grundsicherung inzwischen eine ruhige und professionelle Atmosphäre. „Verantwortlich dafür ist ganz klar, dass wir unsere Prozesse durch die eAkte heute wesentlich schneller und reibungslos gestalten“, erklärt Uwe Kastien.

Die Ausstattung des Jobcenters mit ECM-Technologie ist nicht der erste Schritt, mit dem die Stadt Wuppertal durch Softwareeinsatz ihre eGovernment-Strategie umsetzt und für mehr Bürgerfreundlichkeit sorgt. Bislang hat die Verwaltung mit ECM-Lösungen auf Basis des Dokumentenmanagements bereits digitale Akten im Steueramt, in der Stadtkasse und Teilen des Stadtarchivs aufgebaut sowie eine elektronische Rechnungsverarbeitung realisiert. Ein wichtiges Projekt lief auch im Steueramt, dort integrierte man die elektronische Steuerakte in das SAP-basierte Veranlagungsverfahren GES KA.

550 Arbeitsplätze nutzen die eAkte

So richtig explodierte die Anzahl der ECM-Anwender:innen in Wuppertal aber erst im Herbst 2016 mit Einrichtung der SGB II Akte im Jobcenter. 550 der insgesamt 700 dort Beschäftigten bearbeiten aktive und passive Leistungen für die aktuellen Fälle inzwischen ausschließlich auf elektronischem Wege. Wegen der Vielzahl an Fällen scannte man die laufenden Akten ein, die Papiervorlagen anschließend vernichtet. So konnte man nach der Umstellung sofort mit der elektronischen Fallbearbeitung starten. Die noch in Papier vorliegenden Archivakten sollten später auch noch digitalisiert werden.

Bei anderen Jobcentern wurden zunächst Anregungen eingeholt, worauf es bei Einführung einer eAkte ankommt und wie man damit arbeitet. Wie wird die Revisionssicherheit gehandhabt, was muss man bei der Rechtevergabe für die Anwender:innen beachten, wie muss man die Schnittstellen zu anderen Systemen gestalten? Vor allem mit letzterem Punkt steht und fällt für Finanzvorstand Kastien der Wert einer ECM-Lösung. Denn für die heutigen Aktenlösungen sei die Funktionalität entscheidend und deshalb die Verknüpfungsmöglichkeiten mit der bestehenden Software für das Sozialwesen, hier AKDN.

Verfahrensabläufe deutlich verkürzt

Das in Wuppertal zuvor gesetzte Dokumentenmanagement-System d.velop documents brachte eine von d.velop entwickelte Schnittstelle bereits mit. Diese sorgt dafür, dass automatisch eine eAkte angelegt wird, sobald ein Sachbearbeiter:in aus dem Fachverfahren heraus das erste Dokument ablegt. In die eAkte gehen alle neuen Unterlagen ein, die ein Antragssteller:in einreicht. Noch an der Eingangstheke werden sie gescannt und diesem anschließend wieder ausgehändigt, niemand muss etwas kopieren. Mit Attributen versehen, werden sie der entsprechenden Akte zugeordnet. Die Sachbearbeiter:innen erhalten innerhalb des ECM-Systems automatisch eine Benachrichtigung im Funktionspostkorb.

Das ECM-System mit seinen darin hinterlegten Workflows ist in diesem Sinne die Arbeitsplattform im Jobcenter Wuppertal, als führende Anwendung hingegen fungiert nach wie vor AKDN-sozial. Über Suchmechanismen des ECM können die Sachbearbeiter:innen in der Fallbearbeitung im Handumdrehen auf Sachverhalte zurückgreifen. Sie haben kein Papier mehr auf dem Tisch, Schriftstücke können nicht mehr verlegt werden. Schon früher hatten die Jobcoaches aus dem Aktivbereich vereinzelt PDF-Dokumente im ADKN-Verfahren hinterlegt – gegenüber der Aktenlösung, in der man auch gelbe Notizzettel und andere Annotationen anbringen kann, allerdings eine funktional eher dürftige Dokumentenablage. So verkürzt die Arbeit mit der eAkte die Verfahrensabläufe erheblich, die Beschäftigten gewinnen Zeit und die „Kunden“ werden schneller und besser bedient.

Jobcoaches und Grundsicherer mit parallelem Aktenzugriff

Ein weiteres Wesensmerkmal elektronischer Akten ist der Mehrfachzugriff. Jobcoaches aus dem Aktiv- und Grundsicherer aus dem Leistungsbereich müssen für ihre unterschiedlichen Tätigkeiten zum Teil mit denselben Akten arbeiten. Auch wer mit Widersprüchen, Unterhaltsforderungen und Rechtsfragen zu tun hat, braucht Zugang zu den Unterlagen. Zog früher ein Leistungsempfänger:in um, musste oft auch die Papierakte zur benachbarten Geschäftsstelle mitwandern, die nun für den neuen Wohnort zuständig war. Der eAkte macht dies nichts aus – zentral im Archivsystem abgelegt, kann sie jede:r von überall einsehen, entsprechende Berechtigung vorausgesetzt.

Für Jobcenter-Vorstand Uwe Kastien will die Einführung einer neuen Arbeitsweise mit eAkten von langer Hand vorbereitet sein, soll sie zum Erfolg führen. „Man muss die Beschäftigten mitnehmen und frühzeitig über Planungen und den Projektstatus informieren. Schulungen haben wir erst kurz vor der Einführung durchgeführt, damit das Gelernte noch frisch und gleich anzuwenden ist“, erklärt er. In Wuppertal hat man diese Maßgaben berücksichtigt; dementsprechend gut wurde die Lösung von den Beschäftigten angenommen.

25.000 Bedarfsgemeinschaften mit etwa 50.000 Leistungsbeziehern führt das Jobcenter Wuppertal mittlerweile in elektronischen Akten. Eine Akte kann dabei aus einer bis zu teilweise mehreren Tausend Seiten bestehen. Durch die Aktenstruktur ist der Zugang zu den personenbezogenen Daten deutlich vereinfacht.