Referenzstory IDEAL Automotive

Prozessoptimierung dank nahtloser System-Kommunikation bei IDEAL Automotive.

• Etablierung einer digitalen Rechnungsverarbeitung in Microsoft 365 a
• Realisierung von digitalen Akten
• Synchronisation von Stammdaten aus einer definierten Datenquelle in eine SharePoint-Liste

IDEAL Automotive GmbH

Die IDEAL Automotive GmbH ist ein internationaler Systemlieferant und Entwicklungspartner der Automobilindustrie. Mit über 5.000 Mitarbeitern werden an weltweit 16 Produktionsstandorten textile Verkleidungskomponenten für den Fahrzeuginnen- und -außenbereich entwickelt und gefertigt. Dabei hat das Unternehmen eine hohe Fertigungstiefe und übernimmt von der Herstellung der Fasern bis hin zum fertigen Bauteil die komplette Produktion.

Digitalisierung schon lange vor dem heutigen Trend

Die acoris AG aus Karlsruhe, ein Spezialist für innovatives Informationsmanagement und Zusammenarbeit, betreut und berät die Ideal Automotive seit vielen Jahren im Bereich Microsoft SharePoint. In partnerschaftlicher Zusammenarbeit werden so gemeinsam viele Projekte realisiert. Unter anderem konnte eine umfangreiche 3-stufige SharePoint Umgebung mit entsprechendem SPALM-Prozess (sharepoint application lifecycel model) umgesetzt werden. Was in dieser Form nahezu einmalig ist. Weitere Projekte, wie zum Beispiel die Einführung eines Intranets oder Teamsites folgten wenig später. Um darüber hinaus gewissen Standards wie zum Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung und des Aktenmanagements gerecht zu werden, wurde auf Empfehlung der acoris die d.velop AG mit eingebunden.

Projektziele

Das Thema Dokumentenmanagement wurde in der Vergangenheit bei der IDEAL Automotive eher rudimentär verfolgt. Auf Basis von Novell Groupwise existierte ein System für die reine Dokumentenarchivierung und die E-Mail-Archivierung. Nach Erkennung der strategischen Mehrwerte von digitalen Informationen und Prozessen, war schnell klar, dass das bestehende System für umfassende Digitalisierungsanforderungen technologisch nicht geeignet ist.

Für uns war es vor allem wichtig eine Lösung zu finden, die sich nahtlos in unsere Microsoft SharePoint Unternehmensstrategie integriert. Auf Empfehlung der acoris AG, unser Lösungspartner im Bereich Microsoft SharePoint, wurden wir auf die d.velop AG aufmerksam. Mit ecspand haben wir schließlich die passende Lösungsplattform gefunden, um nach und nach Prozessoptimierungen zu implementieren, die uns in den unternehmenskritischen Bereichen unterstützen.

Toralf Grimm
IT-Projektleiter
IDEAL Automotive GmbH

Projektinhalte

Neben der reinen rechtskonformen Archivierung war es besonders wichtig, mit dem neuen System digitale Prozesse abbilden zu können. Microsoft SharePoint als Technologieplattform war dabei gesetzt, da das System bereits konzernweit im Einsatz ist. In den Gesprächen mit möglichen Anbietern entschied sich Ideal Automotive letztendlich auf Empfehlung der acoris für die Kompetenzen der d.velop AG mit der speziell für SharePoint entwickelten Lösungsplattform Dokumentenmanagement mit Microsoft 365. Die folgenden Teilprojekte werden zu Beginn gemeinsam umgesetzt:

1. Etablierung einer digitalen Rechnungsverarbeitung in Microsoft 365 auf Basis von Microsoft SharePoint mit dezentralem Scanning in Deutschland und Tschechien
2. Realisierung von digitalen Akten, wie der digitaler Lieferantenakten mit systemseitiger Ausgangsbelegarchivierung aus infor:Xpert und vorgangsbezogener E-Mail-Archivierung mit Integration in Microsoft Outlook
3. Synchronisation von Stammdaten aus einer definierten Datenquelle in eine SharePoint-Liste

Der Betrieb erfolgt auf vollständig virtualisierten Umgebungen. In Zukunft wird das System sukzessive um digitale Kundenakten und die revisionssichere Archivierung ausgebaut.