Referenzstory GREIWING logistics

Wie GREIWING die Migration von über 10 Terabyte Daten in die Cloud meisterte

Die GREIWING logistics for you setzt bei d.velop auf:

• Dokumentenmanagement
• Rechnungsverarbeitung

GREIWING als Spezialist für logistische Dienstleistungen

Was haben die Wirtschaftsbereiche Chemie, Lebensmittel, Kunststoffe und Gefahrstoffe gemeinsam? Einen Fachbetrieb: Die GREIWING logistics for you GmbH im nordrhein-westfälischen Greven hat sich auf logistische Dienstleistungen für diese Bereiche spezialisiert.

1930 gegründet, entwickelte sich das Unternehmen GREIWING zu einem international gefragten Spezialisten für die sogenannte Silologistik. Das betrifft alle Güter, die in einem Silo gelagert werden und die, wie zum Beispiel Kunststoffe, Baustoffe, Granulate oder auch Lebensmittel, rieselfähig sind.

Mit über 1000 Mitarbeitern an 18 Standorten deutschlandweit sowie an einem Standort in Belgien erwirtschaftet GREIWING einen jährlichen Umsatz von mehr als 130 Millionen Euro. GREIWING bietet mehr als den Transport von A nach B. Das Unternehmen steigt als Logistikdienstleister teils tief in die Wertschöpfungskette der Auftraggeber ein, etwa bei den Themen Sortieren, Homogenisieren oder Trocknen von Granulaten.

Weg von Insellösungen. Hin zu ganzheitlichen Prozessen.

Um sich zuverlässig und sicher in die jeweilige Wertschöpfungskette einarbeiten zu können, sind Expertenwissen und Erfahrung nötig. Mit Insellösungen kommt man bei derart anspruchsvollen Projekten schlecht weiter. Bewanderte Logistiker bündeln Wissen aus verschiedenen Branchen, Berufen und Vorhaben, um die jeweils ideale Lösung zu bieten.

Idealerweise unterstützt eine IT-Infrastruktur diese Arbeitsweise. Denn abgeschottetes Wissen ist so gut wie wertlos – erst durch Zugänglichkeit und Verknüpfung entsteht Mehrwert, ganz ähnlich wie in der Silologistik selbst.

Wissen muss nutzbar bleiben

Im Jahr 2010 erkannte GREIWING, dass die eigene IT-Landschaft nicht mehr zu 100 Prozent den eigenen Ansprüchen genügte. Die Logistiker arbeiteten zwar schon mit einem digitalen Dokumentenmanagement. Aber: „Unsere Archive teilten sich in mehrere Bereiche auf. Diese konnte man nicht miteinander verbinden“, erinnert sich Marcus Oberfeld, Leiter IT und Organisation.

Papierakten verlangsamten die Arbeitsabläufe

Auch andere, althergebrachte Prozesse wurden durch neue technologische Möglichkeiten infrage gestellt. Beispiel: Papier-Projektakten. „Wir hatten früher alle Informationen wie Korrespondenz und Belege in vielen Ordnern aus vielen Abteilungen archiviert. Die Kollegen mussten häufig Ordner suchen.“ Mitunter mussten sogar ganze Prüfprozesse von Anfang an wiederholt werden, weil der letzte Prüfer der Reihe einen Fehler festgestellt hatte. Statt nur den einen Fehler zu korrigieren und die Sache damit erledigt zu haben, musste der gesamte Prüfprozess neu durchlaufen werden.

Oberfeld: „Irgendwann hat unsere Finanzbuchhaltung einfach keine Ordner mehr rausgegeben, um diese nicht hinterher suchen zu müssen. Wer eine Kopie haben wollte, musste sich eine vor Ort machen. Heute ist das viel einfacher, wir können sogar mobil per Smartphone oder Tablet auf die Belege zugreifen.“

Eine Alternative für das bestehende Dokumentenmanagementsystem

Zum gleichen Zeitpunkt wechselte GREIWING mit einer Vielzahl von IT-Systemen zum SAP-ERP und ein Update des bestehenden Dokumentenmanagementsystems wurde fällig. „Doch der bisherige Anbieter war der Meinung, uns das Update möglichst teuer verkaufen zu müssen“, so Oberfeld. Also sah sich GREIWING 2010 nach Alternativen um.

Eine davon entdeckte das Unternehmen in der Nachbarschaft in NRW: das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm der d.velop AG. Es dauerte nicht lange, bis GREIWING sich für d.3ecm entschied. Einer der Gründe, so Oberfeld: „Bei d.velop sind die Kosten transparent und kalkulierbar, wir kennen die Kosten im Vorhinein. Es gibt da keine Schwellen wie etwa, dass ab einer bestimmten Zahl von Belegen die Lizenzkosten sprunghaft steigen, ganz im Gegenteil, die Kosten wachsen im gleichen Ausmaß wie auch die Nutzung.“

Speditionsbelege sicher und schnell archiviert

Eine beispielhafte Anwendung: die Archivierung von Speditionsbelegen. Alles, was GREIWING druckt und was vom Kunden zurückkommt, was Fahrer mitbekommen, landet automatisch im elektronischen Archiv. Dazu scannen die Fahrer die Belege im LKW direkt oder nutzen Barcodes, die mitgescannt werden. So weit, so gut, so nicht immer handelsüblich. Der Clou: Muss ein Mitarbeiter einen Vorgang recherchieren, braucht er sich nicht mehr durch endlose Windows-Dateiordner zu klicken, womöglich sogar noch durch verschiedene Abteilungen mit jeweils eigenen Ablagesystemen.

d.velop hat hohe Branchenkenntnis und Cloud-Know-how

Mit den Jahren entwickelte sich GREIWING weiter, wuchs, gewann neue Auftraggeber, neue Mitarbeiter, neue Dienstleistungen hinzu. Auch die IT musste mitwachsen. „In den vergangenen Jahren hatten wir ein sehr dynamisches Wachstum“, erinnert sich Oberfeld, „wir kamen mit den eigenen Servern nicht mehr aus.“

Was tun? Die IT-Landschaft ausbauen? Was nicht nur punktuell mehr Arbeit für die IT-Fachkräfte bedeutet, sondern auch in Zukunft mehr Arbeitszeit für Service, Updates, Reparaturen und Erweiterungen bedeuten würde? Keine guten Aussichten, fand GREIWING. Oberfeld: „Wir wollten uns mehr und mehr auf fachliche IT-Aufgaben konzentrieren, die im Logistik-Bereich liegen. Server unterhalten kann jeder, aber wir haben firmenspezifisches Wissen, das wir auch anwenden wollen. Daher befinden wir uns schon seit Ende der 2010er-Jahre in einem Transformationsprozess.“

Weniger Hardware einsetzen, dafür mehr Cloud-Dienste nutzen

Das Ziel: nicht mehr jede einzelne Hardware selbst vorhalten, sondern immer mehr Cloud-Dienste nutzen. Auch dafür suchte sich GREIWING die d.velop AG als Partner aus. Aus gutem Grund, so Oberfeld: „d.velop hat eine hohe Branchenkenntnis. Die wissen, was ein Unternehmen der Logistikbranche vor hat, wenn es dieses oder jenes Papier archivieren will: Zollbelege, CMR, andere Unterlagen. Das mussten wir d.velop nicht erklären, die konnten mitdenken, kannten die logistischen Zusammenhänge.“

„In den vergangenen Jahren hatten wir ein sehr dynamisches Wachstum, wir kamen mit den eigenen Servern nicht mehr aus. Wir wollten uns mehr und mehr auf fachliche IT-Aufgaben konzentrieren, die im Logistik-Bereich liegen. Der Umzug in die Cloud setzt natürlich Arbeitszeit frei. Und durch die digitale Eingangsrechnung sieht man, wenn hier oder da Belege nicht freigegeben werden. So sind unsere Skontoerlöse deutlich nach oben gegangen.“

Naturgemäß entstehen beim Wechsel in die Cloud Fragen

• Sind die Internet-Bandbreiten ausreichend?
• Wie performant ist das Antwortverhalten der Cloud-Speicher? Oder, anders gefragt: Können die Mitarbeiter in der gewohnten Geschwindigkeit arbeiten oder entstehen Wartezeiten durch Latenzen?
• Wie gelangen die bestehenden Daten in die Cloud? Und wie lange dauert der Transfer?
• Wie stellt ein Unternehmen sicher, den richtigen Cloud-Anbieter zu finden?

Tests haben bestätigt: schnelleres Arbeiten mit der d.velop Cloud

„Die Verfügbarkeit der Bandbreiten macht so ein Vorhaben natürlich erst möglich“, beschreibt Stephan Feige, Market Director Logistics bei der d.velop AG. „Und GREIWING konnte anfänglich auch nicht wissen, wie hoch performant das Antwortverhalten der d.velop Cloud-Lösung tatsächlich ist. Es gab Bedenken, ob Dokumente genauso schnell angezeigt werden, wie die Mitarbeiter es gewohnt waren. In einem Test konnten wir zeigen, wie schnell das geht – und das hat GREIWING sehr gut gefallen. Die Antwortzeit ist identisch schnell mit dem bisherigen System.“

Marcus Oberfeld ergänzt: „Für uns als Anwender änderte sich in der Tat nichts, das haben wir mit der Stoppuhr getestet. Da sind die Verfügbarkeiten der Bandbreiten heute einfach da. Im Prinzip haben wir also das gemacht, was wir unseren Kunden auch immer sagen: Stellt nicht extra Fahrer ein, kauft keine Lkw, lasst uns Spezialisten das machen.“

Für den Transfer der bestehenden Daten, also die Migration, hat GREIWING sich für eine maßgeschneiderte Vorgehensweise entschieden. Das Unternehmen spezifizierte einen Stichtag im Jahr 2019, ab dem die jeweils neuen Daten nicht mehr in das alte System, sondern in die Cloud geschrieben wurden. „Letztendlich war ja auch kaum noch Speicherplatz frei“, so Oberfeld.

Migration von über 10 Terabyte Daten dauerte drei Monate

Natürlich mussten die bestehenden Daten noch in die Cloud transportiert werden. Dafür buchte GREIWING mit dem bestehenden Internet-Provider bestimmte Zeitfenster nach Feierabend und am Wochenende mit einem erhöhten Datenübertragungsrate. Insgesamt wurden so über 10 Terabyte Daten im Hintergrund übertragen, was rund drei Monate dauerte.

Schon in dieser Umbruchphase wurden die Vorteile des Cloud-Systems offenkundig:

• Sicheres Backup-Verfahren enthalten
• Daten werden hoch verfügbar, redundant und ausfallsicher im Rechenzentrum in Frankfurt gelagert
• GREIWING muss keine eigene entsprechende IT-Struktur vorhalten, warten, pflegen und regelmäßig erneuern
• IT-Arbeitskraft wird frei für logistikspezifische Projekte
• Notwendigkeit, neue IT-Fachkräfte zu finden, wird weniger dringend
• Cloud-Lösung erweist sich als günstiger als eine Anfangsinvestition in die entsprechende Hardware
• Cloud-Systeme sind gegen Unfälle und Katastrophen wie Hochwasser gesichert

Weitere d.velop Lösungen im Einsatz

Zusätzlich zum Umzug in die Cloud entschloss sich GREIWING für weitere Dienstleistungen der d.velop AG, wie etwa die digitale Projektakte, die digitale Personalakte und die digitale Eingangsrechnung. „Der Umzug in die Cloud setzt natürlich Arbeitszeit frei“, so Oberfeld, „und durch die digitale Eingangsrechnung sieht man, wenn hier oder da Belege nicht freigegeben werden. Das erkennt die Finanzbuchhaltung und kann reagieren. So sind unsere Skontoerlöse deutlich nach oben gegangen.“