Referenzstory FH Münster
FH Münster setzt auf ECM Technologie zur Verbesserung interner Prozesse
Bei der Beauftragung von externen Lehrkräften, beim Vertragsmanagement oder der E-Rechnung optimiert die FH Münster durch Enterprise-Content-Management Technologie (ECM) seit einiger Zeit ihre internen Prozesse.
Prof. Dr. Tobias Rieke lehrt und forscht am Institut für Prozessmanagement & Digitale Transformation. Als Projektmanager begleitet er seit 2015 die Digitalisierung, insbesondere die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung und elektronischen Akten an der FH Münster. Zu Beginn hat er hierfür eine deutschlandweite Umfrage an Hochschulen durchgeführt.
Das Ergebnis: Ein Drittel der deutschen Hochschulen verfügt bereits über ECM-Technologie, ein Drittel ist auf dem Weg dahin, der Rest hat sich noch nicht auf den Weg gemacht. Seitdem dürfte sich der Anteil von mit ECM-Technologie ausgestatteten Hochschulen noch einmal deutlich erhöht haben.
Der Einsatz von ECM im Hochschulbereich nimmt deutlich an Fahrt auf.
Prof. Dr. Tobias Rieke
Institut für Prozessmanagement & Digitale Transformation an der FH Münster
ECM ist ein Qualitätsthema an der FH Münster
Die Gründe dafür liegen auf der Hand und waren auch für die FH Münster entscheidend dafür, 2017 ein ECM-System einzuführen. Angesichts räumlich verteilter Fachbereiche und zentraler Dienste bedeutet das Arbeiten mit digitalen Dokumenten für jede Hochschule einen enormen Effizienzgewinn. Auf Personalakten, Rechnungen, Verträge und weitere Dokumente kann man dadurch an mehreren Standorten parallel zugreifen. Neben den Dezernaten Personal und Finanzen hatten auch die Fachbereiche Gesundheit, Sozialwesen und Wirtschaft den Wunsch nach einem eAkten-System geäußert. Tobias Rieke übernahm in der Folge die Projektleitung zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems. Angesiedelt ist das Vorhaben am Wandelwerk, dem Zentrum für Qualitätsentwicklung der FH Münster.
Die Software wurde europaweit ausgeschrieben – und die FH Münster hat sich hier klar für die Software d.velop documents (ehemals vermarktet unter d.3ecm) entschieden. Die d.velop public sector GmbH (ehemals codia Software GmbH) implementierte diese kurze Zeit später. „Wir suchten einen Partner für die gesamte Fachhochschule und d.velop hinterließ dabei den besten Eindruck“, so Tobias Rieke. Dabei spielten ein breites Spektrum an Anforderungen bis hin zur IT-Sicherheit eine Rolle; die Integrationsfähigkeit in verschiedene Fachverfahren – ein sonst für Kommunalverwaltungen wichtiges Thema – stand an zweiter Stelle, da die Vielfalt von zentralen IT-Systemen an Hochschulen deutlich überschaubarer ist. Wichtiger ist hier die offene Schnittstelle zur Integration in die systemübergreifenden Prozesse und Dienste. Das ECM-Projekt startete mit dem Thema Vertragsmanagement sowie den eLehraufträgen, d.h. der elektronischen Antragstellung, Vergabe und Abrechnung von Lehraufträgen.
50 Mitarbeiter:innen
arbeiten im Endausbau mit dem Vertragsmanagement der d.velop.
700 Lehraufträge
werden jährlich an der FH Münster erteilt.
13 Fachbereiche
nutzen mittlerweile das d.velop documents für die eLehraufträge.
Vertragsmanagement als Startpunkt
Vor allem das kaufmännische Gebäudemanagement der Fachhochschule verwaltet sehr viele Verträge im Bereich Dienstleistung/Wartung. Werden diese physisch abgelegt und zudem auch noch elektronisch auf Netz- und lokalen Laufwerken, ist der Zugriff sehr aufwändig und nicht sichergestellt, dass tatsächlich der letzte Stand vorliegt. Auch die Überwachung von Kündigungsfristen ist erschwert, weil es ohne Vertragsmanagement nur selbsterstellte Alternativen auf Basis von Office-Lösungen gab, mit der damit einhergehenden Fehleranfälligkeit. Das Vertragsmanagementmodul der d.velop schafft hier Abhilfe und soll daher rasch auch auf andere Bereiche der Hochschule ausgeweitet werden. Damit würden dann auch weitere Vertragsarten wie Kooperationsvereinbarungen mit anderen Hochschulen oder Rahmenverträge mit Dienstleistern aus dem Finanzbereich in das System aufgenommen.
Das Vertragsmanagement ist für die gesamte Fachhochschule bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des § 2b UStG, nach dem die Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts in den Bereichen gilt, in denen selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt werden. Das Vertragsmanagementsystem soll die eigenständige Prüfung erleichtern, ob Verträge § 2b-relevant sind. Die FH Münster legt hier ein entsprechendes Prüfschema an. Derzeit werden die Verträge eingescannt und die Vertragsdaten aus bisherigen Excellisten in das System übertragen. Im Endausbau werden etwa 50 Mitarbeitende mit dem Vertragsmanagement arbeiten.
In eLehraufträge ist die gesamte FH involviert
Während das Vertragsmanagement hauptsächlich auf zentrale Verwaltungs- bzw. Serviceeinheiten abzielt, sind bei den eLehraufträgen auch die Fachbereiche einbezogen. Tobias Rieke: „Das Thema bot sich als Pilotprojekt an, da wir einen Prozess im Fokus haben, wo in vielen Bereichen ein echter Mehrwert geschaffen werden kann: Fachbereiche, Personaldezernat, Personalrat, Finanzdezernat – alle haben mit Lehraufträgen zu tun.“ Inzwischen nutzen alle 13 Fachbereiche das d.velop documents für die eLehraufträge.
Was ist überhaupt ein eLehrauftrag?
Damit ist gemeint, dass die Beauftragung von externen Lehrkräften nicht mehr in Papierform, sondern ausschließlich elektronisch vorbereitet und abschließend erteilt wird. Jährlich werden an der FH Münster rund 700 Lehraufträge erteilt.
Vollständig digitalisierte Lehrauftragsvergabe- und Abrechnungsworkflows
Dazu füllen die Fachbereiche für jeden Lehrauftrag ein elektronisches Formular aus und geben dieses zur weiteren Bearbeitung und Erteilung des Auftrags an das Dezernat Personal weiter. Ein Großteil der Aufträge muss dem Personalrat zur Mitbestimmung vorgelegt werden. Bisher lief der gesamte Prozess teils in Papierform, teils über PDF-Formulare und Excellisten ab. Die Erteilung erfolgte abschließend in Papierform per Brief an die Lehrkraft.
Papiereinsparung war allerdings nicht der Treiber des ECM-Projektes eLehrauftrag, sondern vielmehr die Prozessverbesserung und die medienbruchfreie Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen, die damit auch standortunabhängig möglich ist. Die Lehrauftragsvergabe wird inzwischen komplett elektronisch im ECM durchgespielt. Die d.velop documents-Lösung unterstützt die Fachbereiche beim Ausfüllen des Antragsformulars. Dieses geht per Workflow an das Personaldezernat. Ist ein Lehrauftrag mitbestimmungspflichtig, wird auf Knopfdruck eine Vorlage zur Mitbestimmung erstellt und dem Personalrat vorgelegt. Dieser gibt sein Votum über das System zurück.
Elektronisch wird am Ende auch der Lehrauftrag erteilt, das heißt d.velop documents versendet eine E-Mail mit dem automatisch erstellten Erteilungsdokument an den Lehrbeauftragten – ein komplett papierloser Prozess also. „Das Feedback ist gut, die am Prozess beteiligten Organisationseinheiten sind sehr zufrieden“, erklärt Katrin Hochmann vom Team Prozessmanagement im Wandelwerk, die mit der Einführung des eLehrauftrags betraut war. Eine weitere Prozessunterstützung erfolgt in der Abrechnung der Lehraufträge. Neben den Lehraufträgen für Vollzeitstudiengänge wurden mittlerweile auch die Lehraufträge für die berufsbegleitenden Masterstudiengänge in das System der FH integriert. Damit werden alle Lehrauftragsvergaben und -abrechnungen an der FH Münster elektronisch abgewickelt.
Digitale Studierendenakte in HISinOne als nächster Schritt
Als eine der ersten Hochschulen hat die FH Münster HISinOne komplett eingeführt und will darin integriert in 2020 auch mit der Umsetzung der digitalen Studierendenakte mit d.velop documents starten. Die Oberfläche der Hochschulsoftware wurde hier stark angepasst und in das „myFH“-Portal der FH Münster eingebunden, über das die Studierenden u.a. ihre Vorlesungen und Seminare buchen und Prüfungsergebnisse einsehen können.
Auch in dieses Portal wird im d.velop documents zukünftig integriert. Bei der Umsetzung der digitalen Studierendenakte müssen vielfältige Anforderungen von Prüfungsämtern und Sekretariaten berücksichtigt werden, eine neue Berechtigungsstruktur ist anzulegen. Viel Arbeit für die FH Münster und die Fachleute der d.velop, die damit die bisherigen Erfolge in Sachen Prozessverbesserung durch Digitalisierung weiter ausbauen möchten.
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