Referenzstory Ev.-luth. Landeskirche Hannover

Die Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannover treibt die Digitalisierung ihrer Verwaltung voran. Dabei setzt die Kirche auf ein innovatives Dokumentenmanagement und eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit d.velop und Microsoft 365:

• Posteingang
• Vertragsmanagement
• Aktenplan

Große Gemeinschaft bei der Landeskirche Hannover

Von der Nordseeküste bis in die Kasseler Berge, vom Wendland bis zur holländischen Grenze spannt sich die Ev.-luth. Landeskirche Hannover, die nach der Landeshauptstadt an der Leine benannt ist: Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannovers. Sie ist nicht die einzige evangelische Kirche in Niedersachsen, aber die größte. Auch im Vergleich mit den anderen Landeskirchen in Deutschland gehört die hannoversche Landeskirche zu den Großen: Sie hat die meisten Mitglieder.

Eine Gemeinschaft, die so groß ist, braucht Strukturen und Leitungsorgane, Verwaltungen und Einrichtungen, die sich mit den vielen Themen professionell auseinandersetzen, die eine evangelische Kirche herausfordern. Diese Kirchengemeinden sind nach reformatorischem Verständnis der Kern des kirchlichen Lebens – sie sorgen dafür, dass im wahrsten Sinn des Wortes, die Kirche im Dorf bleibt.

Ziele und Inhalte des Digitalisierungsprojektes

Im Jahr 2013 hat die Zusammenarbeit des Landeskirchenamt der Ev.-luth. Landeskirche Hannover und d.velop begonnen. Das Landeskirchenamt ergänzt mit dem Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 von d.velop ihren SharePoint und entfaltet so weitere Potenziale.

Vor Beginn des gemeinsamen Projektes wurden einige Anforderungen formuliert:

• Minimierung der Papierhaltung innerhalb des Landeskirchenamts
• Verwatlung von bestehenden Aktenstrukturen
• Verbesserung der Zusammenarbeit und Standardisierung von Prozessen

Diese Anforderungen wurden mit den Lösungen von d.velop im Zusammenspiel mit dem Microsoft SharePoint optimal abgedeckt. Durch die zentrale Dokumentenarchivierung wurde im Landeskirchenamt eine standortübergreifende Transparenz geschaffen.

Vom papierbasierten zum elektronischen Aktenplan

Das initiale Projektziel war die Digitalisierung des bestehenden analogen Aktenplans. So wurde der gesamte papierbasierte Aktenplan gemeinsam digitalisiert. “Wir haben festgestellt, dass das eins zu eins umsetzen des bisherigen Aktenplans in eine digitale Akte die Mitarbeitenden unwahrscheinlich gut mitgenommen hat. Sie konnten sich sofort in die digitale Struktur einfinden und sofort vom ersten Tag an anfangen damit zu arbeiten.” So Sabine Arnke, Ltg. Stabsstelle Organisation und Zusammenarbeit zum Projekt. Auch die Entwicklung der Workflows ist ohne große Reibungsverluste abgelaufen, so wurden die manuellen Prozesse direkt digital übersetzt.

Einfache Anbindung verschiedener Drittsysteme an das DMS

Im System umfasst eine Scanstellen, einen digitalen Posteingang, mehrere dynamischen Aktenpläne für unterschiedliche Bereiche – jedes Referat bzw. jede Abteilung arbeitet anders und besitzt ein unabhängiges Aufgabengebiet sowie Schnittstellen zu weiteren Drittsystemen.

Das Landeskirchenamt der Ev.-luth. Landeskirche Hannover ist mit der Zusammenarbeit der d.velop sehr zufrieden. So betont Frau Arnke, dass regelmäßige Absprachen und auch Treffen die Kommunikation enorm vereinfachen. “Es ist auch tatsächlich das erste Projekt, was ich habe, das wirklich im Zeitrahmen geblieben ist. Und das ist einfach aufgrund der guten Zusammenarbeit so zustande gekommen.“

Status Quo mit Blick in die Zukunft

Die einzelnen Referate/Abteilungen der Evangelischen Landeskirche wurden nach und nach in das System integriert, sodass alle Anwendenden mittlerweile mit den digitalen Akten arbeiten. Nach den ersten umgesetzten Prozessen haben die Mitarbeitenden neue Anforderungen an das System formuliert. Beispielsweise werden aktuell weitere Workflows für unterschiedliche Anträge evaluiert. Zwei große Themen, die die Evangelische Landeskirche mit der d.velop zusammen angeht, beziehen sich auf den Prozess der revisionssicheren Ablage und auf einen neuen Posteingangsprozess, bei dem durch die tägliche Anwendung Optimierungspotenzial gefunden wurde. Die revisionssichere Ablage wird durch eine komplexe Archivregel begleitet, welche aktuell von vielen Archivaren:innen umgesetzt wird.

In der Zukunft sollen natürlich alle Vorgänge kontinuierlich optimiert werden. Des Weiteren plant die Ev.-luth. Landeskirche Hannover sich dem Thema Vertragsmanagement anzunehmen, um weitere interne Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.