Referenzstory Brax Leineweber

BRAX Leineweber löst Personalakten in Papierform mit der elektronischen Personalakte ab.

• Digitale Personalakte
• Smartere Prozessabläufe
• Workflows als Arbeitserleichterung

BRAX Leineweber

BRAX ist ein Key Player im Premium-Casual Segment, gegründet 1888 von Bernward Leineweber in Berlin. Das Head Office von BRAX befindet sich in Herford. Ab dem Jahr 1971 spezialisiert sich der heutige Anbieter für Premium Casual Bekleidung auf Hosen für Männer und Frauen. Basierend auf dem langjährigen Erfolg im Kernsegment Hose dehnt BRAX seine Stärken konsequent auf Knitwear, Shirts, Blusen und Outdoor aus. Weltweit präsentiert BRAX seine Produkte bei allen wichtigen Facheinzelhandelspartnern über Shop-in-Shops und Freestanding-Stores in Deutschland, Europa und Asien.

Insgesamt 1300 Mitarbeiter betreut das Personalmanagement bei BRAX Leineweber – bis 2015 geschah das übrigens ganz klassisch mit Personalakten in Papierform, die von Hand gepflegt wurden. „Da gab es viel Potenzial“, sagt Marion Gruffke vom IT-Prozessmanagement bei BRAX Leineweber. „Denn natürlich hatte die Akte in Papierform einige Nachteile gegenüber neuen Lösungen. Ich kann die Print-Personalakte zum Beispiel nur einmal herausgeben, die Suche nach Details macht mehr Arbeit und ist mit den komfortablen Möglichkeiten von digitalen Akten nicht vergleichbar“, so die IT-Expertin. Für die dezentralen Standorte war aber auch der Zugriff auf die Daten der eigenen Mitarbeiter komplizierter als nötig. Gemeinsam mit ihren Kollegen hatte sich Marion Gruffke deshalb viele Lösungen angeschaut und intensive Gespräche geführt, um die Personalakte ins Digitale zu heben und damit die Abläufe um das Themenfeld künftig einfacher und effizienter zu gestalten.

Know-How der 2B Consulting überzeugte

Auf der Suche nach einem Dienstleister hat BRAX Leineweber die Kompetenz der 2B Consulting aus Nordhorn überzeugt. Das Team hatte in Herford die von 2B entwickelte Lösung einer digitalen Personalakte (ElPa) auf Basis des Dokumentenmanagement-Systems von d.velop demonstriert und dazu auch eine überzeugende Anbindung der Human Resources Software VEDA vorgestellt. „Wir sind sehr in die Details gegangen, hatten viele Fragen ­–­ und 2B Consulting hatte immer Lösungsmöglichkeiten. Die Kompetenz der Projektverantwortlichen hat uns schließlich überzeugt“, so Marion Gruffke.

Während BRAX Leineweber mit einem Dienstleister knapp 100.000 Seiten digitalisierte, setzte sich die 2B Consulting an die Umsetzung des DMS und machte das System fit für die Anforderungen der Modemarke. Mit beeindruckendem Ergebnis: Heute ist die Personalakte 2.0 die erste Anlaufstelle für alle wichtigen Informationen: Zuständige Führungskräfte und die Personalabteilung haben per Mausklick einen unschlagbar komfortablen Zugriff auf sämtliche Daten – übrigens ohne die Datensicherheit aus dem Auge zu verlieren. „Durch genau definierte Sicherheitseinstellungen und Zugriffsebenen können wir heute noch sehr viel individueller definieren, wer welche Details von Personalakten sehen darf. So können wir einen unbefugten Zugriff noch besser ausschließen“, so Marion Gruffke.

Da gab es viel Potenzial. Denn natürlich hatte die Akte in Papierform einige Nachteile gegenüber neuen Lösungen. Ich kann die Print-Personalakte zum Beispiel nur einmal herausgeben, die Suche nach Details macht mehr Arbeit und ist mit den komfortablen Möglichkeiten von digitalen Akten nicht vergleichbar.

Marion Gruffke
IT-Prozessmanagement
BRAX Leineweber

Das Projekt auf einen Blick:

• Digitale Personalakten der 2B Consulting auf Basis von d.3ecm ersetzt Personalakten in Papierform
• Anbindung HR System VEDA an d.3ecm

Der Realisierungspartner: 2B Consulting GmbH

Die Mission: Die 2B Consulting erleichtert Ihren Arbeitsalltag mit digitalen Lösungen

Als erfahrener IT-Dienstleister legt die 2B Consulting ihren Fokus auf Enterprise Content-Management (ECM und DMS) – Lösungen. Die Mission ist es, Papier weitestgehend aus den Unternehmen zu verbannen und Ihren Arbeitsalltag mit digitalen Lösungen zu erleichtern und effizienter und zukunftsorientiert zu gestalten. Daher hat sich die 2B Consulting auf die Vereinfachung, Beschleunigung und Absicherung von Geschäftsprozessen durch elektronische Dokumenten- und Informationsverarbeitung spezialisiert. Neben dem Portfolio der d.velop AG setzt das Team auf Eigenentwicklungen sowie auf Schnittstellenimplementierung vom DMS zu Fachapplikationen. Eine historisch geprägte Kompetenz im Bereich der AS 400 von IBMi besteht bis heute.