Referenzstory Bleker Gruppe

Effizienteres und schnelleres Arbeiten durch die digitale Rechnungsverarbeitung bei der Bleker Gruppe dank d.velop.

• Arbeitserleichterung
• Sicherheit
• Automatisierung

Die Bleker Gruppe

Mit neun Autohäusern an fünf Standorten, einem eigenen Logistikzentrum, Fahrzeugsonder-Umbauten und über 720 Mitarbeitern ist die Bleker Gruppe im Münsterland ein regionaler Player, mit dem man rechnen muss. 14000 Fahrzeuge übergibt die Gruppe jährliche an ihre Kunden. Da ist es selbstverständlich, dass täglich Verwaltungsarbeit anfällt. Das bedeutete in der Vergangenheit vor allem: Papier. Viele Rechnungen und andere Dokumente aus den Filialen müssen zur Bearbeitung in die zentrale Buchhaltung. Das hat oft ein Fahrer erledigt, der sowieso schon zwischen den Standorten pendelte, um Autos zu bringen oder abzuholen.

„Unsere alte Vorgehensweise war recht umfangreich und bestand aus vielen Arbeitsschritten“, sagt Kathrin Bleker,  Projektverantwortliche der IT-Abteilung der Bleker Gruppe. „Oft dauerte es lange, bis zum Beispiel Rechnungen zugestellt waren.“ Der Trend geht zwar in Richtung Digitalisierung, doch auch im Jahr 2019 nutzen Firmen noch häufig Papier. Rund jedes fünfte Unternehmen gibt an, zu circa 75 Prozent papierbasiert zu arbeiten. Das ergab eine Befragung des Branchenverbandes der Informations- und Telekommunikationsbranche (Bitkom) aus dem Jahr 2018.

Rechnungen? Alles manuell bei der Bleker Gruppe

Auch die Bleker Gruppe vertraute noch stark auf Papier: „Die Post ging in unseren Filialen ein, wurde geöffnet, gestempelt, manchmal bereits vorkontrolliert und dem entsprechenden Sachbearbeiter auf den Tisch gelegt. Alles manuell“, beschreibt Kathrin Bleker.

Vom Sachbearbeiter gingen Rechnungen dann zum Filialleiter oder zum Abteilungsleiter, der die Papiere gegenzeichnete und an die Buchhaltung schickte: ein gewachsener Prozess, der allein für den Transport der Papiere bis zu einer ganzen Woche Zeit in Anspruch nahm. Und: Jede Rechnung ging durch viele Hände.

Rechnungseingang digital und automatisch prüfen

Gerade beim Thema Rechnungen können viele mögliche Fehlerquellen eine unnötige Verzögerung oder Verkomplizierung für ein Unternehmen darstellen. Zudem bergen Rechnungen auf Papier oft Frust-Potenzial für Mitarbeiter. Digitale Bearbeitung dagegen spart Energie, Zeit und Wege. Eine digitale Rechnungsverarbeitung beispielsweise liest Kopf- und Positionsdaten aus eingescannten oder digitalen Dokumenten automatisch aus und gleicht die Informationen mit den entsprechenden Daten im SAP ab. Gleichzeitig prüft das System auf Plausibilität und ob alle Pflicht-Angaben enthalten sind. Digitale und eingescannte Dokumente können sogar automatisch ihren Weg in digitale Lieferantenakten finden.

Der Partner in der Digitalisierung für die Bleker Gruppe

Auf der Suche nach einem Partner für die Digitalisierung landete die Bleker Gruppe schnell bei der d.velop AG. „Vor der Digitalisierung hat die Bearbeitung der Rechnungen schon sehr viel Zeit verlangt“, sagt Ronny Gäbler, der zuständige Projektmanager bei der d.velop AG. Nach einer kurzen Analysephase war schnell klar, dass Bleker nicht groß die eigenen Prozesse umstrukturieren muss. Alles in allem hatte die Bleker Gruppe diese Anforderungen:

• elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP
• Digitale Akten für Service, Kunden, Fahrzeuge und Lieferanten
• E-Mail-Archivierung
• Dokumentenmanagement-System

SAP-konforme Digitalisierung von Rechnungen

Die d.velop AG griff für die Eingangsrechnungsverarbeitung auf eine eigene Software-Lösung zurück, die die Rechnungen aus einem Scanner entgegennimmt, digital speichert und innerhalb der bestehenden SAP-Strukturen zugänglich macht. Das System prüft die Rechnung auf Plausibilität, indem es die Daten aus dem Briefkopf und aus den Positionen der Rechnung ausliest und selbsttätig untersucht, ob etwa die Summen korrekt sind. Die Dokumente und Informationen werden im Dokumentenmanagementsystem archiviert. Die erkannten Rechnungsinformationen, die korrekt klassifiziert werden konnten, laufen im SAP-Eingangsrechnungsbuch ein. Parallel startet der Freigabeprozess.

Das Eingangsrechnungsbuch ist für die Buchhaltung der zentrale Überblick und informiert darüber, welche Zahlungsmodalitäten es aktuell für das Unternehmen gibt, welche Rechnungen reingekommen sind und welche Rechnung sich in welchem Bearbeitungs-Status befindet. Mit dem Eingangsrechnungsbuch wissen die Bearbeiter beispielsweise immer, welche Rechnung gerade in der Freigabe ist. Die Buchhaltung der Bleker Gruppe erfährt also automatisch, wenn ein Freigabeprozess vielleicht zu lange dauert und das pünktliche Ziehen von Skonto gefährdet wird.

Nach Abschluss dieses Prozesses übergibt das System alle Daten inklusive der Vervollständigung aus dem Workflow, die die Mitarbeiter vorgenommen haben, an die Standard-SAP-Tabellen. „Unsere Lösung ist vollständig ins SAP integriert“, beschreibt Ronny Gäbler, „und das System arbeitet mit unterschiedlichen Nutzerrollen. Man kann also bestimmen, welcher Mitarbeiter welche Art von Rechnungen bis zu welchem Budget freigeben darf.“

Die Software legt die Rechnungen revisionssicher ab, auch die unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes und die Bearbeitungen sind nachvollziehbar und sicher gespeichert. Sie können vom Anwender nicht aus Versehen gelöscht werden. Die beteiligten Mitarbeiter haben einen Überblick über alle Rechnungen und können zentral auf alle zugreifen. Die Nutzer können die Dokumente per Mausklick aufrufen und müssen nicht mehr zum Aktenschrank laufen.

Bearbeitungszeit von Rechnungen drastisch gesunken

Nach einer kurzen Phase der Einführung und Umgewöhnung waren die Bleker-Mitarbeiter überzeugt: „Wir konnten unser Prozedere abkürzen, so dass die Rechnung nun zwar immer noch von Hand geöffnet werden, vom Mitarbeiter aber direkt mit einem Barcode versehen und mit handelsüblichen Scannern digitalisiert werden“, beschreibt Kathrin Bleker.

Durch die digitale Übermittlung entfallen die Arbeit und der Zeitaufwand, Dokumente physisch transportieren zu müssen. Die Buchhaltung der Bleker Gruppe hat unmittelbar Zugriff auf die Rechnung. Allein dieser Schritt spart schon eine ganze Woche Zeit ein. Zudem müssen die Mitarbeiter in den Filialen die Rechnung nicht mehr kontrollieren, das übernimmt die Buchhaltung.

Im Endeffekt liegen der Buchhaltung eingegangene Rechnungen nun schon am gleichen Tag zur Vorkontierung vor. Früher gingen die Rechnungen manchmal erst nach drei bis sieben Tagen in der Buchhaltung ein. Das Scannen der Eingangsrechnungen erfolgt in einer Mischform, sowohl zentral als auch dezentral: Die Buchhaltung ist auch der Standort, der die meiste Post bekommt, die dort auch zentral bearbeitet wird. Filialen scannen die Eingangspost nun ein und senden die Daten an die Buchhaltung.

Unsere alte Vorgehensweise war recht umfangreich und bestand aus vielen Arbeitsschritten. Oft dauerte es lange bis Rechnungen zum Beispiel zugestellt waren.

Kathrin Bleker
Projektverantwortliche der IT-Abteilung 
Bleker Gruppe

Handfeste wirtschaftliche Vorteile einer digitalen Eingangsrechnung bei der Bleker Gruppe

Wiederkehrende Eingangsrechnungen können automatisch vorkontiert und nach einer Freigabe direkt gebucht werden. Nach der Vorkontierung landen die Rechnungen ebenfalls automatisch beim zuständigen Sachbearbeiter zur sachlichen Prüfung, bevor sie dem Filialleiter oder dem Freigeber zukommen. Auch diese Zuordnung nimmt das System selbsttätig vor.

Diese Automatisierung und Digitalisierung bringen nicht nur für alle Beteiligten eine erhöhte Sicherheit und eine deutliche Zeitersparnis mit sich, sondern auch ganz handfeste betriebswirtschaftliche Vorteile:

• Ersparnis: Die Bleker Gruppe kann Skonto nun pünktlich ziehen
• Fehlerquellen reduziert: Rechnungen gehen durch weniger Hände
• Zugriffszeit: Digitalisierte Rechnungen sind viel schneller auffindbar als Rechnungen auf Papier
• Arbeitserleichterung: Buchhaltung weiß immer, wer die Rechnung gerade bearbeitet
• Sicherheit: System meldet, wenn die Bearbeitung einer Rechnung zu lange dauert
• Automatisierung: System bearbeitet wiederkehrende Rechnungen weitgehend selbsttätig
• Zeit wird frei: Mitarbeiter in den Filialen sparen rund eine Stunde Arbeit ein, da durch Digitalisierung Bearbeitungszeit für Rechnungen wegfällt