Referenzstory PKF WMS

Die digitale Unterschrift bringt viele Vorteile für die PKF WMS.

• Rechtssicherheit
• Steigerung der Flexibilität
• Bessere Umweltbilanz
• Mehr Effizienz
• Geringere Kosten

Wirtschaftsprüfung, Steuer- & Rechtsberatung PKF WMS

Die Mitarbeiter von Abteilungsleiter Michael Strack sind häufiger bei ihren Mandanten als in ihrem eigenen Büro. Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen sie bei den Kunden der PKF WMS – Steuerberatungsgesellschaft, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. So alltäglich, so normal. Doch mit der Prüfung ist es nicht getan. Erst ein unterschriebener Prüfungsbericht oder ein signiertes Testat vollendet einen Auftrag.

Vor der Unterschrift müssen die Unterlagen allerdings sorgfältig geprüft werden, und zwar von beiden Seiten. Erst, wenn alles stimmig ist, kann der Wirtschaftsprüfer unterschreiben. Doch während die Papier-Unterlagen vielleicht schon im Büro auf die Unterschrift warten, ist der Prüfer selbst bereits vor Ort beim nächsten Kunden.

„Wenn ein finaler, unterschriebener Bericht ausgeliefert werden sollte, konnte es vorkommen, dass wir da schon beim nächsten Mandanten waren“, beschreibt Michael Strack, Abteilungsleiter für den Bereich Wirtschaftsprüfung bei PKF WMS. „Vor d.velop sign mussten Mitarbeiter manchmal einen Umweg über das Büro machen, nur um eine Unterschrift zu leisten. Dabei haben wir Tage verloren. Wir wollten vom Papier weg und effizienter, ökologischer und flexibler arbeiten.“

Unterwegs Testate und Geschäftsabschlüsse digital unterzeichnen

Die Idee: Eine digitale Unterschrift erlaubt es den Prüfern, bestehende Berichte und Testate auch von unterwegs aus zu unterzeichnen. Zudem kann PKF WMS Papier sparen und die Unterlagen einfach als digitales PDF an die Mandanten senden.

Eine digitale Signatur ist allerdings nicht ohne weiteres möglich, für PKF WMS kamen eingescannte Unterschriften beispielsweise nicht infrage, da diese nicht rechtssicher sind. Also sollte eine Lösung für digitale Unterschriften her, die diese Anforderungen erfüllt:

• Rechtssicherheit
• Steigerung der Flexibilität: Mitarbeiter sollen auch unterwegs Dokumente rechtssicher unterzeichnen können, um Wartezeiten zu sparen; zudem ist die Zugriffszeit auf digitale Unterlagen deutlich schneller als auf Papiere in Aktenschränken
• Bessere Umweltbilanz: Digitale Berichte, Geschäftsabschlüsse und Testate sparen Papier
• Mehr Effizienz: Digitalisierte Prozesse bedeuten eine erhöhte Effizienz, wenn sie auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind. Reibungsverluste sinken, Arbeitszeit für kreative oder herausfordernde Tätigkeiten wird frei
• Geringere Kosten: Weniger Papierverbrauch

Ende 2019 machte sich PKF WMS auf die Suche nach einem Anbieter für digitale Signaturen. Drei Produzenten kamen in die engere Auswahl, darunter auch die Lösung d.velop sign der d.velop AG. „Mit zwei Anbietern hatten wir intensiveren Kontakt“, beschreibt Strack, „und der Funktionsumfang von d.velop sign gefiel uns ebenso gut, wie das Preis-Leistungs-Verhältnis.“

Im Dezember 2019 starteten PKF WMS und die d.velop AG die Einrichtung von d.velop sign. Schon im Februar 2020 konnten die ersten Mitarbeiter digitale Unterschriften einsetzen. „Immer mehr Staaten und Länder fordern von Unternehmen, Geschäftsabschlüsse, Prüfungsberichte oder andere Dokumente digital einzureichen“, sagt Christina Thesing, Business Development Managerin bei der d.velop AG.

Vorteile von digitalen Unterschriften

Schnell stellten die Mitarbeiter von PKF WMS verschiedene Vorteile von digitalen Dokumenten fest:

• Deutlich schnellerer Transport
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer können ihre Arbeit zügiger abschließen, Mandanten und Kunden bekommen ihre Berichte und Dokumente schneller
• Digitale Dokumente sind vor Veränderungen geschützt
• Digitale Unterschriften sind nicht fälschbar, unter anderem durch ein Zwei-Faktor-Identifikationsverfahren
• Digitale Identifikation über verschiedene Wege möglich

Aus den Möglichkeiten, sich für eine digitale Unterschrift zu identifizieren, wählt PKF WMS das einmalige Video-Ident-Verfahren aus. Dafür arbeitet die d.velop AG mit D-TRUST als Vertrauensdiensteanbieter zusammen, ein Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe. PKF WMS entscheidet sich für die Cloud-Lösung von d.velop sign, und so muss die Software nicht vor Ort bei den Wirtschaftsprüfern eingerichtet werden. Die Nutzer können sofort loslegen, und das Identifikationsverfahren findet aus der Anwendung selbst heraus statt.

Das Video-Ident-Verfahren ist allerdings nur eine Möglichkeit, sich zu identifizieren. „Die Hürden dafür sind gar nicht so hoch“, so Christina Thesing, „das geht nicht nur per Video, sondern auch über ein Giro-Ident-Verfahren oder über die E-ID des elektronischen Personalausweises.“

PKF WMS rollt d.velop sign immer weiter aus

Anfänglich nutzen nur sechs Mitarbeiter d.velop sign, doch es werden schnell mehr. Nach der Prüfungsabteilung folgt die Abteilung Rechnungswesen extern. Bis Mitte 2020 rollt PKF WMS d.velop sign immer weiter aus. „Weil wir gute Erfahrungen gemacht haben“, beschreibt Strack, „und weil wir mehr Prüfungsberichte oder Erstellungsberichte digital an Mandanten ausliefern wollen.“

Die Wirtschaftsprüfer legen zudem Wert auf eine einheitliche Erscheinung, sie wollen ihre Berichte nicht mehr zugleich auf Papier und als PDF ausliefern, sondern nur noch digital. Strack: „Das ist auch einfach die Zukunft, bald redet niemand mehr über Papier. Wir wollen in allen Unternehmensbereichen einfach vorne sein.“