Referenzstory Zentis GmbH & Co. KG

Zentis macht Unternehmenswissen verfügbar.

• Steigerung der Qualität sämtlicher Produkte
• Senkung der Prozesskosten
• Große Archivräume werden überflüssig

Über die Zentis GmbH & Co. KG

Mit Zentis setzt einer der führenden Fruchtverarbeiter Europas auf d.velop

Im Jahr 1893 eröffnete Franz Zentis in Aachen sein Lebensmittelgeschäft und legte damit den Grundstein für eine Erfolgsgeschichte. Sein Innovationsgeist brachte ihn auf die Idee, erstmals überhaupt Zucker und getrocknete Aprikosen zu Konfitüre zu verarbeiten. Resultat dieser Innovation war FAMOS, eine Abkürzung für „Feinste Aprikosen-Marmelade ohne Sirup“.

Inzwischen sind seit der Gründung des ersten Geschäftes mehr als 120 Jahre vergangen (Zentis feierte jüngst sein 125-jähriges Firmenjubiläum) und Zentis verfügt über umfangreiche Erfahrungen im Zusammenhang mit der Veredelung von Früchten und anderen natürlichen Rohstoffen. Insgesamt beträgt die Verarbeitungskapazität am Hauptsitz in Deutschland und an sechs internationalen Standorten mittlerweile jährlich rund 525.000 Tonnen Fruchtzubereitungen, Konfitüren und Süßwaren.

Dafür steht Digitalisierung bei Zentis

Ideale Prozesse bei der Entwicklung neuer Produkte

• Jederzeit transparente Kommunikation bezüglich der Produktmuster
• Genaue Analysen zu diesen Produktmustern
• Einfach und schnelle Recherche in digitalen Akten von d.velop
• Digitale Geschäftsprozesse, die abteilungsübergreifend angelegt sind

So profitiert Zentis

• Steigerung der Qualität sämtlicher Produkte
• Senkung der Prozesskosten
• Große Archivräume werden überflüssig
• Digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen in persönliche Cloud-Archive der Mitarbeiter spart Kosten

Der Auswahlprozess

Innovative Produkte sind ein Teil nachhaltigen Unternehmenserfolgs. Ein anderer Teil sind moderne technologisch gestützte Organisationsprozesse, die effiziente und ressourcensparende Abläufe möglich machen. Bei Zentis besteht die technische Basis dafür aus dem ERP-System von SAP sowie aus einem digitalen Dokumentenmanagement System (DMS). Ein DMS steigert die Produktivität, beschleunigt Prozesse und bietet Mitarbeitern bei der Erledigung ihrer Aufgaben höheren Komfort.

Mit DMS und Enterprise Content Management (ECM) hatte man sich bei Zentis auch in der Vergangenheit schon beschäftigt. Doch das revisionssichere Archiv für die Rechnungsverarbeitung und einige andere Aufgaben war technisch nicht mehr auf der Höhe der Zeit. Da es die heutigen Anforderungen nicht mehr adäquat erfüllen konnte, sollte es schrittweise abgelöst werden. An dieser Stelle war die weitreichende Frage zu beantworten, auf Basis welcher Plattform der Schritt in die DMS-Zukunft erfolgen sollte.

Zentis, dessen Stammsitz sich in Aachen befindet, nutzte bei dem Auswahlverfahren die professionelle Unterstützung des Forschungsinstituts für Rationalisierung (FIR) an der heimischen RWTH. Gemeinsam beleuchtete man in einem ausführlichen mehrstufigen Auswahlverfahren die Vor- und Nachteile zahlreicher DMS-Lösungen. Integriert in diesen Prozess waren nicht nur IT-Experten, sondern ab einem gewissen Zeitpunkt auch Fachbereichsverantwortliche und Key User. So konnte sichergestellt werden, dass Nutzeranforderungen von Anfang an präzise beachtet wurden.

Hohe Anforderungen erfolgreich umgesetzt

Am Ende des Prozesses stand eine eindeutige Entscheidung: d.velop hatte das Rennen gemacht. Der Grund dafür lag laut Udo Hanke nicht nur am preislich attraktiven Angebot und an der überzeugenden fachlichen Kompetenz des Softwarehauses aus Gescher. Überzeugt hatte auch die Möglichkeit, im Rahmen des geplanten Projektes selbst Aufgaben übernehmen zu können. So wurde es möglich, auf weitere Consultingdienstleistungen mit ihren schwer kalkulierbaren Preisen und zeitlichen Risiken weitestgehend zu verzichten.

Ambitionierter Ansatz ist flächendeckend realisiert

Bei der Einführung handelte es sich durchaus um ein komplexes Vorhaben. Denn zeitgleich startete auch ein ambitioniertes Projekt zur Optimierung der Produktentstehung. Dabei handelt es sich um einen Prozess mit vielfältigen Produktmustern und Probeproduktionen, der mit der Übergabe in die Serienproduktion beim Kunden endet. Heute entstehen bei Zentis jährlich etwa 15.000 Produktmuster. Diese finden in etwas mehr als 1000 digitalen Akten mit zig tausenden Dokumenten Platz. Vor der Einführung des DMS wurde hier noch mit einem großen physischen Archiv gearbeitet. Entsprechend aufwendig und zeitraubend war die Recherche nach Informationen.

“Eine besondere Herausforderung der Produktentstehung liegt darin, dass sie Prozesse erfordert, die nahezu alle Bereiche des Unternehmens betreffen, vom Vertrieb bis zur Produktion”, so der Leiter der Organisation Phillip König. Aus diesem Grund wurde die d.velop-Lösung damit verknüpft flächendeckend ausgerollt. Umgesetzt wurde das Projekt in drei Phasen. Zunächst wurden Dokumentenarchivierung und Workflows der führenden Dokumente realisiert, dann erfolgte die Festlegung des Ablaufs für Probeserien. Dieser ganzheitliche Ansatz macht es möglich, dass fertige Produkte vollständig vom Produktentstehungsprozess unterstützt werden. Die jeweiligen Aktenpläne sind dabei der zugehörigen Wertschöpfungskette zugeordnet. Der neue Produktentstehungsprozess am Aachener Standort funktioniert dabei so überzeugend, dass er zurzeit auch in den USA umgesetzt wird.

Hohe Zustimmungswerte unter Mitarbeitern

Auch die Reaktionen der Mitarbeiter in den verschiedensten Unternehmensbereichen machen klar, dass sich das Engagement für das Projekt gelohnt hat, erklärt Hanke. „Uns erreichen sehr viele Anfragen von Mitarbeitern, die Interesse an einer Erweiterung der DMS-Plattform haben, was die große Akzeptanz klarmacht und womit wir ganz neue Perspektiven der digitalen Innovationen gewonnen haben.“

Mitarbeiter und Unternehmen profitieren zudem von Vorteilen, an die man zu Anfang gar nicht gedacht hatte. Beispiele sind die verbesserte Transparenz und die besseren Möglichkeiten für Auswertungen. Dank digitaler Basis können nun sehr genaue Analysen erfolgen. Es lässt sich beispielsweise ermitteln, wie viele Rezeptmuster in einem definierten Zeitraum für einen Kunden entwickelt wurden. Weiterhin können die nun vorhandenen Informationen auch für Trendanalysen genutzt werden. Die dadurch insgesamt gesteigerte Qualität wurde bereits von externen Prüfern positiv registriert.

Persönliche Cloud-Archive sparen Kosten bei den Gehaltsabrechnungen

Die Mitarbeiter von Zentis profitieren von den Vorteilen der Digitalisierung auch noch auf andere Weise, denn neben dem DMS wurde d.velop postbox für die digitale Abrechnungszustellung eingeführt. Abrechnungen sind an das SAP HR-System angeschlossen und werden via verschlüsselten Filesharings elektronisch in die persönlichen Cloud-Archive der Mitarbeiter übertragen.

Die Lösung von d.velop ist rechtskonform, wird in Deutschland gehostet und die Datenübertragung erfolgt ausschließlich in verschlüsselter Form. Zudem rechnet sich die Lösung. Denn die Zustellung der Abrechnungen über das Cloud-Archiv spart Kosten von rund drei Euro pro Monat und Mitarbeiter. „Obwohl die Nutzung des digitalen Dienstes auf freiwilliger Basis erfolgt, nutzen ihn allein im Verwaltungsbereich schon über 80 Prozent der Mitarbeiter“, so Hanke.

Die Einführung und permanente Weiterentwicklung der DMS Landschaft bei Zentis war und ist ein weiterer wesentlicher Schritt der strategischen Ausrichtung bei Zentis, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, um Arbeitsabläufe zu verbessern und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.