Referenzstory WIAG Antriebstechnik GmbH

WIAG optimiert die Rechnungsverarbeitung mit DATEV

Die manuelle Bearbeitung der Rechnungen führte regelmäßig zu Verzögerungen bei der Freigabe und Übergabe dieser an DATEV. Zusätzlich erschwerten die analogen Prozesse die Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus, was die Transparenz stark beeinträchtigte. Diese Herausforderungen machten deutlich, dass eine digitale Lösung erforderlich war, um die Effizienz zu steigern und die Prozesse zu optimieren.

Herausforderung: Analoge Prozesse behindern Effizienz

Die WIAG Antriebstechnik GmbH, ein führender Hersteller hochpräziser Verzahnungsteile und Baugruppen, stand vor erheblichen Herausforderungen in ihrer Rechnungsverarbeitung. Die manuelle Bearbeitung führte regelmäßig zu Verzögerungen bei der Freigabe und Übergabe der Rechnungen an DATEV. Zusätzlich erschwerten die analogen Prozesse die Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus, was die Transparenz stark beeinträchtigte. Diese Herausforderungen machten deutlich, dass eine digitale Lösung erforderlich war, um die Effizienz zu steigern und die Prozesse zu optimieren.

Warum eine Veränderung notwendig war: Herausforderungen im Überblick

Die bestehenden analogen Verfahren in der Rechnungsverarbeitung und im Vertrieb führten zu hohen Fehlerquoten und einem erheblichen Mehraufwand. Es fehlte an einer zentralen, digitalen Ablage, die eine schnelle Auffindbarkeit und einen einfachen Zugriff auf Dokumente ermöglicht hätte. Zudem waren die Vertriebsprozesse ineffizient, da kein digitaler Workflow zur Unterstützung der täglichen Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und weiteren vertriebsrelevanten Dokumenten existierte. Diese Faktoren machten eine Umstellung auf eine digitale Lösung zwingend notwendig, um die Effizienz zu steigern und den Mitarbeitenden jederzeit die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen.

Der Weg zur Lösung: Digitalisierung mit EITCO und d.velop

Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich WIAG für eine umfassende Digitalisierung. Gemeinsam mit EITCO wurde die On-Premise-Lösung d.velop documents implementiert, die eine zentrale und digitale Ablage aller Rechnungen ermöglicht. Ein maßgeschneiderter Rechnungsverarbeitungsworkflow, bestehend aus dem EITCO invoice processor und dem EITCO invoice monitor, automatisierte den gesamten Prozess. Zudem wurde die Schnittstelle d.velop connect for DATEV integriert, um eine nahtlose Kommunikation mit dem DATEV-Rechnungswesen sicherzustellen. Für den Vertrieb entwickelte das Team der EITCO einen Sales-Workflow, der den gesamten Prozess von der Kundenanfrage bis zur Auftragsabwicklung digital abbildet und optimiert.

Ergebnisse: Effizientere Prozesse und gesteigerte Transparenz

Die Einführung dieser digitalen Lösungen führte zu erheblichen Verbesserungen. WIAG konnte die Bearbeitungszeit für Rechnungen deutlich verkürzen und die Transparenz über den gesamten Prozess erhöhen. Die standortunabhängige Verfügbarkeit der Dokumente ermöglichte es den Mitarbeitern, effizienter zusammenzuarbeiten. Der neue Sales-Workflow optimierte die Vertriebsprozesse und reduzierte die Fehleranfälligkeit bei der Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen. Zudem gewährleistet die revisionssichere Archivierung aller Dokumente die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Fazit: Nachhaltige Optimierung für die Zukunft

Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung und der Vertriebsprozesse bei WIAG Antriebstechnik GmbH hat die internen Abläufe deutlich optimiert und die Effizienz nachhaltig gesteigert. Die enge Zusammenarbeit mit EITCO sowie die maßgeschneiderte Implementierung der d.velop-Lösungen waren entscheidend für den Erfolg dieses Projekts.