Referenzstory Volkswagen Original Teile Logistik GmbH & Co. KG (OTLG)

Effizient und zukunftssicher: Wie die OTLG mit der digitalen Personalakte ihre HR-Prozesse optimiert und Datensicherheit erhöht

EITCO unterstützte die OTLG bei der Implementierung einer digitalen Personalaktenlösung auf Basis der Plattform d.velop documents. Ziel des Projekts war es, die gesamte Personalaktenverwaltung zu digitalisieren und revisionssicher zu gestalten. Damit können zukünftig etwa 5.000 Personalakten digital archiviert und prozessgesteuert verwaltet werden.

Die Ausgangslage: Ineffiziente analoge Personalaktenverwaltung

Die Volkswagen Original Teile Logistik GmbH & Co. KG (OTLG) ist der zentrale After-Sales-Dienstleister im Volkswagen-Konzern und sichert die Versorgung von rund 2.900 Servicepartnern in Deutschland und Dänemark mit Originalteilen und Zubehör. Mit über 2.500 Mitarbeitenden an sieben Standorten ist die OTLG für eine effiziente und zuverlässige Logistik verantwortlich. Um den steigenden Anforderungen an die Personaldatenverwaltung gerecht zu werden, stieß die bisher analoge Personalaktenverwaltung jedoch an ihre Grenzen: Die Suche und Verwaltung von Dokumenten gestaltete sich zeitaufwändig und umständlich. Eine moderne, digitale Lösung war notwendig, um diese Prozesse zu optimieren und die Effizienz der Personalabteilung zu steigern.

Lösungsansatz: Einführung einer digitalen Personalakte für maximale Übersichtlichkeit

EITCO unterstützte die OTLG bei der Implementierung einer digitalen Personalaktenlösung auf Basis der Plattform d.velop documents. Ziel des Projekts war es, die gesamte Personalaktenverwaltung zu digitalisieren und revisionssicher zu gestalten. Damit können zukünftig etwa 5.000 Personalakten digital archiviert und prozessgesteuert verwaltet werden. Durch die Integration in Microsoft Office und die Nutzung eines spezifischen Rollen- und Berechtigungskonzepts wird den Mitarbeitenden im HR-Bereich eine benutzerfreundliche und leistungsstarke Lösung für die tägliche Arbeit geboten.

Implementierung: Vom Papier zur integrierten digitalen Personalakte

Zur Umstellung auf die digitale Personalakte wurden alle vorhandenen analogen Dokumente digitalisiert und strukturiert abgelegt. Die Mitarbeitenden erhielten Zugriff auf die digitale Lösung und können Dokumente nun direkt scannen und ablegen. Ein Microsoft Office Add-In ermöglicht zudem die direkte Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten in Office-Anwendungen wie Word und Outlook. Zusätzlich wurde d.velop d.capture batch integriert, um die Verarbeitung großer Dokumentenmengen, wie Serienbriefe und Massenkorrespondenz, zu automatisieren.

Ergebnisse und Vorteile der Lösung für HR

Mit der Einführung der digitalen Personalakte profitiert die OTLG von einer signifikanten Verbesserung in der Dokumentenverwaltung. Die HR-Mitarbeitenden arbeiten effizienter, da Dokumente zentral gespeichert und durchsuchbar sind. Der Zugriff auf wichtige Informationen ist dadurch schneller und sicherer, während das Rollenkonzept den Datenschutz gewährleistet.

Fazit: Ein Schritt in die digitale Zukunft mit spürbarem Mehrwert

Durch die Zusammenarbeit mit EITCO und der d.velop konnte die OTLG ihre Personalaktenverwaltung erfolgreich in das digitale Zeitalter überführen. Die optimierte Dokumentenablage und die nahtlose Integration in bestehende Systeme entlasten die HR-Abteilung und bieten eine zukunftsfähige Lösung, die Transparenz und Effizienz sicherstellt.