Referenzstory Stadt Rosenheim

In der oberbayerischen Stadt Rosenheim setzt die Verwaltung flächendeckend auf digitale Lösungen der d.velop:

• Digitales Dokumentenmanagement mit DMS-Integration in Microsoft 365
• Digitale Rechnungsbearbeitung mit automatisiertem Rechnungseingang und Postverteilung
• Kontinuierlicher Ausbau der Cloud-Lösungen auf Basis hybrider DMS-Strategie

Stadt Rosenheim fährt hybride DMS-Strategie

Die oberbayerische Kommune setzt flächendeckend auf digitales Dokumentenmanagement und Rechnungsbearbeitung mit d.velop. Ihre bestehenden DMS-Lösungen vernetzt sie dabei allmählich mit Microsoft 365.

Viele deutsche Kommunen verwalten Dokumente inzwischen in der Cloud und arbeiten dabei auch mit Microsoft 365. Die Stadt Rosenheim (Bildquelle: Stadt Rosenheim, Harald Tüchler) ist hier ganz vorne mit dabei und setzt auf ein hybrides Setup. Konrad Kriechbaumer, Projektmitarbeiter beim Projekt DMS in Rosenheim: „Grundsätzlich bevorzugen wir On-Premises-Lösungen, da wir mit sensiblen Personendaten hantieren, Steuerinformationen oder Personalakten etwa. Andererseits ist, z. B. für die Kollaboration mit externen Stellen, eine Zusammenarbeit über die Cloud sinnvoll.“

Dem Einsatz neuer Technologien ging in Rosenheim eine Datenschutzfolgeabschätzung voraus, im Rahmen derer die mit der Cloud verbundenen Risiken analysiert, dokumentiert und abgewogen wurden. Ergebnis war ein Maßnahmenplan, auf dessen Basis sich die Vorteile beider Welten optimal verbinden. Denn mit modernem Dokumentenmanagement auf den eigenen Servern beschäftigt sich die oberbayerische Gemeinde schon seit einigen Jahren. „Für d.velop documents haben wir uns seinerzeit nicht nur deshalb entschieden, weil es das wirtschaftlichste Angebot war“, so Konrad Kriechbaumer. „Der Anbieter konnte auch in punkto Projektbegleitung und Umsetzung der Einführung die meisten Punkte sammeln. Insgesamt ist das Projektteam sehr gut auf unsere Bedürfnisse und Anforderungen eingegangen.“

Verwaltungsweite Lösung statt Inselsysteme bei der Stadt Rosenheim

Aus der Papierwelt kommend, begann die Kommune 2020 mit dem Aufbau elektronischer Fallakten für die Kämmerei, das Personal- sowie das Grundstückswesen. Per Mausklick lassen sich dabei erzeugte elektronische Dokumente in d.velop documents ablegen und von dort aus dem Fachverfahren aufrufen. Lediglich das Ausländerwesen hatte bereits vor der Ausschreibung mit einem DMS von d.velop gearbeitet. Ziel war eine stadtweit einheitliche Lösung statt Inselsysteme einzelner Fachverfahren. Die Anbindung des DMS an weitere Fachanwendungen folgte. In Abteilungen bzw. Fachbereichen ohne spezielles Fachverfahren kann das DMS von d.velop sogar selbst als Fachanwendung dienen.

Für die allgemeine Schriftgutverwaltung führte Rosenheim einen elektronischen Aktenplan auf Basis des bayerischen Einheitsaktenplans ein. Seine Grundstruktur wurde in Absprache mit den Ämtern an die spezifischen Bedürfnisse angepasst. Konrad Kriechbaumer: „Hier waren in der Tat einige Kurskorrekturen nötig. Wir hatten Ämter, die haben sich in der Vorbereitung sehr viele Gedanken darüber gemacht, wie ein solcher Aktenplan und die in ihm enthaltenen Sachakten aussehen müssten. In der täglichen Arbeit hat man dann gemerkt: So, wie ursprünglich gedacht, funktioniert es eben doch nicht. Wir haben dann hier und da vereinfacht und die Tiefe des Aktenplans reduziert.“

Stadt Rosenheim Webinar

eAkte ohne Anbindung Ihrer Fachverfahren

Sie digitalisieren mit der eAkte Kernprozesse Ihrer Verwaltung. Doch die dafür zumeist angestrebte tiefe Integration zwischen dem Dokumentenmanagement-System und dem Fachverfahren ist nicht zwingend notwendig. Warum? Das erfahren Sie in unserem Webinar.

Agenda

• Wir klären auf: Unterschiede der Sachakte & Fallakte
• Fallakte mit vs. ohne Fachverfahrensanbindung
• Vorgehensweise zur Implementierung

Lernen Sie ein neues Konzept kennen, wie Sie Ihre Verwaltung schon morgen digitalisieren!

Starten Sie mit nur einem Klick direkt das Webinar.

Änderung der Denkweise und Organisationsform

Die Umstellung von Papier auf digitale Akten ist mehr als nur die Einführung einer Software. Es geht um eine Änderung der Denkweise und der gesamten Organisationsform. Vorbehalte und Ängste gegenüber den Veränderungen gibt es deshalb überall; in Rosenheim gelang es, ihnen durch Schulungen, Betreuung und intensives Ausprobieren entgegenzuwirken.

Mit der eAkte arbeiten mittlerweile rund 500 Beschäftigte in vier von fünf Dezernaten und ihren verschiedenen Ämtern. 800 User sollen es in der Endausbaustufe werden. Nicht nur die elektronische Aktenverwaltung, auch der automatisierte Rechnungseingang und die Postverteilung basieren auf der d.velop platform.

Mit dem DMS ist die Stadt technisch in der Lage, elektronische Rechnungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Die Mehrheit der Rechnungen trifft jedoch noch immer in Papierform ein. Den Kolleg:innen kann es egal sein: Jeder Beleg gelangt in den Rechnungseingang, wird gescannt (Papier), per OCR ausgelesen (Papier und PDF) und im elektronischen Archiv abgelegt. Anschließend startet der automatisierte Freigabeworkflow, XRechnungen können automatisch dorthin durchgereicht werden. Parallel wird die Rechnung samt dazugehöriger Belege dem Finanzfachverfahren Infoma zugeordnet, in welches das DMS integriert ist. Aus dessen Oberfläche heraus greifen die Beschäftigten auf Daten und gescannte Rechnungen in der Kreditorenakte zu.

Schnellere Auskunftsfähigkeit sowohl intern als auch für Bürger:innen

Den digitalen Posteingang „d.velop inbox management“ nutzt die Stadt, um Eingangspost zentral zu scannen und direkt in den Akten abzulegen. Die Software erfasst und klassifiziert Dokumente jeglicher Quellen, übermittelt sie an die jeweilige Zielperson und archiviert sie anschließend. So ist eine sofortige und sichere Verteilung der Post über alle Standorte und Abteilungen sichergestellt. Die Posteingangsbearbeitung wurde bereits in der Ausländerbehörde und im Bauordnungsamt vollständig digitalisiert. Für Konrad Kriechbaumer hat die digitale Arbeitsweise unschlagbare Vorteile: Die aufwändige manuelle Ablage entfällt und Informationen sind dank Volltextsuche sofort auffindbar. Dies schlägt sich in einer schnelleren Auskunftsfähigkeit nieder, gegenüber Bürger:innen, aber auch intern.

Cloud-Strategie wird ausgebaut

Zwar ist für sensible Informationen in Rosenheim eine On-Premises-Dokumentenverwaltung noch immer die erste Wahl. Gleichzeitig geht auch hier der Trend Richtung Cloud, nicht zuletzt durch die von Microsoft lancierte Cloud-Lösung M365. So arbeiten die Verantwortlichen in der Stadtverwaltung seit 2024 daran, durch den Umstieg auf M365 ihre Microsoft-Dienste noch besser zu vernetzen. Die bestehenden d.velop-Lösungen werden dabei nahtlos in die Cloud-Systemlandschaft integriert.