Referenzstory Stadt Paderborn

Die Stadt Paderborn sorgt für eine vollständig digitalisierte Steuerabteilung. Durch die Einführung der eAkte werden die Verwaltungsprozesse im Amt für Finanzen erheblich beschleunigt:

• Erhebliches Zeitersparnis
• Steigerung der Effektivität
• Erhöhung der Flexibilität

Elektronische Prozessoptimierung im Amt für Finanzen der Stadt Paderborn

Behördliche Abläufe schneller, effizienter und mit weniger manuellem Aufwand bearbeiten, ob in der Arbeit mit Fachverfahren, bei der allgemeinen Schriftgutverwaltung oder der Rechnungsbearbeitung. Die Stadt Paderborn nutzt dafür, ebenso wie eine Reihe weiterer Kommunen im Umfeld des IT-Dienstleisters GKD Paderborn, das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents. Die Verwaltungsvorgänge im Amt für Finanzen (Abteilung Steuern) wurden mit d.velop documents auf elektronische Arbeitsweisen umgestellt und interne Prozesse dadurch deutlich beschleunigt.

Eingeführt wurde es 2012 durch die d.velop. Der Zweckverband entschied sich für die Lösung d.velop documents, weil sie „ein funktionsreiches und benutzerfreundliches DMS ist und das beste Preis-/ Leistungsverhältnis bot“, so die seinerzeitige Begründung. In der Abteilung Steuern im Amt für Finanzen der Stadt Paderborn mit zehn Beschäftigten bestand von Beginn an ein hohes Interesse am Thema Digitalisierung. So war eines der ersten DMS-Projekte die Anbindung an das Finanzverfahren axians Infoma newsystem kommunal mit Einrichtung einer elektronischen Steuerakte inklusive Bescheidübernahme, klassischer Archivierung von Dokumenten und Rechnungseingangsbearbeitung per Freigabeworkflow.

Der Wegfall vom Gang in Archivräume

„Mit Kollegen:innen, die ein hohes Eigeninteresse haben und mit denen man gemeinsam an einem Strang zieht, um Lösungen zu erarbeiten, spielt dem Erfolg einer DMS-Lösung natürlich in die Hände“, sagt Daniel Prior vom Haupt- und Personalamt der Stadt Paderborn. Auch den Grund dafür kann er nennen: Die Arbeit in der Abteilung Steuern war traditionell sehr papierlastig. Etwa 60.000 Grundsteuer- und 16.000 Gewerbesteuerakten sind dort zu verwalten, hinzu kommen Vergnügungs- und Hundesteuerakten. Für das Bearbeiten eines Falles war bis zur DMS-Einführung oft der Gang in Archivräume notwendig. Eine Etage tiefer befand sich der größte der Aktenräume der insgesamt 580 Aktenmeter. Aus riesigen Regalen und Aktenliften mussten die Fälle nach Aktenzeichen herausgesucht werden.

So wurde die Abteilung Steuern neben dem Haupt- und Personalamt zur Pilotabteilung der DMS-Einführung in Paderborn. Viele Besprechungen waren vorab nötig, um die Beschäftigten auf die Veränderungen in ihrer täglichen Arbeitsweise durch das DMS vorzubereiten. Eine Fallaktenkonzeption und ein Aktenplan wurden erstellt und Prozesse verändert. Darüber hinaus galt es zu klären, wie Eingangsdokumente gescannt und künftig weiterverarbeitet werden sollen. „Die Abteilungsleiterin Claudia Schröder-Meier hat dabei viel selbst mit angeschoben“, erklärt Daniel Prior.

Vom Holz- zum elektronischen Stempel

In der Papierwelt schickten zum Beispiel dritte Stellen wie der Stadtentwässerungsbetrieb STEB, der Abfallentsorgungsbetrieb ASP oder das Finanzamt Benachrichtigungen in digitaler Form (z.B. per Mail) an die Abteilung Steuern. Nach der Verarbeitung im Fachverfahren Infoma (axians newsystem) wurden die Benachrichtigungen dann ausgedruckt und mit Arbeitsvermerken (z.B. „in der EDV geändert“), Stempel, Handzeichen und Tagesdatum versehen. Letztendlich wurden die Vorgänge in den Papierakten abgeheftet – ein typischer Vorgang für alle Steuer- und Abgabenbereiche. Dieser Verfahrensablauf sollte nicht komplett abgelöst, sondern vielmehr entsprechend digital im DMS abgebildet werden. Die GKD hat dafür Lösungswege in d.velop documents entwickelt.

Der frühere Papierstempel wird in d.3view, dem Bildanzeigetool von d.velop documents, kreiert und mit dem Dokument verschmolzen. Das Tagesdatum wird automatisch in der Benachrichtigung eingetragen, das Kürzel des Sachbearbeitenden ist bereits vorgegeben. Dadurch hat sich die interne Verwaltung und Ablage dieser Mitteilungen entsprechend vereinfacht.

Mehr Telearbeit für die Angestellten der Stadt Paderborn dank DMS

Darüber hinaus sind die Beschäftigten der Abteilung Steuern inzwischen viel schneller auskunftsbereit. Gerade zu Zeiten, zu denen die Bescheide das Haus verlassen, prasselt eine Flut von Rückfragen auf sie ein. Bislang war oft die Recherche in Fallakten und Standordnern unvermeidbar, wenn man den kompletten Vorgang samt Schriftverkehr zu einem aus Infoma heraus erstellten Steuerbescheid recherchieren wollte. Heute gibt es im d.velop documents zu jedem Steuerfall eine eigene Akte, in der die einzelnen Steuer- und Gebührenarten dargestellt sind. Jetzt kann auch im Vertretungsfall effizient und schnell Auskunft gegeben werden, da die nötigen Daten alle in der eAkte gesammelt und für die zugriffsberechtigten Beschäftigten abrufbar sind.

Durch den DMS-Einsatz wird den Beschäftigten auch die Telearbeit ermöglicht, was zu mehr Flexibilität im Alltag beiträgt. Durch den Zugriff auf alle notwendigen Softwareprodukte können sie von zu Hause ebenso arbeiten wie im Büro. Eine Kollegin nutzt dies zum Beispiel an vier Tagen der Woche. Solche Verbesserungen helfen, die Akzeptanz der neuen Lösungen bei den Beschäftigten zu steigern.

Gesetzeskonforme Lösungskonzepte für alle Organisationseinheiten gesucht

Es genüge eben nicht, im DMS eine digitale Akte zu führen, wenn der Posteingang noch in Papierform verwaltet wird, berichtet die Leiterin der Abteilung Steuern darüber hinaus. Deshalb erarbeitet die Stadt Paderborn auch in vielen anderen Organisationseinheiten Lösungskonzepte, um die gesetzlichen Anforderungen, z. B. aus dem Onlinezugangsgesetz, umzusetzen und den Beschäftigten ein komfortableres Arbeiten zu ermöglichen.

Im Steuerbereich war zur Umsetzung einer vollumfänglich digitalen Akte geplant, die analogen Bestandsakten durch einen externen Dienstleister zu scannen. Der Landesdatenschutzbeauftragte zweifelte bei diesem Vorgehen jedoch an der Wahrung des Steuergeheimnisses. Eine große Diskussion auf Bundesebene schloss sich an, im Verlauf derer die Datenschutzbeauftragten der Länder das Fremdscannen teils erlauben, teils verbieten lassen wollten. Eine Grundsatzentscheidung fiel indes nicht.

d.velop konzipiert Scanstrecke

Die Stadt Paderborn baute deshalb in eigener Regie ein vierköpfiges Scan-Team auf und begann mit der Digitalisierung der Bestandsakten. Aufwändig war dabei auch das Erstellen einer zum Scanprozess gehörenden Verfahrensdokumentation: es sollte BSI-konform nach TR-RESISCAN digitalisiert werden. Damit verbunden waren zahlreiche bauliche, organisatorische und technische Vorkehrungen. Die d.velop hat auf dieser Basis die Scanstrecke für die Stadt Paderborn konzipiert. Im Dezember 2019 war die Digitalisierung der Papierakten komplett abgeschlossen, seitdem liegen sämtliche Vorgänge elektronisch als eAkte im d.velop documents.

Die neu eingehenden elektronischen Mitteilungen (STEB, ASP, Finanzamt) werden automatisiert den eAkten zugeordnet. Dies gilt auch für die erteilten Bescheide. Eine manuelle Zuordnung entfällt. Der Steuerbereich arbeitet heute zu 98 Prozent digital. Die noch verbleibenden Papiervorgänge werden dann entfallen, wenn auch alle anderen Organisationseinheiten der Stadt Paderborn digitalisiert sind.

Die Stadt Paderborn möchte als digitale Leitkommune der Modellregion OWL zukünftig noch stärker neue Technologien einsetzen. Angedacht ist beispielsweise eine elektronische Zustellung von Dokumenten über ein neu geschaffenes Dienstleistungsportal. „Geplant ist auch, dass die von d.velop entwickelte Mitarbeiter-App eingesetzt wird“, berichtet Daniel Prior. Gestartet wird die App mit der Abbildung der Intranetseite, sodass Beschäftigte in Elternzeit, Auszubildende oder im Außendienst Tätige auf dem Smartphone Informationen abrufen können. Die Zustellung von Gehaltsabrechnungen oder die Übertragung von Krankmeldungen sind als weitere Ausbaustufen angedacht. Trotz aller Digitalisierungs-Vorhaben verfolgt die Stadt Paderborn eine Multikanalstrategie. Die Bürger:innen werden natürlich weiterhin über die bisherigen Kommunikationswege oder ganz persönlich vor Ort unterstützt.