Referenzstory Alte Hansestadt Lemgo

Die Alte Hansestadt Lemgo nutzt eine digitale App für ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen und spart so Tausende Euro pro Jahr:

• Vereinfachte Prozessvorgänge
• Effizientere Verwaltungsabläufe
• Nachhaltiger Ressourceneinsatz

Papierlose Zustellung der Gehaltsabrechnung mit d.velop postbox: einfache, nachhaltige Prozesse

Die Stadt Lemgo verwendet das Programm LOGA, um für ihre Mitarbeiter:innen die Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Die Software stellt ihr das angeschlossene Rechenzentrum, die OWL-IT, zur Verfügung. Die OWL-IT bietet neben den digitalen Dienstleistungen auch einen Druckservice, den die Kommune in der Vergangenheit in Anspruch genommen hatte. „Bisher wurden die Gehaltsabrechnungen für unsere rund 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt im Rechenzentrum ausgedruckt“, blickt Frank Wöstenfeld, Leiter der IT bei der Stadt Lemgo, zurück. Aber: „Zwischendurch hatten wir auch schon mal die Möglichkeit, über unser Zeiterfassungs-Programm PDFs als Lohnabrechnungen zu verschicken, was eine Vorstufe zur digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung war.“ Dieser Fortschritt blieb aber nicht lange erhalten.

Wegen des Austauschs der Zeiterfassungs-Software habe man bei der Stadt Lemgo in dieser Hinsicht wieder einen Schritt zurück zur manuellen Abrechnung gemacht – „auf gedrucktem Papier, was wir eigentlich nicht mehr wollten“, erklärt Wöstenfeld. „Dann haben wir beschlossen, uns einen Weg auszusuchen, um dauerhaft eine Verbesserung und eine Vereinfachung des allgemeinen Prozessablaufes herbeizuführen.“ In einem ersten Schritt habe man dann die Anforderungen an eine Lösung zusammengetragen: „Einerseits sollte der Ablauf intern effizienter werden“, erklärt der IT-Leiter. Der klassische Weg vom Druck über die Abholung bis zur Verteilung der Lohnabrechnungen sollte künftig entfallen.

Anforderungen an digitale Zustellung der Lohnabrechnung

Vielmehr sollten die Kolleg:innen bei der Stadt Lemgo schnell und einfach ihre Abrechnungen bekommen. Hinzu kam die Anforderung an einen sicheren Transfer, da es sich bei Gehaltsabrechnungen um sensible Daten handelt. „Das Versenden von E-Mails war nicht unsere erste Wahl, da hätte man dann noch etwas mit Passwort einbauen müssen“, sagt Frank Wöstenfeld. Dies aber sei nicht das gewesen, was man sich vorgestellt habe. Und: „Entsprechend unseren festgelegten Stadtzielen sollte die Lösung nachhaltig sein“, ergänzt er. „Denn Nachhaltigkeit, Energieeffizienz und Ressourcenschonung sind Dinge, die wir bei allen Entscheidungen berücksichtigen.“

Bei fast 600 Abrechnungen im Monat sei das Papieraufkommen eben entsprechend hoch, weiß Wöstenfeld. Hinzu kämen Drucker-Ressourcen sowie Kosten und Schadstoffe durch Versand und Transport. In einem ersten Schritt analysierte man bei der Stadt Lemgo den Status Quo: Was ist bereits da? „Wir hatten unser Lohnabrechnungs-Programm LOGA, in dem die Lohnabrechnungen schon als PDF vorhanden sind“, erklärt der IT-Spezialist weiter, „aber ich komme als Mitarbeitender nicht ohne Weiteres da ran.“ Hinzu kommt: Das Programm verfügt über keine Langzeit-Archivierung. „Dafür haben wir aber schon d.velop documents als Dokumentenmanagement-System genutzt.“ Ebenso nutzte man über dasselbe System bereits eine digitale Personalakte. „All diese Dinge hatten wir also schon.“

App-Lösung sollte Stadt Lemgo Mehrwerte bieten

Aber es fehlten noch einige elementare Punkte: „Uns ging es darum, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach an ihre Abrechnungen gelangen“, betont Wöstenfeld erneut. Eine Lösung: Download. „Das hatten wir damals schon mit der PDF-Ausgabe und es führte dazu, dass alle die Abrechnungen auf ihre Arbeitsrechner herunterluden und dann hier ausdruckten“, erinnert er sich. „Es war eine Verschlimmbesserung.“ Es musste also eine Lösung her, die einerseits das Ausdrucken möglichst verhindern sollte und andererseits noch Mehrwerte würde bieten können.

Ein weiterer Punkt: Schnittstellen. „Wir haben das Lohnprogramm“, nennt Frank Wöstenfeld einen Aspekt, „und wir haben unser DMS. Und zu diesen Programmen galt es, eine Verbindung herzustellen. Da sind Schnittstellen ein großes Thema.“ Es kam die Idee einer App auf, schließlich haben alle ein Smartphone in der Tasche. Und Apps, so der Gedanke, gibt es ja bereits für alles. „Das stimmt auch“, sagt Wöstenfeld, „aber entweder nur für das Lohnprogramm oder für eine andere spezielle Anwendung. Wir waren an einer Variante interessiert, die die Kolleginnen und Kollegen dazu motiviert, sich damit beschäftigen zu wollen.“

Entscheidung fällt auf d.velop postbox

Nachdem die Entscheidung für die d.velop postbox gefallen war, ging es an die Umsetzung. Einige Punkte hatten im Vorfeld eindeutig für diese App-Lösung gesprochen: „Zum Beispiel, dass man beliebige Dokumente darin speichern kann“, nennt Frank Wöstenfeld einen Vorteil. „Es ging auch um den Mehrwert, nicht nur eine PDF-Gehaltsabrechnung ablegen zu können, sondern auch Einkaufs- oder Garantiebelege.“ Zudem hatte sich die Frage nach verschiedenen Eingangskanälen gestellt – ob abgesehen von der Verwaltung der Stadt Lemgo selbst auch andere Teilnehmende Daten in das System würden einbringen können. „Bei uns“, berichtet Wöstenfeld aus der Praxis, „sind das zum Beispiel einige Krankenkassen, die den Bereich nutzen, um mit ihren Versicherten darüber Daten auszutauschen.“ Man habe als Nutzer:in ein eigenes digitales Postfach und empfange darüber Daten aus unterschiedlichen Eingangskanälen.

Über die Vorüberlegungen zur Nutzung der auszuwählenden App verrät Frank Wöstenfeld zudem: „Die Belegerfassung sollte natürlich möglichst einfach sein – am besten mit der App ein Foto machen und es einfach hochladen.“ Auch das ist in der postbox gegeben. Hinzu kommt eine integrierte Volltextsuche. „Die ist ein charmantes Feature, mit der man alle Belege nach bestimmten Schlagwörtern durchsuchen und diese so wiederfinden kann“, sagt er. Eine letzte wichtige Bedingung: „Für diejenigen, die die App nicht auf dem Smartphone nutzen wollen, sollte diese auch über den Browser erreichbar sein. Auch das funktioniert einwandfrei.“

Beihilfe-Abrechnungen für Beamte über digitales Postfach

All diese Punkte haben die Stadt Lemgo dazu bewegt, die d.velop postbox für die digitale Zustellung der Gehaltsabrechnungen einzuführen. Derzeit laufe es so: „Wir haben unser Lohnsystem, in dem die Abrechnung erzeugt wird“, schildert der IT-Leiter der Stadt Lemgo. „Aus dem LOGA-System werden die Daten automatisch ins DMS übertragen und befinden sich dann in der digitalen Personalakte. In der Personalabteilung werden die Abrechnungen dann per Klick in die Postboxen der jeweiligen Mitarbeitenden übertragen.“ Irrläufer, hängengebliebene Dokumente – all das sei Dank vorheriger Registrierung im digitalen Postfach nicht möglich.

„Wir als Stadt Lemgo sind in der postbox ein sogenannter Provider und können auch Daten übertragen“, erklärt der IT-Experte. „Das sind etwa verschiedene Belegarten wie Bescheinigungen, die dort abgelegt und von System automatisch übertragen werden.“ Dank Providerlösung würden die Dokumente passend im Bereich Lohnabrechnungen, Steuermeldungen, An- und Abmeldungen oder anderen vorher festgelegten Rubriken abgelegt und dort zusätzlich nach Jahreszahlen sortiert, so Wöstenfeld weiter. Hinzu komme, dass es unterschiedliche Abrechnungen für Beamte und Angestellte gebe. „Auch dafür gibt es verschiedene Wege, die über die Belegarten und entsprechende Kennziffern im LOGA-System gesteuert werden.“ Darüber werde gesteuert, um welche Belegart es sich handele und zu welcher postbox das Dokument gehöre.

Die Beschäftigten haben die Möglichkeit, sich nach dem Versand einer Abrechnung durch die Verwaltung der Stadt Lemgo über deren Eingang im Postfach informieren zu lassen. „Ich bekomme also in der App einen Hinweis auf einen neuen Posteingang, oder, wenn ich die App nicht nutze, kann ich mich auch per E-Mail informieren lassen“, erläutert Frank Wöstenfeld. In Lemgo nutzt man das System aber nicht nur, um Lohnabrechnungen zu machen, sondern auch, um für verbeamtete Kollegen:innen Beihilfe-Abrechnungen zu erstellen. „Das sind Belege, die normalerweise in Papierform eingereicht werden“, erklärt Wöstenfeld. „Das können zum Beispiel Arztrechnungen sein, die die Kolleginnen und Kollegen in der App einscannen und uns als PDF zur Verfügung stellen. So können wir damit elektronisch weiterarbeiten und am Ende müssen wir nur noch die Abrechnungen rausschicken.“ Der Vorteil: Das Porto entfällt, ebenso der postalische Versand der Belege.

Kostenlose Nutzung und 2,5 Gigabyte privater Speicher

Auch Kollegen:innen, die die Abrechnungen machen und nicht direkt bei der Stadt Lemgo angestellt sind, können an dem System teilhaben, wie etwa diejenigen, die im Auftrag der Stadt Lemgo die Lohnabrechnungen machen: „Diese Leute arbeiten im ganzen Kreisgebiet verteilt und machen die Abrechnungen für verschiedene Kommunen“, sagt Frank Woestefeld. „Das ist möglich, weil das digitale Postfach nicht an die Stadt Lemgo gekoppelt, sondern ein allgemein nutzbares System ist.“ Ein gutes Argument, wenn es darum geht, in der Belegschaft Überzeugungsarbeit zu leisten, ist für Frank Wöstenfeld der Preis: „Für die Nutzer:innen ist es kostenlos,“, sagt er, „und ausreichend Speicherplatz ist mit 2,5 Gigabyte auch vorhanden.“

Wöstenfeld resümiert: „Ich finde, es ist ein sehr einfaches System, und wir sparen wirklich Tausende von Euro im Jahr dadurch, dass wir keine Papierbelege mehr ausdrucken müssen.“ Es sei immens, welches Einsparpotenzial sich biete, wenn man die Belege elektronisch übermittle, insbesondere dann, wenn man das Porto und die internen Wege berücksichtige, die bei der Verteilung noch zurückzulegen seien.