Referenzstory smeyers Immobilien

• Enge Zusammenarbeit zwischen d.velop, adeon distribution ag und Gemdat AG führt zu „gemdat immo dossier“-Software
• Effizienz durch digitale Dokumentenverwaltung
• Identifikation weiterer Digitalisierungsprojekte

Effizienzsprung bei smeyers Immobilien AG: digitale Dokumentenverwaltung spart Zeit und Ressourcen

Über smeyers Immobilien

Die smeyers AG ist eine 2008 gegründete Immobilienagentur mit Hauptsitz in Emmen/Schweiz. Zwei weitere Standorte gibt es in Zürich und Basel. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen 18 Mitarbeiter:innen, die sich vorwiegend um die Vermarktung und Erstvermietung von Immobilien für institutionelle Kunden wie Versicherungen und Banken, die größere Überbauungen vornehmen und anschließend den Verkauf oder die Vermietung von Wohnungen der smeyers AG überlassen. Zudem übernimmt smeyers als zweites Standbein die Bewirtschaftung und Buchhaltung familieneigener Liegenschaften und vereinzelter Kunden. Das Unternehmen ist in der deutschsprachigen Schweiz aktiv, insbesondere in den Regionen Basel, Aargau, Zürich und Luzern.

Papierablage bringt smeyers AG Effizienzprobleme

Die Verwaltung der smeyers AG wurde früher von der Josef Meyer Stahl und Metall AG mit erledigt. Ein Familienunternehmen aus dem Baugewerbe mit viel Tradition „Das wurde eben hemdsärmelig gemacht, wie man das damals so machte“, weiß Patrick Meyer, Geschäftsführer der smeyers AG. „Die Immobilien-bewirtschaftung war an die Buchhaltung angehängt – und alles wurde in Papierform erledigt.“ Das brachte einige Probleme mit sich. Dominik Wullschleger, Sachbearbeiter Rechnungswesen in der Liegenschaftsbuchhaltung bei der smeyers AG, blickt zurück: „Vor allem die Effizienz bei der Suche nach Dokumenten war ein Problem, weil es keine saubere Dokumentenablage gab.“

Lange Suche nach analogen Dokumenten und Gefahr von Totalverlust

„Wir sind zwar nicht sehr groß“, sagt Patrick Meyer, „aber bei drei Standorten ist es gut, wenn alle auf die Dokumente zugreifen können.“ Insbesondere bei Liegenschaftsunterlagen habe es die Herausforderung gegeben, dass viele Unterlagen in Papierform einfach nicht auffindbar waren. Ein Grund dafür sei sicherlich auch das Hochwasser von 2005 gewesen, das viele Unterlagen unwiederbringlich zerstört hatte. „Mit einer digitalen Ablage hat man einfach eine größere Sicherheit“, weiß Meyer, „und hat die Möglichkeit, Dokumente geordnet abzulegen.“ Denn auch das geschieht bei der physischen Dokumentenablage nicht immer. Die Folge: Lange Suchzeiten.

Gemdat AG kontaktiert smeyers AG: Schritt in digitale Zukunft

Parick Meyers Schwester, Mitgründerin des Unternehmens, war es schließlich, die einen ersten Kontakt zur schweizerischen Gemdat AG, die sich auf vernetzte Software rund um Gebäude und Grundstücke spezialisiert hat, herstellte. „Die Gemdat AG hatte angefragt, ob wir Interesse hätten, uns die Software mal anzuschauen“, blickt Patrick Meyer zurück. „Wir sagten zu, weil das für uns einen großen Schritt in die digitale Zukunft bedeutete.“ Was die smeyers AG da noch nicht wusste: Am Ende würde mit dem „gemdat immo dossier“ eine Software entstehen, die sich in besonderem Maße an den Bedürfnissen der Schweizer orientieren würde. Und das kam so:

Win-Win: gemeinsame Arbeit an einer Software fürs Immobiliengeschäft

„Die Ausgangssituation bestand in einem gegenseitigen Interesse“, holt Meyer aus. Die Firma Gemdat sei auf sie zugekommen und habe erklärt, im öffentlichen Bereich, also bei Verwaltungen etc., tätig zu sein. Des Weiteren hege sie ein Interesse daran, ins Immobiliengeschäft einzusteigen. „Hättet ihr Interesse daran, mit uns so etwas aufzubauen?“ Ein Teil der Zusammenarbeit sollte darin bestehen, „sich gemeinsam Prozesse, wie wir sie benötigen, anzuschauen, und auch die Ablagestrukturen“, erklärt Meyer, „was der Firma Gemdat natürlich auch einen Gewinn gebracht hat, weil sie diese Erkenntnisse in ihre Software einarbeiten und diese bei anderen Kunden weiter vermarkten konnte.“

Zügiger Projektstart und angenehme Zusammenarbeit

Eine lange Vorlaufzeit hatte es bei dem Projekt „gemat immo dossier“ nicht gegeben, erinnert sich der Geschäftsführer. „Wir sind relativ schnell gestartet und haben zügig auf unsere Ziele hingearbeitet.“ Es sei eine sehr gute Zusammenarbeit gewesen, hebt Meyer hervor. Auch Dominik Wullschleger schätzt die Kollegialität zwischen allen Beteiligten während der mehrere Monate andauernden Projektphase. Zudem ist die gute Führung seitens Gemdat in Erinnerung geblieben. „Für uns war das ja Neuland“, sagt Patrick Meyer, „wir wussten ja nicht, wie so etwas funktioniert.“

Es war eine konstruktive und lockere Zusammenarbeit auf Augenhöhe in sehr angenehmer Atmosphäre.

Dominik Wullschleger
Sachbearbeiter Rechnungswesen in der Liegenschaftsbuchhaltung bei der smeyers AG

„gemdat immo dossier“ schrittweise bei smeyers AG eingeführt

„In ihrer Führungsrolle hat die Gemdat definiert, welche Abläufe wir definieren müssen“, gibt Wullschleger Einblicke in die Rollenverteilung bei der Zusammenarbeit. Gemeinsam habe man dann remote, also per Teams oder Telefon, und in Präsenz vor Ort in Emmen die Ergebnisse beurteilt und verarbeitet. Die Einführung der Software bei der smeyers AG erfolgte im Projektverlauf schrittweise, um die Systemumstellungen zu nicht zuletzt wegen der terminlich gebundenen Buchhaltungsunterlagen zu günstigen Zeitpunkten durchzuführen. „Das ist ja immer eine kleine Herausforderung, aber irgendwann muss man es ja machen“, sagt Meyer.

Herausforderung: Akten und Rechnungen digitalisieren

Eine der zentralen Herausforderungen bestand in der Digitalisierung der Dokumente. „Wir mussten ja alles einscannen“, erklärt Patrick Meyer. „Teilweise haben wir das selbst gemacht und teilweise eine Studentin, die wir dafür eingestellt haben, und die über Monate die Unterlagen eingescannt hat.“ Das Projekt entwickelte sich derweil in verschiedenen Prozessschritten weiter. So erfolgten nach dem Digitalisieren der Projektakten etwa das Einscannen der Papierrechnungen und die Anbindung der neuen Software „gemdat immo dossier“ an das interne Immobiliensystem.

smeyers AG setzt „gemdat immo dossier“ seit 3 Jahren ein

Seit mehr als drei Jahren ist das „gemdat immo dossier“ nun bei der smeyers AG im Einsatz. Im Bereich der Verwaltung arbeiten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der smeyers AG damit. Dabei haben sich deutliche Effizienzgewinne bemerkbar gemacht. Dominik Wullschleger beschreibt: „Im Rechnungsprozess haben wir jetzt alles digital. Wir scannen sie ein, sie geht digital in die Visumskontrolle und wird danach wieder in die Buchhaltungssoftware importiert“, schildert er und fügt hinzu: „Das ist schon eine sehr große Verbesserung, weil wir den Papierkrieg nicht mehr haben. Das spart uns sehr viel Zeit und ist deutlich strukturierter.“

Suche nach Unterlagen gelingt digital in Sekunden statt Stunden

Auch die Auffindbarkeit von Dokumenten gelingt nun in Sekundenschnelle, während es früher „zwischen 30 Sekunden und einer halben Stunde gedauert hat, wenn es sehr schlecht lief“, weiß Dominik Wullschleger. Patrick Meyer, der viel mit Bauprojekten zu tun hat, führt aus: „Da ist es noch viel weniger sortiert und die Ablagen waren noch viel chaotischer. Da hat man manchmal ein paar Stunden nach Unterlagen gesucht.“ Und nach der Überschwemmung 2005 konnte es natürlich passieren, dass Unterlagen gar nicht mehr auffindbar waren. „Da ist so gut wie unser gesamtes Archiv mit Liegenschaftsakten verlorengegangen, und das merken wir heute noch, weil viele Akten nicht mehr existieren“, resümiert Meyer.

Sichere Archivierung von Dokumenten mit d.velop-DMS

Über die digitale Lösung sagt er: „Ich bin davon überzeugt, dass Dokumente, die wir digital abgelegt haben, jetzt viel dauerhafter und sicherer archiviert sind.“ Zu diesem Zweck nutzt das Unternehmen ein Cloud-DMS von d.velop. Zur Einführung neuer Software, und damit der Etablierung digitaler Workflows bei der smeyers AG, sagt Patrick Meyer: „Am Anfang ist es natürlich immer eine Umstellung, aber man kommt heutzutage ja gar nicht mehr drumherum.“ Schnell aber hätten sich alle an die neuen Workflows gewöhnt. „Es ist auch wirklich einfach und jeder kann es bedienen.“

Change Management und Schulungen bei smeyers AG nicht notwendig

Ein Change Management sei dabei nicht notwendig gewesen. „Den Schritt Richtung Digitalisierung muss man früher oder später gehen“, ist Dominik Wullschleger überzeugt, „und das Verständnis war definitiv schon da.“ Patrick Meyer ergänzt: „Wir sind eine sehr kleine Firma, bei uns findet das Change Management an der Kaffeemaschine statt und man redet halt darüber, warum und wie das jetzt funktionieren muss.“ Auch eine Schulung sei in dem Sinne nicht notwendig gewesen, weil ja alle im Unternehmen an der Entwicklung und Implementierung der Software beteiligt gewesen seien.

Digitalisierung bei smeyers AG längst nicht abgeschlossen

Dass sich die Entwicklung und Einführung von „gemdat immo dossier“ gelohnt haben, darüber ist man sich bei der smeyers AG einig. Ebenso, dass die Digitalisierung im Unternehmen noch längst nicht beendet ist. Es gebe schließlich noch immer Bereiche, in denen Papier zum Alltag gehört, und das sei eben ineffizient und weniger sicher als eine digitale Lösung. Außerdem: „Das Papier steht ja manchmal jahrelang herum und niemand weiß, was da drin ist“, erzählt Patrick Meyer. „Deshalb wird es auch nicht weggeworfen.“ Digitalisierte Dokumente, fügt er an, werfe man zwar auch nicht weg, aber man finde sie wenigstens schnell wieder, wenn man sie digital nach Schlagwörtern durchsuche. „Das ist der große Unterschied.“

Weitere Zusammenarbeit mit Gemdat fest eingeplant

Eine weitere Zusammenarbeit mit Gemdat ist fest geplant. „Wir haben immer noch Prozesse, die aus meiner Sicht mit Gemdat und d.velop gelöst werden können“, sagt Patrick Meyer, der betont, dass es mit der genannten Kombination „noch nie einen Ausfall oder ein größeres Problem gegeben hat“. Es gebe also keinen Grund, etwas zu ändern. Die Buchhaltung ist ein Kandidat für eine weitergehende Digitalisierung. Dominik Wullschleger konkretisiert: „Bisher haben wir den digitalen Rechnungsprozess nur für die Liegenschaften-Buchhaltung, und den hätten wir auch gern für die gesamte smeyers AG.“