Referenzstory FC Schalke 04
Der FC Schalke 04
Wer von Schalke 04 spricht, denkt an eine ereignisreiche Fußballtradition, eine nicht zu übersehende blau-weiße Fangemeinde und an deutschen Spitzenfußball. Im Ruhrgebiet beheimatet, stehen auf der Erfolgsliste des königsblauen Proficlubs neben dem UEFACup-Sieg 1997 auch sieben Deutsche Meisterschaften und fünf Pokalsiege. Hinzu kommen zahlreiche Erfolge des Nachwuchsbereichs, der sogenannten „Knappenschmiede“,die in der Bundesliga eine der renommiertesten Talentschmieden und vielfach ausgezeichnet ist.
Mit seinen rund 137.000 Mitgliedern ist der FC Schalke 04 nicht nur der zweitgrößte Verein in Deutschland, sondern rangiert auch gleichzeitig weltweit auf Platz vier der mitgliederstärksten Sportvereine. Doch auch wenn er der breiten Öffentlichkeit vor allem über den Bundesliga-Fußball bekannt ist, ist das sportliche Spektrum des Vereins durch seine Basketball-, Handball-, Leichtathletik- und Tischtennis-Abteilungen deutlich breiter. Außerdem gehört seit Neuestem auch eine Blindenfußball-Abteilung dazu, deren Mannschaft in der Blindenfußball-Bundesliga um Siege kämpft.
Vertragsmanagement
Produkt
2000
Mitarbeitende
Sport und Entertainment
Branche
Dokumentenmanagement im Einsatz beim FC Schalke 04
Sportlicher Erfolg beruht auf Effizienz und auch wirtschaftlichem Erfolg. Nicht zuletzt deshalb hat sich der FC Schalke 04 für den strategischen Einsatz von dem Dokumentenmanagement-System von d.velop im Unternehmen entschieden. Insbesondere die digitale Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement stehen im Fokus des Projekts – das Ergebnis begeistert auch den Vorstand des FC Schalke 04.
Elementare Bedeutung des Vertragsmanagements für den FC Schalke 04
Zwar machen vor allem die sportlichen Ergebnisse das Gesicht von Fußballvereinen aus, im Hintergrund gibt es jedoch vielfältige Managementaufgaben, die ebenfalls großen Einfluss auf den Erfolg haben. Dazu gehört in professionell geführten Vereinen beispielsweise auch das Vertragsmanagement. „Letztendlich stecken bis zu 85 Prozent der Aufwände und der Erträge in unseren über 4.000 Verträgen“, erläutert Claudio Kasper, Leiter Konzern Controlling bei Schalke 04, die große Bedeutung des Vertragsmanagements für den Bundesligaverein. „Dafür haben wir nach einer komfortablen Lösung gesucht, die es uns ermöglicht, schnell auf Verträge zugreifen zu können.“
Dafür hatte der Revierclub eine breite Marktanalyse der unterschiedlichen Lösungsangebote durchgeführt. Aus dem Kreis der etwa 10 Anbieter wurde die d.velop AG ausgewählt; Schalke war zu diesem Zeitpunkt bereits Anwender des d.velop DMS und hatte gute Erfahrungen mit diesem System gemacht. Wie alle eingesetzten d.velop-Lösungen wurde auch das Vertragsmanagement durch den langjährigen d.velop Partner GWS mbH realisiert.
Arbeitserleichterung durch Transparenz
Dank der Erstellung übersichtlicher Vertragsstammdatenblätter stehen nun alle relevanten Informationen jederzeit auf einen Blick zur Verfügung. Die Arbeit des Controllings wird auch dadurch erleichtert, dass die Vertragsdokumente einschließlich sämtlicher Fristen und Laufzeiten einheitlich und transparent abgebildet werden. Durch eine klare Berechtigungsstruktur aus dem DMS ist mit Blick auf den Datenschutz durchgängig gewährleistet, dass Unbefugten der Zugriff auf Vertragsinhalte verwehrt bleibt.
Jederzeit vollständige Kontrolle
„Durch die Einführung des Vertragsmanagements von d.velop haben wir jederzeit unsere wichtigsten Verträge im Zugriff, sodass Planungs- und Kontrollprozesse wesentlich effizienter durchgeführt werden können“, betont Kasper. „So stellen wir sicher, dass Verträge nicht in fremde Hände gelangen, die Finanzbuchhaltung und das Controlling direkt damit arbeiten können und die Verträge nicht mehr haptisch und mehrfach durch den Konzern geschoben werden müssen.“