Referenzstory s.Oliver

Aus papierbasiertem Prozess wird digitaler Prozess mit 200 User:innen. Die s.Oliver Group steigert Transparenz durch Vertragsmanagement im Cloud-DMS.

• Benutzerfreundlich
• Kurze Projektlaufzeit
• Zusammenarbeit 100% remote

alphaflow und d.velop schließen Partner-Projekt bei Modeunternehmen sechs Wochen früher als geplant

Die s.Oliver Group hat sich seit 1969 zu einem Multi-Marken-Konzern entwickelt. Das Markenportfolio umfasst neben den Marken s.Oliver und QS auch comma, LIEBESKIND BERLIN und COPENHAGEN STUDIOS. Der Konzern beschäftigt international rund 5.100 Mitarbeiter:innen.

Vertragsmanagement war früher papierbasierter Prozess

Alle Unternehmen schließen Verträge ab. Bisweilen kann die Zahl sogar in die Tausende gehen. Arbeits-, Liefer- und Mietverträge, Leasing-, Vertriebs- und Lizenzverträge, die Liste der Vertragspartner und -arten kann ganz schön lang werden. Das Management dieser Verträge war früher ein weitestgehend papierbasierter Prozess, der je nach Anzahl der Vertragspartner und Internationalität des Umfelds sehr zeitraubend war.

Heute gehen die Erstellung und der Signaturumlauf, die Verwaltung und Archivierung von Vertragswerken in Unternehmen zunehmend vollständig digital vonstatten. Der Verzicht auf Papier, Druck, Porto und Aktenarchive spart Ressourcen, Geld und Zeit. Und er ermöglicht eine wichtige Errungenschaft, die erst durch die planvolle Digitalisierung in Unternehmen möglich wird: eine medienbruchfreie und ortsunabhängige digitale Zusammenarbeit.

s.Oliver Group trennt sich von altem Vertragsmanagement

Schon vor Jahren hat der Fashion-Konzern s.Oliver sein Vertragsmanagement auf digitale Workflows umgestellt. Die große Herausforderung: Zuletzt hatte die veraltete Software-Lösung für das Vertragsmanagement immer größere Probleme bereitet. Das System war über die Jahre hinweg an vielen Stellen erweitert und individuell angepasst worden. Am Ende hatte es so seine Performanz eingebüßt. Erschwerend kam hinzu, dass der Support für die verwendete Custom-Lösung eines großen Software-Herstellers auszulaufen drohte.

200 User:innen und 27 verschiedene Vertragsarten

„Die Funktionsweise der alten Software konnten wir nicht übernehmen“, erinnert sich Robin Tschischka, Consultant im Bereich New Work bei s.Oliver. „Wir mussten von Grund auf ansetzen und alles sauber in eine Linie bringen.“ Immerhin arbeiteten 200 User:innen in unterschiedlichen Fachbereichen mit dem alten Vertragsmanagement und pflegten 27 unterschiedliche Vertragsarten ins System ein.

Anforderungen: benutzerfreundlich, schnell und anpassbar

In der Folge begab man sich bei der s.Oliver Group auf die Suche nach einem neuen Anbieter. Die neue Lösung sollte im Vergleich zum Vorgänger aber einige grundlegende Voraussetzungen erfüllen, um den Vertragsmanagement-Prozess signifikant zu verbessern. Robin Tschischka nennt einige Beispiele: „Das neue Vertragsmanagement-System musste benutzerfreundlicher in der Handhabung und vor allem schneller sein. Zudem sollten erwünschte Änderungen zeitnah umsetzbar sein, ohne dafür jedes Mal einen Entwickler zu benötigen.“

d.velop und alphaflow: Vertragsmanagement und DMS

Bei der Auswahl einer neuen Vertragsmanagement-Software standen am Ende drei Anbieter zur Auswahl. Dabei machte die d.velop das Rennen, weil sie mit der überzeugenden Funktionalität der Cloud-Lösung und dem einzigartigen Lizenzmodell ihres Partners alphaflow auftrumpfen konnte. Die funktionale und damit auch preisliche Unterscheidung zwischen schreibenden und lesenden Lizenzen hatte niemand sonst im Angebot. Zudem konnte die d.velop ihrerseits mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents eine praktikable Ablage- und Archivlösung für die Verträge anbieten.

alphaflow federführend beim Vertragsmanagement-Projekt

Der d.velop Partner alphaflow übernahm nach dem Zuschlag federführend den fachlichen Part des Vertragsmanagement-Projekts, stellte einen festen Ansprechpartner und trieb das Projekt kontinuierlich voran. d.velop selbst steuerte die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems bei und unterstützte bei der Migration von 20.000 Bestandsverträgen ins neue System. „Im Rahmen der Migration konnten wir mit unserem Tool auch die Komplexität reduzieren, indem wir unnötige Vertragsfelder eliminiert haben“, sagt Marco Doods, Account Manager Retail bei d.velop.

In 7 Monaten bis zum fertigen Vertragsmanagement

Von der Ausschreibung des Projekts über die Implementierung bis hin zur Anpassung und Fertigstellung vergingen rund sieben Monate. „Unser Vorteil war, dass wir schnell mit dem Projekt beginnen und mit einer Cloud-Lösung sehr schnell eine erste nutzbare Version unmittelbar zur Verfügung stellen konnten“, erklärt Marco Doods, Ansprechpartner für die s.Oliver Group bei d.velop.

Zusammenarbeit im Projekt zu 100 % remote

Eine der größten Herausforderungen in dem Projekt: Es gab fast nur individuelle Felder, die in keiner anderen Vertragsart wiederkehrten. Es galt also, eine neue gemeinsame Logik zu implementieren und Felder einzusparen, die nicht notwendig waren. Dabei lief die Zusammenarbeit mit beiden Software-Anbietern über den gesamten Projektzeitraum zu 100 % remote ab.

Video-Aufzeichnungen von Schulungen erstellt

Bevor s.Oliver sein neues Vertragsmanagement-System im Alltag nutzen konnte, mussten zunächst alle User:innen geschult werden. Lesende und schreibende Nutzer:innen wurden dabei nach und nach an die Arbeit in ihren jeweils angestammten Vertragsarten eingeführt.

Mehr Transparenz durch zentralen Zugriff aufs Archiv

Seit dem Go-live des neuen Vertragsmanagements und der Migration von rund 20.000 Altverträgen spart die s.Oliver Group jede Menge Zeit beim Einpflegen der Verträge. Einerseits konnte die Anzahl der auszufüllenden Felder deutlich reduziert werden. Auch die Transparenz hat sich deutlich verbessert. Denn alle Verträge werden zentral abgelegt und Vertragsdetails sind mit wenigen Klicks für jeden ersichtlich und nachvollziehbar – dank der DMS-Cloud-Lösung sogar ortsunabhängig.