Referenzstory Polipol Unternehmensgruppe

Polipol lebt die d.velop platform: Von der Einführung digitaler Akten bis zur ​Rechnungsverarbeitung mit SAP.

• Dokumentenmanagement-System
• E-Mail Archivierung
• Digitale Rechnungsverarbeitung

Polipol spart viel Zeit beim Bearbeiten von Dokumenten

Die Polipol Unternehmensgruppe

Was 1990 mit vier Mitarbeitenden und einer ersten Polstermöbelserie begann, ist zu einem internationalen Konzern mit über 8000 Beschäftigten gewachsen: Die Polipol Unternehmensgruppe stellt heute jährlich tausende Sessel, Sofas, Betten und andere Möbel her. Um nicht auf der Stelle zu treten, verbessert sich die Gruppe an ihren 13 Standorten kontinuierlich.

Einführung des d.velop DMS im Jahr 2014

Dazu hat das Unternehmen Anfang der 2010er-Jahre unter anderem die digitalen Dokumente als Bereich mit Verbesserungspotenzial ausgemacht. Vor allem die Eingangsrechnungen machten einen hohen Prozentsatz der Arbeit für das Buchhaltungsteam aus. Diese Zeit würde Polipol gerne in wertschöpfendere Tätigkeiten investieren. Mittlerweile befinden sich, Stand 2024, über 40 Millionen Dokumente im Dokumentenmanagement.

„Wir hatten zwar schon ein Dokumentenmanagement-System, doch damit waren wir aus verschiedenen Gründen nicht zufrieden“, beschreibt Stefan Kuhlemann, Teamleiter IT-Projektmanagement bei der Polipol holding gmbH & co. kg, „daher haben wir das d.velop DMS im Jahr 2014 eingeführt.“ Schnell bemerkt Kuhlemann bei der Zusammenarbeit mit der d.velop AG: „Da stimmt einfach der Spirit.“ Das ist eine glückliche Fügung für die Polipol Gruppe. Denn das Unternehmen hat mit einer Vielzahl von Dokumenten zu arbeiten. Bei über 300 Möbel-Modellen (allein über 150 TV-Sessel), gut 500 Millionen Euro Jahresumsatz und weltweiter, mehrsprachiger Aktivität erscheint der Umgang mit Dokumenten als solide Herausforderung. Mit Papier und Stift, Tabellen und simplen E-Mail-Weiterleitungsketten brauchen Prozesse in derart großen Unternehmen deutlich mehr Zeit als nötig, und auch die Fehlerquote ist oft entsprechend.

Das DMS bietet viele Möglichkeiten über ein reines Archivsystem hinaus

Zunächst nutzt Polipol das d.velop Dokumentenmangement-System (DMS) als reines Ablage- und Archivier-System. Um Dokumente ablegen, rechtskonform archivieren und wiederfinden zu können. Doch das änderte sich. Kuhlemann: „Wir haben viel mehr Möglichkeiten gesehen.“ Zum Beispiel die Integration von d.velop DMS in Outlook. Kuhlemann: „Das war ein besonders schöner Moment für mich als Projektmanager, da war ein Aha-Moment für viele Mitarbeitende“.

Automatisierte E-Mail Verarbeitung

Integration in Outlook

Dieser „Aha-Moment“ bestand vor allem darin, dass d.velop DMS selbsttätig Informationen und Dateien aus E-Mails ausliest und in die Datenbank integriert. Beispiel: Eine E-Mail im Kundendienst, etwa eine Reklamation. Diese muss nicht mehr manuell in das Dokumentenmanagement-System eingepflegt werden. „Das hat früher nämlich noch ziemlich viel manuelle Arbeit erfordert“, so Kuhlemann. Heute können die Polipol-Beschäftigten einfach mit wenigen Klicks die Datei ins System ablegen. Die Software liest automatisch Informationen wie die Betreffzeile aus und hinterlegt diese in die entsprechenden Felder; die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen.

„Wenn der Mitarbeiter nicht erst überzeugt werden muss“

„Das sind Momente, die sind einfach toll“, so Kuhlemann, „wenn der Mitarbeitende nicht erst überzeugt werden muss.“ Damit spielt Kuhlemann auf den Vorteil an, den der Einsatz des d.velop DMS in dem Bereich mit sich bringt – Prozesse wie E-Mail-Verarbeitung gehen durch die Texterkennung und durch das automatische Ausfüllen von Eingabemasken schneller, leichter und fehlerfreier von der Hand. Kuhlemann: „Das sind Dinge, die den Arbeitsalltag erleichtern. Wenn da jemand Tausende von Dokumenten am Tag ablegt, egal ob im Vertrieb oder im Kundendienst, ist das ein Massenvorgang im E-Mail-Eingang, und da sind natürlich jede fünf Sekunden Zeitersparnis ein Highlight.“

Bedienoberfläche ist intuitiv und spart Zeit

Durch den Einsatz von d.velop DMS spart Polipol nun viel Zeit, die früher in die Fließbandarbeit gesteckt werden musste, Informationen aus Betreffzeilen oder aus dem E-Mail-Korpus mühsam abzutippen.

Die intuitive Bedienbarkeit der Oberfläche von d.velop DMS erleichterte den Einführungsprozess. Mitarbeitende, die z. B. per Webclient Rechnungen freigeben, können das System ohne langwierige Schulung nutzen. Kuhlemann: „Beispielsweise braucht niemand eine Schulung, um in einem Onlineshop einkaufen zu können. Es ist halt doch etwas anderes, wenn jeder Mitarbeitende eine Weboberfläche nutzen kann, die so intuitiv funktioniert, wie er es aus dem Privaten gewohnt ist.“

Einige spezielle Funktionen hat Polipol Key-Usern erläutert, die diese weitergegeben und in ihre Abteilungen getragen haben. Kuhlemann: „So ein Grundverständnis für das Produkt ist eigentlich relativ schnell bei jedem Anwendenden zustande gekommen, der halbwegs computeraffin ist.“

In der Cloud oder On-Premise?

Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, ob sie ein System wie das d.velop Dokumentenmanagement-System in der Cloud oder On-Premise (auf eigenen Servern) laufen lassen sollen. Beide Vorgehensweisen können spezifische Vor- und Nachteile aufweisen, je nach Einsatzzweck und nach vorhandenen Ressourcen. Die Polipol Gruppe entschied sich für eine hybride Herangehensweise. Das Dokumentenmangement-System selbst läuft vorrangig On-Premise – die d.velop-Server arbeiten lokal im Polipol-Rechenzentrum. Doch einige Funktionen liegen in der Cloud. „Das ist für eine Firma von unserer Größe meiner Meinung nach die beste Umsetzung“, beschreibt Kuhlemann, „weil man einfach alle Vorteile aus beiden Welten mitnehmen kann, ohne dass ich einen Nachteil aufzählen könnte.“

Zu den Vorteilen gehört zum Beispiel, dass Polipol das DMS selbst betreuen kann. An der Firmenzentrale im niedersächsischen Diepenau sind rund 55 Mitarbeitende in der eigenen IT-Abteilung beschäftigt. „Da sind wir ressourcenstark aufgestellt“, so Kuhlemann, „das ist natürlich ein Vorteil, den nicht jede kleinere Firma hat.“ Trotzdem nutzt Polipol auch viele Vorteile von Spezialfunktionen. Diese liegen in der Cloud bleiben so stets aktuell.

Vorteile des d.velop Dokumentenmanagement-Systems für Polipol

• Intuitive Bedienoberfläche
• Nahtlose Integration in Outlook – Dokumente mit wenigen Klicks einfach ablegen
• System liest automatisch Betreffzeilen aus und integriert Informationen
• Zeitersparnis durch Automatisierung: System erkennt Text von gescannten und digitalen Rechnungen (z. B. PDF) und fügt die Informationen in die Maske ein
• Zeitersparnis durch Vereinfachung von Prozessen rund um Dokumente wie Freigaben, Rückfragen, Weiterleitung usw.
• Anbindung an SAP
• Standortunabhängig
• Verarbeitung von E-Rechnungen (elektronische Rechnungen); etwa durch ZUGFeRD oder durch das polnische KSeF
• Bestellanforderungen („Banfen“) eingebunden
• Kostenvorteile durch Web-Oberfläche – nicht jeder User braucht eine SAP-Lizenz
• Ganzheitliches System, das alle relevanten Prozesse abbilden kann

Viel eingesparte Arbeitszeit durch digitale Rechnungsverarbeitung

Es dauerte nicht lange, bis Polipol weitere s Potenzial im d.velop Dokumentenmanagementsystem fand: die digitale Rechnungsverarbeitung. Damit konnte Polipol sich von der Suche nach Rechnungen und dem fortwährenden Hinterhertelefonieren verabschieden. Rund 100.000 eingehende Rechnungen pro Jahr verursachten bei der Polipol Gruppe eine Menge Handarbeit: „Jede Rechnung, die einging, musste ja abgetippt werden, egal, ob die in Papierform oder in digitaler Form vorlag“, beschreibt Kuhlemann , „das war ja wirklich bei uns so eine der primären Buchhalteraufgaben: jede Buchungszeile und natürlich auch die Kopfinformationen mühsam abzutippen.“ Hinzu kam der Arbeitsaufwand für das Einscannen und Archivieren der Dokumente.

Innerhalb von nur drei Monaten hatte die Polipol Gruppe an einem ersten Standort die digitale Rechnungsverarbeitung mit dem d.velop Dokumentenmanagement-System nutzbar gemacht. Kuhlemann: „Das hat wirklich wunderbar funktioniert, die Dokumente gehen nun vom E-Mail-Eingang in das DMS und die fertig analysierte Rechnung landet dann im SAP.“
Das System ist ebenfalls kompatibel mit Formaten der sogenannte E-Rechnung wie ZUGFeRD oder dem polnischen KSeF. Buchhaltungs-Mitarbeitende sehen die fertig erfassten Informationen in einer großen Maske am Bildschirm und können so in den wenigen Fällen, in denen eine Information mal nicht für das System automatisch erkennbar war, manuell nacharbeiten.

Digitale Prozesse vereinfachen Freigabe von Rechnungen – auch von unterwegs aus

Polipol spart nicht nur Zeit beim Erfassen von Rechnungen, sondern auch durch die Freigabeprozesse, die nun digital im DMS abgebildet sind. Wer eine Rechnung freizugeben hat, bekommt eine Nachricht in seinen Posteingang. Die zuständigen Mitarbeitenden können den aktuellen Status von freizugebenden Rechnungen einsehen und Rückfragen werden durch das System ebenfalls erleichtert. Damit ist das mühsame Nachvollziehen von E-Mail-Ketten Geschichte. Auch Vertretungssituationen lassen sich darüber im Handumdrehen abbilden: Einmal eingerichtet, weiß das System, wer zur Freigabe berechtigt ist, wer Urlaub hat und welcher Beschäftigte welche Mitarbeiter:innen vertritt. Das funktioniert auch mobil, per Smartphone, Tablet oder Notebook.

Kuhlemann: „Es geht ja nicht nur darum, die Automatismen der Buchung zu vereinfachen, sondern auch um die Freigabeprozesse dahinter. Ein Beleg sollte ja nicht nur einfach erfasst werden, damit der Buchhalter mal eben drüber guckt, ob die Konten stimmen; irgendwer muss ja auch sagen, ob die Rechnung überhaupt inhaltlich korrekt ist, ob die Ware angekommen oder überhaupt bestellt wurde.“

Dafür brauchen die entsprechenden Personen nicht mal einen eigenen SAP-Zugang, da die Rechnungen über das d.velop DMS über eine Web-Ansicht einsehbar sind. „Das hat auch kostentechnische Vorteile“, so Kuhlemann, „Anwendende, die vor der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung auch keinen SAP-Account hatten, brauchen auch keinen aufgrund dieser Prozesse.“ Alles in allem zieht Stefan Kuhlemann ein positives Fazit: „Das DMS von d.velop ist ein Produkt, das uns einfach rundum zufriedenstellt.“