Referenzstory letterscan

letterscan bringt Dokumente aus dem Aktenkeller in die d.velop cloud.

• Skalierbarkeit
• Einfaches Setup
• Einfache Updates

letterscan

Im Jahr 2013 gegründet und 2014 mit dem operativen Geschäft gestartet, hilft letterscan Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten, indem Dokumente, Metadaten und digitale Dienste bereitgestellt werden, die Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. Dabei bekommen die Kunden alles aus einer Hand: Von der Transportlogistik über das Scannen und Indexieren bis hin zur ECM-Systemintegration. Durch die Erfahrungen als Scandienstleister und den regelmäßigen Umgang mit hoch sensiblen Daten ist letterscan von Hause aus Datenschutzprofis.

Aus dem Akten-Keller in die Cloud

Digitalisierung ist in aller Munde. Doch wie sollen die Papierordner aus Ihrem Aktenschrank im Keller in die d.velop Cloud? Damit Ihr Einstieg in die Digitalisierung möglichst einfach ist, setzen wir auf d.velop Partner wie die letterscan aus München. Unser Partner hat bereits mehrfach bei verschiedenen Kunden einen Prozess für die Digitalisierung von genau solchen Dokumenten angewendet.

1. Sammeln – Im ersten Schritt werden die Ordner beim Kunden abgeholt, diesen Schritt für die letterscan mit Datenschutzgeschultem Personal durch. Mit dem Transporter kommen die Dokumenten Kistenweise in München zur Digitalisierung an.
2. Scannen – Von der Tankquittung für Ihren Steuerberater bis zum Bauplan (bis DIN A0) Ihres Immobiliengeschäfts scannen, indexieren und komprimieren wir Ihre Akten rechtssicher. Zu unseren Scandienstleistungen gehören Sonderscandienstleistungen, Beratung im Bereich der digitalen Datenaufbereitung und Datensicherheit sowie die Begleitung der Digitalisierung ganzer Geschäftsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens.
3. Archivieren – Per Restful-API werden die Dokumente mit Eigenschaften direkt in der d.velop cloud abgelegt und sind sofort für den Kunden verfügbar.
4. Digital arbeiten – Der Kunde kann sofort mit seinen Dokumenten digital arbeiten. Der Kunde kann beispielsweise im Volltext suchen oder neue Versionen von seinen Dokumenten anlegen. Das Ganze findet in Aktenstrukturen statt, welche insbesondere im Wohnungsverwaltungsumfeld fast schon der Branchenstandard ist.
5. Papier vernichten – Sobald der Kunde es Freigibt werden die Originalen Unterlagen datenschutzkonform vernichtet.

Interview anschauen

Maximilian Kruschewsky, Geschäftsführer von letterscan, erläutert im Interview, warum die d.velop cloud die optimale Plattform für seine Kunden ist.

Die Entscheidung für die d.velop cloud

letterscan hat sich bewusst für die Lösung aus der d.velop cloud entschieden. Die maßgeblichen Vorteile der d.velop cloud sind für letterscan in erster Linie:

Skalierbarkeit: Selbst bei großen Mengen an Dokumenten und Prozessen jederzeit verfügbar. Modernste Technologien und Anwendungen in Verbindung mit aktivem System-Monitoring garantieren eine stabile IT-Architektur.

Einfaches Setup: Sie entscheiden, was Sie nutzen, wann Sie es nutzen und wie Sie es nutzen. In der Bereitstellung und Konfiguration flexibel. Klicken. Nutzen. 

Pay per Use: Hochskalierbare ECM Funktionen ohne weitere Installationen buchbar.

Einfache Updates: Unkomplizierte und automatische Updates im Hintergrund. Ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Des Weiteren fokussieren sich die Berater der letterscan, befreit von Betriebs- und Hardware-Themen voll und ganz in die Optimierung der Arbeitsweise ihrer Kunden.

Obwohl d.velop ein Konzern mit mehr als 500 Mitarbeitern ist, hat man bei der Zusammenarbeit das Gefühl mit einem StartUp zu agieren, denn die Ansprechpartner sind zum einen sehr agil und haben zum anderen die Kompetenz Entscheidungen ohne lange interne Rückversicherungen zu treffen.

Maximilian Kruschewsky
Geschäftsführender Gesellschafter / Datenschutzbeauftragter
Letterscan