Referenzstory Landkreis Emsland

Erfahren Sie, wie der Landkreis Emsland auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems eine medienbruchfreie und rechtskonforme Kommunikation mit Justizbehörden umsetzt.

• Elektronischer Rechtsverkehr
• Kommunikation über beBPo
• Rechtsamtsakte

Digitaler Rechtsverkehr beim Landkreis Emsland: Nahtlose und rechtskonforme Justizkommunikation

Der Landkreis Emsland, gelegen im Nordwesten Niedersachsens, ist einer der größten Landkreise in Deutschland. Mit einer Fläche von rund 2.881 Quadratkilometern und mehr als 325.000 Einwohnern spielt er eine bedeutende Rolle sowohl in der Verwaltung als auch in der Wirtschaft. Die Verwaltung besteht aus drei Kreishäusern, in welchen 1500 Mitarbeitende beschäftigt sind. Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse ist daher von großer Wichtigkeit, um Effizienz und Rechtssicherheit in der Verwaltung zu gewährleisten.

Modernisierung der Kommunikation mit Justiz

Im Rahmen des digitalen Wandels stand der Landkreis vor der Herausforderung, seine Justizkommunikation zu modernisieren. Die bisher papierbasierten Prozesse waren nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und ineffizient.

Zuerst musste der Landkreis herausfinden, welche Fachbereiche über die EGVP-Schnittstelle kommunizieren. Daraus ergaben sich sieben Postfächer mit einzelnen Nutzenden, über die Dokumente von Sachbearbeitenden versendet werden. Der Knackpunkt dabei war, dass auch Fachbereiche Dokumente erhielten, die nicht für sie bestimmt waren. So kam es auch vor, dass die falsch übermittelten Dokumente nicht rechtzeitig weitergeleitet und somit Fristen nicht eingehalten wurden. „Durch die Unterstützung von d.velop haben wir es geschafft, unsere Prozesse nicht nur zu digitalisieren, sondern auch signifikant zu verbessern.“ Alexander Schnauber

DMS unterstützt elektronischen Rechtsverkehr

Normalerweise würde man in so einem Fall im Fachbereich Recht starten. Beim Landkreis Emsland war eine digitale Rechtsamtsakte jedoch nicht vorhanden, sodass das Straßenverkehrsamt, genauer gesagt die Bußgeldstelle, der bessere Kandidat für dieses Vorhaben war. Denn bereits seit 2010 gibt es beim Landkreis Emsland die elektronische Bußgeldakte. Der Fachbereich arbeitet mit dem Fachverfahren und dem DMS: Sobald das Dokument aus dem Fachverfahren heraus erzeugt wurde, wechselt die bearbeitende Person in das Dokumentenmanagement-System der d.velop, arbeitet dort weiter an den Dokumenten und erstellt die entsprechende eAkte. Im DMS werden die Dokumente dann für den Versand ans Gericht vorbereitet.

Elektronischer Rechtsverkehr und das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo)

Auch der hohe Aufwand und die Anzahl an Unterlagen, die in diesem Bereich an Gerichte und Anwälte übermittelt wird, waren ausschlaggebend für die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs. Und das besondere elektronische Behördenpostfach – beBPo – war für den Landkreis Emsland die beste Methode für die Kommunikation mit Gerichten: Die Akten müssen nicht mehr ausgedruckt und können schnell sowie sicher übermittelt werden. Zudem ist die Kommunikation über beBPo ab 2026 verpflichtend.

Lokales Speichern der Dokumente ist längst Vergangenheit

Vor der Zeit der elektronischen Kommunikation mit der Justiz haben die Mitarbeitenden die Akten aus dem System exportiert und anschließend die Dokumente lokal abgespeichert, eventuell noch signiert. Anschließend wurden diese Dokumente als Anlage einer E-Mail hinzugefügt. Diese E-Mail wurde dann über ein Plugin mit den EGVP-Informationen ausgestattet und der EGVP-Empfänger ausgewählt sowie die E-Mail versendet.

Damit geht einher, dass die Dokumente auch wieder gelöscht und die Autopostfächer aufgeräumt werden mussten. Die Bußgeldakten können unter Umständen sehr umfangreich werden, wodurch die Nacharbeit viel Zeit in Anspruch genommen hat. „Unsere oberste Priorität ist es, die Kommunikation nicht nur effizienter, sondern auch sicherer zu gestalten“, erklärt Schnauber.

Landkreis Emsland im Video erleben

Elektronischer Rechtsverkehr von morgen beim Landkreis Emsland

Der Landkreis Emsland arbeitet intensiv daran, die Digitalisierung der Justizprozesse voranzutreiben, um eine schnellere und zuverlässigere Abwicklung zu ermöglichen. So möchten die Mitarbeitenden zur modernen Plattform und zum digitalen DMS – d.velop documents – wechseln, was jedoch Herausforderungen mit sich bringt. So gibt es viele Anpassungen, die die IT-Verantwortlichen des Landkreises Emsland in die Onlinewelt überführen mussten.

Hier spielte das Projekt des elektronischen Rechtsverkehrs den Mitarbeitenden des Landkreises in die Hände. Der gesamte Prozess findet im DMS statt und kann anschließend signiert werden. Zum Schluss werden die Dokumente für den Rechtsverkehr vermerkt und können schlussendlich an den Rechtsverkehr gegeben und an die entsprechenden Einrichtungen versendet werden. Der Vorteil dabei ist, dass diese Dokumente im DMS aufbewahrt und gefunden werden. So können die Mitarbeitenden nachvollziehen, was versendet wurde – im Gegensatz zu einem E-Mailpostfach, aus welchem sowohl die Dokumente als auch die Nachrichten selbst irgendwann gelöscht werden mussten.

Eingang der Gerichtspost gestern und heute

In der Vergangenheit wurde der Posteingangsprozess beim Landkreis unter die Lupe genommen: Wie wird die Gerichtspost empfangen und wie kann man diesen Prozess verbessern? Das Vorgehen sah folgendermaßen aus: In einem speziell dafür eingerichteten Postfach sichteten die Mitarbeitenden die Eingangspost, prüften diese auf Zuständigkeiten und leiteten die Dokumente an die Kollegen:innen weiter. War eine andere Person für den Fall zuständig, blieb das Dokument in dem Postfach für diese Person liegen. Der Nachteil dabei war, dass alle Personen, die auf dieses Postfach zugreifen konnten, die Zuständigkeit prüften. Die Dokumente wurden nicht von einer zentralen Stelle aus verwaltet.

Über ein Plugin musste noch das elektronische Empfangsbekenntnis (eEb) bestätigt werden. Anschließend konnte das Dokument im DMS abgelegt und aus dem E-Mail-Postfach gelöscht werden. So kam es zu einigen Klicks und Wechseln zwischen den Systemen, die die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung zurücklegen mussten.

Heute ist der Prozess deutlich kürzer: Die Mitarbeitenden wählen im DMS Aufgaben aus, sichten diese, weisen ggf. den richtigen Empfänger zu und übermitteln damit die Zuständigkeit. Anschließend bestätigen sie, wenn es erforderlich ist, noch das eEb und hängen das Dokument in d.velop documents in die entsprechende Akte um. Der Prozess funktioniert medienbruchfrei, denn die Mitarbeitenden im Landkreis Emsland müssen das DMS dafür nicht mehr verlassen. „Es ist genau das, wo wir hinwollen: Medienbrüche vermeiden, um die Kolleginnen und Kollegen zu befähigen, einfach schneller und effizienter ihre Arbeit zu erledigen.“  

Einrichtung einer Rechtsamtsakte im Landkreis Emsland

Es stand fest: Der Rechtsverkehr kann im Rechtsamt ohne die entsprechende Akte nicht umgesetzt werden. Die weiteren Schritte im Landkreis Emsland waren ebenfalls schnell klar: Das Verfahren sollte auch auf die anderen beteiligten Stellen ausgerollt werden. Denn im Landkreis gibt es sieben Fachbereiche, die mit sieben Postfächern kommunizieren. Das Ziel ist, die Post auch für weitere Fachbereiche zu zentralisieren.

Zentralisierung der Dokumente in der Poststelle

Der Landkreis identifizierte das Problem, dass Dokumente in mehreren Fachbereichen eingehen. Eigentlich sollten die Dokumente in einer zentralen Poststelle eingehen und von dort aus verteilt werden. Damit müssen die bearbeitenden Personen Dokumente nicht mehr von A nach B senden, wenn die Zuständigkeit nicht richtig sein sollte. Wenn dieses Problem gelöst ist, kann der Landkreis die überflüssigen EGVP-Postfächer abschalten, denn die zentrale Adresse ist nun im EGVP hinterlegt.

Durchgängig digitale Prozesse als nächster Meilenstein

Der Landkreis Emsland plant, die digitale Transformation weiter voranzutreiben. Die vielen Einzelschritte beim Versandprozess sollen mithilfe der Prozessdigitalisierungssoftware, dem d.velop process studio, weiter automatisiert werden, damit die Benutzenden in der Verwaltung medienbruchfrei, komfortabel und einfach die Dokumente übermitteln können.