Referenzstory Landeshauptstadt Potsdam

Die d.velop AG berät die Landeshauptstadt Potsdam bei der Weiterentwicklung ihrer Digitalisierungsstrategie durch gemeinsame Workshops:

• Erarbeitung von Beratungsangeboten
• Festlegung künftiger Ausrichtungen
• Planung klarer Ziele und Timings

Digitalisierung mit System: d.velop berät Landeshauptstadt Potsdam

Seit 2007 ist die Stadt Potsdam Kunde der d.velop AG und nimmt dabei weit mehr als nur deren Softwarelösungen in Anspruch. Immer wichtiger wird beim Umstieg auf E-Government für eine digitale Verwaltung nämlich auch das Consulting. Hier berät ein Team der d.velop öffentliche Verwaltungen, konzipiert und begleitet Workshops und legt gemeinsam mit Verantwortlichen vor Ort die künftige Ausrichtung des Projektes fest. Mit Erfolg, wie das Beispiel Potsdam zeigt.

Ein großer Teil der 2.500 Beschäftigten in Brandenburgs Landeshauptstadt nutzen Tag für Tag die digitalen d.velop-Lösungen wie Vertragsmanagement, Posteingangsbearbeitung und Aktenplan (DMS), mit Anbindungen an verschiedene Fachverfahren. Auf Gutdünken oder ad hoc immer weitere Softwarekomponenten einzuführen kann aber nicht der Weg sein, um die Digitalisierung der Verwaltung wirklich stringent voranzutreiben. Das war dem Team um Tom Reschke, Projektleiter und Portfoliomanager DMS der Landeshauptstadt Potsdam, von Anfang an klar.

Beratungsangebote des Consulting-Teams

Es braucht vielmehr einen Plan: Mit welchen Bereichen sollte man am besten starten, wie sind sie zu gewichten, welche Technik für welchen Zweck, wie sieht es mit Cloud-Nutzung aus? All das sind Fragen der grundsätzlichen Ausrichtung. Hier hat die d.velop AG aus ihren mittlerweile jahrzehntelangen Erfahrungen im kommunalen Sektor einen reichhaltigen Erfahrungsschatz angesammelt. Er bündelt sich in den Beratungsangeboten des Consulting-Teams, auf das Organisationen wie die Landeshauptstadt Potsdam nur allzu gern zurückgreifen. 2022 gegründet, umfasst das Team mittlerweile acht Expertinnen und Experten, die sich mit verschiedenen Themen auseinandersetzen und dazu spezifisch beraten, vom Posteingang über den Umstieg auf den Webclient bis zum OZG.

Auch in Potsdam war es der Wunsch, alle Themen, die im Kontext der elektronischen Aktenführung eine Rolle spielen – technische ebenso wie organisatorische – in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Seit 2006 steht das Thema DMS auf der Agenda der Landeshauptstadt. Anfangs allerdings intrinsisch getrieben durch wenige Kolleginnen und Kollegen. „Da wurde dann hier mal eine Fachverfahrensintegration produktiv gesetzt, dort ein kleiner Workflow installiert“, so Tom Reschke im Rückblick. „Auch das summierte sich im Laufe der Zeit auf, war aber mehr oder weniger zufallsbasiert.“

Gründung eines interdisziplinären Projektteams bei der Landeshauptstadt Potsdam

Mit dem neuen Oberbürgermeister Mike Schubert kam 2019 dann Zug in die Sache. Dessen Wunsch: Einführung eines Aktenplans. Es war der Auftakt für die Gründung eines interdisziplinären Projektteams, zu dem neben der IT auch der Bereich Recht, das Stadtarchiv und die Organisationsentwicklung gehören. In diesem reifte dann schnell die Erkenntnis: Wir brauchen eine DMS-Strategie. d.velop documents als System war bereits gesetzt, aber wie fortfahren mit dem weiteren Ausbau?

Hier kam die d.velop als Digitalisierungspartner erneut ins Spiel. Gemeinsam schlossen sich d.velop-Consultants und das interne Projektteam zwei Tage ins historische Rathaus von Potsdam ein und skizzierten sechzig Leitplanken für die eAkte in der Stadt Potsdam. In einer umfassenden Bestandsaufnahme wurden dann Herausforderungen und Potenziale identifiziert. Nicht nur beim Einsatz von d.velop documents, also etwa die Fallaktenanbindung betreffend oder den Aktenplan, sondern allgemein in der Digitalisierung. Dr. Torsten Hübner, Digital Business Consulting bei der d.velop AG: „Wir schauen immer über den Tellerrand unserer eigenen DMS-Lösungen hinaus. Denn sie sind zwar ein wichtiger Baustein einer Digitalisierungsstrategie. Aber es gilt eben auch Themen mitzubetrachten, die von außen einen Einfluss haben.“

Roadmap mit klaren Zielen und Timings

In einem Strategieworkshop wurde anschließend der Wechsel in die neue, digitale Aktenwelt skizziert. „Hier wurde es dann sehr konkret“, so Torsten Hübner. „Wir entschieden über Einsatz der Webclient-Technologie und legten die Ausrichtung fest bzgl. Verfügungsworkflow, Outlook-Integration, Vorlagenmanagement, Umstellung auf den Webclient und weiteren Themen.“

So entstand eine Roadmap mit klaren Zielen, Meilensteinen und Timings über den Zeitraum von drei Jahren. Sie besteht aus vier Themenclustern und dient als Leitfaden für sämtliche Handlungen und Entscheidungen während des Projektes. So wissen alle, welche Teilprojekte in den nächsten Jahren auf dem Programm stehen und was in welcher Reihenfolge angegangen werden soll.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit

Für Tom Reschke ist es von großer Bedeutung, dass nicht nur die Hauptverwaltungsbeamten, sondern jeder einzelne Beschäftigte eine Perspektive aufgezeigt bekommt, wann es in seinem persönlichen Arbeitsbereich weitergeht mit der Digitalisierung. Sein Fazit zur Strategieberatung durch d.velop: „Die Tatsache, dass uns unser Softwarelieferant während des gesamten DMS-Projektes so eng begleitete, versetzte uns in die Lage, jederzeit flexibel auf Veränderungen zu reagieren und sicherzustellen, dass wir die gesteckten Ziele auch erreichen. Ohne diese partnerschaftliche Zusammenarbeit wären wir nicht auf dem jetzigen Erfolgskurs und in der Lage, wirklich nachhaltige Lösungen zu implementieren.“

Weitere Projekte, die demnächst anstehen, sind der Rollout des Aktenplans im gesamten Haus, die Umstellung verschiedener Schnittstellen, die Einführung verschiedener Fachverfahrensintegrationen und die Umsetzung der E-Poststelle.