Referenzstory Kunststoff-Institut Lüdenscheid

Kunststoff-Institut Lüdenscheid nutzt d.velop pilot, um Fachkräftemangel mit KI zu kompensieren.

• 15.000 Berichte digital gespeichert
• Vertraulichkeit der Kundendaten gewährleistet
• Positives Fazit

Wissensschatz bewahren: KIMW macht dank KI Fachwissen aus 15.000 Prüfberichten digital verfügbar

Das Kunststoff-Institut Lüdenscheid (voller Name: Kunststoff-Institut für die mittelständische Wirtschaft NRW GmbH, KIMW) ist ein privatwirtschaftliches technisches Dienstleistungsunternehmen, das 1988 als verlängerte Dienstbank und Forschungsinstitut von der kunststoffverarbeitenden Industrie in Südwestfalen gegründet wurde. Es hat seinen Sitz in Lüdenscheid, arbeitet eng mit der Fachhochschule zusammen und beschäftigt etwa 100 Mitarbeiter:innen, die Unternehmen der Kunststoffbranche durch Forschung, Entwicklung, Schulungen und Beratungsdienste, insbesondere bei der Schadensanalytik, Material- und Prozessoptimierung unterstützen. Das KIMW ist eng mit der Region Südwestfalen verbunden, aber auch in Gesamtdeutschland und international tätig. So führt es beispielsweise Prozessoptimierungen und Schulungen u.a. in China, Korea, Kanada und den USA durch.

KIMW: Schadensanalytik braucht sehr viel Erfahrung

Die Schadensanalytik ist ein Spezialthema, das beim Kunststoff-Institut Lüdenscheid (KIMW) einen großen Stellenwert genießt. Die Spezialistinnen und Spezialisten des Instituts untersuchen in diesem Bereich beispielsweise gebrochene und fehlerhafte Bauteile, die das KIMW von Kunden zwecks Fehlersuche bekommt. Eine mögliche Fragestellung, auf die das Team Antworten sucht, ist dann etwa: Warum ist das betreffende Bauteil kaputtgegangen?

Technische Ursachenforschung im Kundenauftrag

„Das muss nicht immer ein Kundenfehler sein“, weiß Jörg Günther, Geschäftsführer der KIMW Prüf- und Analyse GmbH, „die Probleme sind in vielen Fällen auch produktionsbedingt.“ Die Aufgabe bestehe dann darin, durch Erfahrung, aber auch durch Rücksprache mit den Technikern festzustellen, warum etwa ein galvanisiertes Bauteil einen Pickel hat.“ Kurz: Es wird technische Ursachenforschung betrieben, eine Theorie aufgestellt und versucht, diese zu beweisen. Das braucht mitunter sehr viel Erfahrung, denn „manchmal sucht man da die Nadel im Heuhaufen.“

Fluktuation gefährdet Konservierung von Wissen

Etwa 3400 solcher Vorgänge bearbeitet das KIMW jedes Jahr. Am Ende steht jeweils ein ausführlicher Prüfbericht mit Informationen und Erkenntnissen. Ein Hauptproblem dabei: „Durch die Corona-Konjunktur, aber auch durch Generationenwechsel und den anhaltenden Fachkräftemangel haben wir eine gewisse Mitarbeiterfluktuation, bei der unheimlich viel Wissen verlorengeht“, erklärt Jörg Günther. „Man braucht viel Zeit, um neue Mitarbeiter:innen zu finden und zu schulen.“ In manchen Bereichen sei es schwierig, die Berufserfahrung von 20 Jahren zu ersetzen. Neue Personen einzustellen, benötige dann wenigstens einen Schulungsaufwand von einem halben Jahr und mehr – trotz guter Ausbildung.

Kunststoff-Institut hat seit 2010 alle 15.000 Berichte digital gespeichert

Diese Problematik hat das Kunststoff-Institut Lüdenscheid zunächst mit einem verbesserten Wissensmanagement zu kompensieren versucht. „Wir haben eine neue Nomenklatur eingeführt und so weiter. Das hat aber am Ende alles doppelte Arbeit bedeutet“, blickt Jörg Günther zurück. Unser Paint Point war also: „Wie kann ich unser geballtes Wissen konservieren?“ Der große Vorteil des KIMW: „Seit 2010 speichern wir unsere Berichte schon in digitaler Form in unserer EDV.“

DMS und KI nutzen, um Wissen zu sichern 

Aus diesen digital archivierten Unterlagen könne man unheimlich viel herauslesen, weiß Jörg Günther. Nur: „Das sind rund 15.000 Berichte, die man mit den gegebenen Mitteln nur schlecht nach Stichworten durchsuchen konnte. Eine glückliche Fügung allerdings änderte alles: „Wir sind als Kunststoff-Institut Mitglied im Verband infpro (Institut zur Produktionserhaltung e.V.). Einer der Vorstände der d.velop, der einen Vortrag auf den Wertschöpfungstagen von infpro gehalten hat, hat uns auf die Idee gebracht, unser Wissen mittels Dokumentmanagement-System (DMS) und der KI d.velop pilot zu archivieren und nutzbar zu machen.“ 

Alle Berichte ins DMS – und der KI inhaltliche Fragen stellen 

„Das war ein Geistesblitz“, erinnert sich Jörg Günther. „Das war genau die Lösung. Man kann alle Berichte ins DMS einlaufen lassen und anschließend inhaltliche Fragen an die KI stellen, anstatt die Inhalte nur zu filtern und zu sortieren.“ Der Riesenvorteil: „Ich muss mit den Berichten nichts machen. Ich muss sie nicht durch- und bearbeiten, um sie nutzen zu können.“

Exakte Vorstellung von künftiger KI-Nutzung beim KIMW formuliert 

Auf der Veranstaltung sprach Günther den Referenten von d.velop dann direkt an: „Wir haben kurz geredet und ich habe unsere spezielle Herausforderung im Nachgang noch einmal an d.velop herangetragen.“ Um die genaue Zielsetzung des geplanten KI-Einsatzes möglichst exakt zum Ausdruck zu bringen, verfasste Günther einen One-Pager mit allen gewünschten Funktionalitäten. „Das fanden die bei d.velop sehr schön, weil jemand eine konkrete Vorstellung davon hatte, was er mit seiner KI machen möchte – und auch gleich einen Lösungsvorschlag mitlieferte.“ Man habe sich dann zügig gemeinsam an die Umsetzung begeben. 

Kernthema: Vertraulichkeit der Kundendaten gewährleisten 

Ein zentraler Punkt bei der Umsetzung und Kernanforderung für die KI-Nutzung: die Sicherheit und Vertraulichkeit der Kundendaten. „Diese Berichte enthalten natürlich sensible Daten“, betont Jörg Günther. „Da steht dann drin, dass die Firma XY eine Prüfung beauftragt hat, um den Schaden YZ analysieren zu lassen.“ Die Geheimhaltung sei extrem wichtig, betont er. Eine KI wie ChatGPT mit einem solchen Bericht zu füttern, das sei unmöglich, damit auf keinen Fall ein Schadensanalysebericht mit Klarnamen ins Internet gelangen und dort kursieren könne.

d.velop arbeitet mit viel Manpower an Lösung fürs Kunststoff-Institut

Deshalb musste in diesem Fall, so der Wunsch des Kunststoff-Institut Lüdenscheid, sichergestellt sein, dass das System mit den Prüfberichten, auf die der d.velop pilot zugreift, auf einem völlig isolierten System installiert wird, auf das kein Außenstehender zugreifen kann. „Und d.velop hat sich mit unheimlich viel Manpower und viel Energie und Geschwindigkeit an die Umsetzung gemacht“, erinnert sich Jörg Günther. Diese Geschwindigkeit habe man intern teils gar nicht mitgehen können, „weil wir ja auch noch ein Tagesgeschäft haben.“

Großes Vorab-Meeting begeistert KIMW zum Projektauftakt

„Wir haben dann ziemlich zügig unsere Testzugänge bekommen“, sagt Günther und führt aus: „Mit einer Sache habe ich gar nicht gerechnet: Extrem positiv überrascht hat mich an unserer Zusammenarbeit, dass wir bei uns ein großes Vorab-Meeting gemacht haben. Die d.velop ist mit einer ganzen Mannschaft hergekommen und hat erst einmal abgeklärt, was wir denn eigentlich wollen und brauchen.“ Und mehr noch: „Ich habe es als sehr angenehm und beeindruckend empfunden, dass man wirklich überprüft hat, ob es überhaupt ein sinnvolles Ziel ist, das so zu machen, wie wir es angedacht hatten.“ Durch solche Maßnahmen und auf diese Weise könne man die Mitarbeiter:innen sehr gut mitnehmen und für so ein Projekt begeistern, fasst Günther erfreut zusammen.

d.velop-DMS als isolierte Stand-alone-Lösung für die KI

Seit einigen Wochen ist die KI d.velop pilot nun live und im Einsatz. „Wir haben gesagt, dass wir das erstmal 12 Monate ausprobieren, aber wenn wir da keinen Nutzen sehen würden, hätten wir das sicherlich nicht gemacht.“ Die Schadensanalyseberichte ruhen nun im Dokumentenmanagement-System d.velop documents, das als Stand-alone-Lösung ausschließlich für die KI eingesetzt wird. Das Dokumentenmanagement bildet also einen geschlossenen Kosmos. „Da schieben wir unsere Berichte rein und das System lernt immer mehr dazu.“ Mit der klassischen DMS-Startmaske tätige man nun eine Vorselektion und befrage anschließend mit Hilfe der KI das System.

KI nennt Quellen im System und lässt sich so überprüfen

Ein großer Vorteil des d.velop pilot: Die Software nennt direkt auch die Quellen. Dabei handelt es sich um eine Zusammenfassung aus dem Wissen der indexierten Berichte. So kann verhindert werden, dass das LLM einfach nur Wörter an einander reiht und auf mögliche nicht valide Quellen verweist. Somit bleibt die KI sehr nah an den vorliegenden Berichten.
Das heißt: „Selbst wenn ich etwas skeptisch bin, was die KI sagt, kann ich direkt auf die Berichte klicken.
Mit einem solchen System können wir gut leben“, sagt Jörg Günther, „denn diejenigen, die es anwenden, selbst wenn es neue Mitarbeiter sind, sind hochqualifiziert, besitzen Chemiker-Ausbildungen, Bachelor- und Master-Abschlüsse oder haben promoviert. Die muss man zwar auf die spezielle Thematik anlernen, aber eine gesunde Beurteilung können die schon vornehmen“, ist er sich sicher. Andererseits könne man bei der Suche nach einer Lösung für eine Fragestellung auch einfach mal auf gut Glück ins System schauen, denn 90% des Tagesgeschäfts seien Standard. „Da kann man dann schnell auch auf Lösungen stoßen, an die man auf Anhieb gar nicht gedacht hat.“

Kunststoff-Institut Lüdenscheid testet d.velop pilot jetzt 12 Monate lang

Bei der Vielzahl an Vorgängen, die jährlich im Bereich Schadensanalyse anfallen, „kann die KI bei uns durchaus mehrmals am Tag eingesetzt werden“, rechnet Jörg Günther das Potenzial der KI-Nutzung beim KIWM vor. Und das wird jetzt getestet. „Wir haben die kostenpflichtigen Zugänge seit diesem Monat für ein Jahr aktivgeschaltet. Jetzt können wir mal ein bisschen validieren und auf Herz und Nieren prüfen. Und ich bin sehr optimistisch, dass ich die Kollegen nicht dazu drängen muss, das auszuprobieren, denn sie müssen sich ja selbst vom System überzeugen und den Nutzen herausfinden.“ Ein hoher Schulungsaufwand jedenfalls war nicht notwendig, um den d.velop pilot zu nutzen. „Die Systematik im Hintergrund ist im Grunde genommen eine Suche mit bestimmten Filterkriterien.“

Vision von einer Öffnung der KIMW-Datenbank nach außen 

Die Hoffnung, eine Lösung für die effiziente Konservierung und Nutzbarmachung von Firmenwissen gefunden zu haben, ist jedenfalls groß. Aber das gilt auch für die Zuversicht, dass es mit dem d.velop pilot klappen könnte. „Ich bin einer derjenigen, die häufiger gefragt werden, ob wir zu einem bestimmten Thema schon mal was gemacht haben und wo sich die Ergebnisse befinden. Solange man mich fragen kann, ist alles gut. Wenn das nicht mehr gegeben ist, geht viel Wissen verloren, wenn es bis dahin keine technologische Lösung gibt.“ Und Jörg Günthers Vision von der KI-gestützten Datenbank wächst mit den Möglichkeiten, die sich ihm und dem Institut durch eine solche Lösung erschließen: „Vielleicht kann man das irgendwann mal als digitales Geschäftsmodell nach außen öffnen“, nennt er eine Idee. „Partnerfirmen und Abonnenten könnten wir dann auf unser umfangreiches Wissen zurückgreifen lassen.“ Dafür müsste aber zuerst der Datenschutzaspekt geklärt werden. Ergo: Die Dokumente müssten anonymisiert werden. 

Gesammeltes Wissen des Kunststoff-Instituts sehr wertvoll

Das KIMW hatte immer wieder einmal überlegt, wie es sein Wissen vermarkten könne. Doch die Idee, es eventuell als Buch herauszubringen, war noch nicht die zündende, denn: „Mit Büchern lässt sich heutzutage nicht mehr viel Geld verdienen“, sagt Günther und relativiert: „Wenn ich aber eine allumfassende Wissensdatenbank habe, die das gesammelte Wissen des Kunststoff-Instituts der letzten 30 Jahre über diverse Spezialthemen enthält, dann ist das schon sehr, sehr wertvoll.“ 

Positives Fazit nach den ersten Wochen der Nutzung 

Und ein erstes Fazit der Nutzung nach einigen Wochen? „Dass wir auf einmal den zehnfachen Umsatz generieren oder die Durchlaufzeiten halbieren, ist sicherlich noch nicht passiert“, resümiert Jörg Günther. „Aber zum ersten Arbeiten mit dem d.velop pilot gab es durchweg positives Feedback.“ Natürlich müsse sich das Tool im Alltagsgeschäft erst noch etablieren, aber „es ist relativ frisch verankert und ich habe wirklich bisher nur Gutes darüber gehört.“