Referenzstory Kassenärztliche Bundesvereinigung

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung nutzt die Vorteile der digitalen Signatur d.velop sign, die Medienbrüche beseitigt und den Weg für effizientere Prozesse ebnet.

Medienbrüche ade: Wie die KBV mit digitaler Signatur Effizienz neu definiert

Kassenärztliche Bundesvereinigung vertraut auf elektronische Signaturlösung d.velop sign

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) mit Hauptsitz in Berlin ist für die flächendeckende ambulante Gesundheitsversorgung in Deutschland verantwortlich. Als Dachorganisation der 17 Kassenärztlichen Vereinigungen vertritt die KBV die Interessen ihrer 187.000 Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten auf Bundesebene. Sie ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts organisiert und beschäftigt rund 400 Mitarbeitende.

Anforderung an Signatur-Anbieter: Rechtskonformität

Bei der Suche nach einem Anbieter einer Signatur-Software war der Kassenärztlichen Bundesvereinigung vor allem wichtig, dass „wir rechtskonforme Signaturen haben“, betont Alexander Kraus. „Wir müssen eben sicherstellen, dass das, was wir damit machen, im rechtlichen Sinne Hand und Fuß hat.“ Schlagwörter hier sind die Beweiskraft und Gerichtsfestigkeit auf Basis der eIDAS-Verordnung. Er führt darüber hinaus aus: „Die Lösung musste natürlich DSGVO-konform sein, aber sie sollte auch einfach in der Bedienung und gut in die Systeme integrierbar sein, um von vornherein mögliche Workarounds auszuschalten, die sich Beschäftigte eben manchmal suchen, wenn etwas nicht optimal funktioniert.“

KBV nutzte bereits E-Akte der d.velop

Auf die d.velop als Anbieter der digitalen Signatur war man bereits gestoßen, als vor drei Jahren die Einführung der E-Akte bei der KBV erfolgte. „In einem Vergabeverfahren hatte damals die d.velop den Zuschlag für die E-Akte bekommen“, blickt Kraus zurück, „und schon damals war die digitale Signatur eine mögliche Ausbau-Option auf der Agenda.“ Natürlich sei man aber auch dabei an das Vergaberecht gebunden, erläutert Alexander Kraus. „Eine Markterkundung und ein Abgleich der Anforderungen sind notwendig, um am Ende eine wirtschaftliche Entscheidung zu treffen.“ Die digitale Unterschrift aus demselben Hause bietet den Anwendenden eine gute Integration in Arbeitsprozesse.

KBV schätzt angenehme Zusammenarbeit mit d.velop

Die Stimmung während des Projekts und auch danach bezeichnet Alexander Kraus als „gut“ und konkretisiert: „Es ist eine sehr angenehme Zusammenarbeit, die wir haben.“ Anfangs habe man einen Vor-Ort-Termin in Berlin bei der KBV gehabt, an dem verschiedene Personen teilgenommen und die Signaturlösungen vorgestellt haben. Alles andere sei digital erfolgt. „Die komplette Erarbeitung von Konzepten über die Abstimmungen bis zum Customizing in unseren Systemen ist alles in Online-Meetings abgestimmt worden.“

Gemeinsames Verständnis entwickeln, wie eine Lösung aussehen kann

Die Dauer des Projekts schätzt Kraus auf ein gutes Dreivierteljahr. „Das ist aber zu relativieren, weil es nicht nur darum ging, eine Technologie einzuführen“, schränkt er ein. „Viel wichtiger war, dass wir mit der d.velop ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln mussten, was wir überhaupt machen möchten und wie eine Lösung dafür aussehen kann.“ Es gebe einfach sehr viele Stellschrauben, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Kraus nennt ein Beispiel: „Wenn ich eine rechts- und eIDAS-konforme Signatur einsetzen möchte, die auch noch DSGVO-konform ist und in unser System implementiert werden soll, habe ich immer noch sehr, sehr viele Möglichkeiten, ein passendes System auszuwählen und einzustellen.“ Gleichzeitig müsse man das Change Management im Blick behalten und den Mitarbeitenden die einfache Nutzung des Systems näherbringen.

Interne Risikobewertung und Konzeption bei KBV sehr zeitintensiv

Das heißt: Man habe mit d.velop zuvor klären müssen, was fachlich überhaupt möglich und sinnvoll ist. Hinzu kam: „Wir haben eine eigene hausinterne Risikobewertung zu dem Thema durchgeführt, haben noch einmal das Thema Signaturen erörtert und konzeptionell erarbeitet, was wir eigentlich wollen und so einen optimalen Handlungsrahmen für uns gefunden.“ Das alles seien Dinge gewesen, die die d.velop der Kassenärztlichen Bundesvereinigung auch nicht habe abnehmen können. „Das war es, was thematisch am intensivsten gewesen ist“, resümiert Alexander Kraus. „Rein technisch hätte die Umsetzung der Signatur viel schneller erfolgen können“, ist er sich sicher. „Das Drumherum war am aufwendigsten.“

Stakeholder-Management wegen personenbezogener Daten

Neben den rechtlichen Implikationen habe es bei der KBV aber noch verschiedene Gremien gegeben, beispielsweise den Personalrat, der habe einbezogen werden müssen. „Bei der Signatur werden natürlich auch personenbezogene und sehr persönliche Mitarbeiterdaten verarbeitet“, erklärt Kraus, „etwa dann, wenn sie Verträge unterschreiben.“ Deshalb sei das Stakeholder-Management ebenfalls ein wichtiger Aspekt gewesen, der nebenher abgelaufen ist.

Change-Prozess: Großer Knackpunkt des Projekts

Konkrete Zahlen, wie viel Zeit sie im Tagesgeschäft durch d.velop sign einspart, hat die KBV noch nicht erhoben, zu kurz war die Zeit seit dem Go-Live vor knapp zwei Monaten. „Wir wollen uns das aber jetzt mal über einen begrenzten Zeitraum anschauen, wie es funktioniert und wo die Knackpunkte sind“, sagt Kraus. „Unser Ziel ist es, daraus auch zu lernen, was ganz wichtig für die Mitarbeitenden ist, weil wir uns da in einem Change-Prozess befinden, der besonders im Bereich der Unterschrift einen signifikanten Eingriff in Gewohnheiten darstellt.“ Den Stift kenne man schließlich schon seit der Kita, der ist etwas Haptisches, das Sicherheit bietet. „Und das haben wir mit der elektronischen Signatur nicht mehr.“ Die Weiterentwicklung und -nutzung der Signaturen nach der Pilotierung ist fest eingeplant.

Agiles Projekt, in dem Influencer zu Multiplikatoren werden

Den Change-Prozess bezeichnet Alexander Kraus als den großen Knackpunkt innerhalb des Gesamtprozesses bei der KBV. Dabei sei es wichtig, alles mit den Mitarbeitenden gemeinsam zu machen und sicherzustellen, dass ihre Aufgaben sinnvoll und ohne Mehraufwand abgebildet werden können. „Wir bauen das System zusammen auf, wir lernen zusammen.“ Dafür sei der Pilotierungsansatz genau richtig. Hinzu komme ein sehr agiles Vorgehen, in dem oft nachjustiert werden kann. Und: „Diejenigen, die jetzt in dem Projekt sind, werden später als Influencer wichtige Multiplikatoren sein“, erklärt Kraus. „Es sind die, die sowieso schon die meisten Unterschriften leisten. Sie werden später auch für andere Use-Cases ihre Erfahrungen zur Verfügung stellen können und aus erster Hand berichten.“

Zeitraubende Druck- und Versandprozesse entfallen

Was er aktuell aber wahrnehme, sagt Kraus, sei, dass die Druck- und Versandprozesse, die sonst viel Zeit in Anspruch genommen haben, entfallen. Noch aber seien die Prozesse nicht vollständig bei allen in Fleisch und Blut übergegangen. „Der eine oder andere fühlt sich vielleicht doch noch sicherer, wenn er oder sie das Dokument doch noch einmal ausdruckt und in die Ablage legt, weil der Umgang mit Outlook oder dem Ablagesystem vielleicht doch noch etablierter ist“, nennt Kraus einen Workaround, den er beobachtet hat. „Das sind Umgehungsstrategien, die Mitarbeitende im Rahmen der Änderungsprozesse doch noch vollziehen, aber da begleiten wir sie und arbeiten daran.“ Keinen Zweifel hegt Alexander Kraus daran, dass die Prozesse immer effizienter werden. „Das ist greifbar, das ist einfach so.“

Kassenärztlicher Bundesverband: Zeitersparnis entscheidender Faktor

Zeit – das ist der entscheidende Faktor für die Kassenärztliche Bundesvereinigung. „Weil ich gar nicht mehr suchen muss, wo ich bestimmte Informationen finde“, erklärt Alexander Kraus. „Ich habe die Information in der E-Akte drin.“ Er führt aus: „Wenn ich das unterschriebene Dokument in Papier habe, stellt sich die Frage, wo es ist – im Vertragsarchiv? Manchmal ist es da schon angekommen, manchmal nicht, sondern noch auf dem Postweg, und manchmal geht auch etwas unter, weil das in der Natur solcher Prozesse liegt.“ Eine viel größere Klarheit, wo welche Informationen zu finden sind, zeige sich bereits jetzt.

Pilotphase: 20 Nutzer:innen, die intern geschult wurden

Seit dem Beginn der Pilotphase arbeiten 20 Kolleginnen und Kollegen mit der digitalen Signatur. „Visionär weitergedacht, welche Use-Cases künftig denkbar wären, könnten daraus in den kommenden Jahren 100 bis 200 werden“, blickt Kraus voraus. Damit die ersten Mitarbeiter:innen richtig durchstarten konnten, mussten diese geschult werden – technisch und theoretisch, vor allem das Thema „digitale Signaturen“. „Wir haben inhouse durch unser eigenes Personal geschult“, erklärt Kraus. „Im Rahmen der Einführung sind wir so sicher in dem Thema und den Tools geworden, dass wir in der Lage sind, den Mitarbeitenden vertraute und zugleich erfahrene Personen zur Beantwortung anfallender Fragen als Ansprechperson anzubieten und gleichzeitig Feedback mit zurücknehmen zu können, um diese Punkte in der Pilotierung weiterzuentwickeln.“

Videos, Materialien und Hinweise von d.velop unterstützen Schulungen

Eine Hilfe bei diesen Schulungen waren zahlreiche Videos und Erklär-Materialien auf der d.velop-Website. „Die habe ich immer wieder hervorgeholt, wenn wir intern in Diskussionen gegangen sind. Daraus habe ich viel mitgenommen“, blickt Alexander Kraus zurück. Hinzu kam: „Immer, wenn wir mit d.velop an Konzepten gearbeitet haben, bekamen wir Hinweise und Ratschläge, die ich gut verwerten konnte.“

Eingangspost-Digitalisierung: nächstes großes Puzzlestück

Eine weitere Zusammenarbeit mit d.velop ist fest geplant. „Wir haben uns jetzt ein Puzzlestück mit der digitalen Signatur herausgesucht, weil wir geschaut haben, wo Medienbrüche sind“, sagt Kraus. „Ein weiterer Medienbruch ist definitiv das Thema Scannen – oder überhaupt die Eingangsdigitalisierung. Wir bekommen Post und sehen immer mehr, dass wir alle Eingangsprozesse bei der KBV digitalisieren müssen.“ Alexander Kraus blickt voraus: „Die Digitalisierung der Eingangspost wird wohl das nächste große Puzzlestück dieser Digitalisierung werden.“