KBV führt die web-basierte E-Akte ein
Software von d.velop ermöglicht moderner Behörde revisionssichere Aktenführung nach Aktenplan
Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV)
Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) mit Hauptsitz in Berlin ist für die flächendeckende ambulante Gesundheitsversorgung in Deutschland verantwortlich. Als Dachorganisation der 17 Kassenärztlichen Vereinigungen vertritt die KBV die Interessen ihrer 181.000 Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten auf Bundesebene. Sie ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts organisiert und der staatlichen Aufsicht des Bundesministeriums für Gesundheit unterstellt. In Berlin und Köln, dem ehemaligen Hauptsitz, beschäftigt die KBV rund 400 Menschen.
E-Akte
Produkt
Gesundheitswesen
Branche
400
Mitarbeiter:innen
Umstellung auf E-Akte
Weil das Projekt EU-weit ausgeschrieben werden musste, hatte das eGovernment-Beratungshaus IMTB die Kassenärztliche Bundesvereinigung bei den Vorplanungen unterstützt. Ein ratsames Vorgehen bei einem Projekt dieser Dimension. Denn es geht um weit mehr als die bloße Einführung einer neuen Software. Bei grundlegenden Modifizierungen im Bereich des behördlichen Prozess- und Veränderungsmanagements ist externe Hilfe von Spezialist:innen unabdingbar. „So konnten wir uns ganz auf das Technische konzentrieren“, erklärt Patrick Dressler, Produktmanager bei d.velop.
Das Projektteam von d.velop und der KBV hat es geschafft, die revisionssichere, webbasierte E-Akte einzuführen und rund 50 Nutzer:innen aus verschiedenen Bereichen zugänglich zu machen. Und das in ziemlich kurzer Zeit.
E-Government-Gesetz forciert Umstellung auf E-Akte
Die Einführung des E-Government-Gesetzes (EGovG) hatte die Umstellung der Aktenführung auf die E-Akte bei der KBV forciert. Das EGovG verpflichtet öffentliche Verwaltungen zur elektronischen Aktenführung. Im Rahmen der EU-weiten Ausschreibung, die ab einer bestimmten Investitionssumme für öffentliche Verwaltungen gesetzlich vorgeschrieben ist, hatte die Kassenärztliche Bundesvereinigung nach einem geeigneten Software-Anbieter für die Digitalisierung und Strukturierung ihrer Aktenführung gesucht.
Zu den in der Ausschreibung formulierten Anforderungen an das zu installierende System erklärt Frank Hubrich, Abteilungsleiter Projektsteuerung bei der KBV: „Die Technik musste natürlich in unsere Systemlandschaft passen, dazu hatten wir detaillierte Anforderungen. Und wir haben den Fokus auch ein Stück weit auf zukünftige Entwicklungen gerichtet. Mobile Endgeräte, Web-Clients, dazu interessierten uns die Konzepte der Hersteller.“ Zur angestrebten Zusammenarbeit mit dem Anbieter ergänzt er: „Die Ausschreibung war so formuliert, dass klar war, wir wollen eine Rahmenvereinbarung über mehrere Jahre abschließen, schon wegen der schrittweisen Einführung der E-Akte.“
In fachlicher Teststellung die E-Akte getestet
Den Zuschlag bekam d.velop. „Das Unternehmen wurde in der finalen Bewertungsrunde am besten bewertet“, erklärt Frank Hubrich. „Es war am Ende ein Zusammenspiel aus vielen Faktoren. Da ist der Preis sicherlich mit entscheidend, aber vor allem auch die Funktionalitäten.“ Um die Praktikabilität des Systems zu prüfen und zu einer Entscheidung zu kommen, arbeiteten acht Pilot-Mitarbeiter:innen der KBV im Rahmen einer fachlichen Teststellung ausgiebig mit der E-Akte. Mit demselben Szenario konfrontiert, spielten sie verschiedene Fälle durch, um anschließend die verschiedenen Systeme zu bewerten. „Die d.velop hat schlussendlich das Rennen gemacht“, resümiert der KBV-Abteilungsleiter.
Aktenplan bringt systematische Ordnung in die E-Akte
Schon vor der Ausschreibung war die Digitalisierung bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung längst angekommen. „Das Thema war bei uns präsent“, erklärt Frank Hubrich, „wir haben keine klassische analoge Aktenführung, und bei uns laufen die Leute auch nicht mit Aktendeckeln durchs Haus, wie man das vielleicht aus anderen Behörden kennt.“ Verschiedene Arbeitsschritte sind bereits digital: Die Unterlagen für die Sitzungen der KBV-Gremien etwa werden nur noch elektronisch verschickt. „Wir versenden da keine Megatonnen an Papier.“ Und dennoch: „Es gibt noch eine Menge Prozesse, die analog gestaltet sind. Das Thema Unterschriften zum Beispiel ist eine große Herausforderung.“ Zudem, so Frank Hubrich weiter, habe im Laufe der Jahre die Klarheit der Aktenführung gefehlt.
Eine der zentralen Herausforderungen bei dem Projekt beschreibt Patrick Dressler aus technischer Sicht so: „Bei Wirtschaftsunternehmen digitalisiert man vielleicht ein bis fünf Kernprozesse, in der Verwaltung sind das im Schnitt 150. Plus Nebenprozesse.“ Eine zweite große Aufgabe sieht er in der Einführung eines Aktenplans, der die systematische Ordnung aller Dokumente regelt: „Das ist ein riesengroßes Projekt, weil man Prozesse umstellt und einen Change in der Verwaltung hat. Dazu nutzt man ein Dokumentenmanagement-System, das auch einen großen Change bedeutet.“ Das Wichtigste an einem solchen Vorhaben bestehe darin, die Belegschaft so früh wie möglich einzubinden, so Patrick Dressler weiter. Das habe die KBV vorbildlich geleistet.
Zu umständliche Strukturen
Patrick Dressler konkretisiert die Kernproblematik: „Die Netzlaufwerke bei der KBV haben in den vergangenen 20 Jahren dazu geführt, dass sehr diversifizierte Ablagestrukturen entstanden sind.“ Diese entstandenen Strukturen und die schiere Menge an Dokumenten und Informationen, führt er aus, werden zunehmend umständlicher handzuhaben. Um alles revisionssicher zusammenzuführen und die Papierakte loszuwerden, braucht es ein System, „das auf zwei Säulen beruht“, weiß er. „Man benötigt einerseits ein revisionssicheres System mit vielen Basisanforderungen und andererseits einen Aktenplan, um alles wieder klar zu strukturieren.“
Klare und einfache Nutzung der E-Akte
Den Auftakt zum Projekt bildete ein zweitägiger Workshop, in dem unter anderem die Projektorganisation mit festen Terminstrukturen abgestimmt, aber auch die Vision einer klaren und einfachen Nutzung der E-Akte unter Einhaltung der Revisionssicherheit formuliert wurde. „Das ist für uns als öffentliche Institution natürlich besonders wichtig“, bekräftigt Frank Hubrich. Die Zusammenarbeit während der Projektphase beschreiben beide Parteien als durchweg positiv. Gute Stimmung, Kommunikation auf Augenhöhe, es wurde gelacht – selbstverständlich blieb genug Raum für den nötigen professionellen Ernst für Fachliches.
„Es gab eine unkomplizierte Abstimmung und schnelle Klärung vertraglicher Details, bevor wir in die Projektarbeit gestartet sind“, führt Frank Hubrich aus. Schnell habe man sich auf eine gemeinsame Arbeitsbasis geeinigt und an die Systeme herangetastet, regelmäßig ausgetauscht und mehrmals pro Woche getroffen, um die Komplexität zu bewältigen. „Ausschließlich digital“, wie er betont. Nur zu Beginn des Projekts habe man sich persönlich kennenlernen können.
„Es gab bei uns schon vorher an verschiedenen Stellen die Idee, ein vernünftiges Dokumentenmanagement digital zu realisieren.“
Frank Hubrich, Abteilungsleiter Projektsteuerung bei der KBV
Offene Kommunikation und gemeinsame Wertebasis
Besonders die offene Kommunikation mit d.velop hat Frank Hubrich sehr geschätzt. „Wir haben zu Beginn eine Wertebasis mit Spielregeln festgelegt, was eine wesentliche Grundlage war, um vernünftig zusammenzuarbeiten.“ Schnell hatten er und sein Team das Gefühl, mit d.velop auf einer Wellenlänge zu agieren. Als gemeinsame digitale Arbeitsbasis diente das Enterprise-Wiki-System Confluence, um alle anfallenden Aufgaben auf einer Plattform bewältigen zu können, von Verträgen über technische Konzepte und Themen bis zu Protokollen und Verfahrensdokumentation. „Dieser Projektraum wurde wirklich gelebt“, schwärmt Patrick Dressler.
Gutes Change-Management als Erfolgsgarant
Während der Projektphase selbst bestand die große Herausforderung darin, „die vielen kleinen Dinge im Auge zu behalten, die die Komplexität ausmachten“, erklärt Frank Hubrich. Patrick Dressler imponierte dabei besonders die Größe und das Engagement des KBV-Projektteams, das sich schon weit vor der Projektausschreibung mit der Umstellung der Aktenführung und dem Change-Management innerhalb der Belegschaft beschäftigt hatte.
So waren beispielsweise die Pilotbereiche von Anfang an, also schon vor der Ausschreibung, in die Planung und Umsetzung eingebunden worden. „Außergewöhnlich“ findet Patrick Dressler das. Er kennt viele Beispiele, bei denen es anders gelaufen ist. „Aber es kann nur funktionieren, wenn sich eine Behörde langfristig darauf einstellt und auch den Change vorbereitet.“
E-Akte: Trainings und Handbuch mit Use-Cases
Die Nutzer:innen aus den Pilotbereichen kamen während der Projektphase immer intensiver in Kontakt mit dem System, klickten sich durch Anwendungsfälle, näherten sich Stück für Stück der Praxis an und spiegelten ihre Erfahrungen und Erkenntnisse an die Projektleitung zurück. In dreistündigen Inhouse-Trainings erlernten schließlich die übrigen Nutzer die Funktionsweise der E-Akte. Der Fokus lag dabei auf den wesentlichen Funktionen: „Wie lege ich eine Akte an? Wie kriege ich ein Dokument da rein? Wie ist die Versionslogik dahinter?“, nennt Frank Hubrich einige Beispiele.
„Wir haben das Projektteam so fit gemacht, dass es als Gesamtheit glattweg als Consultant agieren könnte.“ Patrick Dressler, Produktmanager bei d.velop
Hinzu kamen Webtrainings der d.velop, „die sehr chic sind“, wie Frank Hubrich findet. Parallel dazu baute sich die KBV einen eigenen, internen Wissensschatz auf. „Wir haben auch selbst Videos gedreht und ein umfangreiches Handbuch mit Use-Cases erstellt“, ergänzt er. Darin steht etwa, wie man ein Dokument einstellt oder eine E-Mail ablegt. Durch diese Maßnahmen konnte sich das Team auch intern weiterentwickeln und die Funktionsweise der neuen E-Akte im Hause der KBV verankern. Immer wieder habe man zudem in die Belegschaft gehorcht, damit diese auch ihre Wünsche äußern konnte.
Vision: vollständige elektronische Aktenführung
In nur acht Monaten schafften es d.velop und die KBV, die neue webbasierte E-Akte produktivzusetzen. Es ist ein Schritt in Richtung der großen Vision der KBV, ihre Aktenführung den Rahmenbedingungen entsprechend so vollständig wie möglich digital zu realisieren. „Beim Change-Management haben wir wohl vieles richtig gemacht“, beschreibt Frank Hubrich die Stimmung innerhalb seiner Belegschaft auch nach dem Go-Live.
Erste Pilot-Prozesse sind in die E-Akte überführt worden, etwa 50 Personen arbeiten damit, vom Fachadministrator:in bis hin zu reinen Betrachter:innen und Leser:innen. „Es gibt keine Ablehnung, sondern eher eine positive Einstellung und Weiterentwicklungs-Vorschläge aus dem Kreis der aktuellen Nutzerschaft“, fasst Frank Hubrich zusammen. Eine Konsequenz des intensiven Veränderungsmanagements bei der KBV, die immer auch auf Verständnis, Unterstützung und Gesprächsbereitschaft gesetzt hatte.
Und warum ist die Wahl ausgerechnet auf die webbasierte E-Akte gefallen? „Sie ist intuitiver und eingängiger aus der Nutzerperspektive“, sagt Frank Hubrich, „und wir wollten kein weiteres Tool, das wir den Anwendern:innen zur Verfügung stellen müssen.“ Ein weiterer Grund: „Sie ist unabhängig vom Endgerät durch die Responsive-Design-Anpassung des Clients.“ Denn bei der KBV arbeite man eben auch oft mit iPhones, Tablets oder kleineren Laptops. „Dann sieht das alles identisch aus für die Leute, das war uns auch wichtig.“
Cloud oder Collaboration in Zukunft denkbar
Die Zusammenarbeit mit d.velop ist vertraglich langfristig festgehalten. „Punktuell werden wir schon wegen der schrittweisen Einführung der E-Akte noch Projektunterstützung von d.velop brauchen“, erklärt Frank Hubrich. „Wir haben einen guten Grundstock gelegt und können auf der Basis jetzt vieles schneller ausrollen und dann die nächsten Schritte gehen.“ Und in Zukunft sind durchaus weitere gemeinsame Projekte denkbar: „Vielleicht die Cloud? Da muss man mal schauen. Auch Collaboration-Szenarien sind sicherlich interessant.“ Zuerst soll aber die vollständige elektronische Aktenführung im Mittelpunkt stehen.
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