Referenzstory JUVANDIA

• Digitale Rechnungsverarbeitung
• Digitale Personalakte
• Mehr Effizienz und Zukunftssicherheit

Digitaler Aufbruch im Diakonieverbund: zentrale Transformation mit d.velop als Systempartner

JUVANDIA – der Diakonieverbund e. V. kümmert sich an seinem Hauptsitz in Schweicheln bei Herford sowie an den weiteren Standorten in Geltow, Berlin, Bochum und Steinfurt im Wesentlichen um Jugendhilfe-Themen. Die Einrichtungen unterstützen Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene, die sich in einer Ausnahme- oder Notsituation befinden, nachhaltig, damit diese später ihr Leben selbstständig meistern können. Insgesamt beschäftigt JUVANDIA – der Diakonieverbund e. V. , der als Dachorganisation für die einzelnen zugehörigen Gesellschaften fungiert, inkl. aller Einzelgesellschaften über 2500 Mitarbeitende an seinen fünf Standorten.

JUVANDIA: dezentral aufgestellt, zentral verwaltet

JUVANDIA – der Diakonieverbund e. V. gliedert sich in fünf Standorte und acht Gesellschaften, die dezentral über die Republik verteilt liegen. Verwaltet aber werden sie, seit sie sich unter dem Dach von JUVANDIA befinden, zentral. „Historisch“, weiß Jürgen Hase, Leitung Informationstechnologie bei JUVANDIA, „sind diese Gesellschaften seit jeher autarke Einheiten gewesen – und dazu gehören eben auch autarke Technologien.“ Im Zuge einer umfassenden Digitalisierung, beginnend mit der digitale Rechnungsverarbeitung und der Personalakte, möchte JUVANDIA nun sukzessive technologisch bedingte Silos auflösen. Aber es geht um noch viel mehr – eine effiziente Zukunft mit verfügbarem Wissen und kostensparenden, schnellen Prozessen. Im August 2024 startete das Projekt…

Digitalisierung im Verbund-Servicecenter (VSC): Digitale Rechnungsverarbeitung und Personalakten

Das sogenannte Verbund-Servicecenter, die Verwaltung, befindet sich in Schweicheln. Hier sind zentrale Dienste wie die IT und die HR angesiedelt, der beispielsweise die Verwaltung der Personalakten obliegt. Auch die Bearbeitung der Eingangsrechnungen aller Standorte geschieht in Schweicheln. Damit all diese Tätigkeiten möglichst effizient funktionieren, hat sich JUVANDIA zu umfangreichen Digitalisierungsmaßnahmen entschlossen, an deren Anfang die Digitalisierung der digitalen Rechnungsverarbeitung und der Personalakten stehen.

Gründe für Digitalisierung: Gesetze, Effizienz, Self-Services

„Die Digitalisierung macht natürlich auch vor dem sozialen Sektor nicht Halt“, sagt Jürgen Hase. Die Beweggründe, die zum Entschluss geführt haben, sind vielfältig. Zum Beispiel die E-Rechnungspflicht: „Solche Gesetzesthemen spielen eine Rolle“, erklärt er, „vor allem in Verbindung mit öffentlichen Institutionen wie den Jugendämtern, mit denen JUVANDIA Leistungen abrechnet.“ Aber die Prozessdigitalisierung bringt JUVANDIA und ihren Beschäftigten selbst auch Vorteile. „Die zentral verwaltete Personalakte bringt uns viel mehr Effizienz und ermöglicht zeitgleich der Belegschaft mittelfristig bestimmte Self-Services.“ Adressänderungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen etc. können sie sukzessive in Eigenregie digital vornehmen und einreichen.

Mehr als 50.000 analoge Rechnungen pro Jahr

Für JUVANDIA gibt aber auch handfeste wirtschaftliche und ökologische Gründe, in die Digitalisierung zu investieren. So versendet er pro Jahr beispielsweise mehr als 50.000 Rechnungen. Adressaten sind zumeist die Jugendämter, Gegenstände der Rechnungen etwa erbrachte Leistungen, die den jungen Menschen zugutegekommen sind. „Dabei sprechen wir aber nicht nur über ein einzelnes Blatt pro Rechnung“, rechnet Jürgen Hase vor. „Wir haben eine Dokumentationspflicht – da ist also eine Dokumentation angehängt, die auch mal 10 Seiten und mehr umfassen kann.“

Einsparpotenzial: Kuverts, Papierbögen, Porto und jede Menge Zeit

Das ergibt allein einen jährlichen Verbrauch von mindestens 50.000 Kuverts. Hinzu kommen 1.000 Pakete Druckerpapier, die allein schon einen Papierturm von 50 Metern Höhe ergeben. Weitere Kosten in diesem Zuge sind das Porto und die Kosten für die Hauspost innerhalb der Standorte und zwischen ihnen. Noch nicht einkalkuliert ist dabei die reine Zeitersparnis der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung für das Erstellen der Rechnungen samt Erstellung der Dokumentation. „Je nach Umfang der Dokumentation können das bei einer analogen Rechnung bis zu 30 Minuten sein, bis alle Papierdokumente zusammengestellt sind“, weiß Jürgen Hase. Demgegenüber sind digitale Papiere in Sekunden auffindbar und müssen anschließend nicht mehr kopiert oder ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden.

Digitale Personalakte: Anbindung an Fachsoftware

Bei der digitalen Personalakte besteht die große Herausforderung, die verschiedenen Systeme zu verbinden. „Wir sprechen ja über IT-Landschaften“, erklärt Jürgen Hase und konkretisiert: „Wir setzen zum Beispiel Connext Vivendi, Diamant und KIDICAP ein. Wichtig bei der digitalen Personalakte ist, wie wir all diese Systeme zusammenbekommen.“ Das Problem dabei seien die Schnittstellen, die bei etablierter Software bereits existieren und sich bewährt haben. „Wenn ich mir einen Exoten hereinhole, dann habe ich viele Schnittstellen, denen ich beibringen muss, miteinander zu kommunizieren.“ Deshalb denke man bei JUVANDIA in horizontalen Layern, auf denen Softwares miteinander kommunizieren. Und den Basis-Layer bildet das Dokumentenmanagement-System d.velop documents.

Top-Down-Prozess: JUVANDIA-Vorstände forcieren Digitalisierung

Und von wem kam der Impuls, die Digitalisierung voranzutreiben? „Ich bin der Meinung, dass das ein Top-Down-Prozess ist, der von der Führungsriege kommen muss, mit dem Auftrag: ‚Wir wollen das, bitte umsetzen!‘“, sagt Jürgen Hase und führt aus: „Bei uns in JUVANDIA ist es der tiefe innere Wille unseres Vorstands, digitale Prozesse einzusetzen.“ Die Vorstände treiben einerseits die Digitalisierung voran, erlauben uns gleichzeitig aber auch Spielräume. „Ich finde das sehr wichtig, wenn gesagt wird: ‚Macht das, wir vertrauen euch.‘“ Zudem müssten aber auch die acht beteiligten Einzelgesellschaften gut mitziehen, betont Hase. „Es ist wichtig, alle abzuholen, und bei uns funktioniert das sehr gut, muss ich sagen.“

Passender Partner: Einkaufen in ein Software-Ökosystem

Um die Digitalisierungsbestrebungen umzusetzen, brauchte JUVANDIA einen passenden Partner, und der musste bestimmte Voraussetzungen erfüllen: „Für uns war es wichtig, einen Systempartner zu finden, der mit den für uns relevanten Softwares bereits Partnerschaften unterhält“, beschreibt Jürgen Hase ein zentrales Kriterium. „Idealerweise kaufen wir uns ja in ein Ökosystem ein, in dem der Dienstleister den Kern bildet“, führt er aus. „Wichtig dabei ist, dass nicht wir als Kunde dem Anbieter sagen müssen, dass er mal Diamant oder Vivendi wegen Schnittstellen kontaktieren soll, sondern dass er dies bereits getan, eine Lösung erarbeitet und Erfahrungen damit gesammelt hat.“

JUVANDIA: Schutz für sehr sensible Daten

Und wie ist d.velop ins Spiel gekommen? „Es gab vor zwei Jahren schon einmal Kontakt zu d.velop, aber da war der Verbund noch nicht so weit, das alles umzusetzen“, erzählt Jürgen Hase über die Zeit, bevor er selbst beruflich bei JUVANDIA eingestiegen war. „Schon damals hatten Software-Vergleiche stattgefunden“, weiß er. Als Hase schließlich im Februar 2024 ins Unternehmen und in den Prozess eintrat, nahm das Projekt Digitalisierung schnell Fahrt auf. „Ich habe gesagt, dass wir das jetzt wirklich angehen müssen“, blickt er zurück, „und zwar ohne sich nochmal zusammenzusetzen und Softwares zu vergleichen.“ Denn einen Kandidaten gab es bereits: d.velop. Wichtig waren ihm insbesondere folgende Punkte: das passende Software-Ökosystem, eine gewisse räumliche Nähe zum Anbieter und die Gewährleistung höchster Datenschutz-Richtlinien wegen der Sensibilität der verwalteten Daten.

JUVANDIA holt Informationen aus dem Netzwerk über d.velop ein

Jürgen Hase hörte sich noch einmal in seinem großen Netzwerk um und bekam auch dort nur positive Resonanz auf d.velop als Anbieter. Unter den Informationsquellen befanden sich auch andere soziale Träger, u.a. Referenzkunden der d.velop und mit einer ganz ähnlichen IT-Architektur ausgestattet. „Es gibt ja auch sowas wie eine Community innerhalb der Diakonien, die miteinander redet und sich über Erfahrungen austauscht“, so Hase weiter. Diese Referenzen waren ein entscheidender Punkt, der im Juni 2024 zum Entschluss geführt hat, das Projekt gemeinsam zu starten.

Feste Projektstruktur und Ansprechpartner bei d.velop

Die Zusammenarbeit mit d.velop beschreibt Jürgen Hase als „sehr professionell und angenehm, auch auf vertrieblicher Ebene, wenn man sich die ersten Gespräche anschaut. Die Möglichkeiten und wie sie uns dargestellt wurden, all das hat mir gut gefallen.“ Er ergänzt: „Es wurde schnell reagiert und wir haben sehr schnell die Angebote bekommen. Mit dem Projektstart gab es eine konkrete Projektstruktur, an der man gemerkt hat, dass die d.velop sowas nicht zum ersten Mal macht.“ Was er ebenfalls schätzt, sind die immer gleichen „Single Points of Contact“, sowohl im Vertrieb als auch im Projekt selbst. „Es ist sehr angenehm, dass man keine ständig wechselnden Ansprechpartner hat und immer wieder von vorne anfangen muss.“

Nach drei Monaten Projektdauer: technische Basis steht bereits

Und wo steht das gemeinsame Projekt gerade? „Aus technischer Sicht haben wir gerade alles vorbereitet – jetzt implementieren die das und der spannende Teil kommt glaube ich, wenn die Implementierung der Prozesse ansteht“, beschreibt Jürgen Hase den Status Quo. In Summe laute sein Urteil bisher, dass es sehr schnell und professionell zugehe – mit einer gewissen Lockerheit, aber dennoch sehr sachorientiert.

JUVANDIA-Vorarbeit: Was ist unser großer 5-Jahres-Plan?

Bis es so weit kommen konnte, war allerdings einiges an Arbeit im Vorfeld notwendig gewesen: „Bevor man sich für den richtigen Digitalisierungspartner entscheidet, muss man sich darüber im Klaren sein, wohin die große Reise eigentlich gehen soll“, berichtet Hase aus eigener Erfahrung. Das impliziert auch konkrete Fragestellungen, über die man sich intensiv Gedanken machen sollte, wie etwa: Was ist unser großer 5-Jahres-Plan? Oder: Können wir alle Daten und Dokumente, die wir on-premises halten, auch tatsächlich in die Cloud migrieren? „Das Ganze ist eine Partnerschaft, die sicherlich für einen längeren Zeitraum angedacht ist.“ Da sei natürlich auch eine Menge Vorarbeit zu leisten, sagt Hase, der den spannendsten Teil der Arbeit aber noch kommen sieht, wenn es an die Implementierung der Prozesse wie den Eingangsrechnungsprozess geht.

Analoge Prozesse kommen vor der Digitalisierung auf den Prüfstand

Dabei gilt es, Prozesse nicht einfach nur digital nachzubauen. „Im analogen Umfeld durchläuft eine Rechnung bestimmte Stationen – mit der Hauspost quer durchs Haus“, beschreibt Jürgen Hase, „denn da sind beispielsweise einige Unterschriften notwendig.“ Klar bestehe nun die Möglichkeit, exakt diesen analogen Prozess digital abzubilden, fügt er an. „Aber das ist ja Blödsinn, denn wir wollen ja besser werden.“ Wenn man jede alte analoge Schleife digitalisiere, habe man nichts davon, außer dass diese dann digital sind. „Man muss sich zusammensetzen und überlegen, welche Prozesse man optimieren kann.“ Freigabeverfahren, Ablage, Unterschriften – alles kommt auf den Prüfstand. „Vielleicht reicht es ja schon, wenn zwei anstatt fünf Personen unterschreiben müssen“, nennt Hase ein Beispiel.

Prozesse mit allen relevanten Stakeholdern sauber aufsetzen

Ebenfalls wichtig: Alle relevanten Personen und Standorte müssen in die Lösung einbezogen werden. „Wenn in Bochum jemand etwas bestellt“, schildert Jürgen Hase ein Beispiel, „aber die Rechnung in Schweicheln abgewickelt wird, muss Bochum trotzdem in das Netz eingebunden werden, denn die müssen ja bestätigen können, dass ihre Ware angekommen ist.“ Heißt: Bestätigung: Ware ist da. Rechnung: wird akzeptiert. Es seien also nicht nur 6 Leute in der Zentrale in den Prozess eingebunden, sondern eben alle, die beteiligt sind. Genauso sei es auch bei der Personalakte: „Da muss man auch ganz genau schauen, wer da alles involviert ist und in Kenntnis gesetzt werden muss, damit der Prozess sauber aufgesetzt und immer wieder nachjustiert werden kann.“

JUVANDIA: Einsparungen refinanzieren schon das Invest in Digitalisierung

Neben all diesen Vorteilen, die die Digitalisierung mit sich bringt, stellt sich aber immer auch die Frage nach dem Kosten-Nutzen-Verhältnis. Dazu hat Jürgen Hase eine klare Meinung: „In Summe holen wir die Kosten für die Digitalisierung allein durch die Prozessoptimierung schon wieder rein. Man muss es nur konsequent machen.“ Hinzu komme das Argument der Nachhaltigkeit. „Man hat zwar einen Upfront-Invest und anfangs Mehrarbeit, aber das muss ich sowieso machen. Die Vorteile aber bleiben erhalten.“ Er vergleicht das mit einer Bugwelle, die es abzuarbeiten gelte, bevor man in ruhige Fahrwasser gelangt. „Wir werden dann besser, schneller und fehlerfreier – und die eingesparte Zeit können wir dann viel besser für andere Tätigkeiten aufwenden.“

Projekt verläuft reibungslos: jetzt sind die Prozesse dran

Seit dem Hochsommer 2024 bis jetzt, Mitte Oktober 2024, ist das Projekt absolut reibungslos verlaufen. Jürgen Hase ist sich aber sicher, dass noch Herausforderungen warten. „Vielleicht beim Ausrollen in der Fläche“, prognostiziert er, vertraut aber zugleich auf die Schulungen, die d.velop anbietet, damit JUVANDIA das benötigte Wissen in Eigenregie intern weitervermitteln kann, wenn es so weit ist. Jetzt aber ist zunächst einmal die technische Infrastruktur fertig. „Wenn d.velop seinen Teil nun sukzessive darüberstülpt“, erklärt Hase metaphorisch, „ist das Auto erst mal gebaut. Es fährt aber noch nicht.“ Danach folgen die nächsten Prozessschritte, die der Digitalisierung und damit dem großen Ziel von der papierfreien Verwaltung mehr und mehr Leben einhauchen werden.