Referenzstory JLU Group

JLU Group führt Dokumentenmanagement als zentrale Plattform ein.

• Überführung aufbewahrungspflichtiger Dokumente in das neue digitale Dokumentenarchiv
• Digitale Akten durch Anbindung an das ERP-System
• Schnelles Aufrufen relevanter Informationen

JLU Group

JLU Group hat Ihre Wurzeln im hessischen Haiger und beschäftigt mehr als 1.200 Mitarbeiter. Mit sechs Unternehmen und 18 Tochtergesellschaften bedient die JLU Group eine Vielzahl an Branchen und ist mit einem breiten Produkt- und Dienstleistungssortiment global aufgestellt. Zum Angebot gehören u.a. technische Lösungen in den Bereichen Kücheneinbautechnik, professionelle Steigtechnik und Abfalltechnik bis hin zur Herstellung von Regal-, Hebe- und Transportsystemen.

Projektinhalte und Ziele der JLU Group

Im Rahmen der Einführung eines neuen ERP-Systems wurde auch der gegenwärtige Einsatz des digitalen Archivs für aufbewahrungspflichtige Dokumente auf den Prüfstein gelegt. Nach eingehender Untersuchung der eigenen Anforderungen an eine globale Informationsplattform konnte das gegenwärtige Archiv den Anforderungen nicht mehr Stand halten. Nach einem intensiven Auswahlverfahren fiel die Entscheidung dann auf das Dokumentenmanagement-System der d.velop AG.

Im ersten Schritt wurde das gegenwärtige Altarchiv abgelöst und die aufbewahrungspflichtigen Dokumente wurden in das neue digitale Dokumentenarchiv überführt. Mit der Anbindung an das ERP-System wurden zudem digitale Akten eingeführt und in der Unternehmensgruppe zur Verfügung gestellt. Damit wird das schnelle Aufrufen relevanter Informationen für alle Mitarbeiter erheblich erleichtert. Als weiterer Teilschritt der Gesamtlösung wird der Prozess der Rechnungsverarbeitung digitalisiert und optimiert. Eingangsrechnungen werden zentral erfasst und automatisch validiert, im Anschluss zur Freigabe und Prüfung, sowie zur Verbuchung an das ERP-System übertragen. Die Rechnungsverarbeitung wird transparenter und mögliche Skontoverluste werden reduziert. Ebenso werden ebenfalls die technischen Maßnahmen geschaffen um aufbewahrungspflichtige E-Mails zu archivieren. Für die langfristige Aufbewahrung aller Dokumente sorgt die eigene Speicherkomponente über den Hersteller NetApp.

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