Wegweisende IHK-Entscheidung: on-premises oder Cloud?

Seit 2013 verfolgt die Industrie- und Handelskammer (IHK) zu Lübeck eine weitreichende Digitalisierungsstrategie mit der d.velop als Partner. Vor einigen Jahren stand sie vor einer wegweisenden Entscheidung: Sollte sie die bestehende on-premises-Systemumgebung beibehalten oder etwas Neues wagen und auf eine zukunftsweisende Cloud-Strategie setzen? Eines der Kernprobleme der IHK bestand in den Grenzen des eigenen Hardware-Storage-Systems, das sie lange Zeit im Einsatz hatte. Die Herausforderung: Der Umstieg auf eine skalierbare Cloud-Lösung – ohne Platzprobleme, dafür effizienter, sicherer und flexibler. Die IHK zu Lübeck entschied sich für einen umfassenden Umstieg auf die Cloud. Und der verlief so:

IHK Lübeck ist als Landesbehörde an Regulatorien gebunden

Die IHK zu Lübeck, 1853 gegründet, betreut mit 130 Beschäftigten in drei Geschäftsstellen rund 70.000 Mitgliedsunternehmen. Damit ist sie in Bezug auf ihre Größe ein typisches mittelständisches Unternehmen. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts allerdings – die IHK ist eine nachgelagerte Landesbehörde – muss sie sich an gewisse Regulatorien halten. „Es gibt Gerüchte, dass die IHK in Bezug auf Digitalisierung seit ihrer Etablierung nur wenig Fortschritte gemacht hat“, erläutert Christian Peters, CIO der IHK zu Lübeck, scherzhaft. Als Fachinformatiker und IT-Forensiker ist er zudem für das Change Management, für New Work und die Unternehmensentwicklung bei der IHK zuständig. Tatsächlich aber ist gerade die IHK zu Lübeck ein Vorreiter bei der Digitalisierung der Kammern. „Wir haben hier eine ganze Welle an Veränderungen erlebt“, blickt Christian Peters in die jüngste Vergangenheit.

Seit 2017 Mobile-First-Strategie

Seit 2017, also schon sehr früh, fahren wir eine Mobile-First-Strategie“, betont Peters und beschreibt die Anfänge. „Wir haben damals damit begonnen, die kleinen Anwendungen komplett in die Cloud zu schieben.“ Durch Corona hätten sich in der Folgezeit in der IT viele Prozesse beschleunigt. „Vieles mussten wir sehr schnell umsetzen“, blickt der CIO zurück und nennt ein Beispiel: „Das sind Dinge wie das Homeoffice, die früher in Deutschland völlig verpönt waren.“

• 3 Standorte verfolgen seit 2017 eine Mobile-First-Strategie und seit 2024 die Cloud-Strategie.
• 130 Beschäftigte tauschen Informationen dank der Cloud-Lösung effizient und sicher miteinander.
• 70000 Mitglieder profitieren von den umfangreichen Sicherheitsstandards in der Cloud.

IHK zu Lübeck als Homeoffice-Vorreiter

„Weil wir schon früh auf diese Technologie umgestiegen waren, hatten wir das Homeoffice innerhalb eines Nachmittags realisiert, sodass wir alle Leute nach Hause schicken konnten“, erinnert sich Christian Peters und führt aus: „Das war bei Behörden nicht üblich. Dort konnten viele Mitarbeiter nur teilweise im Homeoffice arbeiten, also E-Mails abrufen und ein paar Word-Dokumente schreiben.“ Bei der IHK zu Lübeck hingegen habe man mit allen Features arbeiten können, die auch am Arbeitsplatz vorhanden waren. „Seit Anfang 2024“, führt er aus, „haben wir es vollständig geschafft: Wir haben nur noch zwei Maschinen in unserem Serverraum stehen“ – dies habe sicherheitsrelevante Ursachen. „Ansonsten sind wir komplett in der Cloud. Das ist bei Behörden kein Standard.“

Digitalisierung und Bürgerbeteiligung miteinander verschmelzen

Doch woher kam das Umdenken hin zu einer Cloud-Strategie? „Aus meiner persönlichen Sicht war das eine Reaktion auf die Notwendigkeit, agiler und reaktionsfähiger in einem sich schnell verändernden technologischen Umfeld zu sein“, erklärt Christian Peters. „Die Möglichkeit, Ressourcen schnell skalieren zu können, ohne in physische Infrastruktur investieren zu müssen, sowie die verbesserte Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg waren entscheidende Faktoren.“ Zudem ermöglichte die Cloud-Strategie eine effizientere Nutzung der IT-Ressourcen und eine Reduzierung der Betriebskosten. „Die Sicherheit unserer Daten und Systeme war ebenfalls ein wichtiger Aspekt, da Cloud-Anbieter häufig umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen bieten, die wir intern möglicherweise nicht hätten umsetzen können.“

Mit Multi-Faktor-Authentifizierung überall arbeiten

Das Ziel sei von Anfang an New Work gewesen – mobiles Arbeiten. „Jeder Mitarbeiter soll überall arbeiten können“, konkretisiert Christian Peters. „Das heißt, dass jeder sein eigenes mobiles Gerät mit allen Applikationen hat. Überall auf der Welt kann er damit mit sämtlichen Features arbeiten.“ Die Angestellten der Industrie- und Handelskammer erhalten Zugang zu ihren Computern gesichert durch eine Multi-Faktor-Authentifizierung. Dies stellt die wichtigste Voraussetzung dar. „Sobald das erledigt ist, ist es ihnen möglich, von jedem Ort aus zu arbeiten.“

Eine letzte Applikation verblieb on-premises

„Am Ende blieb es bei einer letzten großen Applikation, die noch on-premises betrieben wurde. „Das hat mir nicht gefallen“, gesteht Christian Peters. „Denn wenn wir schon alles in die Cloud schieben, dann doch gern auch das.“ Die IHK zu Lübeck hätte es sich nun ganz einfach machen und alles von on-premises in die Cloud umziehen können. „Das aber wäre zu teuer gewesen. Also haben wir uns überlegt, wie man das vielleicht besser machen kann.“

Microsoft Teams als zentrale Plattform

„Wir haben bei uns Teams als zentrale Plattform installiert“, erklärt Peters, „und alle Applikationen in Teams integriert.“ Und warum Teams? „Weil Teams sowieso bei jedem offen ist“, führt er aus. „Alle Mitarbeitenden nutzen es als zentrale Kommunikationsplattform für Chat und Telefonie.“ Es sei das erste Portal, das jeder am Morgen aufmache. „Jeder von uns kennt das.“ Natürlich könne man auch mehrere Portallösungen haben und damit wachsen. „Es wird immer dann zur Herausforderung, wenn jemand Neues ins Unternehmen kommt, dem man zeigen muss, was sich wo befindet“, schränkt Christian Peters ein. „Dann kommt schnell die Frage: ‚Warum finde ich nicht alles an einem Ort?“ Deswegen habe man bei der IHK gesagt: „Wir möchten Teams als zentrale Plattform nutzen und dort alles integrieren.“

IHK zu Lübeck: Anpassungen in Teams mit d.velop vorgenommen

„Aus diesem Grund brauchten wir von d.velop ein paar Anpassungen“, sagt Peters. „Deshalb sind wir in vielen Punkten Pilot.“ Zum Beispiel, wenn es um Benachrichtigungen in Teams geht. „Wenn Aufgaben zu erledigen sind, gibt es keine E-Mails, weil interne E-Mails bei uns verpönt sind“, führt der CIO aus. „Wir bekommen von außen schon genug E-Mails. Ich möchte einen zentralen Ort in Teams haben und nicht tagsüber noch drei E-Mails bekommen, weil ich drei Rechnungen freizugeben habe. Das möchte ich nur als Notifikation in Teams bekommen.“ Man gehe diesbezüglich gerade die letzten Schritte mit d.velop, um das vollumfänglich zu verwirklichen.

DMS in Teams integriert

„Wir haben auch das Dokumentenmanagement-System d.velop documents in Teams integriert“, erklärt Christian Peters. „Der User kann also von Teams aus gleich ins DMS springen und muss nicht die Oberfläche wechseln. Das ist genau das, was der User möchte – möglichst alle Applikationen von einem Ort aus erreichen.“ Gerade für neue Mitarbeitende sei es wichtig, das Springen aus einer Anwendung überall hinzuermöglichen, statt diverse Applikationen öffnen zu müssen. „Im Kern geht es darum, seine Aufgaben nicht in Outlook, in Teams oder im ERP suchen zu müssen“, weiß Peters. „Ich möchte morgens keine zehn Programme absuchen müssen. Daher haben wir alles in Teams integriert.“

Flexibilität durch Software-as-a-Service in der Cloud

„Damit wir richtig arbeiten können, ist es für mich wichtig, alles vollständig in die Cloud zu schieben“, erklärt Christian Peters. „Das heißt für mich, dass ich Tools auch als Software-as-a-Service aus der Cloud beziehen kann, falls ich anders skalieren muss.“ So könne es auch nicht passieren, dass Datenbanken volllaufen. „All diese Dinge möchte ich gern punktuell abgeben, weil unser Partner d.velop das in seinem Bereich viel besser kann. Meine Aufgabe ist es, die Anwendungen und Projekte mit Leben zu füllen und das so smart wie möglich.“

Cloud sorgt für Effizienzsteigerung und Kostensenkung

„Allgemein sehe ich die Cloud-Nutzung als Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung, da sie eine flexible Anpassung der IT-Ressourcen ermöglicht“, begründet Peters den Umstieg auf die Cloud-Strategie anhand zentraler Vorteile. „Sie fördert zudem die Zusammenarbeit zwischen Behörden und Kunden durch einfaches Teilen von Daten und Diensten, was die Verwaltungsarbeit effizienter macht.“ Die Cloud biete außerdem erweiterte Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten und gegen Cyberangriffe. „Diese Vorteile sind entscheidend für unsere digitale Transformation und die Erfüllung unserer Ziele“, so der CIO weiter.

IHK zu Lübeck schützt Daten sowie die Integrität der Daten und Systeme

Und wie hat sich die Cloud-Strategie auf die Effizienz bei der IHK zu Lübeck ausgewirkt? „In mehreren Bereichen haben wir uns deutlich verbessert“, verrät Christian Peters. Ein Beispiel ist die bereits genannte Homeoffice-Umstellung während der Pandemie. „Das war besonders wichtig, um die Kontinuität der Dienstleistungen und die Unterstützung für die Unternehmen in der Region zu gewährleisten“, resümiert er. Ein weiteres Beispiel ist die sichere und effektive Arbeit während eines Cyberangriffs. „Die Cloud-Lösungen bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen, die es der IHK zu Lübeck ermöglichen, ihre Daten zu schützen, schnell auf Bedrohungen zu reagieren und die Integrität ihrer Daten und Systeme zu wahren.“ Das wirke sich auch positiv auf den Erhalt des Vertrauens der Mitglieder und Partner aus.

Zusammenarbeit und Informationsfluss zwischen Mitarbeitenden besser

Zusätzlich zu diesen Beispielen hat die Cloud-Lösung auch die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitenden verbessert. „Das hat zu einer insgesamt gesteigerten Effizienz der Organisation beigetragen“, lobt der CIO. „Die Fähigkeit, auf Ressourcen und Anwendungen von überall und jederzeit zugreifen zu können, hat die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit der IHK zu Lübeck erhöht.“

Skalierbarer Speicher je nach Bedarf

Hinzu kommt die Skalierbarkeit: „Ich habe keine Schwierigkeiten mehr, meine Lösung zu erweitern, wenn ich einen höheren Speicherbedarf habe“, merkt Christian Peters an. Eine Hardware-Lösung habe eben nur eine gewisse Kapazität. „Wenn diese beispielsweise zwei Terabyte beträgt und ich komme darüber, muss ich mir für die Hardware-Lösung wieder einen Zwei-Terabyte-Block kaufen. Und wenn ich nur 2,5 Terabyte Daten habe, stehen 1,5 Terabyte einfach nur herum.“ Da sei die Cloud-Lösung doch viel charmanter. Zudem sei der Austausch der Hardware ein Kostenfaktor. „Es kommt der Zeitpunkt, ab dem eine Lösung nicht mehr unterstützt wird. Dann muss man investieren“, sagt Christian Peters.

IHK Lübeck nutzt bereits breite d.velop-Produktpalette

Inzwischen nutzt die IHK zu Lübeck ein breites Spektrum an Lösungen aus dem Hause d.velop. Dazu gehören das DMS d.velop documents (inkl. Outlook-Integration) als Hybrid-System, also teils on-Prem und in der Cloud, die IHK Suite (Aktenstruktur für Kammern), die Sachakte/Aktenplan, e-Akten wie die Personalakte, die Eingangsrechnungsverarbeitung (mit d.velop smart invoice), die digitale Unterschrift mit d.velop sign (Cloud-Betrieb), das Vertragsmanagement, die E-Mail-Archivierung und die Aufgabenintegration in MS Teams. Vor allem das breite Lösungsportfolio der d.velop sowie die Zusammenarbeit und die Beziehung zu den Ansprechpartnerinnen und -Partner sprechen für für d.velop als Anbieter.