Referenzstory Grenke

Die Grenke AG migrierte ihr bestehendes DMS System zu einer Lösung auf Basis von d.velop documents

• Rund 125 Millionen Dokumente vom alten ins neue DMS
• Die Migration führte zu optimierten Dokumenten-Workflows
• 2000 Anwender: innen in 33 Ländern

Grenke AG migriert Dokumentenmanagementsystem: Erfolgreicher Wechsel zu d.velop documents 

Um ihre internationalen Leasing- und Factoring-Geschäfte zu optimieren, hat die Grenke AG ihr veraltetes Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf eine neue Lösung von d.velop umgestellt. Der Weg dorthin war mit zahlreichen Herausforderungen gespickt – von der Migration riesiger Dokumentenmengen bis hin zu technischen und organisatorischen Anpassungen an ein neues System. Dank der engen Zusammenarbeit und des managed services von d.velop gelang es Grenke jedoch, diesen umfassenden Wechsel erfolgreich zu gestalten.

Über Grenke

Die Grenke AG bietet Unternehmen weltweit maßgenschneiderte Finanzierungen im Bereich Leasing und Factoring an. Ihre Dienstleistungen richten sich insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und umfassen das Leasing von IT-Geräten, Büroausstattungen und spezifischen Ausstattungen für Branchen wie Gastronomie und Gesundheitswesen. Die Grenke AG ist in 33 Ländern aktiv, wobei Europa mit Italien, Frankreich und Deutschland zu den Hauptmärkten zählt.

Für die Grenke AG ist das Thema Dokumentenhandling besonders wichtig, da die Dokumente durch den gesamten Leasing-Workflow laufen – vom ersten Antrag über die Vertragsphase bis zur Archivierung und möglichen Wiederverwendung. Da das Unternehmen an der Börse notiert ist, sind besonders für den Jahresabschluss hohe Dokumentenvolumina sowie kurze Verarbeitungszeiten gefragt. In diesem Zusammenhang ist ein leistungsfähiges, integriertes DMS von entscheidender Bedeutung.

Der Startschuss: Migration des bestehenden DMS zu d.velop documents

Die Ausgangslage für Grenke war alles andere als ideal: Das vorherige DMS, Saperion, war über ein Jahrzehnt hinweg gewachsen, allerdings ohne systematische Dokumentation der Funktionen und Arbeitsprozesse. Patric Flick, Projektleiter bei Grenke, beschreibt das alte System als eine Art „Dokumentenwüste“, was den Umstellungsprozess zusätzlich erschwerte. „Das System hat sich über 10 bis 15 Jahre evolutionär weiterentwickelt und die Dokumentation wurde entweder nur teilweise oder gar nicht nachgezogen“, erklärt Flick. Die Hauptaufgabe bestand daher zunächst darin, die Funktionen des alten Systems genau zu verstehen und zu analysieren, um sie in das neue System sinnvoll zu übertragen.

Eine besondere Herausforderung stellte die schiere Menge an Dokumenten dar: Insgesamt 125 Millionen Dokumente sollten vom alten System in das d.velop documents System migriert werden. Der Migrationsprozess war nicht nur technisch anspruchsvoll, sondern erforderte auch eine präzise Planung, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Positive Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse durch d.velop documents

Die Entscheidung für d.velop documents sollte sich für die Grenke AG als äußerst wertvoll erweisen. Das neue System ermöglichte eine verbesserte Integration der Dokumentenverwaltung in die bestehende Leasing- und Factoring-Prozesse, wodurch Prozesse effizienter gestaltet und transparent nachvollzogen werden konnten. „D.velop documents hat in nahezu allen Geschäftsbereichen eine Verbesserung der Dokumentenhandhabung ermöglicht“, betont Christian Popp, Vice President Digital, der Grenke AG.

Ein besonderer Schwerpunkt lag auf dem Antragsprozess: Hier werden Dokumente archiviert und oft wiederverwendet. Als börsennotiertes Unternehmen hat Grenke zudem spezifische Anforderungen an das Dokumentenhandling, insbesondere bei den Quartalsabschlüssen und im Jahresabschluss, bei denen große Mengen an Dokumenten verarbeitet und konsolidiert werden müssen. „Unsere Dokumentenvolumina sind enorm, und mit d.velop documents können wir diese besser managen und den Überblick behalten,“ ergänzt Christian Popp.

D.velop documents hat in nahezu allen Geschäftsbereichen eine Verbesserung der Dokumentenhandhabung ermöglicht .“

Christian Popp,
Vice President, der Grenke AG

Komplexe Herausforderungen im Projektverlauf

Während des Projekts zeigten sich mehrere Herausforderungen, die kreative Lösungsansätze erforderten. Als Christian Popp 2019 zur Grenke AG kam, war das Thema Ablösung des alten DMS bereits auf der Tagesordnung, jedoch primär aus einer technischen Perspektive. „Unser Ziel war es, den Blick zu erweitern und auch die betriebswirtschaftlichen Prozesse zu verbessern. Die Migration war nicht nur technisch anspruchsvoll, sondern verlangte auch eine konsolidierte Prozessstruktur“, erklärt Christian Popp.

Dabei waren drei Dimensionen besonders herausfordernd: Erstens, die Migration einer „Hardcore-Legacy“-Anwendung ohne umfassende Dokumentation. Zweitens, die Übertragung von Millionen Dokumenten in ein neues System. Drittens, die Integration und Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse in 33 Ländern. Die spezifischen Anforderungen und Workflows mussten für jedes Land berücksichtigt und in das neue System übertragen werden.

Patric Flick ergänzt: „Das alte DMS war eine lokal installierte Anwendung, während d.velop documents als Web-Anwendung funktioniert. Für die Benutzer war dies ein enormer Umstellungsprozess.“ Die Tatsache, dass das System von rund 2.000 Anwendern in 33 Ländern genutzt wird und die internen Workflows kaum dokumentiert waren, bedeutete erheblichen Aufwand, um die Abläufe zu konsolidieren und den neuen Workflow für die Eingangsrechnungsverarbeitung umzusetzen.

Erfolgreicher Start und herausfordernder Übergang

Der Rollout des neuen Systems erfolgte in zwei Phasen. Der erste Abschnitt – die Eingangsrechnungsverarbeitung im Non-Leasing-Bereich – verlief reibungslos. Der Workflow von d.velop documents funktionierte hier einwandfrei und ohne nennenswerte Komplikationen. Ein Dreivierteljahr später folgte die Umstellung der Leasing- und Factoring-Prozesse, die sich als komplexer und ressourcenintensiver erwiesen. In dieser Phase traten einige Performance-Probleme auf. Von August bis zum Jahresabschluss befand sich das Projekt in einem permanenten Anpassungs- und Optimierungszyklus.

Die Unterstützung durch d.velop managed services

In dieser entscheidenden Phase traten die d.velop managed services als Rettungsanker in den Vordergrund. Im Vorfeld musste Grenke jedes technische Problem über ein Ticket einreichen, was aufgrund wechselnder Ansprechpartner häufig langwierig war. Mit der Einführung der managed services von d.velop änderte sich dies jedoch grundlegend. „Wir hatten nun einen festen Ansprechpartner, der sich um alle technischen Anfragen kümmerte und auch die internen d.velop-Ressourcen koordinierte,“ berichtet Patric Flick. „Dadurch konnten wir deutlich effizienter arbeiten und schneller auf Herausforderungen reagieren.“

Auch Christian Popp betont die Vorteile des d.velop managed services: „Wir hatten in der Vergangenheit gemischte Erfahrungen mit managed services, doch d.velop hat uns durch den 24/7-Support und das erfahrene Team überzeugt.“ Dieser Support war besonders in stressigen Phasen wie dem Jahresabschluss von unschätzbarem Wert.

Der Jahresabschluss als Bewährungsprobe für das System

Als börsennotiertes Unternehmen hat Grenke sehr hohe Anforderungen an den Jahresabschluss. Innerhalb weniger Wochen müssen die Einzelabschlüsse aller 33 Landesgesellschaften konsolidiert werden – ein Prozess, der eine immense Datenmenge und schnelle Reaktionszeiten erfordert. Dank der intensiven Zusammenarbeit mit d.velop und dem d.velop managed services konnte der Jahresabschluss rechtzeitig und ohne technische Störungen abgeschlossen werden. „Den Jahresabschluss pünktlich zu schaffen, war eine reife Leistung – das wäre ohne die Unterstützung von d.velop nicht möglich gewesen,“ hebt Christian Popp hervor.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Die intensive Partnerschaft zwischen Grenke und d.velop erwies sich als zentraler Erfolgsfaktor für das Projekt. Patric Flick betont die lösungsorientierte Zusammenarbeit und die Zuverlässigkeit des d.velop-Teams: „In solch einer kritischen Situation habe ich selten eine derart partnerschaftliche Zusammenarbeit erlebt. Unser Ansprechpartner hat uns immer unterstützt, Lösungen zu finden und das System zum richtigen Zeitpunkt einsatzbereit zu machen.“ Christian Popp hebt hervor, dass der hohe Druck auf beiden Seiten nicht auf die Arbeitsebene übertragen wurde, sodass die Mitarbeiter in Ruhe an den Lösungen arbeiten konnten. „Es ist nicht selbstverständlich, dass in einer Krisensituation solch ein partnerschaftlicher Umgang herrscht,“ fügt er hinzu.

Eine gemeinsame Zukunft voller Potenzial

Die Migration des DMS war für Grenke ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Prozessoptimierung. Der erfolgreiche Abschluss des Projekts hat gezeigt, wie wichtig eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ist – besonders in Phasen der Transformation. „Unsere Ziele sind ambitioniert,“ sagt Patric Flick. „Wir streben an, unseren Gewinn in den nächsten zwei Jahren zu verdoppeln. Damit wird auch das Dokumentenvolumen weiter steigen. Wir sind zuversichtlich, dass d.velop uns bei diesen Herausforderungen zur Seite stehen wird.“

Für die Zukunft ist geplant, das D3-System weiter in die Grenke-Infrastruktur zu integrieren und über die bestehenden Schnittstellen hinaus mit zusätzlichen Anwendungen zu verknüpfen. „Die Zusammenarbeit der letzten zweieinhalb Jahre war außergewöhnlich und wir freuen uns darauf, mit d.velop weitere Projekte anzugehen und gemeinsam erfolgreich zu sein,“ fasst Patric abschließend zusammen.