Referenzstory Gemeinde Ascheberg

Die Gemeinde Ascheberg setzt mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) der d.velop die Digitalisierung in allen Fachbereichen der Verwaltung um:

• Steuerakten
• Personalakten
• Vertragsakten

Effiziente Prozesssteuerung durch Einführung eines digitalen Aktenplans

Dokumentenmanagement-System ermöglicht Digitalisierung in allen Fachbereichen

Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung ist derzeit in den meisten Kommunen ein Topthema. Grund: Seit April 2020 sind öffentliche Auftraggeber gem. EU-Richtlinie 2014/55/EU mittlerweile dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im XML-Format empfangen und bearbeiten zu können. Auch die Gemeinde Ascheberg verarbeitet ihre Rechnungen seit längerem mit einer Softwarelösung, die die citeq, IT-Dienstleister der Stadt Münster, ihr zur Verfügung stellt.

„Dokumentenmanagement ist aber ein allumfassendes Thema“, erklärt Sebastian Döring, Leiter der Fachgruppe Verwaltung, Personal u. Digitalisierung in Ascheberg, „deswegen haben wir 2021 eine funktional breitere Lösung eingeführt, die zum einen Rechnungsbearbeitung beherrscht, mit der wir aber zugleich die vielfältigen Digitalisierungsanforderungen unserer einzelnen Fachbereiche abdecken können.“ Von der Nachbar-Kommune Senden lag das Angebot für eine Lösung mithilfe von d.velop documents vor – analog dazu beauftragte die Gemeinde dann im März 2021 das DMS des Softwareanbieters d.velop und konnte bereits im August desselben Jahres in den produktiven Einsatz starten.

Vorgänge legen sich automatisch zu einer eAkte an

Erstes, zentrales Vorhaben war die Einführung eines elektronischen produktorientierten Aktenplans, wie er in Nordrhein-Westfalen von der KGST empfohlen ist. Die Gemeinde begann in der Fachgruppe Verwaltung, Personal u. Digitalisierung sowie in der Finanzabteilung. Sebastian Döring: „Der digitale Aktenplan auf Basis von d.velop documents ermöglicht es uns, Dokumente elektronisch in klaren Strukturen abzuspeichern. Damit lassen sich Schriftstücke einfach recherchieren, bearbeiten und an Beschäftigte gezielt verteilen.“

Mittels Vorgangsbearbeitung im digitalen Aktenplan des DMS lässt sich bei Anlegen einer Sachakte vorab konfigurieren, welche Vorgänge dabei automatisch angelegt werden. Beim Fuhrpark-Management etwa erzeugt das System, sobald man ein neues Fahrzeug anlegt, die dazugehörigen Vorgänge „Fahrzeugpapiere“, „Versicherung“, „TÜV-Berichte“ usw. Eingescannte Dokumente können dann sogleich in diesen Vorgängen abgelegt werden.

Zunächst werden die eAkten mit dem aktuellen Posteingang gefüllt, der nach Eintreffen digitalisiert und entsprechend abgelegt wird. Anschließend sollen auch bestehende Papierakten gescannt und in die eAkte überführt werden. Denn elektronische Akten sind die Basis für digitales Arbeiten, weswegen die Gemeinde Ascheberg nach und nach alle notwendigen Schriftstücke in digitale Form überführt. „Wir gehen hier Schritt für Schritt vor, damit der digitale Spirit am Leben bleibt und nicht alles gleich im Chaos endet“, erklärt Thomas Frye aus dem Digitalisierungsteam. „Langfristiges Ziel ist es, dass Dokumente gar nicht erst in Papierform bei den Fachgruppen ankommen.“

eAkte als Startpunkt für anschließende Prozesse

Derart mit digitalen Dokumenten gefüllt, werden die eAkten zum Startpunkt einer Prozesskette. Das bedeutet: Mit Vorgängen sowie Dokumenten lassen sich Aufgaben verknüpfen und diese bestimmten Personen zuordnen, zum Beispiel Wiedervorlagen bei TÜV-Berichten. So entstehen regelrechte Workflows, weshalb Thomas Frye beim Aktenplan auch vom „Prozessportal“ spricht. Der Start des DMS-Projektes verlief vielversprechend, zeigte aber auch den einen oder anderen Anpassungsbedarf. Denn ob die Umstellung auf eine papierarme Verwaltung gelingt, ist nicht in erster Linie von der Technik abhängig, sondern davon, dass man die Beschäftigten mitnimmt und für das Thema begeistert, diese Erfahrung hat das Digitalisierungsteam der Gemeindeverwaltung gemacht.

Keine Parallelwelt aus Papier- und digitalen Dokumenten mehr

Manche Beschäftigte mussten sich deshalb an die elektronische Aktenführung erst einmal gewöhnen, hatten sie doch zum Teil seit Jahrzehnten mit einem analogen Aktenplan gearbeitet. Dieser hatte in der letzten Zeit jedoch immer mehr an Allgemeingültigkeit eingebüßt; viele Fachgruppen hatten sich parallel ihre eigene Struktur aufgebaut. Dadurch, dass sich der neue Aktenplan an den Haushaltsplan (Neues Kommunales Finanzmanagement) anlehnt, in dem die Gemeinde bereits mit Produkten (d.h. Verwaltungsleistungen) arbeitet, ist nun auch eine Vergleichbarkeit mit den Finanzzahlen möglich. Die Parallelwelten (und damit fehlende Synchronisation) von bereits digitalen Vorgängen und analoger Ablage sind Vergangenheit. Vor allem ist mit digitalen Akten nun auch eine Bearbeitung dieser im Home-Office möglich.

Digitalisierung der Steuer-, Personal- und Vertragsakten

2022 steht für die Gemeinde im Zeichen des Aufbaus einer digitalen Steuer- sowie der Personalakte. „Zurzeit haben wir noch sehr viele Steuerunterlagen in Papier, die wir nun nach und nach einscannen“, erzählt Sebastian Döring. Gemeinsam mit den Bescheiden aus Infoma sind dann alle Unterlagen zu einem Steuerpflichtigen in dessen elektronischer Steuerakte digital gebündelt.

Die DMS-Lösung wird auf den Servern der Gemeinde Ascheberg unabhängig betrieben. Im Informationstechnologie-Netzwerk der citeq wird u. a. das Finanzverfahren Infoma newsystem gehostet, welches im nächsten Schritt an d.velop documents zur automatischen Übernahme der Steuerbescheide angebunden wird. Die Übernahme des Datenbestandes der Rechnungseingangsbearbeitung und die Anbindung von Infoma ist für Ende 2023 geplant. Neben Infoma wird auch die Personalsoftware SAP HCM bei der citeq betrieben, die dann im nächsten Teilprojekt auch mit dem d.velop documents der Gemeinde verbunden wird.

Mit benachbarten Kommunen wie Dülmen, Senden, Coesfeld, Lüdinghausen oder Havixbeck pflegt Ascheberg einen regelmäßigen Austausch zum Thema DMS. Einige von ihnen haben den Rechnungseingang mit Anbindung an die Softwarelösungen der d.velop bereits realisiert; hier können sich Sebastian Döring und Thomas Frye folglich Anregungen holen, wenn sie von der bisherigen Lösung auf ihr neues DMS migrieren. Umgekehrt profitieren Nachbargemeinden von den Erfahrungen, die die Ascheberger bereits mit dem Aktenplan gesammelt haben. So treiben derzeit zahlreiche Kommunen im Münsterland die Digitalisierung voran, viele davon mit der Technologie von d.velop als Basis.