Referenzstory Gartenbau-Versicherung

Gartenbau-Versicherung: 20-prozentige Zeitersparnis mit d.velop documents.

• 80 % der Mitarbeitenden nutzen d.velop documents
• Vertraut seit 12 Jahren auf die Software-Produkte der d.velop

Von analogen zu transparenten digitalen Prozessen: 12 Jahre Transformation mit d.velop 

Die Gartenbau-Versicherung VVaG gibt es bereits seit mehr als 175 Jahren. Sie ist ein spezialisiertes Versicherungsunternehmen, das sich auf die Absicherung von Risiken in der Gartenbau- und Landschaftspflegebranche konzentriert. Ihre Dienstleistungen werden von mehr als 14.000 Mitgliedsunternehmen in 9 Länder in Anspruch genommen, darunter Gartenbauunternehmen, Landschaftsgärtner, Baumschulen und andere Betriebe im grünen Sektor. Die Gartenbau-Versicherung bietet maßgeschneiderte Versicherungslösungen, beispielsweise für Sachschäden, Betriebsausfälle, Haftpflicht und spezifischen Risiken im Zusammenhang mit Pflanzen und Ausrüstung. Mit einer Belegschaft von rund 130 Mitarbeiter: innen betreut das Unternehmen versicherte Werte von 74 Mrd. Euro und sorgt für eine kompetente Beratung und effiziente Abwicklung der Versicherungsanliegen seiner Kunden.

Gartenbau-Versicherung muss viele Vorschriften einhalten

Seit 12 Jahren vertraut die Gartenbau-Versicherung den Software-Produkten der d.velop. „Damals haben wir das Starterpaket d3 Smart Explorer eingesetzt“, blickt Anita Fülöp, Produktadministratorin der Gartenbau-Versicherung VVaG, auf die Anfänge des digitalen Dokumentenmanagements bei der Gartenbau-Versicherung zurück. Inzwischen heißt das Produkt d.velop documents und wird immer noch eingesetzt. Warum das so ist, erklärt sie so: „Wir sind ein sehr spezielles Unternehmen und müssen in einem hohen Maß Vorschriften einhalten.“ Es sei also nicht möglich, einfach mit einem Standard-Produkt zu arbeiten.

Nicht nur digitale Transformation – sondern Vorreiter sein

„Es ist schwierig, einen Partner zu finden, mit dem wir kommunizieren können, wo die Flexibilität stimmt und unsere Bedürfnisse zu 100 Prozent abgedeckt werden“, erklärt Anita weiter. „Mit d.velop haben wir ein stabiles Unternehmen und einen sehr guten Partner gefunden – deshalb funktioniert diese enge Zusammenarbeit seit 12 Jahren sehr gut.“

Gartenbau-Versicherung nutzt Web-Client erfolgreich

Für die Gartenbau-Versicherung stellte diese digitale Transformation von analogen hin zu digitalen und automatisierten Prozessen eine große Aufgabe dar. „Wir sind damals mit dem Smart Explorer gestartet und wollten in dieser ganzen Transformation nicht einfach nur Schritt halten, sondern sofort Vorreiter sein.“ Vor 3 Jahren dann habe man den d.velop documents Web Client freigeschaltet. Mit großem Erfolg. Ein weiterer großer Schritt: „80 Prozent der Mitarbeiter: innen verwenden schon aktiv vollständig die webbasierte Anwendung“, freut sich Anita.

Es ist schwierig, einen Partner zu finden, mit dem wir kommunizieren können, wo die Flexibilität stimmt und unsere Bedürfnisse zu 100 Prozent abgedeckt werden. Mit d.velop haben wir ein stabiles Unternehmen und einen sehr guten Partner gefunden – deshalb funktioniert diese enge Zusammenarbeit seit 12 Jahren sehr gut.“

Anita Fülöp,
Produktadministratorin der Gartenbau-Versicherung VVaG

Breite Unterstützung durch d.velop in allen Prozessen

„Das bedeutet nicht, dass wir mit diesem Transformationsprojekt schon fertig sind“, schränkt Anita ein. „Wir haben noch verschiedene Herausforderungen und Aufgaben zu erledigen.“ Über die Zusammenarbeit mit der d.velop in diesem Zusammenhang sagt sie: „Wir haben ein sehr breites Kontingent bei der d.velop gebucht, mit dem wir alle Arbeitsprozesse abdecken konnten. Die Kommunikation hat gut funktioniert und wenn wir auf Herausforderungen gestoßen sind, haben wir sehr schnell Unterstützung bekommen.“

Gartenbau-Versicherung: Seit 12 Jahren denselben Ansprechpartner

Was Anita neben der Unterstützung besonders schätzt, spricht auch für die Kontinuität bei d.velop: „Ich finde es toll, dass wir nach all den Jahren noch immer mit demselben Berater arbeiten, mit dem wir bei d.velop angefangen haben“, hebt die Produktadministratorin lobend hervor und betont: „Die Projekte stocken nicht, wir müssen nicht immer wieder bei null anfangen – nur so ist eine wirklich effiziente Arbeit möglich.“

20-prozentige Zeiteinsparung bei der Gartenbau-Versicherung

Seit Beginn der Zusammenarbeit mit d.velop hat sich viel getan in puncto Prozessdigitalisierung bei der Gartenbau-Versicherung: „Wir haben damals viel per Hand gemacht, auch viel per Hand geschrieben“, erinnert sich Anita. Das sieht heute ganz anders aus: „Mit dem Dokumentenmanagement-System konnten wir die Prozesse vereinfachen, haben 20 Prozent Zeit eingespart und ich kann mit Sicherheit sagen, dass das schon eine sehr hohe Zahl ist, die wir da erreicht haben.“

Persönlicher Kontakt sehr vertrauensvoll und konstruktiv

Von der Zusammenarbeit mit d.velop ist sie ebenfalls überzeugt: „Wir konnten ja alle Herausforderungen bei uns über unser Kontingent abwickeln, und das hat reibungslos und ohne jegliche Verzögerungen funktioniert“, verrät Anita. Aber es ist nicht nur die Zuverlässigkeit der d.velop die sie schätzt, sondern auch der persönliche Kontakt. Den beschreibt sie als „sehr vertrauensvoll und konstruktiv“. Sie resümiert: „Es ist eine sehr stabile und gute Partnerschaft.“

Ziel: BaFin-konformes Dokumentenmanagement in der Cloud

Mit Blick auf die zukünftige Entwicklung bei der Gartenbau-Versicherung sagt Anita: „Die Transformation ist noch nicht vollständig beendet.“ Dazu nennt sie einige Beispiele, welche Herausforderungen noch anstehen: „Die Mitarbeiter : innen müssen geschult werden, die Infrastruktur ist noch offen, und ich würde eigentlich gern in Richtung Cloud gehen.“ Als Versicherung, sagt sie, unterliege man strengen BaFin-Regulierungen, die es einzuhalten gelte. Der Weg in die Cloud müsse daher gut durchdacht sein.

Zahlreiche Lieblingsfunktionen in d.velop documents

Ihren persönlichen Nutzen von d.velop documents beschreibt Anita so: „Bei mir ist inzwischen alles so automatisiert, dass ich gar nicht wahrnehme, was ich gerade verwende.“ Sie gehe beispielsweise nicht aktiv an eine Aufgabe heran und sage sich ,ich mache jetzt eine Ablage´, sondern erledige das routiniert tagsüber, ohne das konkret zu bemerken. Ihre Lieblingsfunktion ist „beobachtete Elemente“. Sie erklärt dazu: „Nach meinem Urlaub brauche ich kein Meeting, sondern bin sofort im Thema und kann den Faden schnell aufnehmen.“

Kolleginnen der Gartenbau-Versicherung lieben Thumbnails-App

Auch die Funktionen „zuletzt verwendete Dokumente“ sagt ihr sehr zu: „Ich bin nicht nur Userin, sondern auch Administratorin, und meine Arbeit wird ständig unterbrochen. Wenn ich am PC sitze und die zuletzt verwendeten Dokumente sehe, bin ich ganz schnell wieder im Thema. „Nicht zuletzt mag Anita die Thumbnail-App für d.velop documents. „Ich bin ein sehr visueller Mensch und merke mir immer, wo ich was markiert habe, ob ich eine Notiz in der rechten oder linken Ecke eingefügt habe, und mit Thumbnails kann ich mir mehrere Dokumente gleichzeitig anzeigen lassen – das ist eine tolle Funktion, die nicht nur ich liebe, sondern auch meine Kolleg : innen.“

Nachvollziehbarkeit der Top-Vorteil bei d.velop documents

Ein wichtiges Schlagwort in Bezug auf d.velop documents ist für Anita der Begriff „Nachvollziehbarkeit“. „Der fasst eigentlich alles zusammen. Ein Dokument, das bereits im Dokumentenmanagement-System ist, kann verteilt werden, den Link dorthin kann ich verschicken, ich kann das Dokument elektronisch signieren – und jede Aktion ist nachvollziehbar, also transparent. Wir können die Aktivitäten und Notizen nachverfolgen und diese Nachvollziehbarkeit brauchen wir, wenn alle Mitarbeiter : innen in einem Team zusammenarbeiten.“ „Als Admin“, sagt sie schmunzelnd, „muss ich aber natürlich nicht in die Logifiles und Datenbanken, um das zu sehen, sondern habe alles auf einen Blick. „Das ist wunderschön.“