Referenzstory epcan GmbH

Buchung mit d.velop sign vollständig digital integriert. Wie die epcan GmbH mit dem Einsatz der digitalen Unterschrift enorme Arbeitszeit einspart.

• Schnelle Implementation
• Hürden abgebaut
• Einfaches Verfahren

Es besteht Handlungsbedarf

Im Bereich Digitalisierung steht Deutschland auf dem vorletzten Platz der sieben wichtigsten (G7) Industrienationen, und das bereits zum zweiten Mal in Folge. Das hat eine neue Studie des European Center for Digital Competitiveness in Berlin ergeben. „Es wird in Deutschland zwar viel über Digitalisierung geredet“, sagte Philip Meissner, Hauptautor der Studie und Professor an der ESCP Business School in Berlin dem „Handelsblatt“, „aber es passiert relativ wenig.“  

Doch hier und da gibt es kleine und mittelständische Unternehmen, die sich der deutschen Zaghaftigkeit gegenüber Digitalisierungsthemen entgegenstellen. Die epcan GmbH aus Vreden ist so ein standhafter Player.

Glasfaser und Hochsicherheitsrechenzentren

Mit der Mission, die Region zu vernetzen, gründeten die Geschäftsführer Nils Waning, Gerd Gevering und Christian Meiners 2008 die epcan GmbH. Der Leitspruch: „Wir machen das digitale Leben leichter.“ Heute bietet epcan mit drei Hochsicherheitsrechenzentren, dem umfangreichen IT-Service und Breitbandnetze (z.B. Glasfaser) in mehreren Bundesländern Dienste an, die sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden zu Eckpfeilern der Digitalisierung werden können. Rund 15.000 Privatkunden im Breitbandbereich und ca. 1000 Firmen zählen inzwischen zu den Referenzen von epcan.  

Gerade in der Digitalisierungs-Branche ist es entscheidend für Anbieter, selbst ganz vorne am Ball zu bleiben. Mit 52 Mitarbeiter:innen (Stand September 2021) gehört epcan zwar schon zu den größeren Playern, aber nicht zu den Riesen des Sektors. Allein aus Effizienzgründen gilt es, jede Arbeitsstunde zwei Mal herumzudrehen, bevor man sie in den Ausbau des Unternehmens steckt. Zum Glück muss das Rad nicht immer von Grund auf neu erfunden werden. 

„Wir sind der typische Mitbewerber von Firmen wie Telekom“, sagt Nils Waning, einer der geschäftsführenden Gesellschafter von epcan. „Nur wir sind deutlich kleiner.“ Der Vorteil von kleineren Betrieben: Sie können oft schneller und flexibler reagieren als die ganz Großen. So stellen sie sich nicht nur eher auf die Bedürfnisse ihrer Zielgruppen ein, sondern sie synchronisieren sich oft auch früher mit den wirtschaftlichen und technologischen Entwicklungen.  

Digitalisierung von Auftragsformularen per API, integriert als White Label 

Wenn schon Automatisierung, dann richtig. Durch Zufall bekommt epcan einen Kontakt zur d.velop AG – und wittert Morgenluft. Denn d.velop bietet mit d.velop sign eine digitale Unterschrift an, die nicht nur rechtssicher ist und ohne Herunterladen im Browser läuft, sondern die auch eine API anbietet, also eine Schnittstelle mit einer Verbindung in das Warenwirtschaftssystem von epcan.  

Ein erster Kontakt entsteht im Oktober 2020. Um die Automatisierung per API so reibungslos wie möglich zu gestalten, treten die Entwicklungsabteilungen auf beiden Seiten früh in Kontakt. „Das haben wir alles auf dem kurzen Dienstweg abgestimmt“, sagt Waning, „und das führte zu einer extrem schnellen Implementation. Wir hatten einige Zusatzwünsche, und so hat das Ganze nur eineinhalb Monate gedauert.“  

Der Auftrag für d.velop sign erfolgte im Januar 2021, Ende Februar stand bereits das Testsystem. Das ganze System ging Mitte März live. „Wir stellen über einen gesicherten Kanal d.velop sign die Daten zur Verfügung“, beschreibt Waning, „dann generiert d.velop sign einen digitalen Vertrag, den unser potenzieller Kunde in Echtzeit zurückbekommt. Alles ist vollständig integriert, alle Daten sind digital, kein Mitarbeiter muss mehr diese Buchung anfassen. Das ist für uns natürlich perfekt.“

Gesamte Antragsstrecke digitalisieren  

Auch die d.velop AG freut sich über das Interesse von epcan. „Es galt, eine gesamte Antragsstrecke zu digitalisieren“, erinnert sich Christina Elbert, Business Development Manager bei der d.velop AG, „wer zum Beispiel einen Glasfaseranschluss haben wollte, sollte das komplett online ausfüllen können. Dafür ist unsere Software d.velop sign geradezu wie geschaffen. Wahlweise ist d.velop sign aber mit oder ohne Ident verfügbar in Abhängigkeit von dem benötigten Signaturlevel.“ 

Der Clou: Die epcan GmbH muss an keiner Position der gesamten Antragsstrecke auf ihre Corporate Identity verzichten, d.velop sign funktioniert auch ohne das d.velop-eigene Frontend. Epcan nutzt die API-Funktion der Software. So arbeitet d.velop sign als White Label vollständig integriert in Kombination mit der Benutzeroberfläche, die epcan Kunden und Interessenten zur Verfügung stellt.  

„Deutliche Hürde abgebaut“ durch elektronische Signatur mit d.velop sign 

Schon kurz nach dem Abschluss der Testphase Ende Februar 2021 spüren die epcan-Beschäftigten erste Auswirkungen auf ihren Arbeitsalltag. Auch Kundinnen und Kunden sowie Interessierte gehen die Vorgänge leichter von der Hand, berichtet Waning: „Die Schwelle, sich ein PDF herunterzuladen und auszufüllen, war einfach viel höher als die Daten einfach auf der Website einzugeben. Durch das einfache Verfahren mit d.velop sign wurde eine deutliche Hürde abgebaut und wir verzeichnen deutlich höhere Rücklaufquoten. Das System ist so einfach gestaltet, dass fast keine Nachfragen zur Bedienung kommen.“  

Auf der betriebswirtschaftlichen Seite wirkt sich d.velop sign ebenfalls positiv aus. So kann die epcan GmbH beispielsweise verschiedene Arbeitskräfte für kreativere Aufgaben einsetzen als für das mühsame Erfassen von handschriftlich ausgefüllten Papieren. „Wir wollen ja schließlich für die Menschen da sein“, beschreibt Waning, „und da lohnt es sich, die Verwaltung zu automatisieren. Wir sparen Personal für die manuelle Arbeit und können dieses Personal woanders einsetzen. Bei uns verliert niemand seinen Job durch die Digitalisierung, im Gegenteil.“  

Nun will die epcan GmbH weitere Prozesse mit der digitalen Signatur ausstatten und diese auch im B2B-Bereich einsetzen. Das ist zum Beispiel bei Kundinnen und Kunden interessant, mit denen epcan häufig Verträge abschließt. Auch interne Prozesse sollen folgen, etwa im Bereich Bilanzen oder in der Kommunikation mit Steuerberatern. Waning: „Bei uns hat sich durch d.velop sign auch ein bisschen was im Bewusstsein verändert. Wir wissen jetzt: Ja, wir kriegen es hin – und wir kriegen es einfacher hin.“